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【關鍵詞】合同管理;科研項目;控制
0 引言
科研項目是科研院所業務的主要支撐,如何提高科研項目管控水平,確保科研項目穩步推進實施是科研部門日常工作的重點。而合同管理是科研項目的重要依據,因為科研項目都是以任務合同書的形式訂立的,可以當做是一個合同來管理;而每一項科研項目的實施又是由無數個分包合同組成的,因此有效的合同管理可以為科研管理提供有效參考,以提高科研項目管控水平。這對科研單位的科研計劃管理和科研項目的預算管理有著指導性意義。
1 科研項目實施中合同管理面臨的問題
1.1 合同信息缺乏準確性、實時性
合同管理貫穿于內部業務展開的整個過程,完善的合同管理是科研院所健康運作的重要標志。采用傳統的手工管理方式,由于涉及的部門眾多,需要管理的合同要素也各不相同,低下的數據利用率和不斷膨脹的數據量,造成信息不集中、實時性不強,導致工作效率不高、費時費力等問題[1]。
1.2 合同管理與財務管理脫節
科研項目實施中的合同經費支出采用的是項目負責人審批、合同管理部門審批、財務管理部門審批、領導審批共同負責管理監督的機制。由于管理制度不順暢,合同管理部門和財務管理部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺,數據缺乏有效的組織,造成合同管理和財務經費管理脫節。如何妥善處理好這兩者之間的關系,保證合同管理與財務管理有機結合,是值得考慮的問題[2]。
1.3 科研計劃統計無數據支持
以往的科研計劃統計依靠于手工匯總的紙質化階段,統計工作往往是由合同管理部門通過對一線部門的合同整理匯總而成,這種傳統的手工統計方式準確率及效率都很低下,影響科研計劃上報的真實性。而且由于統計的方式單一,造成信息匯總困難,難以提供有效的反饋信息,無法滿足合同分類型統計及查找,因此無法為一些工作提供必要的支持。另外從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉化效益等情況,都離不開科研統計提供的數據,科研投入與產出的分析都需要可靠的數據[3]。
2 基于用友系統的合同管理模式
由于科研項目是科研院所業務的主要支撐,以往科研項目實施中的合同管理模式已經不能適應新形勢下科研管理發展的需要,而且隨著信息化水平不斷提高,利用網絡和信息化手段提高管理效率是必要趨勢,因此我們將用友軟件與科研項目管理相結合,探索出一種新的有效的合同管理模式,提升了科研項目實施過程中的合同管理能力,從而大大提高了科研項目管理水平。
合同管理主要包含兩方面的管理對象:一是,科研單位所簽訂的科研計劃任務書;二是,在每一項科研項目具體實施中所簽訂的各項分包合同。
其中科研計劃任務書是在科研項目確定后,由科研項目承擔單位對科研項目的目的、意義進行介紹,對完成該科研項目的具體措施、方法和研究進度作出計劃安排的技術文書,是一種報告體科技應用文,它是科研項目承擔單位向上級主管部門申報立項的重要文件,而科研計劃任務書的統計數據是科研單位科研水平的重要體現,只有對這些科研項目的信息進行有效管理才能使得統計數據準確,只有充分利用這些信息才能對科研項目做到有效管理。
更為重要的是,每項科研項目都有著相應的預算管理,如何對項目支出做到全局把控,必須依靠于有效的合同管理工作。因為每一份分包合同體現的是都是相應預算的支出,因此對合同管理到位,就可以對項目的整體支出有了全面把控。
2.1 合同管理的準備階段
合同管理部門在合同管理實施前,將歷年合同管理中存在的問題進行了分析及總結,在合同管理軟件實施前對合同類型進行分類,并對每一類合同下進行相應設置。科研合同作為收款合同分為國家級項目、省市級項目及其他;分包合同作為出款合同分為采購合同、外協加工合同、測試化驗合同等,使得合同分類清晰,便于管理。同時根據合同金額對合同進行分組管理(根據合同金額分為A、B、C三類),根據合同金額制定相應的審批制度,審批流程見圖1,并有效分配管理時間及精力,使得合同管理做到有的放矢。
2.2 合同管理的執行階段
2.2.1 新建合同
當合同簽訂生效時,在合同管理軟件中新建一個合同,錄入合同相關內容,包括名稱、性質、所屬合同組、合同類型、對方單位、負責人等基本信息。因此合同信息以標準化的形式存在于系統中,為后期合同信息的數據共享及有效利用奠定了良好的基礎。
2.2.2 合同的履約管理
科研項目中的合同管理要求組織專業化管理,在科研項目具體實施中,由于實際情況或計劃失誤發生變化,可能使項目考核指標與合同實施偏離,如果沒有采取相應措施,會影響科研項目進展。通過對合同監督與履約跟蹤,對合同履行情況分析,找出偏差的地方, 以便及時采取措施補救,最終順利的完成合同需求[4],從而完成科研項目考核指標。
2.2.3 合同的變更管理
由于科研項目實施是一個動態的過程,受客觀因素和項目實施的影響,合同雙方會根據需要在協商的基礎上進行相應的改動和調整,因此合同變更管理是一個非常必要的環節,合同變更是指修改和變化原合同內容,經過雙方蓋章方能有效變更。
2.3 合同數據的統計分析
通過把用友系統和項目管理想結合,可以直接看到項目中各項經費的支出情況,便于一線部門查看該項目預算額度的開銷及剩余情況。其次可以以各種口徑統計合同數據,并及時反饋給一線部門,以便他們工作的開展。
3 結語
3.1 加強過程監督,實現科研項目全程管理
