變革ＥＲＰ環境下管理會計論文
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一、引言
ERP軟件是一個復雜的系統,將企業的生產、原材料、質量、銷售、財務會計、人力資源等方面的信息集合到一個集中的信息數據庫,實現數據在業務部門之間的無縫連接。財務會計是企業生產經營的核心部門,任何業務發生都必須反映到財務會計上,ERP的實施對企業運營帶來的影響,首當其沖的體現在財務會計上。DaveDesormeaux(1998)認為企業導入ERP系統,首先受到影響而且所受沖擊最大的莫過于企業的財會人員。為企業管理決策和控制提供服務的管理會計,在ERP環境下要適應管理理念和業務處理上的變革,是如何進行演變的呢?本文將研究視角鎖定在EPR實施對管理會計帶來的影響。
二、ERP系統的特征
ERP系統是由GartnerGroup公司于20世紀90年代初,根據計算機技術的發展和供應鏈管理,推論制造業在信息時代管理信息系統的發展趨勢和變革時提出來的概念。隨著時間和信息技術的發展,ERP有了更深的內涵,根據美國生產與庫存控制學會(APICS)的定義,ERP系統是一個財務會計導向的信息系統,其主要功能是對企業資源(包括采購、生產與分銷、運籌作業所需的資源)進行有效的整合與規劃,以擴大整體經營績效、降低成本。Granlund和Malmi提出ERP系統是一個整合的軟件包,控制著公司所有人、財、物和信息的流動。
(一)標準化程度高
ERP系統的設計理念就是將最佳實踐(bestpractice)整合到軟件系統中,給出特定業務場景下的最佳業務流程,通過業務流程再造提升企業管理水平。同時ERP系統的標準化還反映在業務數據的編碼化上,利用計算機系統來進行數據管理,首先就是需要規范數據的定義,形成一套有效的編碼體系。ERP系統的實施,就是要根據ERP系統的標準化配置需要,來收集和整理數據,形成ERP系統能夠接收的有效格式,然后導入到系統中,實現對業務數據的管理。EPR系統的標準化一方面降低系統之間接口的困難、提高實施成功率,另一方面又會提高客戶化的難度。而要與企業獨特的行業背景、組織結構、業務內容要相結合,成為企業管理和控制的系統,必須進行客戶化。標準化程度越高,客戶化的困難越大。如SAP系統的實施,由于系統功能強大、復雜性高,為此還產生了SAP實施咨詢行業,專門為實施SAP的企業提供實施技術咨詢服務,降低實施風險,提高實施的成功率。
(二)流程導向
大型的ERP系統,如SAP系統的實施,都有自己的實施方法論,而且在實施咨詢方合作下實施。實施過程中,項目組首先要勾畫出企業現有的業務流程,并且根據行業最佳實踐來設計未來流程、確定企業的未來藍圖。根據藍圖來進行模塊配置,實現系統的客戶化。以流程為中心而不是職能為中心能夠帶來成本的降低、循環時間的減少和更高的客戶滿意度,同時帶來了工作方式和職能部門之間關系的變革。所以,伴隨ERP實施的同時,企業需要進行業務流程重組。
(三)集成性高
ERP系統由多個模塊組成,每個模塊包含很多業務流程,每個流程都是根據最佳實踐設計而來。所有模塊又緊密集成在一起,使用者可以獲取業務方方面面的即時信息。集成性,意味著數據從業務發生點錄入系統,與該數據相關的、其他部門的業務數據就同時的、相應地發生變化。在業務流程中,前一工序的業務對后一工序的業務雖然可能歸屬于不同的部門,但是相互依賴性和一致性非常高,這就意味著職能部門之間的合作要求非常高。在業務模塊基礎上,ERP系統運用工作流(workflow)技術,將整個價值鏈上的業務連接起來。信息的整合,不僅是公司內部的信息整合,還可以是整條價值鏈上信息的整合。即ERP系統的集成性,不僅是業務流程上的集成,還有供應鏈、價值鏈上的集成。
