檔案管理信息服務思考
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引言
隨著信息技術的快速發展，人們對于信息的深度和廣度都有了更高的要求，傳統的檔案管理已經不能滿足這種需求，應該充分利用先進的技術手段提升自身的服務質量，根據用戶的需要主動地收集大量的信息資源，并對信息進行整理加工，確保最大限度的滿足管理人員對于檔案管理的要求，作為提供信息服務的機構，面對當前的形式，如何深化自身的服務工作，發揮自身的特點，給管理人員提供更加周到的服務，是每個檔案管理應該思考的問題。
1.檔案管理服務存在的問題
1.1思想觀念較為落后
檔案管理由于自身性質的原因，一直相對落后于時代的快速發展，在服務過程中過分注重檔案管理的館藏數量，對于館藏質量的重視程度不足，同時也忽略了對信息資源的整理和開發，只局限于紙面資源，一些優秀的電子資源儲備不足，除此之外，當前的檔案管理不能夠充分考慮管理人員的閱讀需求，收集的大量資源不僅無人問津，還造成了人力物力的浪費，傳統的觀念導致檔案管理難以實現快速的轉變，對于新興的電子資源存在較為強烈的排次心里，喜歡用自身擅長的方式為管理人員提供服務，服務方式較為單一。
1.2經費短缺
目前我國很多檔案管理都已經出現了經費短缺的問題，這一問題在一些民辦和普通中更加嚴重，極大的限制了檔案管理的發展，也阻礙了檔案管理改進完善自我的步伐。面對這種情況，我國很多開始加大對檔案管理經費的投入，但經費投入的增加幅度遠遠不如檔案費用的上漲幅度，而且隨著人們閱讀方式的多樣化，對于信息資源的需求也更加多樣化，現代服務方式的建立需要檔案管理投入更多的資金建設相關的網絡設施和計算機設備，這些都需要更多的資金投入，這恰恰是當前檔案管理所不具備的。
1.3信息服務人員素質較低
隨著我國檔案管理年齡結構的年輕化發展，檔案管理的服務質量有了較大的進步，但由于很多年輕的人才不滿足于在檔案管理的工作，一些年老的人員對于檔案管理服務質量重視程度不足，不肯去學習新的技術方式，只局限在傳統的服務之中，種種因素導致當前的檔案管理服務人員素質不高。很難找到對檔案管理工作流程精通，同時又善于學習新的計算機、網絡知識的人才，難以根據管理人員的需要提供良好的服務。還有一些服務人員對于當前的計算機知識、網絡知識了解不深，也不愿意花時間去提高自我，只是機械的提供自己掌握的服務，導致用戶對檔案管理的服務質量普遍評價不高。
2.深化信息服務的措施
2.1強化信息服務意識
目前檔案管理逐漸向著網絡化、信息化的方向發展，傳統的服務方式已經不能滿足管理人員的需求，這一點應該引起檔案管理工作人員的充分認識。因此服務人員也要轉變服務理念，根據用戶的需要樹立以人文本的服務意識，在日常工作中不斷完善自我，通過各種方式學習接收新的知識和技能，以開放的心態對待新的技術方式和服務種類，不斷完善自身的服務體系。同時檔案管理應該建立良好的信息服務環境，針對管理人員的需求，在電子資源的獲取上加大力度，并對大量的電子資源進行整合歸納，給管理人員提供更加全面完善的檔案管理服務。通過不同檔案管理之間的聯合，能夠擴大檔案管理的館藏，實現資源和人力物力的共享，更好的發揮合作的優勢。
2.2增加經費投入
檔案管理為用戶提供高質量的信息服務必須有豐富的信息源,因此,需大量的經費購買書刊和光盤。信息服務手段的多樣化,需要計算機和網絡等現代設備來支撐,而構建這些設備需要大量的資金,沒有資金,開展現代化的信息服務模式只能是紙上談兵?，F在投入檔案管理的經費比以前增加了很多,但還有相當一部分經費比較緊缺,導致資源不足,信息服務質量跟不上。通過增加檔案管理的經費,并合理利用有限的資金,就使為用戶提供高質量的信息服務有了保證。
2.3開展個性化服務
個性化服務也稱定制服務,就是根據不同用戶特定的信息要求,向其提供個性化信息內容和針對性服務。檔案管理不僅要保留以前個性化服務,還要深化其個性化服務。檔案管理可為用戶提供個性化定制服務、個性化推薦服務和個性化知識決策服務。深化檔案管理個性化服務主要從網絡個性化服務著手,檔案管理可以利用信息推送服務技術、個性化搜索服務技術、信息檢索幫助服務技術和數據挖掘服務技術等為信息用戶提供個性化服務。
結語
信息技術的快速發展給傳統的檔案管理服務模式的帶來了較大的沖擊，如何有效利用當前的信息技術，通過改善自身的服務方式，給管理人員提供更加全面個性化的服務是每個檔案管理應該思考的問題。當前檔案管理面臨著觀念落后、服務水平單一、人員素質有待提高等問題，嚴重影響了檔案管理的服務質量，也使得管理人員對于檔案管理的服務滿意度不高。深化檔案管理信息服務方式，合理利用檔案管理優秀的資源儲備，給管理人員提供更加良好的閱讀環境，是檔案管理的未來發展趨勢，個性化的服務也必然在將來的檔案管理服務體系中發揮它的價值。
作者：宋偉 單位：唐山市婦幼保健院
