社會保險業(yè)務檔案管理工作分析

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隨著我國社會保險事業(yè)的迅速發(fā)展，社會保險業(yè)務檔案日益增多且愈顯重要。為做好社會保險業(yè)務檔案管理工作，國家先后出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡稱《管理規(guī)定》）、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《管理規(guī)范》）等文件，對如何做好社保業(yè)務檔案管理工作進行了一系列頂層設計。但是部分地方在實際工作中仍存在一些理念和實務方面的問題。認真分析研究解決好這些問題，對于進一步提升社保業(yè)務檔案工作質量和水平具有十分重要的意義。

工作現(xiàn)狀

1.基層工作條件較差主要表現(xiàn)為基層社保業(yè)務檔案管理工作機構不健全、人員配備不足、經費保障困難等。地市一級的社保經辦機構仍有相當一部分沒有單獨設立檔案管理科室，即使設立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專業(yè)背景的人員；區(qū)縣一級的情況更加嚴峻。此外，基層社保業(yè)務檔案管理工作中還存在庫房面積不足，環(huán)境質量不高，專用設備簡陋不足、更新不及時，工作制度不健全等問題。

2.人事檔案管理思維根深蒂固很長時期以來，許多人基本沒有社保業(yè)務檔案的概念，非從事社保業(yè)務檔案管理工作的人或許都有這樣一種下意識：一聽說社保檔案就會馬上聯(lián)想到退休職工的人事檔案，很少有人能夠認識到社保業(yè)務檔案本身的“業(yè)務”特性。在實際工作中，目前仍然有不少地區(qū)還深受人事檔案管理思維的影響，存在著按照“自然人”收集整理社保業(yè)務檔案材料的做法。例如，在工傷認定檔案管理中，將一名工傷職工在申請受理、調查取證、工傷認定、文書送達、待遇撥付等不同業(yè)務環(huán)節(jié)的檔案材料收集在一起整理歸檔。這種做法的消極影響不僅僅限于基層，還有一些省級人社部門在組織工傷認定檔案、勞動能力鑒定檔案評查活動時，要求基層提供按照“自然人”整理出來的檔案進行評比檢查。

3.業(yè)務部門對檔案工作不夠重視由于不重視檔案工作，一些基層社保經辦機構業(yè)務經辦人員借口工作忙、人手少等原因，把整體業(yè)務檔案的管理工作歸結為檔案管理科室的事情，認為與業(yè)務經辦部門無關，不應當由本部門承擔業(yè)務材料收集整理歸檔工作。

4.社保業(yè)務檔案各項工作有待進一步明細關于社保業(yè)務材料的收集整理歸檔規(guī)則，國家雖然出臺了一些法規(guī)，但大多還是一些籠統(tǒng)的、原則性的規(guī)定。《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》中就有不少“相關材料”式的規(guī)定表述，缺乏實際的操作性，需要進一步明細，制定出具體的“工作清單”。

原因分析

1.對檔案管理認識不到位社會保險業(yè)務檔案是指社保經辦機構在辦理業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。既然是“歷史記錄”，就說明社保業(yè)務已經辦結。從常人的心理角度看，辦“事情/社保業(yè)務”是主要的，“歷史記錄/不記錄”無所謂，這就讓人們從潛意識埋下了不重視社會保險業(yè)務檔案管理工作的種子，在部分地區(qū)逐步形成了重業(yè)務經辦而輕檔案管理的局面。