通過對合同的統一要求,使得合同信息以標準化形式存儲,實現了合同管理部門和財務部門的數據共享,使管理呈現動態化。這樣使得合同編碼唯一,統一了合同編碼與財務項目編號的一一對應,解決了長期以來合同信息與經費信息無法實時對應的問題,方便了管理部門與一線部門可以實時掌握項目的到款及支出情況,促進了經費的合理使用,為經費管理提供有效支持,實現項目的全過程管理。
3.2 加強數據利用,實現數據有效統計
通過將用友系統應用到科研項目管理過程中,可以提供出動態的、準確的合同信息,使得合同數據及時準確,合同管理部門能夠隨時獲取最新數據,一線部門可以了解項目進展,大大提高了統計信息的時效性、準確性和共享性,縮短了科研項目計劃統計上報工作的時間,大大提高了效率。
【參考文獻】
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[關鍵詞]可持續建設;利益相關者;客觀主導力;主觀意愿度;動態性
[中圖分類號]F287.8 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-511X(2012)02-0046-05
如何在工程項目建設的主要活動或環節中貫徹可持續發展的理念是一個非常重要的研究議題,可持續建設(SC:Sustainable Construction)理念的出現為其尋找到了一條行之有效的途徑。如何識別、評價和管理工程項目可持續建設的利益相關者,是可持續建設實踐獲得成功的關鍵要素。當前很多學者將工程項目利益相關者作為研究的焦點。沈岐平和楊靜提出的基于社會網絡分析理論的系統化利益相關者管理模型中介紹了利益相關者管理的四個主要步驟:①利益相關者識別;②利益相關者評價(包含對利益相關者進行準確的分類和劃分等級);③決策(根據利益相關者的重要性等級不同來依次滿足他們的需求);④執行與評價。王進和許玉潔通過問卷調查的形式,從緊迫性、影響性和主動性及綜合維度得到12個工程項目關鍵利益相關者的分類,確定了核心型、戰略型及型三類大型工程項目關鍵利益相關者。但是,在工程管理領域,大部分關于工程項目利益相關者的研究都以傳統的建設活動范式為背景,而很少有學者以工程項目可持續建設為背景來深入研究。
一、工程項目可持續建設的概念
學術界普遍認為最早完整提出可持續建設概念的是美國佛羅里達大學Kibert教授。他將可持續建設定義為:“基于有效的資源利用和生態原則,建立一個健康的居住環境”。此后,不同學者從不同角度對可持續建設進行了定義。Sage把可持續建設定義為;在整個建設流程中貫徹可持續發展的基本目標;Chong等認為可持續建設致力于通過采用適當的技術和知識來加強建筑設計、施工生產以及運營中的可持續性。
“可持續建設”與“綠色建筑”、“可持續建筑”三者之間存在極大的共性,又有本質的區別,不可混為一談。“綠色建筑”和“可持續建筑”都屬于具體的建筑產品類型,而“可持續建設”是一個動態過程;前兩者是一個結果,是需要通過后者來實現的;即只有通過工程項目的“可持續建設”,才能得到我們需要的“綠色建筑”或“可持續建筑”產品。
二、工程項目可持續建設的利益相關者
(一)利益相關者的定義
利益相關者理論(Stakeholder Theory)是20世紀60年代在西方國家逐步發展起來的,進人80年代以后其影響迅速擴大。90年代以后,對利益相關者認識的趨勢是將利益相關者界定為那些與企業有一定的關系,對企業擁有某種相關利益,并承擔企業經營風險的個人與團體。隨著利益相關者理論的不斷豐富,一些學者開始意識到,僅僅對利益相關者進行簡單的界定和識別是不夠的,還必須根據其不同的構成對利益相關者進行準確的評價。由于不同的項目或不同的項目發展階段,其利益相關者構成是不同的;即便是在同一個利益相關者體系中,不同類型的利益相關者由于其自身屬性、影響力和利益強弱的不同,各利益相關者之間的重要性程度是不同的。
Mitchell等提出了利益相關者顯著模型,他們認為利益相關者的顯著性取決于決策者對其三個屬性(權力、合法性和急迫性)的評估;基于對這三個屬性的定義和擁有程度,Mitchell等將利益相關者分為七種類型:蟄伏型、自主型、需求型、統治型、危險型、依賴型和權威型。在Mitchell理論基礎上,我國學者陳宏輝等從利益相關者的主動性、重要性和利益要求的緊急性3個維度出發,將利益相關者分為:核心利益相關者、蟄伏利益相關者以及邊緣利益相關者。
(二)工程項目可持續建設的利益相關者
不同于傳統的建設活動,可持續建設對工程項目建設活動賦予了更高的要求。多專業協作、參與主體的早期介入、可持續建設流程的通暢性、滿足主要利益相關者的需求等可持續建設的原則使得我們在可持續建設實踐中必須重視對可持續建設各利益相關者的管理。筆者將可持續建設利益相關者定義為:“同可持續建設活動存在單向或雙向影響關系,并能從可持續建設中獲得一定利益或自身利益可能受其損害的人或團體”。根據文獻綜述和專家訪談等方法,筆者識別出了我國工程項目可持續建設中的12個利益相關者,見表1。
四、我國工程項目可持續建設利益相關者的調查研究
(一)問卷調查概況
Johnson和Scholes認為僅僅簡單地識別利益相關者是不夠的,管理者需要評估利益相關者對項目的興趣及其因興趣而對項目產生的期望,并識別利益相關者是否有能力去施加自身的影響;為此運用了利益相關者可視化技術——權利/興趣矩陣進行了有關的評估,根據不同的權利和興趣等級對項目的利益相關者進行歸類。
