企業人事檔案管理探究

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引言當前是是一個科技信息時代，企業要及時適應社會發展的腳步，在企業人事檔案管理上，要敢于創新和改革，打破傳統的檔案管理觀念，不斷提升企業人事檔案的管理水平，提高管理工作的質量和效率，實現人事檔案管理的現代化和科學化。企業要充分發揮出人事檔案管理的重要價值，為企業挖掘出更多的全面型高級人才，并讓他們長期的為企業創造經濟效益。

一、市場經濟環境下企業人事檔案管理工作概況

企業要想在充滿競爭力的社會長久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業人事資源管理的重要組成部分，理應得到企業的高度重視和關注。它直接關系到企業人力文化的沉淀，員工各項資料的有效真實記錄發展，能幫助企業挖掘到更多的高素質、高能力以及高文化的人才。但是企業要想實現人事檔案管理工作的科學化以及信息化，就必須投入更多的時間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質，充分發揮出企業人事檔案管理的作用，促進企業穩定長期的發展。

二、市場經濟環境下企業人事檔案管理存在的弊端

（一）企業未能高度重視人事檔案管理

在企業人力資源管理過程中，相關工作人員未能充分認識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強，沒有引起高層領導的關注和重視。企業人力資源管理者受到傳統管理觀念的影響，注重管理結果的經濟效益，普遍認為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業帶來任何的經濟效益[1]。因此，一部分的企業嚴重忽視了它的重要作用，只是將它當做一種走過場的普通工作，沒有認真放在心上，企業往往只是安排一些相關崗位的員工進行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責任心以及專業管理技術，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業還在使用傳統的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當企業招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導致員工不具備任何對檔案的管理權以及處理權，一旦員工與企業產生嚴重的分歧矛盾，員工想離職，企業卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業，就會造成員工檔案遺留在檔案室內，加大管理任務的難度。這種落后的人事檔案管理機制會影響到企業穩定持續的發展。

（三）企業未能完善好員工檔案的內容

通常情況下，企業人事檔案的內容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經歷證明以及所受各項表彰證明等[2]。但是在實際企業人事檔案管理中，存在大部分企業未能完善員工的檔案內容，內容往往比較單一。例如，在企業人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內容不完善的現象會導致企業的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關信息，發生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實性，而僅僅只是為了早點完成任務，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結果直接導致無法保證員工檔案的真實性以及完整性，不利于企業人事管理工作的良好發展[3]。

（四）企業未能充分利用好人事檔案的管理

企業在發展過程中更加注重經濟效益的創造，在人事檔案管理機制上缺乏創新和改革，受到傳統管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關注他們的思想素質評價以及道德修養評價，這其中主要包括了員工的一些工作經歷、受到的各項表彰以及達到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業工作技能以及個人工作能力等，就是因為對員工檔案內容記錄的不夠完善，導致不能充分發揮出檔案的作用，不斷提高企業人事檔案的利用率。企業普遍認為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進行保存，起到約束他們的作用。這樣的結果只會導致企業不能有效的在實際工作當中利用好檔案。比如，企業在進行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業的人才，這樣有利于企業的生存發展；當企業要提拔員工升職時，通過調度員工檔案進行查閱，正確評價出不同員工在企業的表現以及發展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經濟環境下加強企業人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業的人事檔案管理工作

在市場經濟新環境下，企業要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強企業的人力資源管理工作，充分認識到企業人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業知識和技能，打破傳統人事檔案管理的弊端，不斷創新優化企業人事檔案管理工作。因此，企業要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業的檔案管理團隊，為團隊創造出良好的檔案管理環境。與此同時，要嚴格做好對企業人事檔案管理的監督工作，通過組織定期的教育培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質，加強員工的崗位責任心，充分激發員工的工作積極性，讓他們全身心的投入到工作崗位當中去，在日常工作生活中努力學習了解檔案管理新知識，不斷充實自己，提高自身的檔案管理水平，為企業的人事檔案管理現代化的目標而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

企業要建立起健全的人事檔案管理機制，對于人事檔案管理的每一個工作環節都要嚴格控制，保證整個工作流程的嚴謹順暢。人事檔案管理員工要明確指導自己的工作責任和義務，嚴格按照企業制定的規章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標準化、規范化，對于員工檔案的每一項內容都要仔細檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實可靠性。與此同時，企業要高度關注人事檔案保管的安全性，避免出現檔案遺失或者遭人任意修改的現象[5]。因此，企業要建立起健全的檔案管理責任制，科學合理的保存員工檔案，加強員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據實際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業人事檔案管理人員的專業水平

當前的經濟市場瞬息萬變，企業要與時俱進，跟上時展的腳步。因此，企業在人事檔案管理上要不斷提高相關工作人員的管理水平，加強員工的檔案管理知識和技能的培訓，爭取打造出一支專業化的高素質檔案管理團隊，早日實現企業人事檔案管理的現代化以及科學化。企業除了要注重檔案管理員工業務能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質和政治文化素養[6]，要讓他們認真履行崗位職責，工作態度端正，不忽視任何一個工作環節。在員工的檔案管理技能上，企業要定期組織教育培訓，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實自己的檔案管理知識。

四、結束語

綜上所訴，企業要想做好人事檔案管理工作，就必須不斷加強員工的科學規范管理意識，提高他們的檔案專業管理水平，通過建立起健全的檔案管理制度，嚴格督促檔案管理員工規范操作每一個檔案工作流程，保證檔案資料內容的完整性以及真實性，為企業在招聘人才、提拔人才工作中提供大量的豐富、真實、有效的信息數據，保證企業人力資源工作的有條不絮的展開，促進企業穩定持續的發展。

作者：盧顯陽 單位：河南機電高等專科學校