財務共享下內部控制問題探析

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摘要：隨著我國市場經濟的不斷發展，給我國企業的生存發展帶來了較大的挑戰，很多企業為了獲得長期發展，在財務管理工作中廣泛應用了財務共享模式，財務共享模式廣泛應用的同時也大大提高了企業的內部控制水平。然而由于受到主客觀因素的影響，一部分企業由于管理模式和管理水平的差異，在財務共享模式下內部控制工作還存在一些問題，這些問題嚴重影響了財務共享模式優勢的充分發揮，因此我們要加強財務共享模式下內部控制問題的研究力度。文章從財務共享模式下內部控制的基本理論出發，以Y企業為例分析了財務共享模式下內部控制存在的問題，并提出了幾點財務共享模式下提高內部控制水平的建議，目的在于在財務共享模式下提高內部控制工作水平，提高企業的綜合競爭實力。

關鍵詞：財務共享模式；內部控制；問題；建議

一、財務共享模式下內部控制概述

（一）財務共享模式的優勢

1.優化了內部控制方式

企業在應用財務共享模式之前，通常情況下是采用單點或局域多點電算化進行會計核算，并且需要各級財務人員對錄入財務信息的真實性和正確性進行反復核對。然而在應用財務共享模式后，可以實現對企業財務信息一次錄入，系統能夠實時更新輸入的財務信息[1]。財務共享模式的推行也倒制企業改進和優化內部控制方式，內部控制業務流程的相關環節能夠得到整合并統一在一個平臺上，經過專門人員的授權審批，大大減少了內部控制的人工成本。

2.提高了內部控制全面性

監控、約束組織內成員的活動是傳統內部控制的工作重點，能夠降低財務數據出現篡改或差錯。然而隨著財務共享模式的應用，電子文件取代了大量的紙質材料，在提高內部控制工作效率的同時，也會給內部控制工作帶來較大挑戰，例如會出現篡改、盜取電子財務信息的問題，如果黑客通過技術來抹去證據，就會給內部控制工作帶來較大的負面影響。因此在財務共享模式下，內部控制的工作重點不能僅對人為活動進行監控，還加強了維護和監管內部控制系統，降低內部控制工作的風險。

3.完善了內部控制信息溝通

傳統財務信息的場地方式比較復雜，存在較多人工操作環節，這就加大了內部控制信息傳遞的風險。企業應用財務共享模式之后，能夠將業務數據和資料經過信息系統實時上傳到共享平臺中，在后臺人員進行嚴格的審核之后，為有關部門提供參考和查閱，大大提升了財務數據信息傳遞的效率，能夠更加完善地保存財務信息，有利于加強客戶、企業和供應商之間進行及時的溝通[2]。

（二）財務共享模式對內部控制的影響

1.內部控制環境復雜化

企業應用財務共享模式給企業組織架構帶來了較大的變化，設置財務共享中心在企業內部屬于一個全局性的新部門，因此會面臨業務部門、分、子、母公司之間如何劃分權益和義務問題。如果不能清楚的劃分各方面的權責，就會在內部控制過程中出現相互推諉責任的問題發生。通常情況下會計核算職能是企業財務共享中心的主要職責，內部組織中的財務人員僅是從事重復單一的核算成本和收入工作，工作量較大并且內容枯燥，這就會提高財務人員的離職率，人員的頻繁變動以及對業務的了解程度差異會使得內部控制環境變得復雜化。

2.改變了內部控制的重點

隨著財務共享模式的應用，電子文件取代了大量的紙質材料，內部控制在提供的過程中，也會面臨被篡改的風險，因此財務共享模式下的內部控制工作既要對人員活動進行監控，還需要監管和維護內部控制系統。

3.加大了信息技術風險

財務共享模式屬于信息化高度集成的管理模式，有效運行模式的基礎之一是信息系統，各個信息系統能夠支撐企業的財務核算管理、會計檔案管理、供應商管理和資金管理等。然而如果企業過度地依賴信息技術，財務信息就會由于系統發生故障或不穩定的原因，阻礙信息的溝通效率，因此在財務共享模式下也加大了內部控制信息技術的風險[3]。

二、財務共享模式下內部控制存在的問題——以Y公司為例

（一）Y公司簡介

Y電氣成立于1979年，是智能電網及智慧能源管理領域的領先企業，致力于為用戶提供智慧能源系統規劃設計、智能輸配電設備制造、電力及能源互聯網工程總包、運維服務一體化的行業整體解決方案，幫助用戶提高電力及能源系統的安全可靠性及智能化水平，并提高能源使用效率，減少碳排放量。Y公司擁有7000多名員工，2013年當選亞洲品牌500強。Y公司在中國擁有35個子公司和工廠，2個研究院，在北京、武漢、上海、廣州和重慶5個城市建有五大營銷中心。