為了能對我國工程項目可持續建設的利益相關者進行深入的分析和評價,筆者開展了一項“各利益相關者對工程項目可持續建設實踐的影響”的問卷調查活動。該問卷共分為兩個部分,分別從“利益相關者對可持續建設實踐的客觀主導力DV(即客觀的影響力)”和“利益相關者主動參與可持續建設實踐的意愿度WV(即影響的可能性)”兩個維度進行調查。采用李克特5點量表的方式來衡量受訪者的觀點或態度,分值越高代表“客觀主導力DV”或“意愿度WV”越大。調查問卷的第一部分(客觀主導力DV)按照表1列出的12個利益相關者進行調查;與第一部分不同的是,第二部分(意愿度WV)中的“開發商/業主/投資商”(SH2)被細分成兩個子類,分別是“開發商/業主/投資商(出售/出租型項目)”(SH2-1)和“開發商/業主/投資商(自用型項目)”(SH2-2),以便進一步考察兩者在主觀意愿度WV上的區別。本次問卷調查的目的是:對我國工程項目可持續建設的各利益相關者按照一定的規則進行分類,以便在可持續建設的實踐中能更好地管理可持續建設的各主要利益相關者,促使可持續建設實踐的成功。
該調查活動從2010年12月初開始,到2011年1月底截止。問卷的發放方式主要以發送Email為主,總共發送了531份問卷,回收了163份問卷,其中有15份問卷由于漏填或多填被界定為廢卷,有效問卷數為148份,有效問卷的回收率為27.87%。受訪者的工作單位涵蓋高校、企業、政府、行業協會等機構。該調查問卷兩部分數據的基本統計量值見下表2和表3。采用Cronbach’s Alpha系數對調查問卷進行信度分析,考察問卷的內部一致性。根據SPSS軟件計算出該問卷兩部分的Cronbach’sAlpha系數分別為0.780和0.800,均大于0.7,這說明該問卷具有較高的信度,其調查結果在穩定性和可靠性方面可以接受。
(二)調查問卷數據的統計分析
1.單樣本K-S檢驗
對各利益相關者進行分類主要是根據其各自的DV和WV算數平均值(Mean)大小進行排序或等級劃分,但是在沒有相關統計數據支撐的情況下(考慮置信度問題),簡單地根據這些利益相關者各自得分的DV和WV算數均值來進行排序或等級劃分是值得質疑的。如果兩個利益相關者的DV或WV算數均值處在同一個置信區間(即兩者不存在顯著性差異),即使兩者在算數均值上存在差異,它們仍屬于同一等級。因此,需要推斷兩個獨立樣本(DV和WV)的算數均值是否存在顯著性差異。①當已知兩個獨立樣本都服從正態分布,可以采用“配對樣本T檢驗(Paired-Samples T Test)”來判斷兩樣本的算數均值之間是否具有顯著性差異,進而消除因處于同一置信區問導致的排序差異;②當兩個獨立樣本不服從正態分布或其分布狀況未知的情況下,可以采用“兩獨立樣本的非參數檢驗方法”來判斷兩樣本算數均值之間是否具有顯著性差異。為此,首先需采用“單樣本K-S檢驗”來檢驗調查問卷兩部分中的各利益相關者的樣本數據是否服從正態分布(零假設HO:樣本分布為正態分布),根據SPSS得出的檢驗數據結果見表4和表5。根據檢驗數據結果,所有獨立樣本的伴隨概率均為0.000,均小于顯著性水平a(0.05),拒絕零假設,因此可以認為所有的獨立樣本均不服從正態分布。
2.曼-惠特尼U檢驗
需采用“兩獨立樣本的非參數檢驗方法”來判斷兩獨立樣本算數均值之間是否具有顯著性差異。筆者選用曼-惠特尼U檢驗(Mann-Whitney U)來進行相應的兩兩樣本算數均值的顯著性檢驗。曼-惠特尼U檢驗的零假設為:HO:樣本來自的兩獨立樣本總體的均值無顯著性差異。問卷兩部分數據的U檢驗結果見表6和表7。
表6和表7中,單元格中帶星號上標的伴隨概率值大于顯著性水平a(0.05),說明這些伴隨概率值對應的獨立樣本之間的均值不存在顯著性差異;其余單元格中的伴隨概率值均小于a(0.05),表明這些伴隨概率值對應的獨立樣本之間的均值存在顯著性差異。調查問卷的兩部分中,算數均值不存在顯著性差異的利益相關者見表8。
五、我國工程項目可持續建設利益相關者的分類
要進行等級劃分,首先必須確定等級劃分的界限值。根據統計分析,該問卷兩個部分各自總體樣本(包含所有利益相關者)的算數均值分別為3.20和3.19。因此,筆者以3.2作為等級分類的界限值。根據表2和表3中各利益相關者的算數均值,以3.2作為分類的界限值,從“參與可持續建設實踐的客觀主導力(DV)”和“參與可持續建設實踐的主觀意愿度(WV)”兩個維度對表1中的各利益相關者的主導力和意愿度的算數均值進行等級劃分。等級劃分主要遵循以下方法:在等級劃分的過程中,必須結合表8中“不存在均值顯著性差異”的結果進行。以SH3和SH9在DV維度方面的得分為例,雖然兩者算數均值的數值不同,但根據表8顯示,SH3和SH9在DV維度上的算數均值不存在顯著性差異,因此可以將SH3和SH9歸為同一個等級。可持續建設利益相關者在兩個維度上等級劃分的結果見表9。結合表9的等級劃分結果,可以將工程項目可持續建設的利益相關者劃分為四種類型,具體類型劃分結果見表10。
四種類型的工程項目可持續建設利益相關者解釋如下:①類型工指的是在可持續建設實踐中主導力和意愿度都較大的利益相關者,將這種類型的利益相關者命名為“核心主導型”利益相關者;②類型Ⅱ指的是在可持續建設實踐中有較大主導力,但意愿度較低,需要通過相關的手段刺激其主動性的利益相關者,將這種類型的利益相關者命名為“核心誘導型”利益相關者;③類型Ⅲ指的是在可持續建設實踐中主導力不大,但意愿度較高的利益相關者,將這種類型的利益相關者命名為“支持型”利益相關者;④類型Ⅳ指的是在可持續建設實踐中主導力和意愿度均不高的利益相關者,將該類型的利益相關者命名為“邊緣潛伏型”利益相關者。
六、對我國工程項目可持續建設主要利益相關者的討論