(四)復雜性高
ERP系統涵蓋了企業業務的方方面面,從采購、物料管理到生產計劃、庫存倉庫管理,到銷售分銷管理,從人事行政管理到財務管理、決策支持,無一不包容其中。同時,業務流程導向、集成性高的特點,決定了ERP的實施必然伴隨著技術上、業務上、管理上、行為上的變革,這些都提高了系統的復雜性。
管理會計的本質是將企業經營數據轉化為與管理相關的、有用的信息。ERP系統的實施打破業務上的時間和空間限制,推動企業經營數據的便捷流動和快速獲取,在這種環境下,管理會計是如何變化的呢?Scapens通過對美國一跨國大公司歐洲分公司的SAP實施進行縱向研究,發現管理會計的角色在以下幾個方面發生了變化:常規性工作的減少;生產線管理者具備了財會知識;信息更具前瞻性;管理會計的角色更為廣泛。雖然沒有明顯的特征說明這些變化是SAP驅動的,但是SAP的特征———集成性、標準化、常規化和集中化———為這些變化創造了機會,并推動著這一變化的實現。筆者從管理會計的行為和行為人兩個方面來分析這種變化。
(一)管理會計行為的變化
1.常規性工作減少
ERP系統的集成性意味著數據從系統的一個點錄入,整個系統的相關部分就會自動進行更新。會計信息不再是傳統模式下需要會計人員根據原始憑證一筆筆記錄,將業務信息轉化為會計信息,而是直接在業務發生的點上進入系統,業務數據更新的同時會計信息得到更新。ERP系統代替管理會計人員完成會計數據收集、記錄、存儲等此類繁瑣而常規性的工作,管理會計的常規性工作減少。管理會計人員要處理的日常事務越來越少,越來越多的時間用于分析而不是日常性工作。Gary對300名CMA(加拿大管理會計協會)成員的調查發現,信息技術的發展使管理會計與其他部門進行溝通的時間越來越多;80%以上的管理會計時間用于信息的分析和參與決策,而且大部分被調研者認為,未來三年中,這方面他們將會花費更多的時間。
2.工作業務量由“杠鈴型”轉向“均衡型”
在國家財務處理業務周期性的影響下,傳統財務會計工作業務量呈杠鈴型,月初和月末工作量大,而且經常要加班;而月中則比較平淡、空閑。“事務驅動”的管理模式,使得業務信息在業務發生時就進入到ERP系統,并立刻反映到財務管理系統,會計的業務量向日常轉移,月末、月初只是對涉及總帳的業務進行過賬處理。財務人員的工作業務量實現均衡化。而且,月末關賬后的賬務處理時間也由原來的10天半個月,縮減到現在的一天兩天。
3.會計知識走向分散化
ERP系統本質是一個OLAP,管理者可以在終端通過任何一臺PC快速、一致、交互地存取企業業務信息,而不是等著管理會計提供會計報告。這就帶來了會計知識的分散化———會計信息獲取和處理是分散的。ERP系統,如SAPR/3根據組織結構設置成本中心來進行成本管理,成本控制可以控制到個人、到職能部門。Burns指出隨著ERP系統的實施,一線經理需要在財務上對自己部門的運作情況負責,成本管理的責任從會計部門分散到了職能部門。職能部門經理一定程度上擔任了以往會計人員的工作———如預算、績效分析,他們雖然不是會計但是必須擁有一定的會計知識。ERP系統是以業務流程為中心,前一工序的業務對后一工序的業務雖然可能歸屬于不同的部門,但是相互依賴性非常高,打破了傳統的職能部門邊界,跨部門之間的溝通和合作顯得非常必要。職能部門之間相互依賴性的變化,對組織職能部門之間關系定位提出了新要求。同時,系統的集成性迫使單個部門的個人必須去理解其他部門的業務,特別是管理會計人員,從傳統的記錄員轉向企業內部咨詢師,需要對整個業務流程有一個全面而深入的理解,才能夠為一線經理提供支持和服務。
