合同檔案管理精選(九篇)

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第1篇：合同檔案管理范文

［關鍵詞］合同檔案；風電企業；管理分類

合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。

1企業合同檔案的基本特征

對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。

1.2憑證性

近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規范性

規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業合同檔案管理分類的優化措施

2.1強化企業合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。

2.2加強合同檔案之間的聯系

企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。

4結語

在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻

［1］藍玉超.新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).

［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).

［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護企業合法權益——如何做好企業合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).

第2篇：合同檔案管理范文

【關鍵詞】信息系統構建 信息化 農村土地承包合同檔案管理

1 農村土地承包合同檔案管理信息化構建概述

農村土地承包合同檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對農村土地承包合同檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。農村土地承包合同檔案管理信息化的內容一般分別是指農村土地承包合同檔案信息數字化和農村土地承包合同檔案傳遞網絡化。農村土地承包合同檔案管理信息化是農村土地承包合同檔案管理的工具，能積極地推進農村土地承包合同檔案管理信息化進程。

農村土地承包合同檔案管理工作信息系統的建立有兩個好處。第一，農村土地承包合同檔案管理內容的信息化同時也系統化了農村土地承包合同檔案內容，軟件的使用可以最大限度解構農村土地承包合同檔案信息本身的價值，提高農村土地承包合同檔案信息的使用效率。這有利于加強對農村土地承包合同檔案信息的利用和挖掘。第二，農村土地承包合同檔案管理信息化的一大特點是農村土地承包合同檔案信息易復制、所占存儲物理空間小、傳輸快捷，降低了成本的同時也極大地便利了農村土地承包合同檔案管理工作，使其能服務于更多的人群，有效擴大服務對象范圍。

但在工作中，應注意到農村土地承包合同檔案管理信息系統本身的不足。便利的農村土地承包合同檔案信息管理可以造成極為突出的安全性問題。計算機軟件使用和網絡的引入在信息化過程中是無法回避的，農村土地承包合同檔案信息被竊取的風險就增加了，因此，需要在信息化的同時做好軟件及網絡安全工作，保障農村土地承包合同檔案管理工作的順利進行。

2 新時期加強農村土地承包合同檔案管理信息化的策略

2.1 加強軟硬件建設

實現農村土地承包合同檔案管理信息化，首先要加大軟硬件方面的建設力度。一是硬件設施的到位。農村土地承包合同檔案信息化管理中，不僅需要使用到臺式電腦，與之配套的dvd刻錄設備、掃描儀等辦公設備和良好的網絡條件也不可或缺。因此，要加大在的硬件購買方面的資金投入，配置完善的硬件環境，完善網絡條件，保證將信息使用主體與農村土地承包合同檔案管理設備的穩定鏈接。第二，管理軟件要結合實際情況選擇，應考慮當地網絡、硬件、服務對象范圍后，決定軟件的使用。另外，很多管理軟件的漏洞較多，若不及時升級，會使得農村土地承包合同檔案管理平添安全風險。所以應綜合考慮軟件的各方面情況，根據其成熟性、公司實力、售后服務等方面選擇各方面較穩定的軟件。

2.2 建立統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準

農村土地承包合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實現農村土地承包合同檔案資源利用的最大化。因為，在農村土地承包合同檔案管理的各個環節中，由于各地工作條件不一，方法各不相同，在這種情況下，要做到農村土地承包合同檔案信息的共享工程量較大。因此，必須有效建立起一套統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準，對于農村土地承包合同檔案的整理、統計、服務標準等進行統一規定，以此作為進行農村土地承包合同檔案管理工作的標準。這種統一的標準的使用，使各地農村土地承包合同檔案信息在合并統一管理、查詢時無阻礙，大大提高了信息的利用率，對農村土地承包合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。

3 “3S”技術在農村土地承包合同管理工作中的應用

“3S”技術（GPS、GIS、CIS）在發達國家的各個產業中應用得都相當廣泛，而我國在基礎測繪、土地利用、城市規劃、國防建設等方面也大規模使用此項技術。從國內外目前的使用經驗來看，對主要農產品的種植面積、土地流轉等農業經濟信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技術帶來的便利，為更好地服務“三農”打下堅實基礎。