1.“政府”在工程項目可持續建設實踐中所發揮的主要作用有:法律和法規的制定和引導,可持續建設示范性項目的建設,購買可持續建設產品、稅收和經濟補貼等政策手段的刺激,資助基礎性的可持續建設R&D,推動綠色建筑市場的成熟與完善等。
2.“開發商/業主/投資商”是可持續建設實踐的主要發起人和主導型力量,有些開發商所涉及的業務可以涵蓋建筑的整個生命周期。對于自用型項目,由于投資和使用的一體化,開發商/業主/投資商往往具有較高的意愿和影響力去進行可持續建設實踐,例如深圳鹽田區的萬科中心獲得美國LEED最高級認證(鉑金獎)。但對于出售/出租型項目,開發商往往沒有足夠的意愿去進行可持續建設的實踐,這就需要采取一些誘導性的措施來提高開發商在此類項目上的意愿度。事實上,從對一些房地產開發企業中高層管理人員的訪談中發現,只要政府對可持續建設實踐進行適當的經濟補貼或稅收政策扶持,開發商從事可持續建設實踐的意愿會得到顯著提高。
3.“規劃和設計單位”在可持續建設的前期階段發揮著重要的作用,工程項目的規劃和設計是否充分貫徹了可持續建設的理念將直接影響到整個項目的可持續建設的績效。為了提高自身的競爭力,一些大型的規劃和設計單位(如中國建筑設計院、清華大學建筑設計院等)都在積極探索如何進行建筑的綠色設計、生態設計等議題。
4.“消費者/使用者”是可持續建設產品的購買者和使用者,因此在可持續建設實踐中必須準確了解消費者/使用者的需求。越來越多的研究表明,在綠色建筑全面走向成熟之前,市場會積累一個龐大的潛在消費群體,這股力量釋放的快慢,將取決于政策引導的力度、教育宣傳的準確性以及相關體制的完善等諸多外部因素。
5.此次調查研究中,作為可持續建設重要參與者的“施工單位”被歸為“邊緣潛伏型”利益相關者,主要原因在于從中國的現狀來看,建筑施工企業生產力和技術進步率水平普遍較低,大部分的施工企業很難滿足綠色施工的要求。此外,傳統的建設模式(如DBB)使得施工企業并沒有太多的機會和動力去主動適應可持續建設的要求。
七、我國工程項目可持續建設利益相關者的動態性
研修模式:前沿理論構建、實務問題研討、經典個案解析。
研修對象:業主、承包商、銀行、財產保險公司、保險經紀公司、保險公估公司等大中型工程項目風險和保險運營及管理專業人士。
授課專家:
魏鋼:工程保險專家,澳洲保險與金融學會資深會員資格(ANZIIF(Fellow))、澳洲保險學會認證保險師資格(CIP)、新加坡保險學會資深會員資格(FSⅡ)。歷任美資大陸保險集團駐華首席代表(北京)、英資一米耐特保險經紀公司亞洲地區經理(悉尼)、美資一通用再保險公司承保師(悉尼)、美德合資一通用科隆再保險公司亞洲地區超賠合同業務經理兼首席承保師(新加坡)、澳資一維信保險公司董事、瑞士豐泰保險集團高級顧問、中瑞合資一華澳風險管理公司常務董事。曾在新加坡、菲律賓、中國大陸、香港、臺灣等國家和地區講授保險類高端課程,特別在大型工業/基礎設施保險等方面具有堅實的理論基礎、豐富的實踐經驗。
劉俊穎:工程項目風險管理專家,天津大學工程管理系講師,英國雷丁大學(UniversityofReading)工程管理博士,英國皇家特許建造學會會員(MCIOB)。擁有大量風險管理論著,曾為多家ENR225國際承包商進行國際工程項目管理高級培訓,并有豐富的咨詢經驗。
報名須知:請填寫報名表格1份,E-mail至連邦管理咨詢公司公開培訓部,即視為信用注冊學習;并于開課一周前將培訓費匯至指定帳戶或經協商報到交費。凡注冊報名的學員,在開課前將收到詳細的報到路線圖及時間安排通知。
研修費用:1880元/每位(含培訓費、材料費、兩日正餐和一晚住宿費用)。
主辦機構:連邦教育集團、天津市連邦企業管理咨詢有限公司
聯系電話:13116085986 022―23202228
戶名:天津市連邦企業管理咨詢有限公司
聯系人:劉老師
開戶行:天津市中信銀行華津支行
關鍵詞:科研項目;管理;問題;應對方法
中圖分類號:G311 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2017)015-0-01
科研項目是一個企業或單位技術能力和業務水平的重要標志,也是企業或單位軟實力的不可缺少的組成部分。因此,根據具體情況,分析科研項目管理中存在的問題,采取有效的策略,加強科研項目管理是值得探討的問題。現將自己對科研項目管理的一些初淺認識總結如下:
一、存在的問題
(一)項目審批不規范,項目缺乏實效性
有些項目在立項時,讓知名人士掛上頭銜,以借助專家的優勢和高管的權勢,有利于審批順利通過。在審批過程中,片面關注項目的主要人物,卻忽視了對科研項目工作者本身的學識水平、資歷、研究經驗、技術能力等因素的考察。還有的項目是與外部機構聯合開發的,目的是增強項目自身的科技實力和為項目提供更多的資金保障,但當科研項目由外部科研機構具體執行時,會使科研項目的針對性、成果轉化的可操作性受到了一定的限制,不利于科研成果的實效性的有效發揮。
(二)科研項目的預算工作不夠嚴格
理論上講,財務管理人員有權參與相關科研項目的整個財務管理工作,同時也有權進行監督,對科研項目各種經費的支出情況進行跟蹤控制和管理,而事實上,在實際工作中,科研項目的經費管理工作一般主要由項目的課題組長來負責,財務人員并不參與管理和實施監督。這就給一些人留有了可剩之機。致使一些項目的實際支出和預算不相符、項目預算經費不準確等現象的發生,嚴重影響了科研工作的效率,降低了科研工作的工作質量。
(三)資源浪費
