檔案信息管理計算機數據挖掘技術應用
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摘要：隨著現代科技的發展與進步，計算機數據挖掘技術在不斷創新與完善的基礎上，不僅強化了檔案信息管理的綜合水平，還提高了工作質量與效率，為有關數據收集、分析、整理提供了技術保障。本文分析了數據挖掘技術的概念與用途，并從提煉有效信息、提高檔案服務水平、降低鑒定工作成本等幾方面分析了數據挖掘技術實際應用情況，以為社會的進步和發展提供一定的理論指導依據。
數據挖掘技術是指以計算機系統為平臺，對系統中的大量隨機數據進行分析、整理，從而提取出對商業發展有用的數據。既提高了企業檔案信息管理工作的質量與效率，又完善了信息化整合機制，對基本數據進行深入、差異化分析，為下一步工作奠定了堅實的基礎。
1數據挖掘技術的實際應用
當前社會，計算機信息技術在各行各業應用十分廣泛，并且受到了社會各界的高度肯定和認可。以數據挖掘技術為例，在檔案信息管理工作中該技術發揮了較大的優勢，較好的完善了現有檔案工作中的不足與問題，應用計算機平臺可以在保證信息安全的基礎上，做到了資源信息優化管理，提煉出有意義的數據；在醫療檔案管理上，計算機平臺可以自主分析檔案的基本情況，醫生在就診時需，要利用計算機平臺對患者進行檔案記錄，以建立完善的檔案管理系統；對檔案信息管理而言，數據循環需要通過計算機對目標進行不斷的循環處理，以達到信息、篩選提取的目的。計算機數據挖掘技術以數學方法為主，在一定條件下，工作人員通過計算機用一種具有高度概括性和邏輯性的語言，將事物的狀態過程關系表達出來。同時，在實際運算過程中，還會涉及演繹法和歸納法，以保證所收集數據的準確性，并且符合信息管理領域的基本原則。
2數據挖掘技術的形式
數據挖掘技術所包含的知識十分廣闊，包括機器學知識、統計學知識、人工智能等相關技能，進一步通過計算機平臺對企業數據庫內的數據進行自動化分析，并且總結出潛在規律，以輔助工作人員做出合理的決策。針對計算機數據挖掘技術的類型，本文做了以下三點分析：
2.1過程與分類
2.1.1基本過程系統在運行之前需要根據實際解決的問題，合理安排任務，以明確挖掘目標和基本程序，基本分為三個階段：準備階段、挖掘階段、解釋和評價篩選階段。首先，企業所提供的無序數據庫具有隨機性、模糊性，系統需要自主篩選并刪除其中重復的數據，根據得到的規律與異常原因做進一步篩選，最終選擇對應的方法清理數據。其次，對于所收集的數據系統，可以通過物理或者邏輯的方法分析其特點，并根據系統、軟件等差異性完成數據收集工作。最后，根據數據源自身的特點，系統篩選數據的方法是多種多樣的，包括線性分析、非線性分析、聚類分析等方法，再利用數學知識與統計學對其進行分析，挖掘內在聯系，找出隱藏的規律。數據處理的最終目的是幫助企業找到有價值的數據信息，并且應用到實際生產中，每次技術分析所得到的數據結果，不一定一四到位，需要工作人員對數據源進行反復甄別、提取，直到得到滿意的結果為止。并且數據處理的過程是十分復雜的，工作人員需保證每一步操作的結果，滿足預期要求，在此基礎上進行下一步操作，以獲得有價值的檔案信息資源。
2.1.2分類傳統的數據挖掘技術，在操作過程中存在一定的不足與問題，因此需要不斷發展融合新的知識和元素，以為用戶提供最實用簡單的數據歸類方法。首先，計算機系統需要對數據庫內龐大的信息源進行甄別、分析，并將其按不同的屬性進行分類、處理、劃分。在此基礎上，對所得數據進行處理、劃分、測試，對滿足要求達到指定目標的數據進行下一步分類。
2.2相關規則
相關規則是計算機數據挖掘技術運行的基本原則，不僅要準確描述出系統中相關數據，而且要利用數學歸納法對所得的信息進行針對性分析，以用數學的語言描述出相同屬性的事物狀態、過程與關系。相關規則可以加大系統處理龐大數據庫的效率，利用有效的記錄方式，降低數據占用空間，進而分析總結出對企業發展有益的規律與信息。
2.3粗糙集
在數據挖掘技術中，粗糙集具有重要的意義和作用，是數據挖掘的最實用方法，是用來專門研究不具有穩定性的數據源的基本工具，不僅運算方法簡潔，而且無須知曉額外信息，可操作性強。
3數據挖掘技術在檔案管理中應用的可行性
傳統的檔案管理水平已經不能滿足時展的需求，需在技術上不斷創新，以提高檔案服務水平、效率與質量。因此，現代檔案管理系統結合計算機挖掘技術，既節省了人力資源，又提取了海量數據源中的實質信息，實現了網絡化、數字化的無縫對接。數據挖掘技術并不僅僅是一種信息處理技術，還可以使檔案信息更加科學化、合理化，提高了在檔案應用中的可行性。
4計算機挖掘技術在檔案信息管理系統中的應用意義
檔案信息資源在我們的生活中具有重要的地位，不僅涉及個人信息，還包括了歷史獎勵問題、處罰問題，根據內容不同，密級等級也不同。當前檔案信息管理系統充分發揮計算機挖掘技術的優勢，從根本上提高了服務管理水平，優化了檔案管理模式，為檔案的收集、整理、歸納提供了一定的便利。本文就挖掘技術在檔案信息管理系統中的應用做了以下四點分析：
4.1提高了檔案信息的安全性