（1）信息采集與整理。首先，需要用GPS獲得基礎土地數據，之后使用GIS系統，將采集的數據導入，再將相關因子輸入。之后，要運行核對、查漏補缺等程序模塊。通過此一系列操作，農村土地承包基本資料可以較完整地獲取。在后續環節中，底圖應選擇宗地勾繪圖，以方便在計算機上描繪宗地界限，標注宗地內業號。最后，選擇比例尺，建立圖表關聯，查閱經營權證登記申請表，進行出圖工作。而宗地位置圖、繪制圖等無需另外的工序，可以直接生成。

（2）紙質文件相關處理。根據農村土地承包工作的必要程序來看，農村土地承包合同書、申請書、登記簿等紙質文件的填寫，在一般情況下，會耗費大量的工作時間和人力資源，且容易出現人工錯誤。而“3S”技術結合經過一定設計的農村土地承包經營權證書打印設備或系統，各種紙質文件的輸入和輸出均可準確、快速地實現，不僅保證了紙質文件的統一、規范與完整，還杜絕了承包期間文件被篡改的可能性。

（3）數據庫建立。應按照較高標準的要求進行工作，積極引進先進的測量技術和數字化管理平臺，將所有采集到的信息數字納入微機管理，提高合同管理信息的查詢效率，為后期的產業發展規劃和農業資源保護管理提供有力的技術保障。另外，具體數據庫類型的選用要根據各地數據規模、軟硬件條件適當選擇，在保障工作順利進行的條件下，注重性能與后續升級服務的便利與成本。

4 結論

總之，信息化農村土地承包合同檔案管理是未來農村土地承包合同檔案管理的發展方向。為了實現農村土地承包合同檔案信息共享，應加強軟硬件設施，建設針對的農村土地承包合同檔案信息化管理的各個環節，建立統一的管理標準，應用先進的技術，另外，軟硬件的選用和數據庫的建立要兼顧性能、可持續性等方面。目前，我國的農村經濟信息信息化建設的程度并不不一致，各地在推進自身信息化建設時還應結合自身的特點進行。

第3篇：合同檔案管理范文

論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業合同檔案的特征

要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規范特征

合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。

1.4 相關文件多

企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數量多

與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。

4 結語

企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。

參考文獻

[1] 李林峰.企業合同檔案管理難點問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.

[3] 李瑩.淺談企業經營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業文化月刊，2015（15）：83-84.

第4篇：合同檔案管理范文

1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

第5篇：合同檔案管理范文

本文結合發改委工作實際，論述了發改委綜合檔案信息系統的設計與實現問題。

【關鍵詞】

發改委；檔案信息；設計；實現

隨著網絡和信息等現代化科學技術的發展與成熟，當今社會已經逐漸邁進信息化時代，人們日常的工作、生活和學習都在互聯網和計算機技術的影響下變得更加方便、快捷。同時，信息技術也越來越多地被應用到各個行業領域當中，在各企業、機關單位、醫院、學校的信息管理工作中都以計算機網絡技術為依托設計或引入了專門的信息管理系統來提升信息管理水平。本文針對發改委綜合檔案信息系統的設計與實現問題進行了探討。

一、發改委綜合檔案信息的管理需求分析

作為一個肩負宏觀調控職能的重要部門，發改委積累了大量珍貴的檔案資料，并逐年遞增，傳統的管理方式十分不便于檔案信息的管理、存儲和查詢、調用，大大降低了檔案信息的利用率，沒有發揮出綜合檔案信息對發改委及我國社會經濟穩定、健康發展的實際效用。因此，實現和推動發改委綜合檔案信息管理的現代化、數字化和信息化已然成為必然趨勢。發改委綜合檔案信息的管理主要會涉及到收發文、信息錄入、查詢、統計和歸檔整理、借閱等環節，設計信息管理系統的目的是要節省檔案信息的存儲空間、延長檔案信息保存的時間、方便信息查詢和調用等。設計的信息管理系統要能夠實現數據存儲、獲取和展示、轉存儲、備份等功能，同時還要保證檔案信息能夠在此信息管理系統和諸如OA一類的信息系統之間進行雙向的信息傳遞。此外，鑒于計算機技術的更新速度較快，設計的信息管理系統需要在保證系統本身先進性的同時具備一定的開放性與擴充性，以便隨著技術的發展和使用需求不斷更新和完善其功能。

