公路工程檔案管理規范化探討

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【摘要】公路工程是中國社會主義經濟建設的基礎設施，其檔案資料的整理與歸檔事關公路工程的建設進程與質量。本文針對公路工程檔案管理問題的分析，找出規范改善檔案管理的建議性措施。

【關鍵詞】公路工程；檔案；管理

一、檔案資料管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作不重視。在我國的施工單位中，普遍存在著“重外輕內”的思想，就是說重視工程的施工現場而忽略了工程的檔案管理。管理人員大多沒有認識到檔案管理的重要性，只是簡單整理，并沒有理清其中的邏輯順序，這就導致了檔案資料中存在許多錯誤，從而影響工程的正常施工。其次，施工隊伍調動頻繁造成資料缺失、重復整理檔案資料現象的出現。

（二）對檔案管理要求不統一。在公路工程施工項目中存在著檔案管理要求不統一的情況。不同的監管機構都有各自的標準形式，對同一個項目的要求也不同，其差別主要表現在表格的形式和填寫要求不一致。監理單位、施工單位以及上級主管部門對此不重視，沒有統一的標準。這大大增加了工程檔案規范管理的難度，不利于公路工程檔案管理水平的提高。

（三）管理人員水平有待提高。我國公路工程業內檔案管理人員素質普遍不高，多存在兼職情況。其對檔案管理工作的認識不夠清醒，對檔案資料的標準規范也不夠熟悉。未經受培訓的工作人員極易出現資料填寫錯誤、檔案分類不當、檔案資料缺失等問題，甚至會影響公路工程的施工質量和進程。

（四）管理系統程序不夠科學。隨著科學技術的發展，計算機技術已被運用到公路工程施工中，但在我國公路工程管理中，自動化、程序化水平不高。僅利用計算機進行歸檔、制表，這還遠遠不夠。為提高檔案管理工作效率，在表格形式和填寫要求統一的基礎上，應盡快實現檔案管理的科學化、系統化。

二、工程檔案的特點

工程檔案與一般的文書檔案在形成和管理上有很大的不同，主要有以下幾個特點：

（一）檔案來源廣，綜合性強。從檔案形成單位來看，有建設單位、監理單位、施工單位文件；從形成過程看，有立項、勘測、設計、招投標、施工、竣工、驗收等各階段的文件；從工程本身看，有各分部、分項工程文件；從文件類型看，有文書檔案內容，如計劃、總結、請示、報告，有科技檔案內容，如新技術、新材料的實驗鑒定，還有財會檔案內容，如預算、決算、合同等。

（二）時間跨度大，系統性強。一條公路從立項、規劃、決策等前期準備工作，到施工、竣工驗收要經過一年甚至幾年的時間，每一個階段形成的文件材料共同組成相互聯系的有機整體。在不同建設階段形成的檔案材料盡管有所區分，但其內在聯系是相互配套的，其全面系統地反映出一條公路建設的各階段活動過程，為今后的公路管理提供了保證。

（三）涉及部門多，社會性強。公路交通是社會公益性設施，公路建設必須堅持社會效益第一的原則，這就決定了公路工程檔案的社會性。從公路工程的外部來看，它涉及到政府的規劃、郵電、土管、金融、電力、環衛、園林、公安等部門，具有廣泛的社會性。從內部看，它涉及到公路系統設計、工程、財務、機械等許多部門。從檔案管理的角度，這樣涉及多部門、多層次的檔案管理難度比較大。

三、加強工程檔案管理規范化的有效措施

基于工程檔案的內容和特點，在項目實施過程中，檔案管理往往落后于主體工程的進展，必須采取有力措施，對檔案管理實施全過程管理，才能保證檔案材料收集得完整、及時，管理更加科學、規范。

（一）抓好組織落實，建立有效的檔案管理網絡。實行檔案管理領導人責任制，建立綜合檔案室。根據統一領導、分級管理的原則，要求各相關單位都配備專業技術人員負責檔案管理工作，并落實分管領導，每個項目都形成檔案管理的工作網絡。在工程實施過程中，盡管工程和檔案管理人員會發生變動，但要保證管理網絡不變，確保檔案管理的連續性。

（二）確保統一標準，完善細化檔案管理要求。各項目建設管理單位應根據上級有關文件編制符合各項目管理模式的可操作性編制辦法。要明確案卷格式和填寫要求，細化檔案資料的整理范圍，細化組卷要求，特別是各類施工用表的排序，以便于專業技術人員操作。

（三）加強檔案管理人員業務指導和培訓力度。有關單位應積極組織檔案管理培訓活動，詳細講解《工程檔案編制辦法》，貫徹各項檔案管理要求。建設過程中應到各單位檢查，根據施工階段的不同特點，不定期舉辦培訓班，針對發現的問題和易出現的錯誤進行集中講解，及時整改。交工驗收前，應組織各單位管理人員集中對檔案資料進行立卷、歸檔，保證統一要求和標準。

（四）將檔案管理工作納入招標合同管理。在文件中明確提出檔案管理的職責分工、費用和質量標準，以經濟措施保證檔案管理質量。并對完成檔案材料整理的時限提出要求，且在合同中注明若不能按合同要求按時完成工程檔案，則不予進行竣工決算。公路工程檔案的管理是一項具有長遠意義的基礎工作，管理好檔案不僅是檔案工作人員義不容辭的責任，也是公路建設事業發展的需要。所以，我們要緊密聯系實際，正確理解和規范檔案管理，更好地為公路建設服務，實現工程檔案的最大價值。

【參考文獻】

[1]黃明玉.淺談公路工程內業資料的管理[J].民營科技.2011（06）：34.

[2]楊華.如何做好公路工程內業資料管理[J].交通世界.2012（11）.

作者：朱莉 單位：濱州市沾化區交通運輸局