事業單位人事檔案管理工作問題探究

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事業單位人事檔案管理工作的重要性不言而喻，但受工作內容特點的影響，人們對該項工作的態度卻不是很端正，這也直接影響到了工作質量和效率。下面本文將對事業單位人事檔案管理工作的問題進行探究。

一、當前事業單位人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）管理人員的工作意識不強，態度不端正

在事業單位人事檔案管理工作中，基于意識和態度層面的問題與工作性質有關。當前我國事業單位人事檔案管理工作相對較為輕松，工作內容較為簡單，很多都是重復性的工作，長此以往，工作人員的工作態度就會慢慢變得懈怠。加之很多事業單位在人事檔案管理方面的要求標準較低，通常只要檔案管理人員不出現嚴重的工作失誤，比如檔案丟失、泄密等，其他一些錯誤都是可以補救的，并且這些補救行為并不受時間約束。在這樣的情況下，事業單位人事檔案管理工作人員很難去用高標準來嚴格要求自己，而且即便他們這樣做了，像這種性質的工作，根本無法通過認真努力工作來滿足高層次的自我內心需求，比如成就感、認同感、存在感。

（二）管理人員的工作能力較低

關于人事檔案管理工作人員的工作能力問題，我們需要從兩方面來看，一是管理人員在自然狀態的能力，即他們本身所具有的工作能力；二是自我提升的能力，即管理人員是否具有突破自我局限性的能力，這方面更多會涉及到創造力。對于前者，事業單位在分配崗位時會以候選人現有的工作能力來作為參考依據，并且還需要結合工作崗位的具體要求標準，一般只要通過考核，就說明管理人員是符合工作標準的，但問題在于人事檔案管理工作的要求標準比較低，所以被任命人員的原始能力就顯得十分有限。對于后者，一成不變的工作內容往往容易使人喪失掉“奮斗”的意識，特別是那些工作時間長、資歷老的員工，他們根本沒有心思，也沒有能力去提升自我，自我局限性就會變得越來越強。

（三）人事檔案管理制度不夠完善

當前很多事業單位的人事檔案管理制度不夠完善，要么是制度不健全，要么是制度制定得不夠詳細，使工作人員無法很好地去落實。甚至有些單位根本沒有明確人事檔案管理工作的具體職責，崗位內容和責任不夠明確，制度內容太過模糊，這在一定程度上阻礙了管理工作的具體實施。而有些單位，雖然制定了具體的制度，并且也明確了工作內容與責任，但在落實工作時，由于缺乏相應的監督制度，致使很多管理人員并沒有完全按照制度所規范的內容去實施工作，這樣便弱化了人事檔案管理制度的有效性。

（四）人事檔案管理工作的硬件條件不達標

關于事業單位人事檔案管理工作硬件條件方面的問題，一直以來都是最容易被大家所忽視的，因為相關設施基本都是一步到位的，后期很難會主動進行調整，即便有必要去調整，基本上也是針對局部位置進行切分和整合，這與工作本身的性質與實際需求是密切聯系的，正是基于這樣的態度，很多單位在選擇檔案存放位置時，一般都不會有過于特殊的要求，相應的硬件標準自然也就不高。

二、對當前事業單位人事檔案管理工作提出的建議

關于加強事業單位人事檔案管理工作的問題，需要我們從信息化和非信息化兩個方面來看。信息化技術的應用的確可以幫助我們更好地完成人事檔案管理工作，但信息化技術的應用所帶來的效果也并非都是積極的，而非信息化管理方式也不全是消極的。所以，我們在開展人事檔案管理工作時，需要趨利避害地將兩者結合在一起去實施。