（二）財務共享模式下Y公司內部控制存在的問題

1.內部控制環境問題

Y公司在構建財務共享中心之后，雖然財務共享中心中財務人員具備較高的專業技能，但是也僅僅是負責簡單的平臺財務數據錄入工作，缺乏與其他部門的溝通。同時由于Y公司下設子公司有著不同的業務重點，如果財務共享中心的人員不能詳細了解相關業務，就會嚴重影響會計信息的真實可靠性，加大內部控制工作的難度。雖然現階段Y公司內部控制管理工作歸屬于財務部門，但是內部控制工作并不能僅僅依靠財務管理部門單獨完成，而是需要財務部門在對業務爛熟于心的基礎上并在其他部門之間的相互配合下才能完成內部控制工作。同時在編制、執行預算的過程中，可能會存在其他部門不配合的情況，也加大了監控管理的難度。

2.風險評估工作不到位

一方面風險評估工作缺乏針對性。雖然現階段Y公司內部有專業人員負責內部控制評價及風險管理工作，但是缺乏與財務共享中心之間的工作溝通，設置內部控制風險點也是簡單將財務共享中心計入其中，并沒有分析原有內部控制風險點是否發生變化、是否有新增內部控制風險點等。另一方面防控風險機制滯后。現階段Y公司并沒有根據業務變化及時對所評估各個防控點來及時更新設置內部控制防控措施，違規處罰機制雖然設立但未實際執行，在執行內部控制風險的過程中不能進行有效的評價考核，加大了內部控制的糾正和處罰工作難度。同時，雖然現階段Y公司制度中對風險評估有概括性的描述，但是卻缺乏對風險評估流程的具體說明，因此也嚴重影響到了風險評估工作的有序性。風險評估報告也僅僅能夠對某一個時點進行反映，并沒有對相關風險進行動態跟蹤和改進，高層管理者對風險評估工作并沒有給予高度的重視，大大降低了風險評估工作的執行力度。

3.控制活動的問題

近幾年來Y公司陸續開展了一些新的業務，為了這些業務的長期發展，在財務共享中心中增設了一些新的單元，但是管理層并沒有對其進行長遠、整體的規劃，引發了效率低下、層次復雜等問題。例如在費用報銷方面，Y公司下設分公司遍布了全國各地，費用報銷具備頻率高、數額大的特征，每天發生費用報銷的單據能高達上萬張，因此財務共享中心便出來巨大的業務量，因此很容易出現積壓單據的情況。在審核原始憑證過程中，子公司報銷憑證的時候要進行初審，公司為了避免出現錯誤，財務人員還需要待紙質版原始憑證收到再行復核，信息技術并沒有發揮作用，反而降低了報銷的速度。

4.信息溝通方面的問題

一方面Y公司在應用財務共享模式之后，并沒有提高內部控制的工作效率水平，具體來說是一部分工作人員對內部控制知識并不熟悉，在與財務共享中心人員進行溝通的時候，并不能夠與財務共享人員達成意見統一。同時由于財務共享人員對實際業務情況不是很了解，不能對相關經濟事項的合理性和真實性進行辨別，大大提升了信息傳遞的風險性。另一方面由于Y公司下設業務點較多，在實際生產經營活動會涉及較多的原始憑證，部門之間在傳遞紙質憑證的過程中，由于提單人員缺乏培訓，不了解財務共享平臺的審核標準，會造成傳遞資料不完整的問題。同時由于Y公司財務共享中心人員的流動性較大，因此在把控風險方面的能力就會有較大不同，也加大了內部控制信息傳遞的難度。Y公司在財務共享管理模式下所遇到的問題也是共性問題，針對這些問題需要在實踐中不斷摸索解決方案，不斷優化，為正在積極推進財務共享管理模式的眾多企業提供好的經驗。

三、財務共享模式下提高內部控制水平的建議

（一）優化內部環境

1.營造良好的內部控制工作氛圍

企業在內部控制中應用財務共享模式之后，首先管理者要正確認識財務共享中心，要認識到企業的生產經營發展與財務管理工作是密不可分的，因此建立財務共享中心要與企業未來發展相適應，這樣才能在構建財務共享中心的過程中起到帶頭性的作用。同時需要通過宣傳教育的方式讓員工認識到建立財務共享中心的必要性，能夠真正掌握財務共享中心的內涵，積極參與到構建財務共享中去，提高建設財務共享中心的全員參與性。

