檔案管理具體流程精選(九篇)

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第1篇：檔案管理具體流程范文

摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設具有專業性、范圍廣、階段性等特點，我國公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎上，指出了我國檔案管理工作存在的不足，并提出了相應的政策建議。

關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據

公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。

（二）公路工程檔案案卷質量有待提升

一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發利用不夠

公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。

三、加強公路工程檔案管理的對策建議

（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻：

[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.

[2] 潘振英，田麗敏.淺談公路工程檔案管理[J].科技信息，2011（8）.

第2篇：檔案管理具體流程范文

【關鍵詞】居民健康檔案；健康檔案管理；對策

隨著城鄉居民保健意識的逐漸提高，定期到醫院查體的人群越來越多，加之醫保及新農合醫保人群的越來越多，如果繼續采用傳統的就診及治療方式，在各大醫院醫療資源嚴重不足的情況下，這種落伍的診療方式會浪費有限的醫療資源，加重醫務人員對醫療行業的職業倦怠感，不能針對性的對患者做出有效科學的治療，為此，建立居民健康檔案乃醫院提升醫療質量的必然之舉。還有，很多醫院設立了查體人員健康檔案管理處，這一處室主要負責查體人員健康檔案的日常管理，由于缺乏一套較完整科學的檔案管理制度，使得現有的健康檔案管理處于一種失序的狀態，比如有的患者的健康檔案受約束性較差，這些患者的健康檔案在借走時不能按時歸還，假如沒有專門的管理員負責檢查很可能丟失，而檔案的丟失則會影響到以后對該患者診療的準確性，因此，從這一層面上來說，加強患者健康檔案的管理，規范居民健康檔案的借閱流程，是新形勢新情況對醫院發展的客觀要求。

1 居民健康檔案管理的重要意義

居民健康檔案是居民健康管理全程的規范、科學記錄，記錄的內容涉及到居民疾病防治、健康保護、健康促進等方面的信息，其是以居民個人健康為核心，貫穿居民整個生命過程，牽涉到影響居民健康的各種相關因素，并對居民健康相關信息實行動態搜集，以滿足居民自我保健、健康管理和決策需要的信息資源。居民健康檔案對提高醫療服務質量及醫療效率，及對于提高居民健康診治的準確性和有效性具有重要的意義。

首先，加強居民健康檔案的管理，可有效改善醫患間的關系。媒體曝光的“醫鬧”問題，若我們追根溯源，探究原因，除個別醫務人員的服務態度易引發“醫鬧”問題外，更重要的原因是醫生的專業技術水平及診療效果，而在現有醫療資源嚴重不足的情況下，居民健康檔案對于提高居民診療的有效性，改善患者對醫療服務的滿意度具有重要的作用。

其次，對于醫療衛生機構而言，加強居民健康檔案管理可以發揮居民健康檔案輔助治療、減少醫療事故的發生、提高醫療衛生的質量、提高醫護人員的工作效率、提供醫療研究的實踐依據、提供醫療糾紛的證據、加強患者與醫務人員的溝通交流等功能。

最后，對于居民來說，加強居民健康檔案管理具有幫助居民查看個人健康記錄、了解醫生的服務質量記錄、選擇和預約求診醫生、網絡遠程就診、身體檢查、鍛煉日程、飲食安排提醒、病癥/藥物查詢等功能。

2 居民健康檔案管理存在的問題

通過如上對居民健康檔案管理意義的分析，居民健康檔案對醫院和居民意義重大。很多醫院針對居民健康檔案都設有專門的管理部門，然而在健康檔案管理方面尚未形成科學規范的管理制度，這使居民健康檔案的管理較為松散和混亂，檔案管理人員缺乏一定的專業素養和保密意識，不能按照一定的流程對檔案進行規范化管理，甚至有的醫院只是把居民健康檔案管理當作是一項口頭上的任務，并沒有在具體實踐中想著如何做好這項管理工作，為此居民健康檔案也就成了一堆存放在檔案柜里的廢紙，其真正的價值并沒有在醫療實踐與醫療研究中體現出來，這與上級醫療衛生部門建立居民健康檔案的初衷背道而馳，無論是對于醫療衛生機構還是對于居民個人，抑或是對于國家整個醫療衛生事業的發展都是巨大的損失。

可見，居民健康檔案管理存在的主要問題是：第一，建立居民健康檔案的受阻因素太多，集中表現在居民建立健康檔案的積極性不高，及居民的健康意識普遍不強等方面。第二，居民健康檔案管理缺乏一定的規范和標準，居民健康檔案的相關材料的歸檔不及時，有些文件材料甚至出現損毀和丟失現象，這嚴重影響居民健康檔案材料的完整性，不利于對居民后期疾病變化的有效診療。第三，居民健康檔案的利用率太低，很多珍貴的檔案資料得不到利用，沒有多渠道加強檔案信息的橫向聯系，失去了管理的價值。第四，居民健康檔案的跟蹤回訪投入不足，缺乏一定的專業的檔案管理人員，缺乏統一的、規范的檔案操作流程，以及健全的、完善的居民健康檔案管理制度。

