知識管理的檔案管理系統的構建

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摘要：在市場經濟的不斷推動下，企業之間的市場競爭愈加激烈，如果企業想繼續做強做大，實施知識管理的檔案管理系統已經刻不容緩，它是檔案事業發展的必然趨勢，如何構建高效的檔案管理系統，本篇文章中進行了詳細的分析和探究，以供廣大同仁進行參考。

關鍵詞：檔案管理系統；構建研究；知識管理

一、知識管理概述

在當今這個知識經濟時代，市場競爭越來越激烈，產業結構升級速度較快，知識管理在中國企業當中逐漸得到重視，越來越多的國有企業開始增強公司的知識管理體系，面對著如此緊迫性的改革，要想提高企業的競爭力，需要從知識管理的理念、方法、工具等方面來著手，這樣才能在當下如此激烈的市場競爭中取得主導地位。知識管理顧名思義就是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑，它主要是將群體的智慧高度集中，同時增強員工的應變和創新能力，知識管理包括幾個方面工作：建立知識庫；員工間的知識交流有待增強；企業內部環境要以尊重知識為主；知識和資產同等地位管理。眾所周知，在當今這個社會上，在原有的知識基礎上進行再創造，已經成為這個時代創新的新標志，這種新的創新型管理模式在國有企業中深受歡迎，它的主要形式表現在原有信息管理上，領導人以及員工進行不斷的優化和創新，這樣不但可以繼承原管理模式的優勢，還可以重新確立一套滿足于當下社會全新的知識管理體系，確立全新的知識管理思想，它引領員工不斷培養自己的創新能力，全面提高員工的綜合素養能力，同時，它在保障組織方面關于知識流動性具有很好的促進效應，這在一定程度上實現了知識共享，同時增強了組織間的競爭力，有效的知識管理能夠幫助企業提高市場性和博弈性，還能在短時間內為企業樹立新的誠信形象，企業誠信決定了一個企業是否能夠長遠發展，知識管理系統的積極構建，在一定程度上提高了企業甚至是社會的整體知識文化水平。

二、基于知識管理的檔案管理系統的重要內容

企業的管理模式要具有一定的科學性和合理性，它可以有效地促進企業員工工作效率的提升，幫助企業不斷完善檔案管理系統，由此可見，實施檔案知識管理對于企業來講重中之重。關于企業知識管理有以下幾個內容：1.整合檔案信息資源——集成管理。檔案信息資源的整合與共享是企業檔案知識管理工作的基礎工作，為了滿足管理工作的需求，還需要對信息資源進行深度挖掘，這就需要企業內部管理人員對各類檔案信息資源進行合理的整合，整合檔案信息資源來實現集成管理。集成管理顧名思義，它能夠有效地促進科技生產力，伴隨著經濟的發展和科技的進步，隨之而來的各種管理理論也不斷在發展，在管理原理的基礎上，管理理論也是層出不窮。管理對象的重點由傳統的人、財、物等資源轉變為以科學技術、信息、人才等為主的智力資源，在一定程度上擴大了企業的知識范圍，同時員工受到激發釋放出潛在效力，它能指導企業的管理行為實踐。2.實現檔案信息增值——知識服務。知識管理，作為當下管理領域一種創新型的管理方式，是社會發展的必然產物，我們在實現知識服務這個過程當中，管理機制的有效構建是我們的首要目的，這對于職工潛在潛能的深度挖掘具有重要意義，檔案知識管理的主要宗旨是通過檔案的知識服務，來增值我們的信息服務，使其具有實踐性。企業如果要提高員工整體的綜合素養，就必須通過培訓以及專家講座等教育手段幫助員工提高自己的創新意識，使員工掌握更多的管理手段，這樣可以在無形當中提高企業的管理效率，在企業的知識管理體系中，知識服務作為它的核心內容，它的主要宗旨就是帶領企業進行不斷的知識創新和改革，這樣才能提高企業在市場當中的競爭力，同時，知識服務也可以有效的實現檔案信息增值。在檔案管理工作順利開展過程中，有這樣的信念：管理是保障，服務是前提，在這個信息化時代，人們信息觀念的增強非常普遍，但是對于獲取知識的深度和全面性已經成為人們的迫切要求，不能再局限于表面的、分散的知識體系，檔案管理必須符合當下客戶的需求，那就需要打破傳統，開展深層次、多形式的知識與信息服務。經過數據調查分析可知，在過去，檔案客戶通常要求快速查閱檔案資料，而反觀現在，客戶提的最多的要求是增添咨詢服務和或者提供檢索，由此可見，在將來，知識管理體系會根據不同客戶的不同需求進行改善和優化，提供“個性化”的知識服務，不斷滿足客戶的知識需求，讓用戶感受到前所未有的最大限度服務過程。3.優化知識資源管理——IT平臺化。企業的檔案知識資源管理眾所周知涉及到的技術多元化，為了滿足這個需求，就需要為知識的開放式交流提供一個無縫的技術支撐平臺，IT平臺需要建立相應的技術支撐平臺，而企業檔案知識庫和企業檔案知識門戶網站是其重要組成部分，例如：引用B/S結構設計，領導和工作人員可以實現實時查看平臺系統，在這個科技飛速發展的信息時代，存在著各種形式的應用平臺系統，4.確保知識管理持續發展——制度安全。安全是企業建設的“底線”，它關系到一個企業良好信譽度的建立和持續發展。為適應市場的變化，與發達地區的企業及專家加強溝通交流，不定期地請國內知名專家到公司進行指導、培訓，力求完善已有的安全管理體系，使其更行之有效，更適應市場現狀，更利于企業發展。要想保障企業的可持續發展，就需要制度化、安全化滿足需求，相關的檔案管理制度要不斷地進行優化，通過安全的管理措施來保障知識資源的可持續利用，可以從以下三個方面入手：第一：用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。完善管理機構，整章建制，把安全職責落實到實處：圍繞企業整體工作目標，將各部門制定的相關安全知識資源管理制度和措施納入安全體系文件和崗位規定中，深化了知識資源管理內容，同時，在企業中形成良好的競爭氛圍，促進了內部交流。第二：建立員工參與在學習和工作中應用知識資源的獎勵措施，提高員工的積極性。第三：還需要建立訪問權限的審核制度。