2.明確員工職位晉升通道

從應用財務共享模式的特點來看，一部分財務工作人員會對單一性的工作感到枯燥，因此為了提高員工參與內部控制工作的積極性，需要制定科學合理的員工職位晉升通道。例如在經過一段時間的工作之后，審核報賬人員已經積累了大量的工作經驗，就可以晉升他們的職位或交流到其他崗位，為其提供參與企業管理的機會。

3.建立健全內部治理結構

企業要站在全局角度梳理業務架構、完善和健全企業治理結構，堅持決策機構、權力機構、監督機構和經營機構相互制衡、相互分離的基本原則，完善和建立董事會監督機構，防止管理交叉重疊的問題出現。在內部控制制度中要充分發揮出董事會的核心性作用，構建公開透明的決策程序以及有效的監督反饋系統。

（二）優化控制活動

1.優化收入確認流程

首先，應用財務共享中心初審訂單、合同信息。通過財務共享中心系統按照具體合同的票據信息，核對上傳票據的完整性，嚴格按照合同約定條件收款程序，這樣可以保證上傳、驗收單據的完整性，避免由于業務人員個人原因導致的漏傳、少傳憑證的問題出現。同時也能夠確保收入有效性依據的充分性，為后續的審計奠定基礎。其次，向客戶發起支付控制。企業在驗收核對票據無誤之后，共享中心及時指令業務人員向客戶發起付款申請，確保客戶能夠在合同規定的時間內付款。當客戶不能及時付款時候，要及時向業務人員反饋，交代業務人員暫停業務流程并與客戶進行聯系溝通，避免由于客戶不能及時付款給企業帶來的不必要經濟損失。要根據與客戶進行協調溝通的結果，建立、更新客戶信用檔案。最后，核對付款金額。業務完成后，財務人員按照合同來核對付款的金額，如果遇到金額差異，通知業務人員就要及時溝通客戶，確認導致差異的具體原因，及時消除差異，形成收入業務閉環。

2.結合預算管理嚴格控制費用報銷

首先，費用報銷人員在得到報銷憑據之后，要利用APP中的OCR技術取得發票影像，并上傳到財務共享系統中，系統按照提取出的關鍵字對收到的發票影像及生成的單據進行預算類別歸類，并按照預先設定內控程序履行線上審批。其次，審批之后，財務人員可以通過預算管理系統來對預算執行情況進行審核，判斷報銷金額是否符合各類別預算范圍，實現預算控制的閉環。再次，財務共享中心人員在取得報銷發票圖像之后，要進一步審核發票信息的完整合規性，對于真偽性可以應用系統中的防偽系統，自動對發票真偽進行核對，避免人為審核真偽的不確定性風險。通過以上三步的組合控制實現對費用報銷的各方面風險管控。

3.做好管控業務流程工作

現階段我國很多企業應用財務共享中心還處于初級階段，設計系統功能與實際使用效果之間會存在較大差距，就會加大管理流程的難度，因此企業需要做好管控財務流程工作，優化目前的業務模塊，由財務中心人員、財務人員、維護人員和系統設計人員組成財務共享流程管理小組，負責對流程中的相關問題進行認真研討，并定期向管理者進行反饋。例如系統需調整和更新，應該通過流程管理小組向企業管理者遞交申請報告，在專家組共同協商之后制定出科學合理的計劃，然后遞交運維和開發的整改建議，調整業務系統。企業在目前的軟件系統中應該加入檢查監督業務標準化模塊，自動檢測系統中的記賬憑證和原始憑證，保證各個檢測點能夠與標準化要求相一致，這樣就可以緩解業務人員檢測的壓力[4]。

4.推進業財融合

財務共享服務體系在財務管理中的應用應該實現業務和財務相融合，企業在實施業財融合的過程中，管理者要認識到要解決的是管理過程中的障礙，有效解決業務與財務相互脫節的問題，僅僅依靠財務部門是很難實現業財融合的，業財融合是需要在高層管理者的帶動下，在各個部門相互配合下才能夠完成的。例如企業需要在內部抽調一些業務和財務方面的人才，設置有關業財融合的部門，主要負責業財融合方案的制定工作，對業財融合工作流程進行統一，對業財融合工作中各個部門的義務和職責進行明確，并協調好業財融合工作中部門之間的利益關系。企業的管理者要培養出一支財務型、業務型相復合的人才隊伍，為業務人員和財務人員提供定期的業務培訓，以及溝通交流的信息平臺，采用崗位交流和駐派的方法，使得財務人員能夠參與到項目建設工作中去，對項目建設所需的成本進行深入的了解，同時業務人員也要從財務的角度出發，掌握財務活動的具體流程，為財務工作人員提供真實可靠的財務數據。

