企業(yè)內部會計控制問題與對策
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摘要：我國經濟的急速發(fā)展使文化體系發(fā)生了變化，出版行業(yè)正在走向市場化。增強出版行業(yè)的內部控制是非常重要的。有效的內部控制可以提高出版行業(yè)生產和運營能力，并對出版行業(yè)的生產和運營來說有著較好的管制效果。因此，如果在中國完善出版業(yè)的內部控制系統(tǒng)，就能有效地克服出版行業(yè)生產及運營方面的缺陷。
關鍵詞：出版業(yè)；內部控制；不足；對策
出版行業(yè)的產品與一般商品流通不一樣，主要是期刊、電子出版物和視聽品，這些產品雖然屬于是一種正常的消費品，但是出版行業(yè)的產品主要是傳播知識、實現(xiàn)文化的繼承。因此出版產業(yè)有很多無形資產，在內部控制方面存在一些困難。
1出版業(yè)內部控制存在的問題
1.1內部會計控制制度不健全
首先，缺乏相應的激勵與約束機制。企業(yè)由于內部控制問題導致的損失，可能由企業(yè)來承擔，而對相關責任人的懲罰措施比較少。甚至企業(yè)經營者基于短期利己動機，可能通過職權侵吞公司資產或收受賄賂來滿足欲望，因而存在有些經營者不會重視內部控制的建設，甚至有意忽略或阻撓企業(yè)內部控制制度的建設。因此，這些都會導致出版業(yè)企業(yè)內部控制度的不健全，最后形成惡性循環(huán)。其次，人員選拔和培訓體系不完善，一些出版業(yè)企業(yè)存在雇傭有親戚或與企業(yè)管理人員有著密切關系的職員。同時，在當前出版業(yè)企業(yè)的員工培訓中，員工培訓體系還有待完善。最后，雖然出版業(yè)企業(yè)中的各環(huán)節(jié)和部門設立了相應的規(guī)則和法規(guī)，但是出版業(yè)企業(yè)的控制環(huán)節(jié)的把握更多的是取決于員工的經驗，而不是規(guī)則和法規(guī)。由于出版業(yè)企業(yè)的內部控制系統(tǒng)不完整，不少出版業(yè)企業(yè)的常規(guī)票據分管制度、重要空白憑證保管使用制度、會計人員分工中的“內部牽制”原則均不夠完善，有些小型出版業(yè)企業(yè)甚至沒有正式的會計部門。
1.2缺乏有效的監(jiān)督機制
事實上，許多出版業(yè)公司的內部審計部門都沒有發(fā)揮應有的作用，而且沒有授予這些部門監(jiān)督所需的權限。一些內部審計主管甚至沒有最基本的財務會計知識和動態(tài)監(jiān)督職能。對于許多出版業(yè)企業(yè)來說，企業(yè)的內部審計采用格式化管理。而且在大多數(shù)情況下，它們必須通過現(xiàn)場工作來正常發(fā)揮作用。由于大多數(shù)內部審計部門都有負責財務的總監(jiān)或副總監(jiān)，因此，高層管理人員的財務欺詐行為往往會變得過于獨立，而且需要進行大量的監(jiān)管。很多出版業(yè)企業(yè)沒有由內部審計師承擔責任，也沒有有效防止違規(guī)和欺詐。事實上，出版業(yè)企業(yè)的監(jiān)管機制往往會受到出版業(yè)企業(yè)經營活動中的各種監(jiān)管機制的制約。由于這些監(jiān)督機制與不同的職能部門相關，因此，內部審計的監(jiān)督機制會被削弱。稅務機關、銀行、審計和其他社會監(jiān)管機構都未能共同開展工作，導致對出版業(yè)企業(yè)的內部審計缺乏全面的監(jiān)管能力，最終導致出版業(yè)企業(yè)的內部控制效果較差。沒有充分關注審計獨立監(jiān)督的功能，出版業(yè)企業(yè)的內部審計尚未標準化、合法化和規(guī)范化。當出版業(yè)公司內部出現(xiàn)審計問題時，沒有的追究相關人員的責任。
1.3出版業(yè)企業(yè)內部信息溝通不暢
為了有效實施內部控制，我們需要確保出版業(yè)企業(yè)內部信息溝通是通暢的。好的信息系統(tǒng)能夠保證提供了對組織中每個人所執(zhí)行的特定角色的明確想法。每個員工都應了解內部控制系統(tǒng)的相關方面的內容，以及在控制系統(tǒng)中執(zhí)行的角色、責任以及與他人的業(yè)務關系。現(xiàn)有內部控制系統(tǒng)是如何實現(xiàn)的，以及如何通過此渠道實現(xiàn)內部控制的管理。員工還需要注意，除了在執(zhí)行業(yè)務時發(fā)生內部控制問題之外，還需要關注出現(xiàn)這些內部控制問題的原因。但是，由于許多出版業(yè)公司都沒有有效的信息反饋機制，因此，內部控制系統(tǒng)無法有效地反饋到管理部門，而且由于無法及時糾正問題，最終導致出版業(yè)公司的內部控制系統(tǒng)效率低下。
2.1建立健全內部會計控制制度