二、綜合檔案信息管理系統設計思路

首先，在辦公內網的基礎上利用計算機技術設計符合發改委實際狀況和需求的信息管理系統，把安全、高效和服務、共享作為綜合檔案信息管理系統的設計原則，在此基礎上創建一個系統的檔案信息服務體系。其次，加快發改委紙質檔案信息資料的數字化腳步，為檔案信息管理系統提供原始的電子信息數據和元數據，對于部分重要檔案要盡量實現全文的檢索和利用，進而建立起基礎的電子檔案信息資源數據庫，全面實現發改委綜合檔案信息的無紙化利用和信息網絡化的管理模式，讓日后檔案信息的管理、調用、查詢、傳遞工作變得更加快捷、高效。再次，保證檔案信息管理系統完整性、科學合理性的前提下，既要保證其能夠與其他信息系統進行相互間的信息發送與信息接收。同時鑒于發改委的特殊性質，系統要具備對需要保密的檔案數據信息做壓縮加密處理和異地備份的功能。此外，為保證系統中檔案信息數據的完整性和延續性，要遷移歷史數據條目。最后，創建一個可以實現文字、音頻、影像等多種類型檔案信息數據查詢、利用的綜合性檔案信息管理平臺，兼具專業性、完整性的同時要允許并容易對其進行功能上的擴展、改進和完善。

三、模塊劃分

根據上文對發改委綜合檔案信息管理系統的需求分析，可將此系統程序按功能劃分成連接數據庫服務器和基本數據管理、檔案整理、檔案數據管理及系統維護5個模塊。連接數據庫服務器這部分模塊的主要功能是確定用戶選擇的數據庫服務器，出于安全方面考慮，可設置第一次使用時用戶要提供服務器名、用戶名、密碼等正確信息后方可成功登錄系統，之后此次填寫的信息將會被記錄到注冊表當中，以省卻日后登錄的麻煩。基本數據庫管理模塊主要的功能有保密級別、歸檔類別、部門和保管期限、數據修改、刪除操作等。檔案數據管理模塊的功能是檔案信息的錄入、查詢和統計及銷毀等。檔案整理模塊則專為檔案鑒定與組卷而設計的。系統維護這一模塊的功能是數據的導入、導出、打印，以及數據庫的恢復和備份。

四、體系結構

將整個檔案信息管理系統分成應用服務器、用戶、數據3層。其中應用服務器這層本文選取了MVC結構，利用MVC結構將交互管理系統分解成模型、控制和視圖3個構成組件，裝有問題核心數據與邏輯計算關系和功能計算關系的模型組件需要利用JAVA類與EJB技術來實現；用于保證用戶和系統能夠進行互動操作的控制組件功能需要通過使用JAVA語言編寫的服務器端程序來實現，控制組件的主要目的是協調模型同視圖之間的工作；對于從模型處獲取顯示信息的視圖組件來說，同樣的信息可以通過不同的顯示形式和視圖展現出來，視圖組件功能的實現需要依靠JavaScript和JSP技術、HTML技術。需要說明的是，對于屬于用戶層的工作人員來說，不管是在單位還是其他地方，僅通過網絡就能得到此信息管理系統提供的業務邏輯層服務，雖然不需要再安裝客戶端軟件，但仍需要通過RMI通信協議。

五、結束語

鑒于以信息網絡技術為依托可建立信息管理系統來實現檔案信息管理的信息化和現代化，所以，在發改委綜合檔案信息管理工作中也應主動探索，結合發改委檔案信息管理工作的實際需求進行信息管理系統的設計，包括功能模塊的劃分、體系結構構建等。

作者：羅瓦則 單位：四川省喜德縣發展改革和經濟信息化局

【參考文獻】

[1]周丹,駱亮,李承林等.廣西發改委綜合檔案信息管理系統設計與實現[J].大眾科技,2015(3):225-227.

第6篇：合同檔案管理范文

關鍵詞：檔案管理 信息化 系統設計

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設的意義

加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優質高效的服務。

1.2 研究目的

利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監控和指導，建立規范化的檔案業務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業務流程的基礎上，實現檔案信息化系統的整個項目建設，即完成的系統設計內容有：檔案管理系統的規劃設計、系統的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。

2 檔案管理系統解決方案

2.1 檔案管理系統功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業務工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業務活動。

（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業務活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統計、編研關鍵子流程和業務活動。

2.2 檔案管理系統總體設計原則

檔案管理系統設計原則是：總體規劃，分步實施，條塊協調，統籌管理，互聯互通，整合發展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯、共享和利用。