一些單位由于資產管理沒有完善的管理制度,科研項目資產的購置和使用混亂,不去了解實際情況和對設備的具體需求,盲目購置設備和資產,造成重復購置,使用效率低等資源浪費現象。平時不注意設備的維修和保養,一旦出現大問題,只能臨時抱佛腳,不僅造成人力物力的大量浪費,更嚴重影響了科研項目進展的速度。
二、應對措施
(一)完善項目審批管理
建立健全項目審批制度,加強對審批工作人員的管理,審批工作人員要了解科研項目的具體情況,實事求是的對科研項目做出正確的u價,提出合理化的建議。立項管理是關鍵,對于立項的科研項目,審批部門主要從項目的預期效果和科研團隊的能力水平來考察,既要考察項目的創新性和實效性,又要考察項目是否有預期的價值。對于科研團隊,要考察團隊中每個成員對所研究領域的貢獻和技術能力,參與項目研究的程度等,嚴格控制研究團隊和實際科研人員不符的違規行為。堅持從實際需要出發,嚴格控制項目數量,保證項目的質量,使通過審批的項目能夠更好的滿足人們的需求和城鄉經濟發展的需要。
(二)注重科研成果管理
一直以來,項目申報單位只注重項目的研究過程,把提交結題報告作為項目研究完成的依據,交了結題報告,項目就宣告終止,忽視了項目的應用價值。因此,對科研成果的轉化應納入科研項目管理的重要內容,既要完善對科研成果考核的評價機制,又要加強對科研成果的跟蹤管理。把科研成果的轉化情況及時記錄,在科研人員的個人檔案上立項、研究成果、成果產生的效益等都要有詳細記載,作為以后立項的重要依據和參考。可見,科研成果的管理無論對課題組還是小組成員本身都有著重要的意義,注重科研成果的管理是加強科研項目管理的重要內容。
(三)嚴格經費管理
項目經費是科研項目的物資基礎和重要保障。因此,加強科研項目的經費管理是十分重要的。項目預算是經費管理的關鍵,根據相關政策,認真做好項目預算工作,控制好預算編制,做到賬目清晰,一目了然,比如在項目研發過程中,所購買設備的價格、用途、型號、購買時間、對項目的作用等都要記錄在案。以便核算。從實際出發,做出嚴謹符合實際需求的預算編制。對于工作態度不認真、敷衍了事的預算編制工作人員,視情節輕重,給予必要的處罰或處分。經費支出也是經費管理的重要環節,對于科研經費要專款專用,由財務人員專人管理,嚴格按支出程序進行,并完善財務管理制度,確保經費支出不超過預算,對各種違規行為遵照相關的規定,嚴懲不貸。
(四)實行獎勵激勵制度
合理的獎勵激勵機制是調動科研項目組每個成員的工作積極性,使每個人更好的實現自身價值,提高研究效果的有效策略。科研管理者要做好科研工作人員的思想工作,把小組成員通過科研項目展示自我價值的目的轉化為自我激勵,真正會認識到這是組織給自己提供的機會和發展平臺,所以自己要更加努力,不斷進取,養成自我激勵的好習慣。對于表現突出,貢獻大的成員,根據實際情況,給予一定的鼓勵和獎勵,比如獎金、帶薪年假等等,同時在提拔、晉級等方面要優先考慮,在可能的情況下,加大資金投入,多為科研工作人員提供外出學習和培訓的機會,把物資獎勵和精神激勵有機結合,使科研人員更加熱愛自己的研究工作,充滿工作熱情,不斷提高自身修養和技術水平。
三、結語
隨著經濟改革的不斷深入,科學技術的重要性更加凸顯。科研不僅是一個企業或單位科學技術能力的體現形式,更是企業或單位在激烈的市場競爭中核心競爭力的衡量標準之一。因此,在實際工作中,通過完善項目審批管理、加強項目成果管理、嚴格經費管理、實施激勵政策等有效策略,加強科研項目的管理,提高企業的競爭力,為企業的持續、穩定發展而不懈努力。
參考文獻:
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重大科研項目往往對于參與人員要求苛刻,科研種類數目繁多,并且耗資巨大,相對于中小型項目,規模大、耗資大是重大科技項目的一個顯著特征。因此,在重大科研項目實施過程中實行責任明確的規范管理,建立咨詢、決策、實施、監督相互獨立、相互制約的管理機制是十分必要的。重大科技項目的內部構成,應是各子課題之間實現有機聯系、相互促進的整體性項目。
1.1重大科技項目規模偏大
在我國重大的科研項目往往投入頗多。國家對于急需的科研戰略方向上采取高成本的投入,也基于這個原因,計算投入產出比的時候,這類的大規模的“重大科研項目”背后卻往往顯得薄弱,給人一種雷聲大雨點小的感覺。而且往往這樣的項目,在管理上并沒有做到公開透明,對于項目中各個方面的支出并沒有與經費上的細節一一對應。
1.2跨專業跨學科重大科研項目多
科技需要創新,科研人員需要跳出本專業,尋求新的視角來實現科技工作的突破。因此,重大科研項目尋找一種多學科交叉的形式來整合資源。這種模式原本無可厚非,但是,不注意科學規律,一味的強調學科的交叉,反而會浪費資源及科研人員的精力。
1.3重大科研項目組織管理的復雜
重大科研項目的管理與項目組織和實施中的各個細節有著充分的聯系。在管理中,需要一系列的規定、規范、準則和程序,使得項目中各個區域能夠有條不紊的進行,這是一個復雜的社會系統工程。政府部門科技主管部門需要在政策及管理流程上對科研單位在資金有效地配置積極支持。
2重大科技項目管理模式與對策
鑒于重大科研項目的基本特征以及在實施過程中明確存在的問題,現行的管理有必要進行深化改革,建立對于重大科研項目全過程的控制,形成多種手段綜合協調過程中的各個細節,以提高重大科研項目的管理效率。
2.1實施過程規范管理
根據科研項目經費管理的規定,雖然科研項目有總承擔責任方,但是合作單位和外部協助部門的研究經費確實事先確定下來的,并且在過程前后直接撥給各單位,總承擔責任方其實并沒有硬性的管理手段。因此在研究經費分散使用的條件下,項目在一定研究情況、一定特定時段集中研究力量和部分資源、經費組織研究成果的凝練是完全有必要的,這對于解決國家緊缺的實驗成果和在短時間內使研究成果利益最大化有著直接有效的影響。