4.由“會計中心觀”走向“服務會計”
ERP系統徹底改變了傳統會計的“會計中心觀”,而是強調以客戶為導向、“服務會計”的思想。在企業的人、財、物、信息四大資源中,資金流已經成為引導其他資源流動的關鍵,會計部門是引導和監控資金流的職能部門。在傳統的會計處理模式中,所有業務的會計憑證都在財務部產生,會計信息的采集都集中在財務部門,是“會計中心觀”。ERP系統的實施,會計信息的采集前移到業務部門,業務數據進入ERP系統的同時,自動更新到財務管理系統,會計處理流程與業務流程緊密結合、相互滲透,管理會計的會計核對功能削弱,為會計信息需求者服務、提供定制化的會計信息,將成為管理會計的工作重心,體現“服務會計”的現代會計理念。同時從供應鏈管理的角度看,業務流程必須服務于客戶,會計流程作為業務流程的一部分,最終必將服務于客戶。
5.會計信息的預測能力要求提高
Burns對管理會計實踐變革的研究發現,在英國企業中,雖然財務預算還是會計的工作,但是一線經理需要自己來做滾動預測和年終預測。而且隨著管理者成為企業經營運作信息的真正使用者和提供者,越來越強調會計信息的預測功能。Cooper提出管理會計在ERP實施環境下,不再只是提供歷史報表,而是積極提供即時的成本信息,根據動態的會計信息更好地做各種預算。
(二)管理會計行為人的變化
1.管理會計的角色擴大化
會計的角色已經從純粹的記錄員,擴大到更為活躍(active)、業務導向的角色。ERP系統代替管理會計人員完成會計數據收集、記錄、存儲等此類繁瑣而常規性的工作,管理會計從傳統的記錄員轉化為企業的業務分析家,越來越多地參與到企業日常業務處理中,成為管理團隊的一員。Scapens對BM歐洲公司的SAP實施項目研究中發現,管理會計扮演的角色不斷擴大,而會計職能卻不斷削減,進一步論證了這一觀點。會計知識的分散化,對管理者的會計知識提出了要求,管理會計可以依靠自身的會計優勢為其提供幫助。Scapens在對英國企業的調研中發現,很多企業的管理者并不知道系統中存在哪些信息,如何去獲取這些信息,管理會計就承擔了內部咨詢顧問的角色,為管理者提供支持和建議。Burns對15家英國公司的行業調研發現,以往屬于中心會計部門的會計,現在都分散到各個操作層次,直接為管理者提供支持和建議。Kaplan指出,管理會計應該參與到企業的戰略規劃和實施中,從傳統的記錄員轉變為企業關鍵管理信息系統的設計者。Caglio對意大利中型企業的研究進一步證實了這一點,調研發現隨著ERP系統的導入,由于會計人員對系統中流程的展現方法非常熟悉,能夠確定系統參數的標準,原本由信息部門的人員對系統進行配置和管理負責,轉而由會計人員來管理系統以及相關的信息流。Granlund認為企業運行的自動化程度越來越高,財務人員需要處理的日常事務越少,業務量的降低,意味著部分財務人員的工作轉向分析,部分財務人員將被裁員。MarkCross認為信息技術帶來的業務處理系統,特別是ERP系統將會計人員和財務管理者繁瑣的記賬工作中解脫出來,由企業經營活動記錄者轉變為決策制定者,將財會人員從經營活動的后臺推向了前臺,財會人員的角色發生了變革。
2.復合型會計的需求增加
