高校教學檔案管理方式轉變研究

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內容摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展，當前我國高校的教學檔案管理模式等已不能完全適應時展的需求。各高校紛紛以信息化理論為基礎，實現(xiàn)教學檔案信息化管理，但受長期傳統(tǒng)觀念等因素影響，當前高校教學檔案信息化管理現(xiàn)狀不容樂觀。本文分析了目前我國高校教學檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出信息化背景下轉變高校教學檔案管理方式的方法途徑，促進高校教學檔案信息化管理。

關鍵詞：高校教學檔案管理信息化建設轉變

一.相關內容研究

教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發(fā)展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農業(yè)社會向信息社會演變的動態(tài)過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發(fā)展以職能化工具為代表的新生產力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發(fā)展起步較早，其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯(lián)邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規(guī)范標準，推動了機讀目錄數據庫的建設發(fā)展。21世紀以來，電子政務發(fā)展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業(yè)全面展開?，F(xiàn)代信息技術在國民經濟社會發(fā)展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現(xiàn)代信息化檔案管理技術。將原本紙質檔案轉化為電子數據存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發(fā)展,基于計算機處理數據功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發(fā)展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數據信息計算存放相關規(guī)章。要實現(xiàn)高校教學檔案的信息化管理，首先應構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規(guī)范高效，其次要建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現(xiàn)高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業(yè)技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發(fā)展。

二.高校教學檔案信息化管理的意義

在高校教學檔案管理中運用現(xiàn)代信息技術使傳統(tǒng)教學檔案工作為現(xiàn)代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統(tǒng)教學檔案管理模式。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現(xiàn)教學檔案信息的儲存索引數字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統(tǒng)的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,相關管理部門以紙質檔案保管為主,部分高校實現(xiàn)了網絡化,但網絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優(yōu)化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現(xiàn)代信息技術，使教學檔案工作管理環(huán)境發(fā)生巨大變化，高校管檔人員原有的專業(yè)知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。

三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題

我國高校教學檔案信息化管理經多年探索發(fā)展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統(tǒng)管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關教學檔案，優(yōu)化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發(fā)展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯(lián)系橋梁。傳統(tǒng)的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發(fā)教學檔案信息化管理生機活力，必須轉變封閉的教學檔案管理方式。3.經費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現(xiàn)教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規(guī)范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發(fā)展。要從高校檔案管理的未來長遠發(fā)展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規(guī)范性。5.快速實現(xiàn)高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。管理人員應掌握一定的現(xiàn)代信息技術，具備較高的專業(yè)知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術的應用能力，對計算機系統(tǒng)程序數據管理等方面存在一定不足。

四.轉變高校教學檔案管理方式的策略

1.加強對信息化管理的重視信息時代的發(fā)展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發(fā)展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現(xiàn)代管理理念。運用現(xiàn)代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉變傳統(tǒng)的管理觀念時，要積極引進現(xiàn)代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發(fā)展。2.優(yōu)化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規(guī)范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統(tǒng)的管理，以便更好為高校教學及社會發(fā)展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發(fā)水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統(tǒng)要匯集所需信息數據，通過網絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統(tǒng)應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態(tài)管理，高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統(tǒng)計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統(tǒng)存儲的數據進行統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業(yè)素質要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業(yè)人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質評估等工作，檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)及較高的責任心，按時統(tǒng)計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養(yǎng)與現(xiàn)代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統(tǒng)，將檔案管理思想方法融入到系統(tǒng)設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統(tǒng)，關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。

參考文獻

[1]高寒.高校學籍檔案信息管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[D].南昌航空大學,2018.

[2]陳健民.基于信息化時代背景下的高校檔案管理工作研究[J].濟南職業(yè)學院學報,2017(05):122-124.

作者：劉靜 章倩倩 單位：海軍士官學校教研保障中心教學檔案室