計算機技術在檔案管理中的應用

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一、在檔案管理中應用計算機技術

1.1目錄管理。這是檔案管理系統中的核心內容，通過目錄管理可以對存儲于數據庫中的目錄數據直接進行操作，實現對檔案的快速檢索和整理，不僅能夠滿足檔案工作的需要，還能提高工作效率。數據庫的開放性很強可以自由地對檔案進行刪除、增加、更改等操作，而且還為管理者和使用者提供了抽詞、列表、編碼等多種輔助輸入功能，更方便檔案的管理工作。而且檔案檢索功能的實用性較強，具有較高的查準率和查全率，可以為管理員和使用都提供更全面、更快捷高質量的查詢服務。具有強大的編目功能，提高了使用的靈活性。

1.2檔案數字化。可以實現檔案信息的全文存儲功能，管理人員通過目錄進行管理，把檔案的文字信息、視頻信息、圖像信息等各種信息集成于目錄數據中進行管理。當對檔案信息進行操作時，可以通過目錄數據為檢索入口，利用瀏覽功能實現檔案信息的全文檢索。它包括檔案數字化、光盤記錄、圖像管理等。

1.3檔案管理網絡化。應用計算機網絡技術實現檔案管理網絡化，通過通信線路和通信設備，可以對分布于各地的獨立的計算機、終端等進行檔案管理操作，實現了檔案信息的資源共享，很大程度的提高了檔案管理工作的效率。

二、運用計算機技術管理檔案的要求

2.1檔案信息原文件：（1）著錄。這是在計算機內輸入檔案信息的前提，對檔案內容和形式特征進行記錄、分析和選擇的過程，檢索結果的質量直接受其影響。對于一些不能滿足全文存儲條件的，需要將檔案文件制作成二次文獻卡輸入計算機，這樣可以實現非全文檢索；（2）主題標引。在對檔案文件進行審讀和分析，了解檔案文件的主題內容后，使用規范化的主題詞將其表達出來。在存儲檔案信息時由檔案標引人員為檔案文件建立主題詞，標注后將其納入檢索系統和檢索工具。在檢索檔案信息時，查詢者也要根據所要檢索的文件內容的主題來確定檢索范圍，通過主題詞標引才能查找到自己需要的檔案信息。

2.2系統分析的準備。全面、準確的系統分析可以使計算機系統發揮最大的功能服務于檔案管理工作，可以使經濟效益最大化，所以需要對系統分析予以足夠的重視。首先要明確系統所要解決的問題和途徑，選擇合適的計算機實現信息的優化處理，為了提高服務質量，需要經過調查、研究、討論后確立最優化的方案。首先要確定系統目標即系統功能；然后對系統可行性進行分析，要從數據、硬件等各方面進行深入的研究后提出對策；最后對系統的有效性進行評估，使系統的價值充分的得以體現。

2.3提高隊伍建設。隨著檔案管理工作的信息化發展，對檔案管理工作人員的要求有所改變，需要聘用大量的信息處理、分析和研究人員，數據庫生成與維護人員以及運行維護網絡環境人員，需要計算機軟、硬件各方面的人才。另外，隨著計算機的普及，整個社會和技術進步，檔案管理工作中也會遇到一些新問題，所以需要及時對檔案管理人員進行培訓，建立高素質、結構合理的檔案管理工作隊伍，以適應社會發展的需要。

三、結語

在科學文化、經濟建設事業的飛速發展的信息時代，利用計算機技術管理檔案是檔案管理工作發展的必然趨勢，具有快速檢索、存儲量大、查找方便、保密性強、成本低等優點，是傳統手工檔案管理無法比擬的。既能夠提高檔案管理工作的效率，又可以促進檔案管理部門正規化、科學化的管理，使其能夠更好地服務于國家、社會和個人，有利于促進社會經濟的發展。

作者：殷麗紅 單位：龍井市社會保險事業管理局