2.傳統(tǒng)習慣與慣性思維的弊端以工傷認定檔案管理為例，受人事檔案管理思維的影響，按照“自然人”收集整理歸檔社保業(yè)務檔案材料的做法，其原因不外乎兩個：一個是將工傷認定理解為一個“業(yè)務環(huán)節(jié)”；另一個是這種做法已經成為多年的習慣，使用起來方便。實則不然，其一，現(xiàn)實的業(yè)務經辦流程已經將工傷認定分為申請受理、調查取證、工傷認定、文書送達、待遇撥付等若干“業(yè)務環(huán)節(jié)”，既然如此，就應該按照“業(yè)務環(huán)節(jié)”收集整理檔案材料。其二，這種做法最大的弊病在于不安全。工傷認定結果涉及職工和用人單位的切身利益，因不服認定結果而引發(fā)的行政復議和訴訟案件不在少數(shù)，這些案件有時涉及當事人多、處理過程長、時間跨度大，從而使得有的工傷認定業(yè)務材料長時間不能歸檔，存在著丟失、遭到篡改等風險，可能會影響到檔案的真實、完整和有效性，這與檔案管理法律法規(guī)規(guī)定要求不符。目前，業(yè)務檔案數(shù)字化管理已經有了長足發(fā)展，基本上不存在調取和查閱檔案不方便的問題。

3.檔案管理與業(yè)務工作不可分割其一，收集整理歸檔自己經辦工作所形成的業(yè)務材料，其本身就是自己工作職責不可分割的一部分，沒有任何理由推給他人。其二，如果社保業(yè)務材料的收集整理歸檔環(huán)節(jié)的工作由業(yè)務檔案管理部門負責，那么，在業(yè)務檔案管理和業(yè)務經辦工作日趨一體化的今天，讓業(yè)務檔案管理部門變成社保業(yè)務材料的“加工車間”，則無法通過加強業(yè)務檔案管理去規(guī)范業(yè)務經辦工作，無法起到防控社會保險經辦風險的作用。況且檔案管理部門的人員力量本身就薄弱，難以完成這么龐雜的工作。一些地方的此類試點均已宣告失敗。

4.對檔案管理對象的錯誤認識企業(yè)退休人員的人事檔案，包括個人的基本信息資料，及其在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)、工作變動等有保存價值的文件材料。在企業(yè)職工達到法定退休年齡后，社保經辦機構通過審核企業(yè)職工的人事檔案，結合社保經辦業(yè)務系統(tǒng)的記錄情況等，為企業(yè)職工辦理退休手續(xù)。在這個經辦過程中形成部分社保業(yè)務檔案資料，經收集整理歸檔后形成社保業(yè)務檔案。由此可見，企業(yè)退休人員的人事檔案與社保業(yè)務檔案根本就不是一回事，也不是社保業(yè)務檔案的組成部分。

5.各地社保事業(yè)發(fā)展存在差異我國的社會保險事業(yè)發(fā)展十分迅速，各地具體的經辦模式不一，經辦能力和水平參差不齊，作為一項基礎性的制度要求，國家層面的社保業(yè)務材料收集整理歸檔規(guī)則只能是方向性、原則性的，具體的“工作清單”則需要基層社保經辦機構根據(jù)國家的有關規(guī)定，結合本地的實際情況來制定。

解決措施

1.提高認識，增強重視程度目前，我國已建成世界上最大的“社保網”。社保業(yè)務檔案成為各級社保經辦機構的核心資產之一，不僅反映了社保經辦工作的水平和質量，還是體現(xiàn)社會建設和民生事業(yè)發(fā)展狀況的重要指標，能夠為黨和政府提供重要的決策依據(jù)，在經濟社會發(fā)展中有著重要的地位與作用，做好社保業(yè)務檔案管理工作意義重大。為此，必須進一步提高對做好社保業(yè)務檔案管理工作的認識，要把業(yè)務檔案管理提上議事日程，與其他業(yè)務工作一同研究布置、一同檢查落實，不斷提高社保業(yè)務檔案管理工作水平，更好地服務國家經濟社會發(fā)展大局。

