醫院項目經費管理HRP系統設計實踐

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［摘要］為解決項目經費管理難及經費使用進度不理想的現象，運用會計信息化在醫院HRP系統中增加項目經費管理系統，破除手工管理，達到項目經費管理系統與資產管理系統、存貨管理系統、應付模塊及總賬系統高效集成。借助醫院hrp系統設計與實踐，通過項目經費管理流程優化，建立與醫院HRP系統互聯互通的項目經費管理平臺，實現項目經費管理系統的價值，一是消除無效時間;二是降低手工統計數據的錯誤率;三是項目經費支出較往年明顯上升。

［關鍵詞］項目經費管理;HRP系統;設計與實踐;醫院

會計改革與發展“十三五”規劃綱要中明確指出會計改革與發展的主要任務之一是加強會計信息化建設，不斷提高單位會計信息化水平，積極探索推動行政事業單位會計信息化工作，推動基層單位會計信息系統與業務系統的有機融合。近幾年來，隨著醫院品牌建設及學術能力的不斷提升，項目數量及經費金額逐年大幅增長，醫院內部管理面臨巨大的挑戰。

1項目經費管理現狀

醫院項目按性質分主要有科研、教學、醫務和其他類項目。項目經費主要用于臨床重點學科、信息化建設、人才培養、設備購置及教學相關等方面。目前，針對較大的醫院項目經費通過手工登記，且項目經費預算執行進度不理想的現狀，項目經費管理存在較大風險。第一，財政收回項目經費。項目在執行期間不能實現培養目標，經上級主管部門考核后會被啟動退出機制，財政收回項目經費。第二，減少次年項目撥款，造成醫院經濟損失。我院作為政府重點扶持對象，每年均收到各類補助用于醫院科室建設、人才培養等事項，對醫院未來學科發展、人才儲備等戰略發展事項有重大影響。第三，影響項目團隊申報課題。項目在執行周期不能實現培養目標，經上級主管部門考核不能通過的項目，不能通過結題，將會影響再次申報課題。第四，影響醫院聲譽。項目在執行期間不能實現培養目標，不能順利通過結題的，考核結果進行通報，對醫院產生不利影響。

2項目經費管理流程梳理

對原有的經費管理流程各節點進行梳理，列出原有的經費管理主流程，針對主流程進行細分具體管理流程，如表1所示。根據難點進行流程優化，并建立新的項目經費管理流程，重點關注項目經費使用進度，建立新的項目經費管理流程，消除不必要的時間浪費。

3項目經費管理設計方案

3.1設計的總體目標

在現有的HRP系統中增加項目經費管理模塊，并實現項目管理、資產管理、存貨管理、應付模塊等與總賬模板的高效集成，即在HRP系統中實現項目經費管理功能，建立與醫院HRP系統互聯互通的項目經費管理平臺。

3.2經費管理具體設計思路

第一，實現項目主管部門及項目負責人自主查詢經費預算、使用及結余金額，破除查詢經費只單單依靠項目會計的現象，形成項目主管部門及項目負責人及時掌握項目經費使用情況。第二，摒棄人為的把關項目預算，耗時又耗效率，通過將預算錄入系統實現系統控制，超出預算系統自動預警提示。第三，通過系統自動獲取直接生成項目經費決算表，優化手工編制項目經費決算表，財務審核費時又費力。第四，在資產系統與存貨系統較易地獲取真實的科室成本數據，便于科室開展成本管控。

4項目經費管理系統實踐探索

4.1項目經費管理基本功能

(1)項目編號管理。項目按資金來源對現有的全部在研項目進行梳理，分為財政撥款、政府其他撥款、本院自籌款項及合作單位撥款、財政撥款與醫院自籌、政府其他撥款與醫院自籌、合作單位撥款與醫院自籌等。區分項目性質便于后續多維度統計項目情況，滿足國家省市和醫院內部管理要求。通過分類整理，項目性質可分為科研、教學、重點專科、其他等。根據項目特點按資金來源及性質進行分類后，制定一套統一規范的項目編號生成規則，例如，項目編號為010119001，項目編號生成的規則為項目性質(2位)，項目資金來源(2位)，年份(2位)，流水號(3位)。(2)項目權限管理。項目管理涉及項目負責人、項目主管科室、項目主管科室分管領導及項目會計等角色。為保證項目的保密性及安全性，在項目管理過程中對不同的角色設置不同的系統權限及職責分配。其中:項目負責人的權限只為以項目負責人身份的相關項目經費情況;項目主管科室可審核及查詢在科室范圍內的項目經費情況;項目主管科室負責人可查詢所分管范圍內的項目經費情況，項目會計的權限可查詢所有項目經費情況，月度進行項目經費預算執行情況分析并提出改進建議報領導決策。(3)項目角色職責。項目負責人的主要職責為:一是錄入項目信息(包含預算);二是根據實際開展研究必要時申請調整預算;三是查詢經費使用情況。項目主管科室的主要職責為:審核項目信息及預算;查詢項目相關信息(包含經費預算執行進度);審核預算調整的合理性;查詢經費使用情況。項目主管科室分管院領導的主要職責為:查詢項目相關信息;查詢項目經費預算執行情況。項目會計的主要職責為審核項目信息及預算;調整項目經費預算;查詢項目相關信息及項目經費預算執行情況;賬務核算等。(4)項目狀態管理。項目狀態用于描述項目所處的狀態，項目狀態根據實際設置有未審批、執行中、已結題、已暫停等，通過項目狀態設置限定該狀態下能發生的業務活動，只有狀態在執行中才能進行采購，錄入發票及支出等，有效實現項目管理。