三、知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

1.更新傳統觀念。在知識管理背景下，企業檔案管理模式的重新建立可以有效滿足社會需求，它作為企業的基礎性工作，可以有效地促進公司各項任務的順利開展。但是隨著市場經濟的不斷推動，傳統的檔案管理模式以前無法滿足客戶的要求，在這個新環境下，需要更新企業員工的傳統觀念，由于企業檔案觀念的落后，直接會影響企業中大部分員工始終停留在對檔案管理認知的初級階段，高層管理人員更需要及時更新檔案管理知識觀念，這樣才能保證企業在激烈的市場競爭中可以立于不敗之地。不少企業檔案機構進行檔案信息化建設是盲目的，缺乏先進的思想理念作為指導，使企業的檔案管理模式一直停留在原地，面對這樣嚴峻的挑戰，企業必須做出改變。在這個知識經濟多元化的時代，伴隨著信息技術的飛速發展，越來越多的創新型技術開始在企業中不斷的涌現，它們的出現在一定程度上實現了企業整體水平的進步，促進企業獲取最大化的經濟效益。如果企業檔案管理工作一直停步不前，繼續實行邊緣化的工作模式，則無法確立在當下這個知識經濟時代的檔案管理工作的中心地位。在具有創新意識的知識管理模式下，企業的檔案管理對檔案信息進行了嚴格加工，滿足了當下客戶的個性化需求。企業領導更應該起到帶頭作用，打破傳統的管理理念，帶領員工不斷更新管理理念，重視企業檔案管理，這樣不僅可以改變員工過去傳統的檔案管理工作觀念的認知，還能進一步確保傳統管理模式和信息化管理模式有效融合及創新應用。2.信息化手段完善。伴隨著科技時代的不斷發展，信息化的產物大量涌出，知識管理就是其中之一。知識管理能夠較好地體現出知識內涵與其存在的價值，因此，該模式下的檔案管理工作也應引進國外先進的應用技術設備，吸取先進的知識管理觀點，在企業檔案管理工作中，要不斷完善信息化手段，對于現代的信息技術充分利用，同時要明確工作的重心是整合信息資源，這樣在激烈的市場競爭中，使其更具備優勢。檔案信息管理工作就目前來看，知識管理包括對企業的所有的各個單位、重要的文件以及資料的整合處理，使其具備一定的科學性和合理性，構建高校的檔案管理模式。在這個信息技術突飛猛進的時代，檔案管理工作必須具備一定的信息化和網絡化，以適應當代社會的發展需求，科技是把雙刃劍，有利處就必然有弊處，由于信息技術網絡的發達，網絡黑客也由此誕生，這就需要企業對檔案管理工作更加重視，全面提高工作人員的專業技能，對檔案信息管理資源設置一定的訪問權限，需要設置一套專業的知識檔案信息管理模式，這樣才能增強檔案信息資源的安全性，同時也體現出了檔案管理的最大價值。綜上所述，不管在哪一個行業，都應該順應時代的步伐，不斷的進行改革和創新，開展知識管理其主要目的是可以提高企業工作人員的整體文化水平，集合大家的創新意識，來實現知識的互通共享，企業只有以知識管理的視角開展檔案管理，才能實現企業戰略轉型，希望本文能對大家有所幫助和啟發。

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作者：王敏 吳珊 單位：貴州省交通規劃勘察設計研究院股份有限公司