信息化下的企業檔案管理改革思考

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[摘要]當今社會已經全面進入信息化時代，企業面臨的境況日益復雜，挑戰與機遇并存，企業的經營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業檔案是企業經營發展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業的發展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業要加強檔案管理信息化建設，進一步提高檔案管理效率，切實發揮檔案信息資源的價值，確保企業的長期發展。對此，本文分析了現代企業檔案管理信息化建設的必要性，提出了基于信息化背景的企業檔案管理改革措施，供檔案同仁參考。

一、現代企業檔案管理工作信息化建設的必要性

(一)不斷增長的檔案數據規模企業生產經營中，企業的檔案管理工作需要對生產經營中各環節的數據和操作進行記錄和存檔，隨著企業生產經營規模的不斷擴大，傳統的紙質檔案管理方式已經落后，檔案管理效率低下，難以滿足企業的發展需要。同時，信息技術發展越來越快，企業各部門的工作也需要進行信息化轉型。企業檔案管理工作必須要及時收集檔案數據，并對檔案數據進行高效的整理，才能確保檔案數據的準確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關部門。隨著檔案數據規模的不斷增長，檔案類型也越來越復雜多樣，企業檔案管理部門必須加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理信息化水平，提升檔案管理效率。

(二)信息技術對企業辦公環境的影響隨著信息技術的進步與發展，信息技術已深入到各行各業，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現代企業來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內容及時有效地銜接，還能進一步提升企業的生產經營效率。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統與企業OA系統進行有效對接，能夠對企業的財務數據進行自動歸檔，使檔案數據得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數據的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環節的工作效率，是今后檔案管理工作的發展方向。

(三)檔案對提高企業生產經營的作用企業生產經營過程中，企業所掌握的生產經營環節的數據越詳細，做出的生產經營規劃就越全面具體，越有利于企業今后的發展。傳統的檔案管理工作對于檔案數據的利用不足，為企業發展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠實現對檔案數據的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發揮對企業生產經營的積極作用。因此，對于現代企業來說，建立信息化檔案管理模式是企業檔案管理工作必須要實現的目標。

二、基于信息化背景的企業檔案管理改革措施

(一)重新構建檔案業務流程檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環節，企業進行檔案管理信息化建設，就必須對這些工作內容進行改革優化，重新構建檔案業務流程，使檔案業務能夠朝著信息化的方向發展。第一，改革優化檔案信息的收集環節。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業內部信息系統，將任務下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。第二，改革優化檔案信息的整理環節。檔案管理人員要對檔案信息進行集中管理，根據檔案信息的具體情況，做好歸類和劃分，然后建立不同的文件夾進行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據檔案的所屬部門、檔案的具體類型以及檔案的形成時間等特征逐一進行錄入，并設立對應的安全管理權限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進行檔案信息的檢查工作，如果發現有信息殘缺等問題的檔案文件，要及時聯系所屬部門進行檔案信息的確認，并做好相應的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業的決策者提供全面、詳細的數據信息支持。最后，改革優化檔案信息的利用環節。在調取檔案信息時，必須與檔案管理人員進行對接，填寫好調取檔案信息的內容、目的以及責任人等。此外，在調取檔案信息時，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對方相應的權限。

(二)檔案信息資源的有效收集和整合企業檔案信息管理中，需要做好資源的收集工作，保證檔案信息收集的全面性，并且要避免資源的重復收集，也要注意防止資源的丟失，保證信息收集的有效性，為充分發揮檔案信息的作用奠定基礎。特別是隨著企業生產經營規模的不斷擴大，企業部門的數量也越來越多，企業各部門都會產生大量的信息，不僅有生產信息，還有財務以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對于企業生產經營具有重要的作用。因此，企業在進行檔案信息資源管理時，要形成一套全面具體的管理體制，確保管理工作有序開展，實現資源的有效收集和整合。例如，對于財務檔案信息，財務人員每天都要匯總相關檔案信息，并按照時間做好檔案信息的排序工作，在匯總時，要注意檔案信息的完整性和有效性，避免遺漏和丟失；同時做好檢查工作，檢查無誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財務人員錄入會計信息后，還需要設置好相應的控制權限，并根據檔案信息的變動情況，及時對數據進行整理、增加和修改，保證檔案信息的及時性。對于人力資源信息來說，人力資源部門要為每位員工制定個人檔案文件夾，將員工文案信息完整地錄入，并且隨著企業的不斷發展，內部員工流動性加劇，需要適時調整崗位，人力資源部門就要根據員工的變動情況，對員工檔案信息進行調整、修改，確保檔案信息的正確性、完整性、及時性，便于查詢和調取。此外，還要制定一套嚴格的檔案信息管理劃分標準，明確各個部門的檔案信息管理職責，以避免和防止信息的重復錄入，使檔案信息更加清晰有效。

(三)提高檔案服務能力企業檔案管理工作能為企業決策者提供全面、詳細、具體的信息資料，有助于企業更好地完成運營管理活動，提高管理效率，促進企業的發展。而目前，企業檔案服務僅僅是提供檔案信息的借閱，服務內容有限，很難發揮檔案信息的作用，造成企業不重視檔案管理工作。因此，必須優化和提升檔案服務能力。第一，優化現有檔案服務功能。當前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務進行深度開發，可以借助數據挖掘技術、快速檢索技術以及全文檢索技術，提升服務效率，便于利用。此外，還要根據企業發展的需要，加強信息技術的應用，開拓更多的服務功能，提升檔案管理系統的服務水平。第二，加強新功能的開發和應用。企業要在確保檔案信息安全的基礎上，科學梳理檔案信息，并根據部門開放相應的檔案信息調取權限，使更多的企業人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務范圍。

(四)檔案信息化標準體系建設企業在建設檔案管理信息系統時，還需要加強檔案信息化標準體系建設，確保企業檔案管理工作能夠按照標準體系的要求進行。第一，編寫詳細的信息資料錄入說明書并下達各部門，還要詳細地講解說明書，確保各部門能夠按照說明書的要求，進行文檔的編輯和錄入。第二，制定數字檔案接收標準，明確上傳時間，保證信息上傳工作的及時性，便于后期檔案信息的匯總，保證檔案信息的及時、快速保存。第三，構建檔案信息化管理標準，確保檔案管理人員按照相應的標準實施各項管理工作，包括數據的存放、備份、刪除和歸類等，確保各項工作的規范性。

(五)培養高素質的檔案管理人員企業檔案管理工作離不開高素質的檔案管理人員，現代化的檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，對其信息素養也有較高的要求。因此，企業要加強高素質檔案管理人員的培養。第一，加大對高校畢業生的招聘，適當招聘有工作經驗的專業人員。第二，加強檔案管理人員的素質培養，定期開展相關管理工作的培訓，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強學習意識，主動學習新的技術，不斷豐富自身的知識儲備，提升自身的綜合素質，總結工作經驗，及時改正工作中的不足，提高自身的服務水平，為企業檔案管理信息化建設助力。隨著企業生產經營規模的不斷擴大，檔案管理工作的價值日益凸顯，檔案管理信息化建設已成為企業檔案管理工作的必然趨勢。企業要發揮檔案的積極作用，就要結合自身發展情況，通過重新構建檔案業務流程、檔案信息資源的有效收集和整合，提高檔案服務能力等措施，加強檔案管理信息化建設，保證檔案管理信息化能夠真正為企業的長期發展創造更多契機。

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作者：楊寧 蘇瑞婷 單位：西安西電變壓器有限責任公司檔案管理中心