2.執(zhí)行規(guī)定，明確歸檔方法《管理規(guī)定》第八條明確規(guī)定“社會保險業(yè)務檔案分類應當按照社會保險業(yè)務經辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用‘年度—業(yè)務環(huán)節(jié)’或‘年度—險種—業(yè)務環(huán)節(jié)’的方法對社會保險業(yè)務材料進行分類、整理”。因此，各級社保經辦機構都必須要嚴格執(zhí)行《管理規(guī)定》的相關內容要求，認真按照業(yè)務環(huán)節(jié)及時收集整理歸檔業(yè)務材料，確保社保業(yè)務檔案真實、完整、安全和有效。

3.明確主體，劃清職責范圍社保業(yè)務檔案管理工作的鏈條很長，工作環(huán)節(jié)較多，不同的主體負責不同環(huán)節(jié)的工作。《管理規(guī)范》明確規(guī)定，社保經辦機構業(yè)務經辦部門負責業(yè)務材料的收集、整理和立卷工作；業(yè)務檔案管理部門負責指導業(yè)務材料收集、整理和立卷工作，以及業(yè)務檔案歸檔、保管、鑒定和銷毀、統(tǒng)計、利用、移交及信息化管理等工作。因此，在社保經辦機構內部，應在分清工作職責的基礎上，樹立“人人都是檔案員”的理念，達成凡經辦社保業(yè)務就有責任和義務對所形成的業(yè)務材料進行收集整理立卷的共識，調動每一名社保經辦工作人員的主動性、積極性，讓做好業(yè)務檔案管理工作成為全體工作人員的自覺行動。

4.發(fā)揮優(yōu)勢，制定具體規(guī)則制定切實可行的社保業(yè)務檔案材料收集整理歸檔具體規(guī)則，既要發(fā)揮業(yè)務經辦部門熟悉業(yè)務工作和業(yè)務政策的優(yōu)勢，具體明確哪些業(yè)務材料需要整理歸檔，也要發(fā)揮檔案管理部門熟知檔案管理工作、規(guī)則要求的專業(yè)優(yōu)勢，具體明確如何收集整理業(yè)務材料，由雙方共同協(xié)商制定出業(yè)務材料收集整理的“工作清單”，以便實施與監(jiān)督。此外，在信息技術飛速發(fā)展、數(shù)據(jù)壁壘逐步被打破、“放管服”和“一次辦好”改革明確要求減證便民的大形勢下，凡能夠通過信息系統(tǒng)互相認證的材料，就沒有必要繼續(xù)收集整理歸檔，重點應收集整理歸檔社保經辦服務過程中形成的具有查考、憑證作用且不可替代的業(yè)務材料。

5.緊抓要素，筑牢工作基礎一是人的因素。市一級社保經辦機構應該全部單設檔案管理科室，具備條件的地方應當設立社保業(yè)務檔案管理中心，配足配強工作人員，統(tǒng)一負責社保業(yè)務檔案的管理工作；有條件的縣區(qū)社保經辦機構要爭取設立檔案管理科室，至少要明確專人負責社保業(yè)務檔案管理工作。同時，要加大專業(yè)培訓力度，在提高檔案工作素質的同時，增強業(yè)務檔案管理人員的事業(yè)心和責任感。二是物的因素。縣級以上社保經辦機構都要設置相對獨立的社保業(yè)務檔案管理區(qū)或檔案館(室)，其面積、設施設備等均須符合《管理規(guī)范》的標準要求。鑒于目前社保業(yè)務檔案信息管理系統(tǒng)“碎片化”態(tài)勢造成的重復建設、兼容性差、效率不高的局面，建議在國家層面統(tǒng)一開發(fā)或整合現(xiàn)有的社保業(yè)務檔案信息管理系統(tǒng)。三是制度因素。社保業(yè)務檔案管理工作鏈條長、環(huán)節(jié)多、涉及廣，做好這項工作必須要有可靠的制度保障，要讓制度真正落地管用，實現(xiàn)用制度管人管事，不斷推動社保業(yè)務檔案管理工作高質量發(fā)展。

作者：劉峰 劉攀 單位：威海市社會保險服務中心