3 加強居民健康檔案管理的對策

根據如上對居民健康檔案管理問題的分析，本文提出如下居民健康檔案管理的對策：

首先，加強居民健康檔案建立的宣傳與教育。通過對居民進行建立健康檔案的宣傳和教育，提高居民的健康意識，促使居民主動到醫院進行體檢，并將體檢資料及健康信息反饋給有關的人員，認識到居民健康檔案的重要性和潛在價值，為促進我國醫療衛生事業的向前發展提供依據。

其次，建立居民健康檔案管理的統一標準，提高健康檔案管理人員的專業素質。居民健康檔案管理是一項系統的工程，其涉及到居民健康檔案的收集、整理、歸檔、保密、統計、借閱、銷毀和開發利用等環節，各環節檔案管理員的操作流程及應盡職責都要規定好，統一的操作流程可以極大的避免檔案資料的損壞和遺失，也可以使檔案管理員結合工作中的新情況、新特點對檔案管理制度做出修訂、補充和完善。另外，要加強對檔案管理人員的專業知識的培訓，工作中可以結合健康檔案管理的新問題進行研討，可以向居民健康檔案管理做的不錯的兄弟醫院進行取經，并把一些有潛力的檔案管理員選派到高等院校進行進修學習，通過采取如上措施可以全方位的提升健康檔案管理員的專業素質，把學習到的先進的管理理念和管理手段引入本單位的健康檔案管理中。

再次，加大居民健康檔案的開發與利用，充分發揮居民健康檔案的價值。居民健康檔案作為開展社區衛生服務的重要依據，建立并完善居民健康檔案有著重要的意義。居民健康檔案不應該總是沉睡在檔案柜中，而應是要充分挖掘其自身的應用價值。要發揮居民健康檔案在醫療輔助、疾病診斷、醫療研究、技術開發等方面的功能，加強居民健康檔案在醫院各部門、各科室之間的橫向聯系，利用其提高醫療衛生機構的服務質量和醫療效率，改善醫療機構及醫者和患者之間的關系狀況，全面提高全民健康意識、健康體檢和健康決策。

【參考文獻】

[1]高斌，馬海燕.居民健康檔案管理存在的問題與對策[J].中國衛生事業管理，2010（4）：281-282.

第3篇：檔案管理具體流程范文

關鍵詞：內容管理技術　技工院校　學籍檔案管理

技工院校學籍檔案一般是指的是學籍表、成績表以及學生的各種在校表現等具有保存價值的東西，與學生的一生也都著密切的關系，因此，學籍檔案管理直觀重要。當前，鑒于技工院校的特點，其學生流動性很強，而且很多企業可能會想了解學生的學籍檔案等與學生的平時表現有密切關系的信息，這時，紙質檔案就會出現各種不方便，因此，電子學籍檔案管理迫在眉睫。隨著信息技術以及認證技術與管理技術的發展，電子化的學籍檔案越來越成為可能，本文主要從內容技術管理在技工院校學籍檔案管理中的應用進行了分析。

1　內容技術管理概述

1.1　內容管理技術的內涵

內容管理，其英文為Content　Management，簡稱CM，指的是對某一機構組織內部的各種類型以及多種格式的信息資源進行分類、組織以及管理的一種有序化的管理過程，內容管理技術的基本理念是將信息資源的內容進行設計與管理，使得頁面美化的設計放置在模板里，將信息的內容存儲在獨立的文件或者是統一的數據庫中，從而保證信息資源的合理化管理與應用。

內容管理系統主要包括四個子系統：

1.1.1　內容收集系統。該系統主要是包括對信息的內容進行獲取、收集并且進行編輯以及整合進而將其轉化然后分發的整個過程，并且在此過程中可以加入元數據從而對內容組件進行定義。

1.1.2　管理系統。管理系統主要負責的是對組件、信息的內容以及模板進行的存儲管理，在存儲的過程中可以對內容的版本、工作流程以及設定權限方面進行更新處理。

1.1.3　工作流系統。該系統是負責對信息資源的內容進行收集、存儲以及，一般說來，學籍檔案管理屬于資源性的網站，因其結構比價復雜，而且內容多是文檔資源類的資源的等。

1.1.4　系統。系統主要是負責將信息資源的內容自動而且迅速的按照所建立的模板到瀏覽器。

1.2　內容管理技術整合信息資源的優勢

內容管理技術在資源整合方面具有很大的優勢。首先，內容管理技術將管理的標準進行統一，將數據庫內的內容進行格式處理以及實現標準化的管理，這樣不僅統一了頁面的風格，而且增強了數據庫的擴展能力。其次，該技術與傳統的數據庫相比，負載能力更強，而且利用XMI將訪問接口進行統一，而且利用內容管理技術可以描述不規則的數據，因此，可以利用半結構化的文檔數據將其送到客戶端，這樣大大節省了效率。再次，網頁呈現與內核技術、日常以及系統維護相互分離，從而不僅使得操作簡便，而且內容管理技術為信息管理提供了開發平臺，大大降低了開發的難度以及維護的成本。

2　當前技工院校學籍檔案管理的現狀

技工院校學籍檔案管理具有很重要的意義，學籍檔案不僅可以反映技工院校的辦學水平以及學生的素質，而且還是技工院校進行技術能力以及學校進行科研的教學評價的重要參考，更是將來技工院校畢業生走向社會的重要依據，因此，建立完善的學籍檔案具有很重要的意義。近年來，隨著技工院校的進一步發展，學籍檔案管理也引起了關注，但是，很多的技工院校在學籍檔案管理中還存在很多的問題，比如對學籍檔案的重視不足，管理水平以及手段落后等，下面將就這些問題進行具體的介紹。

