農業科研檔案管理問題及對策探究

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摘要：農業科研檔案管理工作極其重要，但存在著4個突出問題，分別為農業科研檔案歸檔不規范、不齊全；農業科研文件材料相對分散，缺乏集中性；農業科研檔案管理員多數是兼職，崗位不穩定；科研檔案管理制度不夠完善。文章通過分析問題，利用4個行之有效的措施逐一化解，即轉變思想認識，重視科研檔案管理；重視科研檔案歸檔工作，確保科研材料條理規范、完好無損；配備專職科研檔案管理員；健全科研檔案管理制度，定期培訓以提高業務能力，從而為科研檔案管理工作的順利進行提供強有力的支撐。

關鍵詞：農業科研院所；科研檔案管理；問題；措施

農業科研檔案管理是現代科研管理工作中不可缺少的一部分，此項工作的好與壞直接影響到農業科研院所科研工作的順利開展及科研事業的發展。農業科研檔案是科研人員在開展科研活動過程中形成的真實記錄和歷史憑證，是農業科研院所重要的科技信息資源，是開展相關科學研究的基礎[1]。真實、準確、安全、齊全地保存好農業科研檔案，有利于進一步對前期科研數據進行全面分析，明確研究內容與研究目標，準確把握科研工作的方向與進展，從而促進農業科研工作的持續健康發展[2]。

1工作內容及其重要性

科研檔案主要包括課題（項目）的申請書、建議書、任務書、年度進展報告、經費預算評審、驗收、鑒定、經費審計、報獎、原始實驗記錄等，這些是農業科研院所從事科學研究的真實歷史記錄，保存價值至關重要。科研檔案是農業科研院所科研活動的真實反映，也是其科研水平的具體體現；是歷史科學研究成果的文字載體，也是科學研究成果的存在形式?？茖W研究的深入與創新，離不開個人研究成果的日積月累，也離不開對他人研究成果及經驗的借鑒，科研檔案是科研人員進行科學研究的重要依據，是農業科研院所生存和發展的基礎。因此，科研檔案管理工作就顯得尤為重要，做好農業科研院所科研檔案管理工作，不僅是科研檔案工作的需要，而且是維護農業科研院所真實面貌的工作內容，對其持續、健康、穩步發展起著非常重要的作用。但農業科研檔案管理工作中存在著諸多問題，需要利用行之有效的措施加以解決。

2突出問題

2.1農業科研檔案歸檔不規范、不齊全

歸檔不規范、不齊全的問題廣泛存在于農業科研院所科研檔案管理中，而歸檔難且不完整更是尤為突出[3]。農業科研檔案歸檔的內容主要包括科研課題（項目）的申請、立項執行、結題驗收、成果報獎、成果推廣及應用等各個階段形成的文件材料。但是由于科研檔案具有涉及范圍廣，專業性強的特點，加之農業科研課題（項目）執行期限一般1~3年，重點課題（項目）甚至達到4~5年，執行周期較長，形成的各階段文件材料較多，因此收齊檔案材料有一定的難度。其難點主要體現在以下兩個方面。（1）科研課題（項目）的申請書、建議書、任務書、年度進展報告、經費預算評審、成果報獎等階段檔案材料的收集相對容易一些，歸檔材料也比較規范、齊全。相反，原始實驗記錄的歸檔相對較難，歸檔材料也不規范、不完整。雖然科研檔案管理員多次強調，實驗數據的記錄要求用簽字筆，但是使用圓珠筆記錄的還大有人在；甚至相當一部分科研人員出于自己的利益，為了以后使用方便，獨自保管、獨自享用原始實驗數據，不積極配合科研檔案的歸檔工作，沒有積極主動的歸檔意識，從而使科研檔案歸檔材料出現缺失、不規范的現象。（2）從承擔課題（項目）的方式來看，一般獨立承擔及作為協作單位承擔的課題（項目）歸檔比較容易一些，合作課題（項目）則比較難。現在許多合作課題（項目）只有任務書沒有申請書、建議書、協議書等，歸檔工作上并沒有采取相應的合作態度，科研文件材料散失在各自手中，造成與本身承擔任務有關的材料不能按要求歸檔，有的甚至處于放任自流狀態[4]。

2.2科研文件材料相對分散，缺乏集中性

農業科研的過程遵循循序漸進的原則，從課題（項目）立項到結題可能需要一年甚至是幾年的時間，在這個過程中，會產生大量不同的文件材料，但是農業科研院所科研檔案管理人員不能對這些材料進行有效的收集和整理，甚至有些課題（項目）驗收完成確認單返回較晚而被遺忘未歸檔，導致農業科研文件材料分散不集中，出現嚴重流失的問題[5]。