2.2實施過程統籌管理
統籌管理是重大科研項目管理中一種重要的方式,立項前,部門要對項目總體實施方案進行細致的論證和審查,待通過后才可以簽訂項目合同,給予經費。總體實施方案和項目合同是檢查、驗收和績效評估的重要依據。項目實施方案和合同中應具體介紹項目經費的預算,和方案具體的實施辦法,并且在項目實施中期應該建立重大科研項目報告和匯總,為負責單位審核和驗收提供一些數據上的支持和對于此項目的前景給出更為確定的預測。并且在項目過程實施中應該對于項目實施人員的信用情況進行恰當的調查,并作為其參與各級各類科技計劃活動的重要依據。
2.3實施風險預測管理
重大科研項目在本質上決定了它與一般的科研項目有著天壤之別,因此項目必須采取一體化的風險管理,對于其在實施過程中全方面的風險進行分析、預測,建立明確的風險指標,要求實施單位根據管理經驗識別項目中潛在的風險和產生因素,并對這些風險進行量化,制定應對方案。在簽訂項目合同時,也應對重要風險進行量化和標定,保留附加條款使可預和不可預的風險進行明確的規定,做到規避和限定,提高整體效益。在實施過程中,應建立預警機制,提高實施人員對于風險的認識和防范意識,做到對風險的嚴密監控,對于項目過程中的重大事項,有關負責人應積極向科技主管部門報告。
2.4加強成果社會化評估評價
第一條(目的、依據)為加強城市規劃科研項目管理,提高城市規劃科研工作水平,依據國家、本市有關科研工作的法規,結合城市規劃科研工作的實際情況,制定本規定。
第二條(適用范圍)*市城市規劃管理局(以下簡稱市規劃局)制定科研項目計劃和管理科研項目適用本規定。市規劃局所屬各單位進行科研項目管理可參照本規定執行。
第三條(原則)城市規劃科學研究應遵循理論與實踐相結合的原則;研究工作與業務工作相結合的原則;研究工作與技術人才培養相結合的原則;研究工作與城市規劃觀念、方法、手段更新相結合的原則;鼓勵創新的原則。
第四條(成果轉化)科研管理應當加強對成果的管理,積極促進成果轉化,產生社會和經濟效益。
第五條(競爭機制)科研管理應當加大引入競爭機制的力度,充分利用各方面的城市規劃科研力量,吸收局內外的科技優勢,逐步推行科研項目招投標工作,提高整體科研水平。
第六條(管理機構)市規劃局是城市規劃科研項目的主管部門。
市規劃局綜合業務處(以下簡稱局綜合處)是全局年度科研計劃的編制、組織科研項目的開展、成果審定、科研經費管理及協調督促檢查的具體工作部門。
市規劃局有關處室應當配合做好該項工作。
局屬單位的科技管理部門負責本單位科研管理工作。
第二章科研計劃制定
第七條(科研項目分類)局科研項目分為三類,即:科學性研究課題、決策咨詢課題、工作調研課題。
(一)科學性研究課題:是指對城市規劃工作中系統性、綜合性的基礎科學、軟課題、應用技術進行理論與實踐研究的課題。科學性研究課題按課題深淺難易程度和時間跨度可劃分為重要課題、一般課題。
(二)決策咨詢課題:是指對政府部門當前行政決策中的急需解決的全局性問題進行調查研究并提出針對性對策的課題。
(三)工作調研課題:是指對當前城市規劃工作中難點、熱點問題進行研究的課題,著重分析現狀和提出對策思路。
第八條(年度計劃的制定)
(一)局綜合處于每年第四季度召開下一年度科研項目計劃征詢會議,征求對下一年度市規劃局科研項目的意見。
(二)局屬單位和市規劃局機關各處室提出下一年度科研項目計劃方案,于每年十一月底之前報局綜合處。
本市有關單位和局內外專業技術人員個人亦可提出開展課題研究項目的建議。
(三)局綜合處根據市規劃局中心工作及局屬單位申報情況進行綜合平衡,編制全局下一年度科研項目計劃(方案),并確定申報列入市有關部門科研計劃的項目。
(四)由局總工室對下一年度科研項目計劃(方案)進行初步審核,形成全局下一年度科研項目計劃報局領導批準。
(五)局綜合處將經批準的年度科研項目計劃予以下達。
第九條(計劃外項目立項)未列入年度計劃的新增研究課題由課題提出單位或部門填寫《科研項目申請書》報局綜合處,由局綜合處組織預審并報局領導批準后列入年度科研項目計劃。
第十條(計劃下達)對列入年度科研計劃的科學性研究、決策咨詢課題由承擔單位填寫科研項目建議書,并于項目開題前10天提交局綜合處。工作調研課題只需在開題前提交開題報告。
第三章科研計劃實施管理
第十一條(承擔方式)科研項目的承擔方式,可以是定向承擔,由局委托有關單位或部門承擔某項課題,局學科帶頭人可以優先選擇承擔;也可以招標,由局內外單位通過競標方式承擔。
第十二條(項目負責人任職條件)科學性研究課題中重要課題、決策咨詢課題的項目負責人需由負責此方面工作并具有高級職稱的人員承擔;其他課題的項目負責人需由具有中級以上職稱的人員承擔。
第十三條(項目負責人職責)項目負責人負責項目開展過程中的進度控制、方向把握、經費使用等工作。
第十四條(開題)課題組通過本單位科技管理部門于開題論證會10天前向局綜合處提出開題申請,并提交開題報告文本10份和計算機盤片1份。開題報告應當對科研項目的研究內容、技術關鍵、進度安排等提出初步意見。
局綜合處組織開題論證會,并形成專家開題論證的書面意見。非本局立項的項目由立項單位組織開題。
列入年度計劃的項目,應當于當年9月1日前開題。
列入計劃的項目因特殊情況不能按期開題,應當于當年8月1日前由項目承擔單位科技管理部門向局綜合處提出開題延期書面申請,說明延期原因和延期后開題日期。經局綜合處批準后延期,否則該項目作取消處理。局綜合處應當于10日內作出答復。已經批準延期的科研項目,應當于當年12月1日前開題,否則作取消處理。
