高校固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)探析

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摘要：近幾年，中央財政對高等教育投入力度持續(xù)增加，中央改善基本辦學(xué)條件專項、雙一流學(xué)科建設(shè)專項、基本科研業(yè)務(wù)費等專項投入，都形成較多固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)呈現(xiàn)的特點是數(shù)量多、品目雜、使用分散、價值高，如何利用信息化手段將資產(chǎn)管理全生命周期實現(xiàn)線上管理，達到資產(chǎn)動態(tài)管理目標(biāo)，避免國有資產(chǎn)重復(fù)建設(shè)和流失，提高資產(chǎn)管理效能，為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展提供資產(chǎn)保障，成為許多高校需要解決的問題，本文以某行業(yè)高校為例，通過資產(chǎn)信息化重建，實現(xiàn)對資產(chǎn)業(yè)務(wù)和活動的精細化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升了固定資產(chǎn)管理效能。

關(guān)鍵詞：行業(yè)高校；固定資產(chǎn)管理；信息化建設(shè)

一、某行業(yè)高校基本情況

某行業(yè)高校是經(jīng)教育部批準(zhǔn)設(shè)立的具有高等學(xué)歷教育招生資格的全日制普通高等學(xué)校，直屬于中華人民共和國海關(guān)總署。學(xué)校有五個教學(xué)系（部），設(shè)置了海關(guān)管理、物流管理、審計學(xué)、國際商務(wù)、稅收學(xué)、法學(xué)、英語等7個本科專業(yè)和稅務(wù)碩士專業(yè)，涵蓋管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、文學(xué)等4個學(xué)科門類，在校學(xué)校約2,200人。學(xué)校同時承擔(dān)海關(guān)系統(tǒng)中高級干部繼續(xù)教育、知識更新和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等任務(wù)；并根據(jù)世界海關(guān)組織（WCO）的分工和亞太區(qū)域國家和地區(qū)的要求，逐步承擔(dān)該區(qū)域海關(guān)人員培訓(xùn)任務(wù)，履行相應(yīng)的國際義務(wù)。學(xué)校固定資產(chǎn)存量約5.6億元，共計有5萬余件資產(chǎn)，近五年固定資產(chǎn)教學(xué)設(shè)備投入近5,000萬元。目前，上海海關(guān)固定資產(chǎn)系統(tǒng)一期建設(shè)已于2013年正式上線，經(jīng)過3年來的不斷磨合與調(diào)整，設(shè)備申領(lǐng)、設(shè)備采購、設(shè)備報賬等功能均已在系統(tǒng)中記錄大量有效數(shù)據(jù)，提高了高效節(jié)約化管理的水平，降低了統(tǒng)計報送人員的勞動強度，減少了人工統(tǒng)計的差錯率。但是，隨著信息化水平的不斷提高，一期系統(tǒng)申領(lǐng)、申購、報賬、卡片管理等各信息模塊間數(shù)據(jù)雖有關(guān)聯(lián)，但模塊與模塊間沒能形成一個統(tǒng)一、有效的聯(lián)合體，無法真正實現(xiàn)信息交換與數(shù)據(jù)共享，而且現(xiàn)有的設(shè)計較為粗糙，不夠友好，用戶體驗較差。因此，盡快啟動信息平臺二期工程建設(shè)，按照新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一認證要求，在整合繼承原有相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和功能的基礎(chǔ)上，全新開發(fā)設(shè)計固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，已成為學(xué)校固定資產(chǎn)管理工作面臨的一項重要任務(wù)。