4.2項目經費管理關鍵功能

(1)項目模板創建。為規范及提供新建項目的錄入效率，系統支持自主設定項目信息的錄入內容，通過建立項目信息模板引導項目創建。項目負責人根據項目經費預算書在項目模板中進行預算錄入，并逐級審核。(2)項目經費預算系統控制。在項目經費管理中，項目預算信息包含項目類別、年度及金額等信息，項目經費管理系統與總賬系統進行關聯，并獲取經費實際使用金額，最終以預算與實際成本比對表進行列示，計算的邏輯為:預算可用資金=該項目任務下的預算資金－該項目任務下已使用資金。在經費使用過程中出現報銷類別超支，系統將自動進行預警，提示項目負責人進行預算調整，由項目負責人在系統中申請修改預算，經主管科室負責人及分管領導審批后新的預算才能生效，大幅提高預算與決算的匹配率，從而提高項目管理的真實水平，避免因經費使用不當影響課題驗收。(3)專項經費采購。不管專項經費設備采購還是耗材采購，在完成采購招標程序后，由采購部門錄入采購訂單，選擇采購訂單分配行時，錄入項目、任務、支出類型信息;醫學設備管理部門進行驗收，若是采購設備，在資產管理系統中完成出入庫，系統自動在資產明細表中列示專項經費的來源，并在資產模塊及應付模塊自動生成相應的會計分錄;若是采購醫用耗材，在存貨管理系統中完成出入庫，系統自動在科室領用表中備注欄顯示專項經費來源;按程序辦理付款審批財務完成付款后在應付模塊進行發票匹配完成付款，同時經費管理系統通過互通自動增加已使用資金，減少相應預算可用資金，通過實現資產管理系統、存貨管理系統、應付模塊與總賬系統的有效集成，達到科室成本管控的目的。(4)項目經費查詢。在項目經費管理系統中，按權限通過輸出功能生成的報表。查詢項目的狀態，包括期間至今、上年度支出金額、累計至今和本年度至今的項目預算預算、實際使用及付款等(5)項目月結管理。月結完成所有關于項目的事務處理，核算并分配項目庫存業務成本、導入采購接收成本和庫存雜項事務除了成本、鏈接總賬中錄入的雜項項目支出成本到項目管理中，通過“試算表”查詢所有項目的相關科目余額信息，通過項目支出查詢匯總所有項目的成本金額進行總賬與項目管理系統兩者的明細與余額的核對，確保完全相等。項目經費管理系統上線后，對項目負責人、項目主管部門及項目分管領導、項目會計等進行系統培訓，積極推廣項目經費管理系統，嫁接HRP系統通過權限配置實現數字準確、核算精細、方便查詢等。

5項目評價

(1)消除無效時間。項目模塊上線后，項目負責人不用再到財務部找會計“排隊”查詢項目經費使用情況，從往返路程及查詢時間上節約了13分鐘，從而明顯提高了工作效率。(2)降低手工統計數據的錯誤率。項目模塊上線后，庫管員不用再手工一筆筆登記數據月底進行匯總，只需在系統上運行程序即可完成數據統計，避免了因人為導致的數據差錯，減少手工區分的工作量，既提高了數據的準確率，也提高了工作效率。項目模塊上線后，項目數據與日常科室發生的成本數據明顯分開，為財務核算項目成本降低難度，提高了核算的準確率和便捷度。(3)項目經費支出較往年明顯上升。自引入項目管理模塊，梳理、制定了各類項目管理及經費使用制度，對項目經費使用政策的宣貫，優化項目經費使用的流程，項目經費支出較往年有顯著增長。通過項目經費管理在醫院HRP系統中設計與實踐探索，一方面，解決項目經費管理的難題，并實現系統控制從而提高項目經費使用進度，降低專項經費管理風險;另一方面，減少手工管理，提高經費使用的效率與質量，方便項目負責人經費查詢及經費決算表的編制，加強了內控建設及提升會計信息化管理水平，同時提升財務部門的滿意度。

參考文獻:

［1］鄭佩勇.新會計制度下公立醫院科研項目經費管理存在的問題及建議［J］．財會學習，2019(15):118，120.

［2］陳志軍，周琳彥，包維曄.基于HRP的公立醫院科研經費內控體系建設實踐與思考［J］．中國總會計師，2018(12):113－115.

作者：黃園 王衛紅 單位：昆明市兒童醫院