檔案數據庫建設的問題
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1.1功能不健全，且存在一定的安全隱患
從當前檔案數據管理工作實際情況來看，很多時候在數據庫建設前，工作人員往往并未開展充分的論證和調查工作，同時企業在相關專業技術人員以及系統方面存在著一定的欠缺，這就使得在軟件應用的過程中，表現出了功能不健全的情況。以數據庫引擎選擇為例，部分企業出于經濟方面因素的影響，選用的是桌面型的數據庫產品，在數據量比較小的情況下，這種類型的數據引擎能夠滿足日常工作需求，但是當數據量增加到一定程度，這種類型數據引擎的缺陷就顯現出來，出現查詢速度變緩的情況，嚴重時甚至會出現索引文件損壞等嚴重后果，這不僅對用戶的使用體驗造成了一定的影響，更造成了工作效率低下，無法滿足用戶功能需求的問題。此外，部分企業在開展檔案數據庫建設工作時，片面地將工作重點放在內部應用方面，而對于數據庫未來發展趨勢的考慮不到位，對于網絡數據庫相關內容欠缺，這不僅導致了數據庫建設滯后于信息技術的發展速度，同時難以充分滿足用戶多層次、多方位的需求。同時在利用過程中，只考慮使用方便，忽略了安全、保密性，導致信息泄露。
1.2過分重視形式，對于數據庫內容的關注欠缺
檔案數據庫建設的問題及解決措施文/張瓊本文對檔案數據庫建設中存在的問題進行了分析，并針對性地提出了完善檔案數據庫建設的有效措施，以此能夠有效提升企業檔案管理水平。摘要部分企業在開展檔案數據庫建設工作時，對于工作重點的掌握不夠準確，過分重視軟、硬件設備等，花費大量的時間和精力去對其進行不斷完善，對于數據庫產品建設方面卻缺乏足夠重視。導致這個問題出現的關鍵就在于工作人員對于檔案數據庫建設工作缺乏充分的認識，重點把握不準。從工作內容上來看，檔案數據庫建設不僅包括了數據庫系統的建設，同時也包括了數據庫產品的建設，只有進行全面建設，才能保證企業檔案數據庫建設工作得以順利開展。數據庫系統建設只是整個建設工作的一項基本目標，而數據庫產品建設才是企業開展檔案數據庫建設的重點所在。工作人員將信息準確的錄入到檔案數據庫系統這項工作，僅僅是數據庫建設的一個組成部分，可以看做是數據庫建設工作的起始階段，能否建一個系統功能齊全、界面友好、內容規范、分類精準且有序、系統兼容性、擴展性等數據庫產品，是關系到用戶使用數據資源系統的重要階段，只有妥善處理好這方面的內容，才能夠更好地為企業服務，確保檔案數據系統建設的目標得到順利實現。其次，部分企業在進行檔案數據庫建設工作時，過分的重視指標任務，而忽視了服務效能，簡單來說就是過分重視數據建設本身的內容，而對于企業的需求以及數據庫建設的實際效果卻不夠關注。部分數據庫在開展數據內容的充實工作時，僅僅是為了完成“量”的目標，而對于數據的質則是缺乏充分考慮，用戶在使用數據庫系統時，得到不良好的體驗，甚至出現有些工作需要半信息化、半手工才能完成，無法真正實現高效、便捷、準確的目的，給他們的日常工作和學習造成了一定的困擾，也帶來人力、物力、財力損失。
2完善檔案數據庫建設的有效措施
2.1把握好數據庫定位
所謂把握好數據庫定位，就是要明確需要建設一個何種類型的檔案數據庫。在開展定位工作之前，工作人員需要對數據庫的內涵進行充分了解，對數據庫的用途及目的進行全面的分析，確保開展定位工作能夠有的放矢。數據庫定位是關系到整個數據庫建設的重點問題，對于數據庫建設的規模、費用支出等有著非常重要的影響，是企業進行數據庫及信息系統建設的一項重點問題。進行數據庫定位時，一定要避免出現千篇一律的情況，企業需要根據自身需求來確定是建立存儲目錄信息為主的數據庫還是建立存儲檔案全文的數據庫，而不是簡單的套用其他企業既有的數據庫，要建設有自身企業特色的數據庫，實現企業資源的充分利用，同時滿足所有業務工作需求及后續功能擴展，同時減少不必要的工作量。
2.2做好標準規范建設