二、固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)二期的開發(fā)設(shè)計充分考慮當(dāng)前學(xué)校資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的實際情況和未來發(fā)展趨勢，結(jié)合實物資產(chǎn)種類多、范圍廣、數(shù)據(jù)計算準(zhǔn)確性高等管理特點，合理利用科技手段，本著操作簡便、界面友好、運行穩(wěn)定、流程嚴密、擴展性好、安全性高、兼容性強、高效決策等原則組織實施。最終實現(xiàn)如下目標(biāo)：采用純B/S架構(gòu)，提高系統(tǒng)運行效率，加強數(shù)據(jù)動態(tài)共享，降低實施維護成本；完成資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)從現(xiàn)有資產(chǎn)系統(tǒng)中遷移到新系統(tǒng)中；與海關(guān)總署資產(chǎn)系統(tǒng)動態(tài)、準(zhǔn)確對接，并實現(xiàn)對賬功能；實現(xiàn)資產(chǎn)從新建到報廢全過程的監(jiān)管，全面掌握每件設(shè)備的各節(jié)點情況；并在系統(tǒng)中保留資產(chǎn)的所有操作記錄，并可查詢；實現(xiàn)資產(chǎn)二維碼管理，相關(guān)二維碼標(biāo)簽等功能的升級；在資產(chǎn)分類上新增與海關(guān)目錄映射關(guān)系，即每條資產(chǎn)，包括教育分類、教育大類、財政分類、財政大類、海關(guān)目錄；實現(xiàn)與校內(nèi)網(wǎng)上辦事大廳對接，滿足單點登錄要求；實現(xiàn)與校內(nèi)郵件系統(tǒng)對接，滿足在資產(chǎn)管理軟件中進行郵件催辦；實現(xiàn)與辦事大廳對接，滿足資產(chǎn)相關(guān)審批手續(xù)在網(wǎng)上辦事大廳流轉(zhuǎn)，并將結(jié)果反饋至固定資產(chǎn)平臺；實現(xiàn)各類統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，并支持數(shù)據(jù)、圖表導(dǎo)出，支持打印，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持；對教師使用科研經(jīng)費購買科研儀器設(shè)備驗收進行流程優(yōu)化，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，教師少跑腿”工作目標(biāo)；實現(xiàn)財政部、國管局、教育部等要求的各類信息報表自動生成；資產(chǎn)各業(yè)務(wù)流程可以靈活配置；實現(xiàn)個人名下資產(chǎn)查詢及掃描資產(chǎn)“二維碼”標(biāo)簽查詢、申領(lǐng)、申購、報廢審批工作的手機移動端管理，提高資產(chǎn)管理的便捷性和高效性。

