辦公室檔案管理數字化建設

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一、加大硬件投入，擴大軟件推廣

目前數字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發的問題。具體體現在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現數字化管理，紛紛與軟件開發公司定制檔案管理系統，導致檔案管理系統質量參差不齊，數據類型不一致，數據庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環境；隨著信息時代的到來，檔案管理數字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發方面，建議盡快建立一套檔案數字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優質的、符合現實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統一的軟件環境。

二、加強數據庫建設，建立檔案網站

配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數據庫建設。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應盡可能選擇少數幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關的系統要素進行規范設計和控制，例如流轉環節的規范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構的檔案網站正在不斷興建和完善，社會各界從網站上獲得了越來越多的信息資料，實現了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎上，我們還要繼續加快檔案信息網絡化建設。

三、規范數字化建設，制定統一標準

檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。

四、提高人員素質，增強業務水平

提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

五、結語

信息時代背景下，辦公室檔案的數字化管理已是大勢所趨，是一項全面、長期而具體的工程，需要充分調動各種資源，與檔案管理人員一起，加快檔案管理的數字化進程。

作者：李盼 單位：陜西延安市第二社會福利院