為做好檔案數據庫建設工作，企業還必須要建立一套完善的信息資源描述標準體系，并對其進行不斷完善，以此確保收錄信息的標準性、規范性。建立并完善信息資源描述標準體系，需要實現數據庫資源的格式統一，數據信息內容規范和準確性，并提升信息資源的可共享性。在具體建設工作中，需要企業積極選用先進的技術標準和規范，對不同級別的數據信息采用不同的處理標準。此外，為了能夠提升用戶體驗，檔案數據庫建設標準需要與國家相關檔案系統標準保持一致，方便用戶共享使用。
2.3避免盲目，進行階梯式發展
檔案數據庫的建設和管理工作是一項長期性工作，對于企業而言是需要大量投入的，并且其對于企業經濟效益所造成的影響往往是比較大的。企業在開展檔案數據庫建設工作時，一定要認清工作的復雜性和曲折性，避免出現好高騖遠的情況，需要根據社會經濟發展的形式以及本企業發展的實際情況有計劃、有層次推動工作的不斷開展。需要采用有效方式對用戶需求及企業自身實際特點進行深入、全面地分析，對二者進行有機結合，完成最終的建設工作。在對檔案數據庫建設流程、內容進行確定時，一定要進行合理的規劃，以此來確保規劃內容同企業的發展實際情況、能力水平以及外部環境相適應，更好的為企業的進一步發展貢獻奠定基礎。企業還需要做好檔案數據庫建設所需要的人員、經費、時間投入等內容的分析工作，在此基礎上循序漸進地推進工作，對各項工作內容的輕重緩急做好具體劃分，避免盲目、短視的情況出現。
2.4做好人才培養工作，對數據庫系統功能進行不斷完善
檔案數據庫建設工作是一項系統、復雜的工作，需要花費大量的人力、物力和財力，并且隨著社會經濟形式的不斷變化和人員流動等因素影響，檔案數據庫還必須要進行不斷地更新和完善，以此確保符合企業進一步發展的需求，為其提供有效的幫助。在數據庫建設的過程中，企業需要從技術和業務等多層面入手，做好需求設計以及后續的維護工作，這些內容是確保整個數據庫系統有效發揮功能的重要基礎。從這一方面來看，企業在進行檔案數據庫建設工作時，一定要做好專業技術人才的培養工作，只有具備了專業的技術人員，才能夠為數據庫建設提供充分的技術支持，確保建設工作的科學性和合理性，確保數據庫能夠充分滿足用戶的需求，同時也提升數據庫建設工作的前瞻性，確保數據庫建設工作得以順利進行。企業必須要采用有效的措施來確保數據庫技術得到了及時的更新，同時做好專業人才的培養工作，確保具備熟悉檔案和信息管理相關內容的專業技術人才完美結合，才能保證數據庫系統得到順利建設和不斷完善。
2.5對監督管控體系進行不斷完善
檔案數據庫需要做到完整、準確、有效，只有這樣才能夠更好滿足企業深層次需求，吸引客戶參與到其中，并發揮其應有的作用。因此，在進行檔案數據庫建設工作時，不僅需要做好“量”的方面的工作，還需要做好“質”的方面的工作。企業需要建立一套質量監督管控體系，并對其進行不斷完善。首先，企業需要采用有效的措施來豐富檔案數據的“量”，充分的滿足“量”的需求，只有這樣，才能夠使數據庫的完整性得到有效保障，從而更好滿足用戶的多層次、全方位需求；其次，企業還需要采用有效措施來提升檔案數據的“質”，充分滿足“質”的要求，保障數據庫數據的準確性和有效性得到有效保障，滿足廣大用戶需求。同時建立系統管理、角色分配、用戶管理、網絡安全管理等全方位的安全防護措施，保障系統和數據安全，確保系統安全、有序運行。
3結束語
加強檔案數據庫建設工作，是時展的必然要求，同時也能夠有效促進企業進一步發展。在實際工作中，由于多方面因素的影響，當前檔案數據庫建設工作尚存在一定的問題，企業需要做好用戶的需求分析，對自身的能力水平進行精確定位，避免出現盲目建設的情況，只有這樣才能夠充分發揮檔案數據庫的作用為企業進一步發展提供信息支撐。
參考文獻
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作者：張瓊 單位：荊州市人才服務中心