2.3 檔案管理系統體系結構設計

根據檔案信息管理系統的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統功能模塊設計

該系統使用的多個數據庫是分布式的、超大規模的、可互操作的。同時該系統設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。

2.4.1 檔案收集歸檔系統

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護系統

檔案管理維護系統主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。

（2）檔案鑒定

系統自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統進行報警；

2）圖形化統計：按年份、月份等條件統計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統計

以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業建設的方針政策和計劃，實行有效監督與指導的重要依據和手段。

1）統計方式

檔案統計、館藏統計、分類統計、交叉統計、按全宗進行統計、自動生成統計年報。

2）統計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環節，是檔案利用者通過檔案信息管理系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統

負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統等。

2.4.4 檔案信息安全系統

負責檔案管理系統的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統接口設計

通過系統接口，使檔案館OA系統產生的檔案數據進入檔案管理系統進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。

2.5.1 系統接口實現內容

（1）實現檔案數據歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；

（3）在OA系統中發送提示信息；

（4）OA系統權限導入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統和網絡資源，提高企業的工作效率。

3 結語

在調查現有檔案業務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統。

參考文獻

[1] 黃朝輝.基于CS和BS結構的高校圖書館管理系統[J].松遼學刊（自然科學版），2002（3）.

[2] 張克東.軟件工程與軟件測試自動化教程[M].北京：電子工業出版社，2002.

第7篇：合同檔案管理范文

關鍵詞：綜合檔案；館藏利用；服務功能

檔案館通過向社會收集和挖掘館藏中具有強烈地方特色的檔案資源，并通過一系列服務形式進行開發利用工作。搞好綜合檔案館要做到以下三個原則：一、針對性原則，二、系統性原則，三、價值原則。綜合檔案館特色建設的最終目的是為了更好的開發利用，綜合檔案館的特色檔案要具有系統、完整性，各全宗、各門類之間要有科學合理的比例關系，因此，特色檔案的收集要符合本地區的特殊需要，特色建設要符合檔案館及所在地區的社會發展實際。進行系統地選擇、補充，組織與調整。

檔案館的建設應包括三個方面：一是館藏檔案的地方特色，二是綜合檔案館的館藏特色，三是綜合檔案館的工作特色。系統性是建設檔案館的基礎，總而言之，系統性就是要求排除雜亂，

一、檔案館的建設要科學規劃，投資到位，切實加強綜合檔案館的使用

交通綜合檔案館是2005年成立，2007年通過“五星級檔案館”評審。對駐交通大廈的市局機關、公路、航道、運管等單位的檔案和全市交通重點工程檔案實行集中統一保管，并向社會提供利用的機構。它更是面向社會，面向大眾，為本系統廣大群眾服務的信息中心和文化陣地。 我市交通綜合檔案館在全市交通系統中僅此一家，保存著機關各種門類各種載體的檔案，總館藏量文件級103770卷（件、張、盒、袋），移交至市檔案局后庫存421卷，圖片檔案4500張，聲像182盒，工程檔案4036盒，科技檔案1500多件，光盤367件，運管業務檔案64770卷（袋）。

我局累計投入資金150余萬元，購置檔案保管必需設備。標準化檔案櫥柜399套，確保10年的檔案存放量；投入幾十萬元資金。配置計算機5臺、激光打印機5臺、復印機1臺、掃描儀1臺、光盤刻錄機1臺、溫濕度計3只、吸濕機5臺、滅火器8只、攝像機1臺、數碼照像機1部、縫紉機1臺、一體機1臺等較為先進的檔案管理辦公設備。并根據檔案館藏規模要求，及時補充相關其他特殊設備。為方便聲像檔案收集、整理、專門購置錄音筆、移動硬盤、專用防磁柜等。

為更好更直觀的反映交通發展的成就和今后的發展藍圖，我局在交通大廈一樓辟出450平方的空間，設立了交通歷史展覽館和規劃展示廳。采用聲、光、電等現代高科技手段，以“記述發展歷程、記錄發展成就、展示發展藍圖”為宗旨，全面展示建國以來鹽城交通事業取得的重大成就，展廳通過電腦可查閱到交通發展成果和發展規劃的各種數據。展館開放以來，已累計接待各級領導和各界人士140多批5000多人次，受到省交通廳歷任老廳長和百余名離退休老同志在內的社會各界的好評。

