勘察設計單位工程設計檔案管理

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勘察設計單位在日常工作中會產(chǎn)生各種勘察檔案，對這些檔案進行有效的管理，既能夠提升管理效率，又能夠使這些檔案為今后的項目建設提供依據(jù)和參考。

一、勘察設計單位工程設計檔案的特點

1.工程設計檔案具有綜合性。

綜合性主要指的是一個工程項目設計形成的材料以及載體的多樣性，在建設項目中，設計檔案的主要內(nèi)容包括有設計過程中的報告、方案以及項目建設相關(guān)專業(yè)的計算書等文件材料以及各種圖紙。地質(zhì)勘查工程項目的設計檔案，還產(chǎn)生著大量的專業(yè)電子文件，這些都是在施工的過程中形成的，是整個施工過程的重要原始記錄。

2.工程設計檔案具有階段性。

根據(jù)不同的設計階段形成的設計檔案，分為設計依據(jù)以及設計成果。設計前期，項目的批文、任務書、合同書以及設計過程中相應的條件和要求、地勘報告等文件，都是設計依據(jù)。而在設計過程中形成的方案設計、初步設計以及相應的設計計算書、概算書、預算書、圖紙校審資料和施工設計圖等都是設計成果。

3.工程設計檔案具有專業(yè)性。

在項目建設的過程中，每個階段的設計文件都是和相應的專業(yè)相連接的，可以說，設計工作是一項專業(yè)化的活動，而設計文件資料則既具有項目建設總體特點，又具有本專業(yè)的特點。在設計的過程中，每個專業(yè)之間是相互獨立的，但又存在著必然的聯(lián)系。

4.工程設計檔案數(shù)目多。

通常情況下，項目建設前期的準備階段較長，但是形成的檔案數(shù)量較少。在設計階段會產(chǎn)生較多數(shù)量檔案，尤其是大型的工程項目，圖紙會多達幾百張。因此，在進行檔案管理的過程中必須要認真，不允許出現(xiàn)錯誤。同時需要注意，一個工程項目在設計的時候會由不同的人接手，有時會出現(xiàn)幾個設計人員共同設計的情況，這樣在設計檔案的收集和整編過程中就會出現(xiàn)一定程度的混亂，加之數(shù)目較多，會容易出現(xiàn)問題，要引起注意。

二、勘察設計單位工程設計檔案管理措施

1.實現(xiàn)工程設計檔案的網(wǎng)絡化管理。

勘察設計單位的工程設計檔案對項目的建設有著重要的意義，是日后項目設計的重要參考。由于工程設計檔案的年度跨度較大，且規(guī)格不一，加之數(shù)量較多，在管理過程中難免會出現(xiàn)疏漏。為了提升管理質(zhì)量和管理效率，需要實現(xiàn)網(wǎng)絡化和自動化管理。為此，勘察設計單位內(nèi)部需要提供檔案自動化和網(wǎng)絡化管理的硬件設備，滿足工程設計檔案管理要求的計算機設備和輔助設備作用的發(fā)揮。同時，要有符合工程設計檔案信息化管理的相關(guān)軟件，并保證軟件運行的安全性。為了提升管理質(zhì)量，軟件需要具備數(shù)據(jù)管理、視頻管理、實體管理、檢索查詢以及系統(tǒng)維護等基本功能，并要能夠覆蓋工程設計檔案管理的接收、管理、鑒定以及應用的整個環(huán)節(jié)。為了更好地實現(xiàn)網(wǎng)絡化和自動化管理，還需要建立起工程設計檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建起設計檔案的目錄庫、原件庫以及多媒體信息庫等基礎性的數(shù)據(jù)庫，便于更好地管理。同時，在基礎數(shù)據(jù)庫建成之后，還需要在此基礎上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，便于各種專業(yè)設計方案的管理，提升工程設計檔案信息的利用效率。

2.實現(xiàn)工程設計檔案的延續(xù)性管理。

在工程設計檔案管理的過程中，要想更好地突出檔案的作用，必須要實現(xiàn)延續(xù)性管理。這就要求管理人員在實際操作的過程中要提前介入到工程設計檔案文件的管理工作中，根據(jù)文件的具體情況并結(jié)合實際應用狀況制定出每個層面工程設計檔案的文件夾，分類別對文件的形成、收集歸檔以及應用進行全過程的監(jiān)督和控制，確保文件的完整性和延續(xù)性。為了確保工程設計檔案的延續(xù)性，在管理的過程中還需要做好與項目相關(guān)的檔案信息的分析與整合工作，使其能夠有效地應用。

3.做好工程設計檔案后續(xù)歸檔工作。

由于建設工程項目的施工周期長、分項較多，會形成很多的設計檔案，對檔案進行管理，必須要做好后續(xù)的歸檔工作，否則檔案容易出現(xiàn)混亂。工程設計檔案不僅在項目建設的過程中會產(chǎn)生，在項目竣工之后也會有后續(xù)的相關(guān)檔案產(chǎn)生。在管理的過程中不能夠忽視這些檔案，要根據(jù)其特性進行分類管理，并確保檔案之間的聯(lián)系，做好歸檔工作，在歸檔的時候需要注明這些檔案和相關(guān)檔案的參見號。

4.實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，提升管理意識。

勘察設計單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應當前的要求，必須要不斷創(chuàng)新管理理念，增強管理意識。要求管理人員必須要具有大局意識，在工作開展的過程中需要緊緊圍繞工程設計檔案這一中心，及時準確地提供檔案管理服務。同時要具有開放意識和超前意識，管理人員要能夠從傳統(tǒng)的封閉的框架中走出來，積極投入到工程設計檔案信息資源的開發(fā)之中，并增強設計檔案管理服務的預見性，能夠有針對性地適應新形勢，創(chuàng)新檔案管理的方法和途徑。

作者：范曉美 單位：吉林市勘測設計院