隨著經濟的發展以及國家政策的支持，技工院校的規模也在不斷的擴大與發展，因此，這也就給學籍檔案管理提出了更高的要求，但是，有些院校領導卻仍然對學籍檔案管理不夠重視，甚至有些人認為技工院校的學籍檔案管理僅僅是單純的保管性的工作，僅僅將檔案管理好即可，不需要利用先進的技術與管理方式進行管理。這種思想認識對學籍檔案管理的不管是軟件還是硬件上都缺乏必要的更新，這就對技工院校的學籍檔案管理帶來了很大的弊端。

2.2　技工院校學籍檔案管理的手段比較落后

當前，很多的技工院校的電子信息管理僅僅是起到檢索以及備份的作用，并沒有真正的應用信息技術將其應用到信息檔案管理中，而且對于很多的管理人員來說，習慣于采用傳統的紙質管理，沒有利用先進的管理手段來發揮出學籍檔案管理在數字化管理方面的優勢。而且，技工院校因其自身的特點學生的流動性比較強，因此，對其的學籍檔案管理也就提出了更高的要求，隨著信息技術的發展與普及應用，內容技術管理已經被廣泛的應用到信息管理中，而且很快的發揮出了自身的優越性。

3　內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的應用分析

內容管理技術中的內容形式是多樣的，可以分為備忘錄、信件、報告、白皮書、檔案以及調研報告等的多種方式，而且不同的格式的內容具有不同的表現形式，對于結構化的信息，內容在本質上是非結構化的信息，因此，盡管形式多樣，但是基本的模型課可以描述為：內容﹦元數據＋數據。

3.1　對學籍檔案管理的內容建模

在內容管理技術中，對學籍檔案的內容建模包括對數據管理的要求以及元數據的結構化，對內容主要是設定對管理對象的元數據信息，當然，還包括內容與對象之間的關系，下面就成績表的檔案信息進行舉例，如表1，成績表檔案的數據信息是學生的基本情況，如姓名、學號、注冊時間以及專業與班級等，建模后如下表：

3.2　原型系統的應用

技工院校學籍檔案管理也包括對電子試卷的存檔管理，這個系統可以根據之前提高的原理進行開發，但是，為了更好地提高使用效率可以利用現有的內容管理技術，下面就使用較為廣泛的Content　Manager　v8.3進行簡要的介紹。

3.2.1　內容元數據建模。根據Content　Manager　v8.3的設計，可以利用該技術的可視化的建模工具，這樣可以對成績進行元數據的建模，而且對于內容建模，還包括設定訪問控制、日志管理以及版本控制等的內容。

3.2.2　學籍檔案導入。對學籍檔案進行導入可以利用接口來實現，這樣可以通過內容技術管理的界面實現手工的接入，從而可以將批量的數據實行導入。

3.3　內容技術管理與學校現有系統的整合

學籍檔案管理可以將在線的學籍信息進行有機的整合，比如，可以在當前使用的系統中單獨增加學籍檔案生成模塊，這樣可以利用關系型的管理系統將學籍檔案信息自動的生成元數據以及電子檔案，然后這時可以利用內容管理系統的編程接口將信息存儲到資源服務器中，這樣可以提高學籍檔案的自動化處理，從而有效地節約了成本。

參考文獻：

[1]董平軍，王東明，王寧.內容管理技術在高校學籍檔案管理中的應用[J].現代圖書情報技術，2007（03）.

[2]陶改蘭.淺談技術學校學籍檔案管理[J].數字與縮微影像，2008（01）.

[3]鄭玉梅.淺析技工院校學籍檔案管理存在的問題及其對策[J].高校管理，2010（26）.

第4篇：檔案管理具體流程范文

（一）管理動機指標的趨近

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發展需求，其決定聯合知識管理核心價值進行企業市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸到特定人群之中，為了將內部決策調試到最佳狀態，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細節銜接特征做好相關掌控。兩者日常學習生活中都會給予用戶知識服務，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經過精細化篩選控制才可確保單位成員獲得有關信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務頂點，在促進共享能效上與科學教育機制廣泛交接，具體的差異效應不過是廣度、深度的異質結果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎資料接收、整合、科學鑒定、長效保管與重編服務等流程進行系統調試，力爭發揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創新機理內涵實施科學存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準設定，強調集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發中仍舊會產生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術應用形態一致

透過數字化文件格式與檔案流轉功能鑒別，有關計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發展的核心產物類別，其中網絡通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數據庫整編、檢索媒介、門戶系統以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現代信息技術予以統一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認知，檔案管理活動歸屬于專業技術項目行列；而知識管理則借助管理模式與創新價值理念進行人民思想結構完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側重點向基礎信息角度偏移，其將檔案結構顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內部隱形架構灌輸，確保日后多元材料規劃與日常服務的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護材料的真實性和可靠價值，力求穩定程序、制度的規范化特征，希望各類人員充分發揮創新思維效應，促使政策良好定義結果；知識管理在管理體系上一向寬松處置，希望發揮內部情報傳播功效，力求服務大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認知混亂結果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應造成對傳統組織格式輔助功效的忽視結果，這點應當引起現場規劃人員的強效關注。