二、發揮優勢，開發檔案信息資源，加強橫向聯合，形成合力

首先，我市不同系統的檔案館的檔案信息資源的構成狀態，無論是數量上、質量上都存在很大差異， 加強綜合檔案館的橫向聯合，形成規模效應，將豐富的檔案信息，以整體優勢向社會提供服務，將更顯綜合檔案館的實力。其次發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢和互補效應，打破區域界限，從更廣闊的空間加強聯系但各自又有自己的特點、各自的優勢，如果加強橫向聯合，提供綜合服務，聯合開發檔案信息資源，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務。使檔案的利用向廣泛、縱深發展，那么，檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立交通檔案館網或以檔案信息服務群的形式，實現檔案信息資源的交流與協作，形成合力，為今后加入社會的信息網絡打下基礎。

三、主動出擊提高館藏檔案質量、優化館藏檔案結構

目前，各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著材料混雜、結構不合理的問題。這嚴重影響了檔案館功能的發揮。檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應該包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容，即包括一個城市歷史發展的全貌，是國家和人民集體記憶的關鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結果必然造成這樣的社會記錄是一個不完整的記錄。檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益，而且更多的還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。這個重任應由地方綜合檔案館來承擔。為此，綜合檔案館應增強優化館藏檔案種類、結構的意識，正確認識處理檔案完整與精練的關系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個國家、地區發展變化的全過程。同時，從規章制度上減少重復文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優質的館藏資源為社會為全交通系統

服務。

四、推進檔案事業，必須加強人才培養和人才儲備

社會在迅速的發展，科學技術在不斷的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。我們必須盡快地調整自己來適應這一系列的變化，勇于迎接挑戰，提高檔案工作者素質是迎接挑戰的關鍵之一。各級檔案館的領導已經越來越意識到，人才素質和人才運用在工作中的重要性，而且也注意到了人才結構的合理性，紛紛計劃招聘人才，引進高層次的人才。但還有一個必須面對必須重視的問題，那就是現有的檔案人員如何時在面臨著知識的老化、新技術知識較為貧乏的問題上做出進一步的努力。這使檔案工作，受到了一定的制約，不能滿足社會的需求，跟不上社會的發展節奏等等問題。為此，加強檔案館現有人才的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。

五、樹立正確的檔案工作效益觀， 更好為經濟建設服務

為了造福于人類，為人類社會的生存和持續發展創造某種基本的條件，綜合檔案館作為科學文化事業機構，其在社會主義的物質文明和精神文明建設中是大有作為的，它的效益也應該是突出的。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是，決定了檔案館的工作效益最終大多表現為社會效益。

現今社會保存的科技檔案、技術資料可直接參與經濟建設，在新的經濟形式下，檔案工作配合國家的中心工作，為經濟建設服務，這是毋庸置疑的。但是，為經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。在利用中創造經濟效益，這是我們要體現的。事實上，檔案館的工作更加貼近科學、文化、教育、歷史研究等領域。我們不能因此而片面強調檔案館的各項服務工作都去追求經濟效益，而忽視它的社會效益。

六、檔案的發展就是社會的發展，檔案館社會功能充分發揮的重要條件

任何行業的發展都離不開一定的動力、條件和保證。檔案事業的發展，綜合檔案館功能的發揮也不例外。社會主義市場經濟體制本身的完善還有一個過程。綜合檔案館社會功能的發揮，是一個復雜的系統工程，它涉及到國家經濟發達程度、國家方針政策、社會對檔案信息需求、檔案館自身的業務建設等諸多方面，單就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。社會的發展、經濟的繁榮會促進社會對檔案信息需求的增長，同時也會帶動檔案事業的向前發展。應該說社會信息需求和全民檔案信息意識，是影響檔案館功能發揮的一個重要因素。但是，歷史的經驗告訴我們，檔案事業的發展相對于經濟的發展要滯后一段時間。為此，我們應該意識到，社會主義市場經濟的建立、科教興國戰略的實施、知識經濟的即將到來，并不意味著國家在短期內會大幅度地增加對檔案館的投資。況且，因此，找準檔案工作的定位，應該正確理解和認識檔案工作效益滯后的特點，實事求是地評價檔案館工作。

參考文獻

第8篇：合同檔案管理范文

【摘要】本文通過簡單分析軌道交通行業綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對策，希望能為軌道交通行業綜合檔案管理工作實踐提供參考。