（三）做好風險評估工作

1.提高風險防控意識

在財務共享模式下，企業員工必須提高自身的風險防控意識，這樣才能規避財務共享模式帶來的財務風險。企業可以通過宣傳教育的方式，讓全體員工深入了解財務共享模式下的內部控制工作，并通過內部控制手冊等方式明確自身在內部控制工作中的責任，及時發現內部控制工作中存在的風險。

2.構建完善的風險評估體系

一部分企業在財務共享模式下內部控制風險評估流程存在形式化的問題，并沒有實現定量與定性相結合，不利于對內部控制風險進行科學合理的評估。因此企業需定期對內部控制風險進行有效評估，能夠對現有的風險評估體系進行完善，具體可以采用以下步驟對風險進行評估：第一步是風險管理目標的確定，根據目標不同積極采用科學合理的管理架構進行防控；第二步是識別風險，這是一個持續的過程，及時監測和反饋內部控制存在的風險，識別應用財務共享模式產生的財務風險；第三步是分析應對風險，評估財務共享模式隱藏的風險。將風險進行排序和細化，例如可以將風險劃分為低、中、高風險，將級別高的內部控制風險作為防控重點。企業管理者要認識到風險評估是一個動態持續地工作，隨著生產經營的日益復雜化，動態地風險評估對企業的內部控制工作可以起到重要性的作用，因此企業要在內部建立全面的風險數據庫，收集和整理相關財務數據。由于內部控制風險數據是處在不斷更新的狀態下，因此需要得到企業全員參與，不斷塑造企業風險管理文化，提高全員對內部控制風險的共識。同時企業應內部完善風險管理制度，這樣可以及時、恰當、準確的傳遞相關財務信息，能夠提高財務信息管理的透明度。

（四）優化財務共享信息系統

1.準確設置維護系統的時點

一部分上市公司需要在每個季度對外公布財務報表，系統的維護時點應避開關鍵和敏感時點，對信息系統進行維護更新，這樣可以避免出現由于財務報表的相關事項不能及時進行調整，而給相關方造成的負面印象。

2.加強部門之間的溝通聯系

財務共享模式下開展內部控制工作，在提高內部控制工作效率的同時，也會出現信息溝通障礙的問題，提升信息交流的成本。為了有效解決以上問題，企業可以在財務共享中心中構建有關聯絡機制，并在系統后臺設置業務人員的備查系統，當后臺財務共享部門發現有問題，就可以通過該系統與相關業務負責人直接取得聯系，有利于及時解決內部控制工作中存在的問題。

（五）優化內部監督

1.構建內部控制監督機制

內部控制評價準則應用的重要依據是內部審計部門的自我評價，因此為了提高內部控制監督的真實性，就必須在內部構建完善的內部控制監督機制。在財務共享模式下，需要建立內部控制監督小組，在內部控制小組中配備專業的監督人員進行監督，及時發現和整改共享模式下出現的內部控制問題，落實好監督工作責任，避免出現相互推諉內部控制監督責任的現象發生。

2.設置實時監控平臺

監控內部控制流程風險點是財務共享模式的重點，由于現階段一部分企業的審計模塊不能對風險進行及時發現和處理，因此在財務共享模式中必須將監控管理系統納入其中，在內部設置實時監控內部控制的平臺，設置平臺上機權限，將移動終端設置到管理者的手機上，這樣管理者就可以實時查看內部控制工作的實際情況，提高內部控制工作的監督效率。

3.細化內部控制監督方式

財務共享模式下內部審計部門是內部控制的核心部門，內部審計部門需要對現有的監督方式進行細化，除了采用傳統的現場檢查方法、抽樣調查方法等，還要充分利用財務數據的分析軟件，實現內部審計工作的常態化和日常化。將內部控制監督細化到具體風險點、識別結果和實施措施等方面上，適當引入獨立的第三方來開展評估和監督內部控制工作。

四、總結

綜上所述，與其他模式相比，財務共享模式有著較大的優勢，也是大勢所趨，對內部控制可以起到重要影響，因此企業管理者需要針對財務共享模式優化內部控制，利用財務共享促進內部控制，建立高效的反饋機制，及時發現應用財務共享模式中內部控制存在的問題，并結合企業實際情況，采用科學合理的對策來提高內部控制工作水平，提高企業的綜合競爭實力。

參考文獻：

[1]強勇.財務共享模式下內部控制問題研究[J].商訊，2019(6)：160+162.

[2]石翠芳.基于財務共享模式的企業內部控制研究[J].企業改革與管理，2019(7)：131-132.

[3]賈李佳.財務共享服務中心對企業內部控制的影響分析[J].中國總會計師，2019(3)166-167.

[4]趙雪媛，魏美鐘.大華財務共享模式的實現路徑和底層思維研究[J].財務與會計，2019(3)：29-33.

作者:秦志宏 單位:成都中核高通同位素股份有限公司