三、檔案與知識管理銜接特征細節補充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規范空間，過往企業標準化檔案搜集、整編強調與情報文件的區分，經常會對一些圖書資料排除職責界定范圍，基本與現實服務方向偏離，企業存在價值長期受到質疑，這對于其今后長遠綜合化發展勢必造成重大創傷。知識管理需要將各類文件進行多重載體形態的劃分，做好日常知識細節集成工作，力求借此開創相對完善的資源架構體系，其充分注重企業在不同生產流程下的共享、應用的知識要素，希望企業價值創造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領域之中，期間先進組織戰略以及業務活動充分融合，為企業秩序創新調整提供不少協調經驗。其次，知識管理進一步提升檔案規劃工作的基礎價值地位。過往企業內部檔案管理經常忽視綜合利用價值的呈現特征，基本就是利用廣泛借閱、復印等落后手段實施淺層服務，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業各類生產、管理活動嚴重脫節，生產動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進技術實用格局，根據智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務成果，爭取將企業核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發潛質，令文件管理人員全面理解知識規劃專家輔助意見，加快檔案開發利用效率，日漸提升內部統一管制能效與機構存在地位。

（二）檔案管理進一步為知識管理提供疏通機遇與適應空間

第一，檔案管理可以將創新知識挖掘、交流工作進一步協調。創新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創新經驗，但是由于內部時間、空間限制效應影響，信息知識傳播范圍不大，并且經過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應的書面記錄結果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創新思維產生一定的約束。但是，透過現代信息技術便可將一系列時間、空間限制效應清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應。由此可見，電子文件已經成為先進知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉效率，促進知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進一步穩固創新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標準為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術廣泛交織，這類定義結果已經朝向鮮活動機指標過渡轉移。其實就是強調文件需要運用標準數據以及明確銜接結構予以調試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調的背景知識原理可以有效促進創新知識原理的銜接進度，適當方便工作人員盡快掌握知識應用拓展依據。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產權維護做足補充貢獻。企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。

四、結語

第5篇：檔案管理具體流程范文

檔案管理從傳統的管理模式發展到今天的電子檔案模式，不僅是管理方式的改變，也是管理質量和管理思路的一次革新。電力企業營銷檔案管理，目前正處速發展中。單獨的電力營銷檔案已經與生產mis，辦公自動化等系統實現數據融合，顯著提升了電力公司電子檔案的管理技術水平和工作效率，推進了電力公司檔案管理工作的數字化、現代化進程。

關鍵字：電子檔案 管理系統

正文

電力公司營銷業務承載著業擴報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關鍵業務以及95598電話語音、互動網站、銀電聯網等對外服務工作，具有業務復雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點，營銷紙質文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質文件管理的需求日益突出。

2009年，《企業檔案工作規范》，要求進一步推進企業檔案規范化管理、提升企業檔案信息化建設水平，國家電網公司檔案管理涵蓋了檔案管理工作的全過程，并能夠支持數字化檔案信息的各項功能，以及檔案擴展資源管理和知識管理。但由于營銷業務的特殊性，目前營銷業務檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進行營銷檔案管理信息化建設滿足特定的業務需求正是本文分析的內容。

一、電力企業營銷檔案管理現狀

電力營銷業務應用系統已經開展了電子化文件管理的實用化應用，提高了業務工作效率，為公司電子文件管理試點工程奠定了良好基礎。部分省電力公司對營銷業務重要環節實現了資料電子化管理，其中報裝申請、供用電方案、供用電合同、現場檢查等業務資料較多的業務環節電子化應用程度較高。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業務工作的開展提供了重要的支撐。

二、營銷檔案管理的研究與實現

1.必要性

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

通過電子檔案管理，可以建立起統一的營銷客戶電子檔案信息共享平臺，從而將重要的營銷憑證及表證單據納入管理，如：新裝增容及變更用電中的用電申請書、客戶有效身份證明、營業執照、供用電合同，95598業務處理過程中的故障報修單、投訴舉報信函，電費收繳及賬務管理中的繳款單、進賬單、對賬單，計量標準技術資料與質量體系文件，以及用電檢查工作中的檢查工作單及通知書等重要內容。這些內容的統一化電子化管理，可有效避免營銷各類原始憑證在管理和借用過程中的磨損、老化、丟失和泄密現象，保證這些原始憑證的安全完整和長久保存。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機制。

通過電子檔案管理，可以實現營銷自動化系統各模塊（如：營銷業務應用系統、用電信息采集系統、能效綜合服務系統與多渠道繳費系統等）實時調用瀏覽所需的資料文件，支撐各項營銷業務開展。同時，實現營銷基礎電子文件分類檢索及集成接口服務，將有效支持公司其他部門（如生產部門、辦公部門等）對于營銷類業務文件的查詢和利用，從而在保證信息安全的前提下，提高營銷檔案的利用率和使用價值，并為公司管理業務整合及企業級信息化建設提供支撐。

2.營銷檔案管理具體措施

（1）營銷檔案數據來源

電子檔案按照來源可以細分為電子采集與數據捕獲。

電子采集與實物檔案相對應，通常指業務流程中通過高拍儀、掃描儀等電子化設備對實物檔案進行電子化轉換，借由計算機存儲設備進行存儲的檔案。按照業務子項和業務環節進行初步梳理分析，客戶檔案的紙質文件主要在客戶業擴業務中生成共105類資料，按照業務分類為客戶業擴新增、增容檔案資料，客戶變更用電檔案資料，用電檢查客戶檔案資料，其他重要資料。