關鍵詞 軌道交通行業；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時代的沖擊下，軌道交通行業綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創新，通過實施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進行檔案一體化管理的理論研究與實踐以來，實踐工作就遠遠少于理論研究工作[1]。在實際的運作過程中，軌道交通行業的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業檔案管理在信息時代的必然選擇。

（二）在建設信息資源網站方面存在不足。軌道交通行業實行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業目前對于綜合檔案一體化管理的認識存在不足，加上綜合檔案的網絡聯合平臺建設本身面臨著巨大的困難，導致我國軌道交通行業的綜合檔案一體化管理實踐中的信息資源網站建設跟國外信息網站中信息資源的集中程度相去甚遠，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業工程檔案、行政檔案等有機結合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業綜合檔案一體化管理工作的實踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導致一些用戶在利用軌道交通行業的綜合檔案時態度不佳，得不到人性化的服務。

二、軌道交通行業綜合檔案一體化管理對策

（一）鼓勵開展軌道交通行業綜合檔案一體化管理的實踐探索。針對軌道交通行業綜合檔案一體化管理實踐少于理論研究的問題，應鼓勵軌道交通行業的各個檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實踐活動。一是要大力宣傳軌道交通行業工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應從軌道交通行業企業的領導層著手，爭取自上而下轉變對綜合檔案一體化管理的思想認識，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領導的消極態度轉變成積極態度，形成充分利用網絡、計算機、信息等技術，從本質上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業實踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協調的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對軌道交通行業成立綜合檔案一體化管理的協調機制，從而科學管理其工程檔案、行政檔案等，并及時分析綜合檔案一體化管理環節產生的矛盾和問題，采取科學的手段解決問題，承擔起綜合檔案一體化管理的職責。

（二）建立健全軌道交通行業綜合檔案一體化管理的網絡平臺。從當下我國軌道交通行業綜合檔案一體化管理的實踐情況來看，建立健全一體化管理的網絡平臺迫在眉睫。在網絡信息環境下，傳遞信息、交流信息的時間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經在全社會范圍內實現了共享[2]。所以，構建通用的、兼容的網絡平臺，構建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網站，在網絡上有效整合軌道交通行業的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會、為用戶提供服務，從而充分發揮出軌道交通行業綜合檔案的經濟效益、社會效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網絡平臺，軌道交通行業才能更好地實施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求。一體化管理創新主要體現在一體化建設與軌道交通企業經營發展的戰略目標的雙重引導下，通過利用集成管理機制和協同、統一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應資金、設備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進行集中和統一，最終實現對檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優化組合、合理搭配，并對檔案資源進行統一的開發和利用，以順應信息化時代對軌道交通行業市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業就應實踐一體化管理體制，通過對用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務方式，爭取為用戶提供開放的、現代化的服務，采用網絡技術、計算機技術、設備等增強軌道交通行業檔案管理部門的信息集散能力、反應能力、處理能力，從而提高各個檔案管理部門的服務質量，為綜合檔案用戶提供人性化服務。同時，軌道交通行業檔案管理部門及人員通過研究用戶對工程檔案、行政檔案等信息的服務需求，能準確地定位各自的服務對象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業檔案一體化管理現實意義的體現。

參考文獻：

第9篇：合同檔案管理范文

【關鍵詞】公路檔案管理；工程建設；同步管理

近幾年來，伴隨社會經濟的快速發展和穩步前進，城市化建設也呈現出突飛猛進的發展狀態，檔案公路管理工作在此階段發揮出十分重要的地位。檔案公路的管理工作不僅是詳細記錄工程的建立、審批以及招投標等前期問題。同時，還涵蓋了施工、建立以及質量驗收等各項環節的具體情況，是詳細記錄工程建設和最終成果的主要依據。因此，做好檔案管理工作與工程建設的同步管理十分重要。

一、檔案管理的重要性

公路工程在竣工后，將會形成工程檔案和建筑實體兩個部分，通常情況下，施工單位與其他建設單位將會注重施工項目的整體質量，但是，在此階段將會嚴重忽視施工方案的收集和管理工作。因此，做好公路檔案管理工作與整體工程之間的同步管理十分重要。近幾年來，我國為了進一步極強對于重點項目的檔案管理工作，通過發放《建筑法》《規劃法》等法律條例，對于檔案管理工作的操作原則做出了明確規定。為了能蚪一步規范我國公路建設的檔案管理工作，積極發揮出公路工程檔案建設和管理在我國城市化發展過程中的積極作用，并根據城市的實際發展狀況，制定針對性的檔案管理管理方案，對于檔案管理與工程建設的同步管理十分重要。