三、固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)各功能模塊

（1）資產(chǎn)配置計劃。行政通用辦公設(shè)備可實現(xiàn)在系統(tǒng)中報送資產(chǎn)配置計劃；配置計劃由部門資產(chǎn)管理員匯總后，報部門負責(zé)人審批同意后流轉(zhuǎn)至主管部門。（2）資產(chǎn)申購。模塊包含了對全校所有設(shè)備申購過程的管理，各主管部門要采購設(shè)備時需要先填寫設(shè)備申購單，寫明購置設(shè)備的名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、技術(shù)要求、參考廠商、用途、執(zhí)行方式、申請人、聯(lián)系電話、經(jīng)費來源等。申購單有相應(yīng)的導(dǎo)入模板，例如Excel格式的導(dǎo)入。申購單填完后提交審批。申購單據(jù)可添加相關(guān)文件資料，可以為文檔、圖片等。各主管部門只能申購主管設(shè)備，不得申購其他部門主管設(shè)備。填制申購單，可顯示同類設(shè)備在學(xué)校的情況，在用設(shè)備、庫存設(shè)備數(shù)量情況并可追蹤卡片。行政通用辦公設(shè)備可調(diào)取相應(yīng)的購置計劃，再進行申購。審批流程，審批時要能夠根據(jù)需要靈活設(shè)置審批流程。審批流轉(zhuǎn)時，可查看之前的審批痕跡。可設(shè)置流程退回、代辦等。（3）資產(chǎn)驗收。本模塊包含對全校所有不同類型資產(chǎn)的報賬過程管理。驗收單包括設(shè)備、家具、建筑等不同類型資產(chǎn)的驗收單。學(xué)校各部門購買來的儀器設(shè)備驗收后要進行驗收登記。（4）資產(chǎn)增加及卡號生成。卡號生成，在校內(nèi)系統(tǒng)資產(chǎn)驗收新增后，系統(tǒng)能夠動態(tài)對接到海關(guān)總署資產(chǎn)系統(tǒng)中，按照海關(guān)的卡片規(guī)則生成資產(chǎn)編號，并動態(tài)對接將資產(chǎn)編號取回到校內(nèi)資產(chǎn)系統(tǒng)。盡量減少中間環(huán)節(jié)及人工轉(zhuǎn)換；卡片核對，海關(guān)系統(tǒng)與校內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致性，可實現(xiàn)對賬，并反饋相關(guān)差異。（5）資產(chǎn)二維碼管理。資產(chǎn)條碼管理主要包含二維碼設(shè)計、打印、移動終端三個功能。二維碼設(shè)計支持自定義設(shè)置，用戶通過此功能設(shè)置實際需要的標(biāo)簽內(nèi)容，包括標(biāo)簽上顯示的內(nèi)容設(shè)計等。二維碼打印支持將二維碼打印成標(biāo)簽，標(biāo)簽尺寸規(guī)格也可根據(jù)實際需要設(shè)定。系統(tǒng)自動生成標(biāo)簽，直接打印，無須導(dǎo)出格式再打印。對于二維碼標(biāo)簽打印可查看打印狀態(tài)，并記錄打印次數(shù)。對于新增資產(chǎn)，可在形成卡號后批次自動打印。選擇打印的卡片數(shù)量沒有限制；可以選中不同資產(chǎn)到打印收藏夾，批量打印；移動終端可掃描后顯示卡片的詳細信息，包括卡號、設(shè)備類別、規(guī)格型號、使用人、安置地點等。可對某些項目進行終端修改。（6）資產(chǎn)日常管理。資產(chǎn)的日常管理包括資產(chǎn)的申領(lǐng)、配發(fā)、調(diào)劑、借用、退回、回收等。對于資產(chǎn)的變動情況需要在資產(chǎn)卡片界面可以直接查看卡片的所有業(yè)務(wù)記錄，可直觀展示業(yè)務(wù)發(fā)生導(dǎo)致卡片信息項的變化情況，可查看各業(yè)務(wù)發(fā)生時的卡片版本。系統(tǒng)日志管理功能對用戶對系統(tǒng)操作進行完整詳細的記錄。（7）資產(chǎn)查詢功能。資產(chǎn)情況按照權(quán)限查詢卡片；資產(chǎn)查詢可按照字段查詢，資產(chǎn)包括多項字段，包括資產(chǎn)類別、購置時間、規(guī)格型號、使用部門、安置地點等。部分字段可模糊查詢，無須精確查詢。（8）資產(chǎn)報廢。各主管部門可對已經(jīng)處于庫存狀態(tài)的設(shè)備進行報廢。選擇需要報廢的設(shè)備，制作相關(guān)的報廢單。需填寫報廢原因，可添加相關(guān)文件資料，可以為文檔、圖片等。（9）資產(chǎn)實物處置。對于已經(jīng)報廢的資產(chǎn)可修改為待實物處置狀態(tài)，進入待實物處置庫。各主管部門可通過該庫選擇實物處置明細，并可通過該流程發(fā)起實物處置的相關(guān)申請、通知；對于相關(guān)處置文檔（例如會議紀要、處置過程相關(guān)文件）、收據(jù)等電子數(shù)據(jù)可上傳并存檔、備查；在流程流轉(zhuǎn)中，資產(chǎn)科可添加收益管理，對于該批處置的收入做登記，并同一批做標(biāo)識。（10）資產(chǎn)折舊。對資產(chǎn)按照相關(guān)要求及方法計提折舊、補提沖減折舊。可按月、按年、按資產(chǎn)類別等統(tǒng)計折舊信息。按照明細表及匯總表統(tǒng)計折舊信息，并可導(dǎo)出、打印。可按月份、年份、單個資產(chǎn)等條件查詢折舊信息。（11）資產(chǎn)清查。職能部門可根據(jù)學(xué)校的要求進行全院資產(chǎn)或者某類資產(chǎn)的盤點，建立盤點任務(wù)后，可分配到各人進行盤點確認。個人可在待辦事項中查看自己需要確認盤點的資產(chǎn)，可選擇移動端掃碼確認或者系統(tǒng)點擊確認。任務(wù)發(fā)起人可查詢各部門的資產(chǎn)清查情況，部門負責(zé)人及資產(chǎn)管理員可查詢本部門資產(chǎn)盤點情況。資產(chǎn)清查有兩種方式：聯(lián)機清查、脫機清查。（12）相關(guān)統(tǒng)計報告。對全校的所有資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析和查詢，一方面完成不同上級主管部門需要的上報數(shù)據(jù)，另一方面，為學(xué)校各級資產(chǎn)管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供學(xué)校資產(chǎn)分析數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)崗位人員可直接查看各類分布報表，包括資產(chǎn)類別統(tǒng)計資產(chǎn)增減變化情況；按照當(dāng)年經(jīng)費項目及時間統(tǒng)計資產(chǎn)購置情況；按照購置計劃，統(tǒng)計執(zhí)行情況；按照使用部門統(tǒng)計資產(chǎn)占用情況表；按照安置地點統(tǒng)計資產(chǎn)分布情況表；儀器設(shè)備年代分布圖；儀器設(shè)備現(xiàn)狀分布圖（在用、庫存、待報廢）。

作者：何斌 單位：上海海關(guān)學(xué)院