檔案信息所包含的信息源不僅復雜，而且內容含量大，是對過去信息的分類、總結性記錄，是十分珍貴的文字資源。一方面這些資源為人們的工作、學習提供了專業的信息，需要盡可能長久保存，然而在實際使用儲存過程中，由于計算機系統或者人為因素造成了一定的信息損失。另一方面，檔案信息的資源牽涉廣泛，包括人員的教育背景、生活背景、工作背景，所接受獎勵情況、懲罰情況等等，是需要機密保存的，如果在檔案借閱過程中監督不到位，會造成信息泄露，而數據挖掘技術可以協助檔案信息管理系統統計檔案的借閱次數與內容，從而監督不恰當的借閱行為，并且統計分析惡意損害、利用檔案的情況，提高檔案的保密程度與安全性。
4.2提高了檔案信息的使用效率
檔案內容不僅信息量大，而且所涉及的領域也十分復雜，大多帶有一定密級的，在借閱過程中需要嚴格遵守相關規定，以保障檔案信息的安全。隨著時代的發展，國家也在一定程度上降低了檔案借閱的標準，提高了檔案信息的可利用性。但是在實際操作過程中，檔案借閱行為依然在法律法規的調控范圍內，實際借閱效率并不是很高。利用數據挖掘技術，檔案信息管理系統可以通過計算機平臺與借閱者進行溝通，了解其需求的基礎上，建立雙向檔案供需渠道，既提高了檔案部門的服務水平，提升了檔案信息利用效率，又保證了檔案信息在就業過程中的安全性，從而發揮了答案信息的最寶貴價值。
4.3為檔案鑒定工作提供了便利
檔案鑒定工作是檔案管理系統中難度系數最高的一道流程。在傳統的檔案管理系統中，檔案鑒定需要人為操作，受有個人能力與客觀因素的影響，容易受到人為失誤的影響，造成檔案資源的浪費，甚至某些有價值的檔案信息，也會由于人為偷的失誤未被保存下來。此時利用計算機數據挖掘技術的優勢，可以從龐大的數據源中篩選、分析、比對出完整、清晰、有潛在價值的信息，已被系統提供有力的支撐依據，防止檔案信息丟失。其次，計算機系統可以彌補人為失誤與疏忽，在廣泛模糊的信息數據源中，挖掘出有一定規律的實質信息，從而保護有關人員的隱私，對借閱者提供有針對性的幫助。
4.4降低檔案鑒定工作成本
檔案鑒定是檔案工作中的一項重要內容，貫穿檔案工作的每一個環節，通過檔案鑒定對已知內容信息的作用與用途進行研究，有價值的會交給檔案館永久保存，沒有價值的會被送進銷毀爐進行檔案的銷毀。因此，相關部門應加強工作人員的責任心，通過行政監督指導，引導檔案鑒定人員高效、高質地開展歸檔、保管、利用、統計等工作。通過計算機數據挖掘技術，可以有效降低檔案鑒定的工作成本，通過科學合理的篩選，保證答案的真實程度。利用計算機系統的信息分析能力，對海量信息資源進行量化處理，從而為鑒定、歸納等環節提供基本依據。除此之外，計算機系統在實際運行過程中，可以針對信息資源進行管理維護，保障篩選工作的有效進行，避免出現檔案信息丟失等人為失誤。
5數據挖掘技術在檔案管理中的詳細運用
數據挖掘技術在20世紀80年代就已經被開發利用，并逐漸應用于各個領域，但在檔案信息管理中還處于實驗階段，實際運用主要體現在以下三點：
5.1檔案信息的收集
檔案管理工作的第一步是對信息資源的收集，進而利用數據挖掘技術以數學角度分析數據的類型、屬性，最終獲得準確的模型。對海量數據資源進行分類是信息收集的第一步，也是檔案管理工作的基礎。比如，檔案管理員利用計算機平臺向借閱者問卷調查，并將所得結果整理、歸納，錄入數據庫中。檔案管理平臺通過借閱者提供的數據信息對其檔案需求進行分析，提供針對性較強的信息，提高數據管理的個性化服務性能。
5.2檔案的分類與預測
數據挖掘技術，將整個區域劃分為不同的工作流程類別，進而按照挖掘系數與信息屬性進行分類和分析。提供一組不同屬性的數據，通過篩選將其分成良好的訓練集，建立模型，幫助用戶利用計算機系統提取最原始的查詢信息，從而總結出用戶的特征。比如，借閱者利用網絡平臺對檔案類別進行查詢，檔案信息管理系統可以通過用戶訪問網頁的情況，了解用戶的需求，進而推測出用戶的特征和喜好，包括搜索內容、停留時間、訪問次數等。
5.3檔案信息的整合
檔案館內儲存了海量的信息，但是部分檔案內容屬于此檔案，雖然占用了一定的信息資源，卻并未被開發利用，游離在中心工作以外。因此檔案工作人員利用數據挖掘技術處理“死檔案”，提取其中有用的信息，開發成新的檔案資源，以為借閱者服務。比如，未被利用的信息資源是靜態的，已經被開發、歸納的信息資源是動態的，具有可傳播和被利用性。然而傳統的紙質檔案資源利用率較低，通過數據挖掘技術開發成數字化檔案資源后，可以利用網絡平臺和信息檢索系統，為借閱者提供高質高效的服務，發揮了資源整合優勢。
6結束語
綜上所述，隨著科學技術的發展，計算機科學技術不僅為我們的生活帶來了便利，還為檔案信息管理提供了一定的技術保障，節省了人力投入，提高了工作效率和服務水平。另外，提高檔案人員的信息意識，還可以延長資源信息的保留時長，避免相關檔案信息的流失，優化了查詢方式，信息學的發展奠定了一定的基礎。
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作者：魯馨月 單位：天津電子信息職業技術學院