數據捕獲：即根據營銷業務處理的過程數據自動捕獲按照標準單據格式組合形成的資料檔案。按照業務子項和業務環節進行初步梳理分析。此類單據為營銷系統生成按照營銷系統應用分類，新裝增容及變更用電應用共23類單據，抄表管理應用共2類單據，電費收繳及帳務管理共16類單據，用電檢查管理共14類單據，95598業務處理共16類單據，資產管理共8類單據，計量點管理共30類單據，其他業務共26類單據。按照業務流程、業務環節梳理覆蓋了目前營銷系統管理的主要業務范圍，為營銷業務的無紙化辦公和電子單據全流程傳遞提供了業務支撐。

（2）營銷電子檔案管理運用的技術

1）異步并發存儲技術

電子文件、音視頻文件占用帶寬較大，限制上傳帶寬的情況下傳輸時間較長需要通過異步處理上傳與續傳，并對多個終端的并發上傳任務能夠進行排隊處理。 利用消息排隊機制與資源緩沖池處理文件上傳時的異步并發問題。

2）圖像文本識別技術

圖像文本識別技術是指高拍儀/掃描儀等終端設備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的過程；即對文本資料進行掃描，然后對圖像文件進行分析處理，獲取文字及版面信息的過程。如何除錯或利用輔助信息提高識別正確率，是技術重點。同時通過識別的文本可以支持自動轉換為全文索引。

3）智能搜索技術

智能搜索引擎是以營銷業務數據資源和業務分類為基礎，對其進行采集、組織、存儲、利用、傳遞等管理過程，實現營銷檔案的索引庫以及豐富的搜索手段，從而搭建營銷全方位智能搜索引擎。

實現人工和定時自動從電子文件管理系統數據庫和圖檔文件服務器中獲取數據，建立文檔采集庫和應用鏈接庫，并形成索引文檔，由搜索引擎對索引文檔的內容進行過濾、整合、分割、分類保存形成企業的索引文件庫。

三、結論

隨著電力公司“SG186”信息化建設竣工以及“SG-ERP”工程推進，無紙化辦公和電子化作業已成為公司信息化發展趨勢，營銷部門也越來越多地采用電子文件進行業務辦理和日常管理，電子文件對于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優質服務水平發揮了越來越重要的作用。

在“大營銷”集約化、專業化的管理模式下，借助于計算機技術、信息技術等現代化手段，營銷檔案管理工作可以更加科學、系統、有效。對營銷檔案管理工作的高度重視、工作有章可循、有制度保障、有高素質的人才是做好營銷檔案管理工作，使之充分發揮作用，更好地服務于廣大用戶、服務于供電企業經營管理的關鍵。

參考文獻：作者.篇（題）名.刊名，年，卷（期）：頁碼

夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策.新西部，2009（08）

傅榮校.檔案管理現代化.浙江大學出版社. 2011

馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學出版社.2001

第6篇：檔案管理具體流程范文

關鍵詞：檔案；管理；模式

一、我國企業檔案管理狀況與不足

我國現階段企業檔案管理體制是在企業自主按照企業管理體制實行二級或三級管理。國家各級檔案行政管理部門對所屬區域企業檔案工作進行指導和監督。這種體制模式存在許多不足。

（一）自我發展動力不足

我國企業檔案工作發展過程中存在的普遍問題是依靠行政力量的推動而自我發展動力不足。黨和政府頒發了一系列文件，推動企業檔案工作，自上而下通過行政手段貫徹這些文件成為推動企業檔案工作的外在推力。市場經濟下，政府職能發生了轉變，不再直接干預企業，企業是自主經營的主體。政府的外力推動作用在建立現代企業檔案工作運行機制中逐漸弱化。企業在也不再重視檔案工作，檔案工作缺乏發展動力。

（二）檔案管理思維僵化

現代企業檔案工作運行機制要求建立與現代企業制度相適應的靈活、多元的現代企業檔案管理模式。傳統企業檔案管理模式過于僵化，體現不出先進管理理念，外包的管理方式不能被傳統檔案部門接受。在不涉及政治等問題下，企業科技檔案部分完全可以面向社會化管理。

（三）單一的檔案管理模式

傳統企業檔案工作基本上是采取單一檔案管理模式，企業對檔案實行集中統一管理、分級管理、綜合管理等。企業的形態在建立現代企業制度中已發生了重大變化，單一的檔案管理模式己不適用，而且，大型企業集團對整個集團檔案實體實行集中統一管理既不現實，也無必要。在符合法律要求的框架下企業檔案保管屬企業自主行為。

二、新時期企業檔案管理體制模式創新

（一）市場化是企業檔案管理的改革方向

市場化是各項改革改革趨勢和方向，我國企業檔案管理市場化就是把原由政府承擔的檔案管理事業交由市場調節。檔案資源作為企業自己的信息資源是管理不可缺少的基礎。企業的需求就是市場，檔案信息開發要不斷提高才能滿足日益增長的信息需求。檔案管理要服務于企業的經濟建設。

