人事檔案管理科學化管理研究

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［摘要］人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著關鍵作用，它為單位提供各類人才基礎信息，為勞動工資制度改革、專業技術職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據。所以，應重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實現檔案管理科學化、規范化、現代化。

［關鍵詞］檔案管理;人事檔案現狀;管理科學化;對策分析

隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。醫院轉型后，人事檔案管理工作如何主動順應時展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。現就人事檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析，與同行們探討。

一、醫院轉型后，人事檔案現狀及存在的問題

(一)人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案人員大多不是專職，故離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有的人認為醫院管理的重點是如何提高醫療、教學水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務，而對人事檔案管理不夠重視，存在醫院人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

(二)檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。另外某些科研、教學、職稱考評、繼續教育、業績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

(三)檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新;其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

(四)員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚;還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管;有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

二、醫院人事檔案管理對策及思考

醫院人事檔案是對個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等內容的真實記載和反映，所以，加強醫院人事檔案的管理，充分發揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務。針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點對策及思考:

(一)嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續:一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符;二是對借出的檔案要及時催還，并整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時存檔;四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

(二)建章立制，有章可循，規范操作，積極主動做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

(三)強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化醫院領導干部檔案管理意識，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。醫院不僅是人事管理工作的重要環節，在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關的同時，更應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。

(四)積極做好宣傳工作，加強檔案人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

(五)提高對職工檔案材料重要性的認識。一是加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向職工宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到人事檔案的重要性。二是加強對職工人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

(六)加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，只有這樣，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

參考文獻:

［1］滕煥君;加強人事檔案管理的思考［J］．檔案;2001年04期．

［2］李瑞龍;做好人事檔案管理為選拔培訓人才提供可靠依據［J］．內蒙古水利;2004年03

作者：王傳寶 單位：大慶市人民醫院