高速公路建設項目檔案管理的要務

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1當前工作存在的幾點問題

一是檔案管理制度建設不健全不完善。表現為沒有將檔案工作納入項目績效考核之中；沒有對檔案工作進度提出要求，檔案工作進度常常滯后于項目建設進度，不少項目在通車運營后的較長時間內仍無法完成檔案驗收工作；沒有為檔案人員提供有針對性的業務培訓，致使檔案人員缺乏檔案管理經驗，難以為各參建單位提供業務指導。二是檔案管理的規范性不強。雖然國家已經出臺了相應的公路建設項目檔案管理標準和規范，但項目公司檔案規范化管理的意識不強，工作中不能很好地執行這些標準和規范；也不能依據國家層面的標準和規范制定符合公司實際情況的管理辦法，檔案管理的規范性不強。三是檔案開發利用的程度不高。項目公司往往自行采購和應用檔案管理系統，因此不同項目公司檔案數字化成果的格式、參數等不盡相同，這對集團公司整合與開發檔案信息資源造成了不利影響。此外，多數項目公司在項目建設完成后，對檔案的利用一般局限于檔案查詢，較少涉及檔案信息資源的統計、分析和編研等深層次的開發利用，檔案發揮的作用非常有限。

2加強檔案管理的若干要點

2.1加強檔案管理的制度建設。重點要加強檔案管理制度建設，實現檔案管理提質增效。以貴州高速集團為例，集團非常重視檔案管理制度建設，制定項目檔案管理工作細則，并協助項目公司建立系統的檔案管理制度；明確要求將檔案工作納入對項目公司的績效考核之中，以及檔案管理與項目建設同步開展；成立竣工文件驗收小組，負責對各項目檔案進行驗收；在項目開工前安排項目公司新任檔案人員進行上崗培訓，對參建單位進行立卷歸檔管理知識培訓，并舉辦檔案管理專題講座。2.2加強檔案的規范化管理。應依據國家制定出臺的行業標準的有關要求，結合本地區、本單位的實際情況，制定并實施統一的檔案管理辦法。貴州高速集團近年來先后下發了多份文件，細化項目竣工文件的收集范圍，并對竣工文件的組卷格式、竣工文件目錄編制等作出統一要求，有效保證了集團所屬項目在文件的形成、收集范圍及整理組卷等方面的統一性，提高了檔案的質量。2.3加強檔案的整合與開發利用。貴州高速集團統一開發了基于多全宗的檔案管理系統，并部署到所屬的項目公司，使各項目形成檔案的數字化加工、電子文件格式轉換、元數據收集和存儲均按照規范要求進行，并將檔案資源統一整合到集團檔案管理系統平臺上。經過整合，檔案的利用率有明顯的提升，且檔案在服務集團中心工作、重要工作中發揮了越來越重要的作用，如為集團制定決策、開展財務審計、編制招標文件、進行公路養護等提供了憑證與參考。2.4加強檔案的安全保管。應從集約、安全的角度出發，統一規劃建設檔案庫房，避免各項目公司重復建設，造成不必要的浪費，并徹底消除檔案保管的安全隱患。貴州高速集團按《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》等標準，建造了集團檔案館，包括各類檔案庫房、展覽廳、閱覽室、消毒室、整理室、紙質檔案掃描室、電子檔案采集室、數據機房等，約6000平方米。檔案館定期將各項目公司形成的檔案統一接收進館，進行集中統一管理，確保檔案實體安全和檔案信息安全。

作者：李妮 單位：貴州高速公路集團有限公司