Cooper在對美國保健行業和日本企業的成本管理案例研究中發現,成本管理日益提升的重要性帶來了管理會計日益提升的地位,但是企業對管理會計人員的需求將降低,而對管理會計的需求卻增加。這里的“管理會計”并不是傳統意義上的管理會計,而是具有高級的系統設計和實施技能、變革管理和戰略,以及高級的成本會計和管理會計知識的“管理會計”———復合型管理會計。復合型管理會計的工作技能不僅包括IT、溝通、戰略決策,還包括團隊工作的能力。這不僅僅意味著管理會計需要減少處理傳統會計業務的時間,而將更多的時間用于理解產品、流程技術、業務處理、信息系統、市場和戰略;同時意味著他們需要作為內部顧問為一線員工提供建議和支持,而在這以前他們是作為獨立的監督和控制人員。Gran-lund對芬蘭10家實施ERP企業的行業研究表明,從ERP實施經驗來看,會計人員需要對業務、管理和會計流程非常了解,擁有良好的溝通和團隊合作技巧。一方面,管理會計人員需要了解ERP系統的基本操作方法,清楚各個表單所包含的會計信息,同時還需要根據企業的具體需要,知道如何從ERP系統提取出相關的會計信息,為一線管理者提供決策信息。
3.教育培訓走向多元化
Burns對英國管理會計變革研究的總結指出,只有那些具有高級的系統設計和實施技能、變革管理和戰略,以及高級的成本會計和管理會計知識的管理會計,才能夠滿足企業的需求。會計人員的教育培訓必然要進行相應的調整,培養管理會計對業務流程的理解,提高商業敏感性,能夠將對商業的體會與會計度量方法結合起來,與其他績效指標結合起來。同時管理會計的培養目標是復合型會計,不僅僅需要解釋如何利用常規的管理會計技術,而且還需要解釋信息源和決策制定的技術。而且,教育必須強調信息技術的重要性,反映管理會計的角色變革。
四、結論和研究展望
本文在分析ERP系統特征的基礎上,從管理會計行為和管理會計人員兩個方面分析ERP環境下管理會計的變革。管理會計行為的變化主要體現在五個方面:管理會計常規性工作的減少、工作業務量的變化、會計知識的分散化、會計模式的變化、會計信息要求的變化等方面。管理會計行為人的變化主要體現在三個方面:管理會計角色的擴大化、復合型會計需求的增加、管理會計教育培訓的多元化。
本文只是對ERP環境下管理會計的演變進行了邏輯分析,給出了演變趨勢。在此基礎上,后續的研究可以進行深入的案例研究,針對國內實施ERP的某個企業,縱向研究管理會計在ERP系統導入前后在行為和行為人方面發生的變化,作為對本文的一個驗證。可以與國外的案例進行對比分析,了解不同國家ERP實施對管理會計帶來的變革影響,有什么不同,可能的原因是什么。
ERP系統,國外軟件目前占主導地位的是SAPR/3系統和Oracle10i系統,國內是用友的U8和金蝶的K/3,軟件系統的成熟度不同帶來的管理理念和業務流程的變革程度是不同的,可以通過實證來對比研究ERP系統的不同對管理會計變革的影響有什么不同。ERP系統的實施,如堪稱ERP典范的SAPR/3系統的實施,都是分行業、配置了行業最佳實踐模版來實施的,可以通過橫斷面的實證調查,來分析不同行業對ERP系統實施給管理會計變革的不同影響。
ERP系統的實施,目前已經從大型企業走向了中小型企業,ERP市場也一改以前由國內的用友、金蝶占據中小企業信息化市場的局面,連ERP巨頭SAP都推出了面向中小企業的SAPBusinessOne和mySAPAll-in-One,將中小企業的ERP需求作為下一波利潤來源。ERP將是中國企業信息化的主題,需要有更多的人來關注與ERP實施相關的問題,作為企業核心的財務會計該如何進行有效的調整來適應ERP實施帶來的變革,顯然是一個尤為重要的問題。
作者：馬慶國 徐青 張彩江 廖振鵬 單位：浙江大學管理學院 華南理工大學經濟與貿易學院