2.3科研檔案管理員多為兼職，崗位不穩定

農業科研院所的科研檔案管理員絕大多數是兼職，其本人任務多而繁瑣，而且主要致力于本科室的業務工作，不能全身心地投入到科研檔案管理工作中，加之科研檔案管理員崗位變動頻繁，剛剛經過崗位培訓對科研檔案工作有了一定的了解就調換工作，導致科研檔案未能按時有效進行收集與整理，在很大程度上制約了科研檔案管理工作的順利開展[6]。2.4科研檔案管理制度不夠完善農業科研院所從領導級到普通科研工作者普遍對科研檔案管理不夠重視，更沒有正式的科研檔案管理制度對其進行約束。即使有但也只是流于形式，沒有相應的監督體系及約束機制，使科研檔案未能按時收集而遺失損壞。甚至借閱科研檔案沒有登記手續，一些不太自覺的科研人員用完忘記歸還，使得科研檔案材料缺失，科研檔案不完整，科研檔案管理形同虛設[7]。

3主要措施

3.1轉變思想認識，重視科研檔案管理

科研人員要轉變以往思想觀念，真正從“根”上認識到科研檔案管理工作的必要性及關鍵性，糾正以往獨自保管、獨自享用的錯誤做法，真正懂得科研檔案為單位所有，任何個人無權將其據為己有。按照科研檔案管理部門的歸檔要求，及時、完整、準確地完成科研材料的歸檔工作。對于獨立承擔的課題（項目），要將全套文件歸檔；對于作為協作單位承擔的課題（項目），只將與本單位承擔任務相關的材料歸檔即可；對于科研材料歸檔難度系數大的合作課題（項目），課題（項目）主持人作為第一責任人負責本課題（項目）科研文件材料的建立、整合與歸檔工作，及時與合作單位溝通交流，采取相應的合作，將其各自手中的科研文件材料進行收集與整理，形成一套完整規范的科研檔案材料。

3.2重視科研文件歸檔，確保材料完好無損

將科研文件材料條理規范、完好無損的歸檔，是實現科研檔案高效管理的根本。因此，科研項目材料的歸檔是科研檔案管理員、課題（項目）負責人和相關科研人員的共同職責。各研究科室應指定專人負責各個科研課題（項目）文件材料的收集、整理與歸檔工作，并明確其職責，確保研究科室所有科研文件材料歸檔齊全；各研究室的每個科研課題（項目）負責人要向課題（項目）組成員布置平時形成積累材料的任務，并指定專人負責本課題（項目）材料的收集與整理；歸檔負責人要隨時關注各個課題（項目）的截止時間，科研文件材料一般在課題（項目）結束后的三個月內應完成歸檔，對于形成周期過長的課題（項目），可按來源、類別、年度進行歸檔，避免因課題（項目）驗收完成確認單等驗收材料返回較晚被遺忘而不歸檔，造成科研文件材料的丟失[8]。

3.3配備專職科研檔案管理員，定期培訓

科研檔案管理由于其工作的特點，需要專業性非常強的人員才能更好地勝任。專職科研檔案管理人員具有相關的專業知識，專門從事科研檔案管理工作，積累了較多經驗，加之沒有其他工作牽絆，所以他們會集中精力放在科研檔案管理工作上，并且有足夠的時間潛心于此項工作，對科研檔案管理的各項業務方法和規章制度能夠及時準確地掌握，對科研檔案材料的收集、整理、歸檔等具體業務工作都能夠獨立、熟練地完成[9]。農業科研院所通過引進和培養專職科研檔案管理人員，定期對其進行專業培訓來增強其思想認識、職業道德、業務素質及工作能力，使其能夠足以擔任此項工作，從而保證科研檔案管理工作的順利開展。

3.4健全科研檔案管理制度

科研院所要制定完善的科研檔案管理規章制度并認真貫徹執行。首先要在科研管理規章制度中明確科研檔案的歸檔時間、要求及材料收集范圍。其次，制定科研課題（項目）檔案審查報告表，所有課題（項目）驗收前先要進行檔案驗收，只有科研檔案材料合格，科研檔案管理員在報告表上簽字后才能進行課題（項目）驗收，不合格不予驗收。第三，把科研院所科研檔案歸檔情況的好壞納入各級領導及科研人員的崗位職責、考核內容、職稱評聘及獎懲的標準之一。科研檔案管理是農業科研院所一項非常重要的工作，科研檔案是項目（課題）從申請到結題驗收、成果報獎等過程中各項工作的真實歷史記錄，是農業科研院所重要的科技信息資源，為其科研活動的開展提供了豐富的基礎資料和實施依據，為其持續、穩定、健康、高效地發展提供了強大的支撐，所以，要充分全面地認識農業科研檔案管理的重要作用，以使其更好地為科研服務[10]。

作者:張立穎 趙萌 李文通 高亮 趙昱東 單位:北京市水產科學研究所