（二）社會化是企業檔案管理的發展方向

企業檔案自主管理是不可逆轉的方向，企業檔案管理工作受社會組織的監督。在我國服務型政府轉化后，政府的行政管理能力將減弱，這就需要社會化的協會來參與管理。企業檔案管理工作應充分利用社會資源，需要檔案中介機構為企業檔案管理工作提供外包服務，為企業提供檔案專業服務。這將是企業檔案管理的新需求方向。

（三）企業自主管理體制發展的目標

企業自主不是完全的自由，必須接受法律法規的約束。企業自主管理應適應社會主義市場經濟的規律，既依法管理又注重提供服務，把二者有機地結合起來。把檔案行政管理與行業協會管理結合起來，發揮檔案行政管理部門和行業協會監控作用，防止國有企業檔案在產權變動過程中流失，依法對非國有企業的檔案工作進行嚴格管理。行業協會制定行業標準，指導檔案管理。

（四）分布式集中管理模式

企業檔案管理形式采取形式上集中，事實上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企業檔案管理由企業一級管理層總負責，制定企業檔案管理制度，完善檔案管理流程，但一級管理層并不參與企業檔案具體管理事務。事實上分散的形式指企業檔案管理具體事務都在企業檔案形成部門進行具體管理，即企業各職能部門負責企業檔案的制定，保存，利用。

（五）信息一體化管理

企業的檔案工作、情報工作、圖書工作是在適應現代科學技術飛速發展需要的過程中逐步形成的三個平行的信息管理專業領域，它們雖有各自的理論方法，但根本的工作目的是相同的。實行三者一體化管理，有利于信息的綜合利用，有利于各個信息管理部門的專業協作和全方位服務、節約成本。在機構設置上需要建立信息中心等綜合性的信息管理機構。

（六）文件檔案一體化管理

文件檔案一體化以文件生命周期理論為基礎，利用計算機技術，對文件和檔案工作進行統籌規劃和管理，實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮總體最大效能，有利于開發文件和檔案信息資源，這是文件管理與檔案管理內在聯系的必然結果，是機關文件與檔案工作改革的重要方向。信息技術是文件檔案一體化管理的技術保障。

（七）標準化管理

檔案工作標準化是提高檔案工作水平必由之路。檔案工作實現標準化，是檔案管理工作的發展方向，通過標準化、規范化，可以給檔案工作提供新的先進的管理技術和管理方法，加速檔案工作的發展。檔案標準化是檔案質量的準繩。實現企業檔案工作標準化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現代技術，便于迅速、準確、系統地滿足人們對各類、信息的需要。企業檔案標準化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業檔案工作的質量，有利于促進企業檔案管理的現代化，有利于檔案信息的開發利用和檔案學理論的研究和發展。

參考文獻：

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[3]李小平.新時期高校檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2012（3）。

第7篇：檔案管理具體流程范文

關鍵詞：企業檔案管理；計算機技術；應用研究

中圖分類號：TP311.52

近年來，國內的信息技術得到高速發展，在這類技術的支持下，高科技的信息技術被廣泛應用于企業檔案管理事業中，在為企業經營發展提供無盡信息資源的同時，為企業的持續發展創造了美好前景。就當前情況來看，實現電子化檔案信息管理已然成為了時代的要求，運用新型計算機對企業內部的檔案工作實行全面管理，相較于傳統手工操作的檔案管理模式而言具有明顯優勢。對此，以下將就信息時代的檔案管理任務進行系統論述。

1 計算機技術下的檔案管理工作

1.1 計算機技術下的企業檔案管理特色。計算機體系下的企業檔案信息化管理模式即涵蓋了企業檔案信息管理的整個流程，能有效保存企業內部經營管理中所有實際價值的信息資源。確保企業檔案信息管理工作能系統高效的運行，確切來說即確保企業信息流動能夠安全運作。而對于失去效用的企業內部經營管理檔案信息，則表示著企業內部檔案信息的缺失、中斷等，在一定程度上給企業的經營效益帶來損失。尤其需要注意的是，因為企業檔案信息一旦丟失，則無法重新取得，因此，切實做好檔案信息的保存工作顯得尤為重要。

1.2 企業檔案信息的運載模式。企業內部保存檔案信息的模式是多種多樣的，除了日常使用的紙質檔案管理模式之外，還可將光碟、照片作為檔案信息管理的重要載體。對于不同類型的檔案信息管理載體而言，由于它的安全保存體系以及相應使用條件的不同，使之一旦在檔案信息保存過程中受到損害，則會影響整體信息系統的運行效率。

1.3 企業檔案管理信息系統。具體而言，對于傳統模式下的企業檔案管理機制，需要將企業內部有價值的檔案資源分門別類加入到檔案管理庫存中，按照檔案編號排列對企業內部檔案信息資料實行管理，定期地對企業內部檔案進行檢查，確保檔案室內能長期保持常溫，同時清潔人員應切實做到對檔案工作進行不定期打掃，對于受到損害的檔案資料應及時進行修繕。而對于企業計算機中所保存的檔案信息，其保存的信息時間跨度是非常大的，就基礎建設的檔案信息或者是設備檔案信息而言，通常會隨著建筑設備在檔案管理中的使用而被保存。針對信息技術下的企業檔案管理模式而言，它的利用方式、利用效果通常無從得知，經歷較長時間保存下來的檔案信息，則顯得彌足珍貴。