第一種方法是改進激勵機制。在沒有健全的內部控制制度的情況下，我們無法達到預期的效果。內部會計管理系統(tǒng)的構建是內部會計管理的核心。系統(tǒng)不完善或不適合出版業(yè)企業(yè)，它是不會繼續(xù)穩(wěn)定運行的，任何人都不會承擔任何責任。出版業(yè)企業(yè)的內部會計管理系統(tǒng)雖然已經成立，但是很多人卻不了解這些內部會計管理系統(tǒng)的功能和特點。內部控制系統(tǒng)的問題反映了出版業(yè)企業(yè)對各種系統(tǒng)功能不重視的事實。除了內部控制系統(tǒng)，出版業(yè)企業(yè)還缺乏與績效激勵系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)相同的合法系統(tǒng)。這限制了出版業(yè)企業(yè)的內部控制制度的開發(fā)，使出版業(yè)企業(yè)無法提高管理效率。第二種方法是構建一個內部會計管理系統(tǒng)。改進的內部會計管理系統(tǒng)必須與出版業(yè)企業(yè)的利益相匹配，從而使內部會計管理的改進效果更加明顯。監(jiān)理出版業(yè)企業(yè)內部控制系統(tǒng)的目標不僅僅是構建系統(tǒng)和實施系統(tǒng)，是為了進行會計控制系統(tǒng)的效果估算，從而獲得更高的回報。內部控制對出版業(yè)企業(yè)的發(fā)展至關重要，能夠幫助降低出版業(yè)企業(yè)成本并提高其競爭力。
2.2建立有效的監(jiān)督機制
第一，對管理層內部控制的認識進行有效的改進。進行內部控制的經理和其他管理人員的態(tài)度、經理的運營風格、經營理念、出版業(yè)企業(yè)文化和對內部控制的認識等內部環(huán)境因素都是影響內部控制的重要因素。中國許多出版業(yè)企業(yè)的管理當局對內部控制認識不足，但是需要注意的是企業(yè)內部控制環(huán)境成為整個內部控制系統(tǒng)的基礎，因此必須加強對內部控制環(huán)境的宣傳和培訓。確保財務信息的質量管理有助于確保出版業(yè)企業(yè)業(yè)務目標的實現(xiàn)，以及內部控制系統(tǒng)的實施。控制環(huán)境決定了出版業(yè)企業(yè)整體的總體態(tài)度，并為內部控制中所有其他活動提供基礎。第二，加強組織計劃和改善內部控制，提供組織保證以及勞動分工的合理性和效率化。出版業(yè)企業(yè)的組織結構有兩種級別：一個是法人主體的治理結構，其中包括董事會和監(jiān)管機構的設置和其他部門。眾所周知，治理結構的核心是構建一個新的出版業(yè)企業(yè)系統(tǒng)，應特別注意在工作分區(qū)上分離無法共存的部門和職位。所謂不能并存的職務分離是指一個人持有多個職位，可能會引起錯誤和過失。第三，強化內部控制程序審批和授權控制，并在系統(tǒng)中管理出版業(yè)企業(yè)的業(yè)務流程。審批是指出版業(yè)企業(yè)在處理經濟業(yè)務時需要進行控制審批。審批可將常規(guī)認證和特別認證分隔開，具體取決于出版業(yè)企業(yè)的具體情況。所謂的一般授權是指處理現(xiàn)有業(yè)務時的責任條件和責任條款，一般授權具有長期的有效性。但特別授權是指處理例外業(yè)務時的責任條件和責任條款，通常具有短期的有效性。無論采用哪種驗證方法，出版業(yè)企業(yè)都必須設置認證授權系統(tǒng)。（1）審批范圍，通常，出版業(yè)企業(yè)的所有業(yè)務活動都應包括在此范圍內。（2）權限級別，其他級別的權限應根據經濟活動的重要性和工作量來決定。每位董事都有權利和責任。（3）授予和審批權限的責任必須明確責任的一方，而且要避免責任的不明確的責任，如果出現(xiàn)問題，就很難進行追責。審批和審批系統(tǒng)通過為每個層的經濟業(yè)務設置審批流程，以處理交叉層審批和非法審批的流程來處理審批，全面管理出版業(yè)企業(yè)的業(yè)務流程，從而有效地保證會計信息的質量。
2.3從源頭上對會計信息加強管理
內部控制受企業(yè)的董事會、管理階層及企業(yè)員工的影響。它是通過企業(yè)員工的行動而加以完成，從某種程度上說，內部控制的成效關鍵在于職工素質的高低。職工素質控制的目的在于保證職工忠誠、正直、勤奮、有效的工作能力，從而保證其他內部控制有效實施，從源頭上對會計信息加強管理，杜絕會計信息失真問題。員工素質控制包括：（1）確立嚴格招聘程序，保證應聘人員符合招聘要求；（2）制定員工工作規(guī)范，用以引導考核員工行為；（3）定期對員工進行培訓，幫助其提高業(yè)務素質，更好完成規(guī)定的任務；（4）加強考核和獎懲力度，應定期對職工業(yè)績進行考核，獎懲分明；（5）對重要崗位員工（如銷售、采購、出納）應建立職業(yè)信用保險機制，如簽訂信用承諾書或保薦人推薦等；（6）崗位輪換，可以定期或不定期進行工作崗位輪換，通過輪換及時發(fā)現(xiàn)和防止有可能存在的差錯和舞弊情況，等等。
3結束語
內部控制是一種用于運營和管理出版業(yè)的工具，它建立了健康的內部控制系統(tǒng)，為出版行業(yè)的經營管理提供了有效管理和降低風險的方法。因此，出版業(yè)企業(yè)必須建立健康的內部控制系統(tǒng)，以改善出版業(yè)系統(tǒng)、加強出版行業(yè)人才團隊的建設、加強內部審計和促進出版行業(yè)的長期發(fā)展。
參考文獻
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作者：吳小燕 單位：重慶大學出版社