二、同步管理的應對措施

1.落實管理辦法

在公路工程的管理和建設過程中，施工單位和檢驗單位將會來自于公路、水利以及電力等不同工作部門，構成部分十分復雜和繁亂，施工單位對于公路建設的施工難點、重點以及相關行業規范工作難以做到統一規劃和合理分布。因此，積極建立一系列符合公路工程以及國家規定的相關施工標準十分重要，可執行性的檔案管理標準能夠在一定程度上形成規范化的文件資料，并進行詳細的收集和歸檔，進而形成規范性的管理工作。為了能夠更好的做好公路工程的檔案管理工作，需要確保檔案在建設過程中的完整收集和總結，在公路工程建設前，需要基于《檔案法》為參考依據，并按照相關驗收標準，結合公路工程的管理特點，形成明確的檔案收集資料和質量評定標準。同時，積極落實上述管理原則和模式，實現統一標準、合理劃分的檔案管理工作。

2.妥善保管資料

公路建設的檔案管理工作是對公路整體施工和建設過程中真實情況的詳細記錄，包括：施工記錄、隱藏記錄、質量檢驗、施工測量等。將真實而又詳細的施工資料記錄在檔，將會為整體施工質量的評定和查詢提供可靠而又便捷的相關信息。檔案管理的形成應該起始于公路施工的原始記錄，將某一時間段、某一地點所發生工程和工序詳細記錄，充分體現出檔案資料的真實性。檔案中將會詳細記錄下分項工程以及跨度的時間分布，并對現場的施工情況進行詳細記錄，妥善保管，不得進行私自修改和涂抹。同時，還需要嚴格遵循公路建設的本身規律，充分結合施工項目的建設原則，并在具體的施工過程中，對于全新出現的工程項目進行及時補充和修正，進而滿足施工建設的順利執行。同時，使得竣工文件形成統一劃分的形式。

3.加強法律構建

合同是具有法律效益、明確權利與義務之間明確分布的一種協議，在公路工程簽署合同之際，應該充分明確各個施工范圍的方案管理職責和任務，并按照相關的管理辦法與竣工檢驗標準，明確各個施工單位的管理材料和歸檔文件，提出檔案管理工作的質量標準，使得公路工程的承包商能夠充分重視檔案管理工作。想要積極發揮工程監管單位的職責和任務，需要將已經形成的驗收工作再次進行檢驗和管理。在施工質量檢驗過程中，需要加強檔案資料的查驗，緊抓公路建設的重點內容，充分了解工程的施工進步和流程，派發監理人員深入到具體的施工現場中，進而加強每一階段施工工作的監督和管理，做到及時發現問題，及時解決問題。

4.加強檔案檢驗

檔案資料的合格和驗收是確保公路建設的重要指標，項目建設、和監督部門以及檔案管理部門需要做好自身的驗收工作。尤其是檔案歸檔的工作階段，應該加強管理工作的規范化和科學化，注重檔案管理與公路工程建設的銜接問題，積極解決檔案資料的收集和整理與相關規定的統一性。與此同時，需要針對日常工作中所出現的歸檔失誤、資料缺乏真實性等問題，進行詳細的補充和完善，進而形成統一而又規范的檔案資料。尤其是在整個工程的竣工驗收階段，檔案資料的驗收人員與技術人員之間需要密切配合，嚴格按照施工規定檢驗施工竣工圖以及施工報告，重點審查具有隱蔽性特點的施工工作，積極落實施工報告的和驗收記錄的真實性，特別是對于設計工程的變更部分，需要認真審查檔案資料和竣工圖的準確性和完整性，并指導檔案工作編制人員進行資料的正確歸檔和整理，進而確保竣工檔案的準確性。

三、結語

綜上所述，伴隨我國社會經濟的快速發展和進步，公路項目所覆蓋的專業性越來越廣泛，檔案數量逐漸增加，檔案資料與其他項目資料存在一定差異，公路檔案的管理工作將會直接影響整個工程項目的安全運行。通過將建設工程與檔案資料的同步管理，將會在一定程度上為公路項目的維修、養護以及后期檢查等工作提供最為有效的檔案資料，利于我國現代經濟的建設和發展。

參考文獻：

[1]王剛.淺談塔河綜合治理項目檔案與工程建設的同步管理[J].新疆水利，2015（04）.