2 計算機技術完善企業檔案信息管理

2.1 制定系統的檔案信息管理規劃任務。對于信息時代的檔案信息管理的整體規劃任務而言，應切實遵循企業發展策略，詳細分析企業日常經營管理所具有的特色，實行深入研究分析，根據企業經營的實際運作情況，從兩方面入手，即企業長期和短期發展目標。站在企業檔案信息需求的角度上，整合企業的業務發展要求，詳細分析企業業務發展流程，從全局出發研究企業檔案管理規劃，為企業后期發展，開拓出廣闊的空間。

2.2 檔案信息體系的構建。檔案信息系統是實現企業檔案管理的關鍵要素，它具有獨特的符合企業文化的信息管理模式。就現代企業所開展的一系列經營活動而言，無法離開檔案信息管理有力支撐，對此，大體上可以從兩個方面進行探討：第一，在計算機系統融入檔案管理工作時，對于企業經營中所產生的數據信息，相關檔案管理人員應切實加強對數據信息的保存。第二，最大程度地實現企業內部管理信息利用，為企業運營發展儲備充分的信息資源。

2.3 檔案信息的標準化管理。計算機體系下的檔案信息管理即實現檔案信息管理的標準化模式，站在企業的角度上，應具體依照國家信息化管理規范，依據自身發展理念，制定出完善的信息管理體系，在實際檔案管理工作中，經過不斷的累積和優化，穩步推進檔案信息化管理機制的形成，進一步降低因為檔案管理不善所引發檔案信息流失的情況。

2.4 檔案信息的安全管理。實際中的檔案信息化管理工作，會在實現檔案資源高效利用的同時，為檔案信息的管理帶來一系列不安全因素。對此企業內部管理人員應切實按照企業內部管理體系，培養企業信息安全管理意識，積極做好企業檔案備份管理工作，確保企業信息的安全儲存。

3 計算機體制下的企業檔案管理要求

3.1 完善企業內部檔案信息化管理模式

針對企業內部檔案管理部門的工作而言，運用科學的管理模式，對實現現代化檔案信息管理具有積極的促進作用。就實際情況來看，促進檔案信息的標準化管理是企業信息建設的關鍵內容。因此，對于企業檔案管理工作而言，必須切實遵循檔案管理標準化原則，就企業內部信息的采集、整理進行詳細編制，具體做好企業內部檔案信息化管理工作，嚴格遵照國家標準化管理模式，特別是對于計算機電子文檔的管理應嚴格實行管理規范。在此基礎上，企業應根據自身實踐發展情況，構建完善的企業檔案管理體制，將其落實到位。

3.2 配置一體化檔案管理軟硬件設施。在條件允許的情況下，企業應具體做到更新原有落后的計算機設備，為企業內部信息化管理創造條件。就當前的形勢來看，市場上流通的檔案管理軟件設備很多，對此，企業可根據自身實際發展需要，購置適合自身檔案管理工作的軟、硬件設施。因此企業應從長遠目標出發，加大對檔案管理工作的資金投入，從企業利益出發看待檔案管理工作，在有效發揮企業檔案管理效用的同時，促進企業檔案管理工作持續開展。

3.3 積極完善企業檔案管理人員培訓工作。企業內部檔案管理工作的運行發展，總而言之都是通過人來完成的，對此，企業應切實抓住有力時機，完成對人才的培訓工作，實現真正意義上的物盡其職。對于企業檔案管理的實踐工作而言，具體應做到高起點，切實做好每一步的檔案管理工作。對此，如果現有的檔案管理人員無法適應現代化信息技術的發展需求，企業則可通過一系列計算機運用模式來進行培訓，幫助企業檔案信息管理人員盡可能快地掌握計算機應用知識。詳細來說，身為一名優秀的企業檔案信息管理人員，應擁有較高的職業道德修養，系統的專業知識。因此，促進企業檔案管理模式向現代化計算機管理機制轉型，我們應具體做到：在信息技術發展大潮中，應與現代化計算機技術達成同步，運用創新型思維模式，采用新機制、新方法，轉變傳統檔案管理理念，運用先進的計算機科技，從實際上將檔案管理工作帶入一個新的高度。

4 結束語

伴隨著計算機科技的深入發展，現代化檔案管理的工作需求，使得計算機系統自然而然地成為了開展檔案管理的必要工具。就實際情況來看，計算機的運用對于當今企業的檔案管理工作顯得尤為重要，因此計算機體系下的檔案管理工作是時展的必然產物。與此同時，為了更好地實現現代化檔案管理的有效運行，檔案管理人員應主動學習自身計算機應用技術，在管理工作中認識到網絡對于現代檔案管理工作的實際意義，以期實現檔案管理工作的有序發展。

參考文獻：

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[5]張雪莉.論電子信息技術在檔案管理中的運用[J].現代商貿工業，2010（02）.

