文書檔案管理的強化措施

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摘要：文件檔案管理是各單位的一項重要工作。記錄各單位的社會發展信息和重要資料。它具有政治性、技術性和服務性的特點。科學、高效的文書檔案管理工作不僅能使單位作出合理、正確的決策，還能提高單位的管理水平，是促進單位進步和發展的有效舉措。本文重點闡述了改善措施及優化其管理效能的建議，旨在為單位檔案管理工作創新提供有益參考。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；強化措施；創新對策

1文書處理和檔案管理之間的關系

1.1文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象

文件處理與檔案管理有本質的區別，但兩者的有效結合可以促進檔案管理的發展。文書的工作內容是發送、接收、傳遞、監督、組織和保存文件。檔案主要是收集、鑒別、分類、編目，然后保存和利用這些文件。從這個意義上說，文書工作是檔案管理的前身，作為檔案管理的基礎，對檔案管理的有效運行起著不可替代的作用。

1.2文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進

文書工作的好壞將對檔案管理質量產生直接影響，文書工作的不規范性直接導致檔案管理的不完善。因此，文書工作將為檔案管理提供一定的條件和依據。另一方面，檔案管理工作影響著文書工作的系統化和規范化。因此，要辯證地看待兩者之間的關系，加強文書工作的規范化管理和信息的收集，確保信息的可靠性和安全性，做好檔案管理工作。

2加強文書檔案管理工作的措施

2.1加強制度建設和規范管理

制度化管理有助于形成統一、系統的行為體系，充分發揮整體優勢，加強內外合作，規范工作流程。在文書檔案系統中建立統一的標準和規范，可以避免管理產生波動，使工作平臺更加公平，有助于員工的自我發展和文書檔案工作的發展。完善的管理機制、嚴格的工作流程、量化和細化檔案管理的程序和規則，是促進文書檔案現代化管理順利進行的前提和基礎。文書檔案的現代化管理應嚴格按照制度和規范程序進行。

2.2做好文書檔案管理的基礎性工作

現代化文書檔案管理應明確收集范圍，遵循規范，統一要求；嚴格檢查、統一管理，規范收發手續，嚴格執行；完善高科技檢索工具，拓寬信息來源渠道，豐富文書檔案管理經驗，調整文書檔案的結構和內容，努力落實整合檔案資源。檔案管理者要努力做好文書檔案管理的基礎工作，在工作過程中逐步樹立責任心、創新意識和奉獻精神，不斷培養整體意識和視野。

2.3轉變固有認識，改革傳統方法，加大資金投入

加強檔案管理現代化，首先要正確認識檔案管理的地位和作用，明確檔案管理的社會服務方向。其次，從整體上正確認識采用現代技術裝備的重要性和艱巨性，正確認識合作精神和講求實效的效益觀念。這是實現檔案工作現代化的前提和思想保證。

2.4制定可行的規劃，實行檔案工作改革

領導重視是檔案工作成功的重要保證。要從思想上認識檔案工作的重要性，加強檔案意識的培養。文書檔案管理現代化是一個龐大的工程。它需要從實際出發，系統規劃，統籌安排。同時，計劃應與措施相結合，每一步都應有相應的措施，以確保計劃的實施。改革要貫穿于現代文書檔案現代化管理的全過程。

2.5優先加強基礎性工作

一是加強檔案學理論研究，同時更新和完善檔案理論。專業工作水平與理論研究密切相關。為了使檔案工作適應社會發展的需要，管理者必須進一步提高檔案學的理論水平。二是做好檔案管理人員業務技術建設，提高業務管理水平。第三，加強數據庫建設。我們應該對數據庫系統、內容、方法和步驟進行總體設計。四是提高人才素質，加大培訓力度。人是重要的資源，檔案管理員要堅持學習專業知識，提高技能，明確職責，努力成為管理型、技術型、復合型人才。在人才培養方面，首先要注重質量的提高，其次要注重人才的應用，要有計劃、有目的地培養高層次人才。此外，還應制定激勵措施，穩定人才隊伍。

3文書檔案管理的創新對策

3.1提升信息化管理意識

在實施文書檔案管理時，要運用現代信息技術和管理理念，充分發揮信息化的作用，重視文書檔案的信息化管理，加強管理創新，優化思想，將現代管理理念和方法融入其中，通過實現文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時保證了文書檔案管理的質量。

3.2搭建科學的文書檔案管理信息平臺

為了保證文書檔案管理的現代化，實現檔案管理的信息化，必須建立科學的文書檔案管理信息平臺。隨著信息技術的飛速發展，傳統紙質文件和手工管理模式的弊端越來越明顯。利用信息數據庫強大的編輯功能，實現了文書檔案管理軟件的開發，大大減少了管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率和管理水平。建設科學有效的信息管理平臺是推進檔案管理改革的重要措施。

3.3網絡內部與外部的隔離措施

為了保證檔案信息管理的安全，網絡內外要嚴格管理，設計合理的物理隔離層，保證管理效果的提高。物理隔離層主要針對網絡安全保護。通常，路由器可以在第一層保護結構中設計，IP地址可以過濾或屏蔽，然后選擇一些地址進入網絡系統。在第二層防護結構中，應合理設計防火墻系統。在防火墻認證的情況下，可以過濾網絡中不安全的數據信息，防止網絡的不良行為，阻止一些被禁止的業務。在此期間，防火墻可以更好地記錄數據信息和內容，合理地檢測網絡攻擊，并采取合理措施解決預警后的問題，創建安全保護系統，確保管理工作各方面的可靠性和有效性，滿足當前工作要求。

參考文獻

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作者：王麗 單位：黑龍江省鶴崗市新華農場機關辦公室