（一）非信息化管理方式的應用

1.強化管理人員的工作意識和態度。鑒于事業單位人事檔案管理工作自身的特點和性質，我們要想從工作內容的角度出發來增強工作人員的工作意識和端正他們的工作態度顯然是比較困難的。若想提高工作欲望和提升工作積極性，需要我們借助某種獎勵機制來實現，比如首先成立一個人事檔案管理領導小組，并指派相關的領導來負責具體工作；然后將檔案管理工作人員的工作表現與工資掛鉤，同時建立一個職位晉升制度。2.豐富非信息化管理手段。若想把人事檔案管理工作做細做好，就必須先篩選出一個可靠的工作元素作為基點，其他所有工作內容和元素都需要圍繞這個基點來進行調配，就像建立一個思維導圖一樣。比如以部門為基點來建設管理框架，當有人事調動時，我們就需要將所對應的人員檔案從一個地方轉移到另一個地方。但在另一種情況下，以部門為基點建設管理框架就顯得不太合適了，比如我們要查詢一個不清楚屬于哪個部門的員工。因此，豐富檔案管理手段就顯得非常重要，比如增加以工作年限為基點的管理方式。3.加強人事檔案管理工作的基礎設施建設。在選擇檔案庫房時，我們不能只考慮空間大小的問題，還要把樓層、位置、溫度、濕度、通風性、安全性、硬件設備的質量與耐久性等因素考慮進去。另外，在規劃使用空間時，我們也需要預留出一部分空間作為備用，因為在某些特殊情況下，有些檔案是需要專門進行分類的，盡管這屬于一種臨時狀態，其目的就是為了方便工作人員查找。除此之外，檔案庫房的隔斷問題也是需要注意的，怎樣安排和設計隔斷最合理、選擇怎樣的設備來承載檔案是需要相關工作人員認真考慮的問題。

（二）信息化管理方式的應用

1.建立數據庫，實施電子化檔案管理。發展信息化技術主要目的之一是方便人們的日常工作，使工作效率得到提升。對當前人事檔案管理工作來說，建立數據庫對實現人事檔案電子化管理是非常有幫助的。眾所周知，人事檔案管理工作較為繁雜，檔案存儲量大，對工作人員錄入檔案資料、查詢檔案信息、提取檔案數據的要求比較高，單靠人力是很難滿足工作本身要求的，所以我們很有必要借助信息化技術建立一個檔案數據庫。數據庫的建立需要各單位結合自身的實際情況先構建出一個管理框架，將非信息化管理模式中的一些內容融入進去，然后通過信息化技術來對檔案資料進行細化、分類，并設置合適的信息檢索方式，這樣便可實現對數據信息的快速、準確查詢和調閱。但需要指出的是，數據庫只是用來存儲數據的，信息技術也只是用來輔助工作的工具，對其依賴性不能過強。2.建立智能化網絡安全系統。將智能化網絡安全系統引入人事檔案管理工作中具有一定的現實意義，為什么這么說呢？因為從工作內容本身來說，人事檔案管理工作并不是十分需要智能化網絡安全系統的支持，有了數據庫系統，工作人員可以輕松實現對檔案的管理。但是如果把信息安全因素也考慮進去，那么情況就不一樣了，要知道，事業單位的人事檔案資料是需要嚴格保密的，如果用非信息化管理方式進行管理，我們并不需要擔心檔案資料被竊取的問題，但是在網絡環境下，竊取行為多來自于單位外部，如果沒有強大的智能化網絡安全系統做支撐，攻擊者會很容易利用網絡技術突破系統防御查閱和調取單位內部的人事檔案資料。建立智能化網絡安全系統，除了要有功能強大的軟件做支撐外，還需要依靠相應的硬件設備，比如防火墻、路由器，并運用一定的網絡安全技術對硬件設備進行設置。3.提升管理人員信息化技術應用意識。在前文“非信息化方式應用”的論述中，我們談到過關于工作人員檔案管理意識的問題，在“信息化方式應用”部分，我們依然要把“意識”問題列作討論項。眾所周知，當前從事事業單位人事檔案管理工作的都是年紀稍大的人員，他們對信息化技術的理解和認識比不過80后和90后，因此應用意識自然跟不上，加之長期在體制內工作，思想難免會變得保守。這樣的情況下，定期組織員工進行培訓就顯得非常有必要，培訓內容要圍繞與工作相關的信息技術來展開，將信息技術融入檔案管理工作的每一處細節，讓工作人員深刻感受到了解信息技術和應用信息技術對于工作的重要性，這樣他們的信息化技術應用意識便會慢慢得到提高。

三、結語

本文是站在宏觀角度給出關于加強事業單位人事檔案管理工作建議的，信息化技術與非信息化技術管理方式是兩個主要方面，也是加強人事檔案管理工作的兩個重要方向。但在具體實施時，我們還需要考慮不同單位的具體情況，要盡可能選擇適合自己的管理方法，畢竟，信息化技術管理方式和非信息化管理方式都有各自的缺陷。相比管理方法和工作能力，最重要的還是提升工作人員的管理意識和管理態度，這也是推動人事檔案管理工作更好發展的前提。

作者:龔迪睿 單位:鎮雄縣信訪局