第8篇：檔案管理具體流程范文

關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現象日益凸現，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規范化整理。上述現象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。

1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]

1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。

1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。

2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。

2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：

2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。

2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：

①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。

2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。

3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題

為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：

3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。

3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。

3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。

結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻：

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第9篇：檔案管理具體流程范文

[關鍵詞]事業單位；人事檔案管理；信息化建設

在事業單位管理工作中，人事檔案管理是非常關鍵的一個環節，對管理水平以及質量的提升具有很大的促進意義。通常，由于人事檔案管理工作的系統性很強，所以其經常會存在很多問題，影響了管理效率。并且，現階段，以往的人事檔案管理手段以及理念具有較強的滯后性，如果不能及時更新，對事業單位可持續發展十分不利。故而，事業單位應該強化對信息技術的重視，合理應用，實現人事檔案管理信息化建設。

1事業單位人事檔案管理信息化建設及發展的價值分析

針對事業單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴格依照國家相關法律法規，切實地對社會管理職能進行履行，社會價值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業單位相關人事管理部門進行保存和備案，以確保其在需要的時候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性[1]。同時，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰略是實現國家長久發展的主要路徑，而強化對事業單位人事檔案的管理，則是對人力資源進行整合的過程，能夠保證事業單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進行提升，進而從整體的角度上推動企業的可持續發展進程。

2事業單位人事檔案管理信息化建設問題分析

2.1信息化建設設備以及管理系統缺乏健全性

當前，事業單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強化了對信息技術的應用，力求可以從整體的層面上對人事檔案管理工作的效率及職能進行提升。通常情況下，在具體的人事檔案管理信息化建設過程中，需要應用到很多機械設備，特別是一些硬件以及軟件設備[2]。但是，綜合現階段的事業單位人事檔案管理工作水平來看，其在設備配置層面，存在較強的滯后性，不能夠對設備以及信息系統進行及時的更新，也無法積極的對現代化信息設備進行引進，缺乏必要的計算機技術人員，致使人事檔案管理工作的進行存在了很大的問題。同時，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動操作，即便有計算機設備，也無法將其功能和價值綜合發揮出來，最終使得的人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設效果一直得不到有效提高。

2.2對人事檔案管理不夠重視

對于人事檔案管理工作來說，其是事業單位最為基礎的工作，但是從目前的情況來看，也是事業單位最不重視的一項工作。一般而言，如果不能科學的對人事檔案進行管理，或者檔案管理不認真、不到位，那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對人才進行深入挖掘，甚至還會造成人才流失的情況，為事業單位造成了非常嚴重的損失[3]。現階段，一些事業單位在發展期間，領導對于人事檔案管理的認識具有較強的片面性，淺顯的認為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調查的職責進行切實履行，只要不發生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經做到位。因而，這種從安于現狀的落后思想，很大程度上對事業單位人事檔案管理信息化建設造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

2.3人事檔案管理工作機制缺乏健全性

任何一項工作的開展，其都需要有完善的機制作為約束。因此，對于事業單位人事檔案管理工作來說，也不例外，必須要依托于健全的管理機制，只有這樣，才能夠保證人事檔案管理質量以及效率得到提升。針對人事檔案管理機制來說，其具體涵蓋人事檔案的調動、分類、查閱以及保管等，不管哪一個部分出現缺失，或者是哪一個方面不能夠做到位，都會在很大程度上影響管理的水平。比如：如若人事檔案調動機制缺乏合理性，那么就非常容易對人事檔案調動人員造成心理困擾，也會出現人事檔案丟失以及損壞等情況[4]。再比如：如果不能夠合理的對人事檔案進行開發、利用，及時進行完善，那么就會使得優秀的人才被埋沒，甚至還會出現人才流失等問題，不利于事業單位的穩定建設。

3事業單位人事檔案管理信息化建設及發展路徑分析

3.1對信息化建設設備以及管理系統進行完善

在以往的事業單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進行調檔的過程中，還會經常出現丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸的具有較強的穩定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升，降低檔案管理出現問題的幾率，那么還應該強化對檔案信息化建設力度，在具體的建設階段，應該充分的對計算機等技術進行應用，合理地將存儲在紙質載體上的檔案信息轉化成數字化，利用掃描儀，科學的對檔案進行整合、加工以及管理[5]。同時，在人事檔案管理信息化建設期間，也可以將現有的紙質檔案依照規定，統一的進行管理，科學的輸入到計算機中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴格的依照各項規章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進行相對有序和順利，從而最大限度地實現信息共享。

3.2強化對人事檔案管理工作的重視

面對現階段事業單位人事檔案管理工作中管理人員不重視的問題，要想能夠有效地解決，更好地達到人事檔案信息化建設目標，那么就一定要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應該全面地對檔案進行整理，依照不同的原則，科學的對檔案進行分類和存檔，以便檔案管理具有較強的真實性以及實用性。另一方面，在具體的操作階段，應該嚴格的依照人事檔案管理流程開展，能夠切實的根據相關管理機制來進行執行，堅決不能夠出現擅自處理資料的情況，提升人事檔案的保密性，促進管理效率以及水平的提高。

3.3對人事檔案管理工作進行健全

要想不斷對事業單位人事檔案管理水平進行提升，那么就一定要建立相對完善的人事檔案管理機制，有效的對流動人員人事檔案進行管理。通常情況下，對于流動人員人事檔案來說，其具有較強的分散性，并且十分復雜。因此，在人事檔案轉接期間，其非常容易存在問題，最終導致流動人員人事檔案不夠真實和精準，最終引發虛假檔案等問題的出現。所以，為了能夠更好地規避這些情況，在今后的管理階段，一定要建立相對完善的管理機制，制定各個環節的工作流程以及規章制度，確保每一個工作人員都能夠依照規范和標準操作，杜絕不規范操作問題。

4結語