第十五條(簽定合同)經開題論證會通過的課題項目,應當于會后10日內,由局綜合處與課題組所在單位以簽訂合同的方式予以確認。合同應當載明承擔單位和項目負責人名稱、項目名稱、成果要求、完成日期、成果歸屬權、經費額度及撥款方式和違約責任等。
第十六條(階段成果檢查)局綜合處對課題項目按科研合同中進度安排要求進行階段成果檢查,檢查形式主要為召開階段成果匯報會等。
科學性研究課題中的重要課題項目必須進行階段成果檢查。
第十七條(預審)列入重要課題的科學性研究項目應當由局綜合處組織鑒定前的預審。
第十八條(鑒定)科學性研究、決策咨詢項目由課題組通過該單位科技管理部門在合同規定的完成日期前15天提交《科技成果鑒定申請表》,局綜合處應在收到申請之日起5天內作出答復。對符合合同規定條件的,由局綜合處組織召開科技成果鑒定會。對于通過專家鑒定的項目由科研立項部門頒發《科學技術成果鑒定證書》。
工作調研項目由課題組在完成日期前5天提出鑒定申請,對符合鑒定條件的,由局綜合處組織召開工作調研成果論證會。
因特殊原因不能按時鑒定的決策咨詢、研究課題,應當于合同規定的完成日期1個月前,由課題組通過該單位科技管理部門向局綜合處提出項目延期申請,說明延期原因、延期后完成日期。由局綜合處核定。
未通過鑒定的科研項目,承擔單位應當根據鑒定會議意見深化研究,直至鑒定通過,鑒定申請按前款規定辦理。局綜合處應當明確最后鑒定日期。
第十九條(成果形式)鑒定后的科研項目承擔單位,應當于一個月內向局綜合處提交研究成果兩套和計算機盤片一份,并附五百至一千字的內容摘要。
第二十條(成果登記)每年9月30日前,由局屬單位科技管理部門組織本單位當年完成鑒定的科研項目成果材料,包括成果登記表一式二份、鑒定證書一份、成果證書一份,統一報局綜合處。由局綜合處初審后,報市科技成果登記管理部門,辦理有關登記手續。
]第四章科研經費管理
第二十一條(分類經費測算標準)科研項目的經費測算按類別進行:
(一)科學性研究項目經費測算標準如下:
1、重要課題研究經費不大于十萬元。
2、一般課題研究經費為二萬至八萬元。
(二)決策咨詢課題研究經費不大于五萬元。
(三)工作調研經費二萬元以下。
第二十二條(分階段經費核撥標準)經費的核撥按項目進行的階段進行:科學性研究課題中的重要課題分三階段劃撥:開題―30%,中期匯報―50%,鑒定通過―20%;其他課題分兩階段劃撥:開題―60%,鑒定通過―40%。
第五章其他
第二十三條(個人評獎)市規劃局每兩年進行一次*市城市規劃系統先進科技工作者評選活動。
先進科技工作者評選范圍:
(一)兩年內獲得建設部、*市科技進步獎、*市決策咨詢研究成果獎以及*市優秀勘測、規劃設計獎的項目(主要承擔人員)得獎者;
(二)在科技工作中取得較大成績(相當經濟效益或明顯社會效益)的科技工作者;
(三)各單位在科技管理工作中取得較大成績的科技管理干部。
參加評選需上報先進科技工作者申報表(附先進事跡材料)一式三份,由局綜合處、組織人事處組織初審,然后報局領導審批。
第二十四條(項目評獎)市規劃局每兩年進行一次*市城市規劃系統科技進步獎項目評選活動。
凡在兩年內完成并通過鑒定的科研項目,除已獲得建設部、市科委科技進步獎以及*市決策咨詢研究成果獎的科研項目外,均可參加評選。
參加評選項目需申報以下材料:科技進步獎項目申報表兩份、內容摘要十份、科研項目總報告兩份、鑒定證書復印件兩份等。
第二十五條(報獎程序)逢單年十二月,局綜合處下發“局科技進步獎項目申報表”,局有關處室和局各單位按要求填寫后向局綜合處申報并附有關科研成果材料。
局綜合處綜合平衡后,報總工室研究提出得獎項目及等級并報局領導批準后予以獎勵。
向市規劃局系統以外其他市級以上單位報獎項目的局內預審參照以上程序。
關鍵詞:科研經費;科研經費管理審計;建議
隨著科研經費投入的加大,油田公司十分重視科研經費的管理工作,因此對科研經費的管理審計也變得尤為重要。目前各油田公司的科技經費來源有國家撥款、集團公司撥款、股份公司款項和企業自籌。撥款包括科研項目投資性撥款、科研項目費用性撥款、科研機構經費撥款。對于油田內部各二級單位來說企業自籌包括油田內部下撥和所屬各二級單位自籌兩部分。科研經費支出主要用于科研項目計劃實施、科研機構運行、科技基礎條件建設與維護和科研人才培養,包括科研機構支出和科研項目支出。本文主要探討油田公司所屬各二級單位的各類科研經費的使用和管理情況。
一、科研經費管理審計的主要內容
(一)科研課題的立項審計
1.科研課題的立項依據的充分性:科技項目管理部門是否組織了科研項目預審會議,是否對已經列入計劃或已經實施的科技項目進行了預審。
2.審查所有申報課題是否都進行了開題論證,開題論證是否由相關專家進行,課題的研究方向、基本方案和方法是否正確、合理;課題承擔單位和課題研究人員是否具備科學研究的基本素質和能力。已經批準立項的項目是否都簽訂了科技開發合同。
3.科研項目如需與外單位合作研究,承擔單位是否在開題設計報告中明確外協內容、目標、合作單位及經費預算,在合同簽訂后組織實施。檢查合作方是否是具有獨立法人資格、掌握有關核心技術、履約能力較強、資信良好的企業、院校或科研單位。
(二)科研課題的過程管理審計
1.科研項目實行項目經理負責制。項目經理是否依據計劃任務書制定科技項目實施方案,確定工作目標、進度、人員等。承擔科研課題的單位是否落實項目人員組織、所需設備、實(試)驗條件和HSE管理等,保障科技項目實施。
2.科研項目主管部門是否組織專家對承擔單位科技項目進展情況進行跟蹤檢查,并協調解決實施過程中出現的問題。
3.承擔單位是否依據外協合同約定督促外協單位履行合同義務,頂起對外協項目進行監督、檢查。
(三)科研經費的管理及使用審計
1.確定年度預算和實際發生的科研經費金額,直接用于科研項目的經費金額,撥給所屬科研單位的行政事業經費金額,事業經費的管理、使用和核算是否符合公司規定。
2.年度科研項目計劃是否有經費預算,經費預算是否有依據;從各年計劃及實際運作角度來看,科研經費總額是否與科技發展中長期計劃相適應。
3.各科研項目是否編制了經費預算,預算內容是否合理、完整,是否納入了科研項目計劃,是否有審批程序;經費預算調整的依據是否充分,是否有審批程序。
4.科研項目管理單位是否有相應的資金管理辦法及內控制度。獲得成果的項目獎金提取比例是否符合有關規定,是否經過審核確認。
5.科研項目經費是否按進度或計劃撥款,資金是否到位;各項經費支出是否真實、合規、合理。
6.科研項目經費是否按項目進行核算,費用歸集是否正確,分配是否合理,有無亂擠、亂攤現象,是否存在與其他費用項目混淆問題;項目終結時是否進行了財務決算,是否有結余經費,結余經費存在形式和使用方式。
7.科研項目經費在資本性支出和收益性支出的劃分上是否準確,形成的固定資產或無形資產是否已經納入單位的資產管理,核算是否符合規定,是否存在資產流失現象。
(四)科研課題的驗收及成果管理審計
1.檢查科研項目管理部門是否依據計劃任務書和批準的計劃任務調整意見,在科技項目完成后3個月內組織驗收。驗收程序是否符合公司規定,驗收內容是否完整。項目驗收內容是否包括:計劃任務及主要技術經濟考核指標完成情況、主要成果與創新、對外協作研究情況、知識產權與技術有形化完成情況、成果應用情況及前景評價、科技經費決算及使用情況、項目組織管理綜合評價情況等。
2.科研項目承擔單位是否及時提交驗收評價報告及驗收歸檔資料,經科技項目管理部門對驗收評價報告審核確認后,按照有關規定進行成果登記,并完成驗收資料歸檔。
3.成果管理。科研項目是否進行了成果驗收或鑒定,應該申請專利的成果是否已經申請專利。同時依據項目任務書要求,審核項目實施是否達到任務書要求,結合項目成果分析項目投入產出的效益,分析投入產出情況。項目涉及油水井措施實施時間及見效期,依據實際情況合理統計措施效果,以便更好的評價項目的投入產出情況;此外,對于未達到項目任務書目標或未按要求時間完成進度的項目,分析原因,找出癥結。
二、科技專項經費審計中應把握的原則、方法
(一)把握科研經費審計內容和重點環節
以科研項目支出為重點審計虛假項目重復申報,虛增預算支出,擠占挪用科技項目經費,資金使用效率不高,造成損失浪費等問題。達到加強資金管理,提高資金使用效益;以科研經費的效益、效果審計為重點,審計科研經費的投入與產出,是否轉化為科技成果,是否轉化為生產力,是否存在浪費科技資源的問題。
(二)把握在總體的基礎上突出重點
1.圍繞項目管理、計劃管理、經費管理等,全面了解和掌握科研經費的各項管理辦法和業務流程,以此有效地開展審計工作。
2.圍繞科研經費預算分配使用等環節,全面掌握預算分配及管理使用情況。從年初預算批復、分配入手,審計科研項目主管部門管理使用是否合規、及時,分配的科研經費是否合理、合法,二級單位對科研經費是否按預算嚴格執行。
3.圍繞科研項目的申報、評審、立項、上報審批等環節,檢查科研項目立項是否嚴格按規定程序運行。
4.圍繞科研經費管理環節,審計科技資源的宏觀管理是否存在管理分散,部門分割,缺乏權責制衡機制,缺乏跟蹤問效和績效考評機制等。
三、科研經費管理審計中發現的問題
在科研經費管理審計中發現, 擠占科研經費的問題普遍存在, 導致科研經費流失和科研成本失真。此外個別項目在立項、審批、預算經費、核算方式、外協手續及項目驗收中存在問題,具體表現在以下幾個方面。
1.用科研經費發放各種補貼、獎金。某單位無依據發放各種補貼***萬元,發放獎金***萬元。
2.公共費用分攤人為因素較多,無法分清單個明細項目的實際承擔額。
3.科研項目外協費用超標。2012年油田公司分四批下達給11個單位科技項目累計94項,金額共計***萬元。當年實際決算金額***萬元,其中外協費用支出***萬元,占當年預算經費的31.89%,占當年實際決算金額的57.04%。
4.存在跨期核算科研經費。某單位2012年某項科研項目結算中,經查憑證附件發現,均為2011年實施的項目費用,總計費用***萬元。
5.普遍存在按照合同金額掛賬,提前核銷項目經費現象。2012年12月某項目付某單位技術服務費***萬元,合同簽訂日為2012年12月11日,起止時間為2012年12~2014年5月31日,該項目當年只是進行了部分前期準備工作,技術服務事項并未真正實施,但技術服務費***萬元當年已經計入費用化研發支出,并在年底予以核銷。
6.經費預算編制和審批不嚴謹,存在個別科研課題預算金額與計劃金額、費用核銷表金額不一致以及對經費預算審核不嚴,導致經費預算明細表與項目預算總額數據不符等問題。
7.項目驗收工作滯后,跨年項目多。某單位9個完工項目,雖然發了驗收通知,但有關部門至審計之日還沒有組織相關人員進行驗收。某單位當年有6個項目未組織實施,全部跨年。
8.審計監督的廣度和深度不夠
由于審計力量所限和科研項目類別多、行業廣、專業性強等特點,審計人員未能全面和深入地開展科研項目建設及其資金使用管理等情況的審計,有的只注重審計支出的真實性和合法性,忽視了科研經費效益和效果的審計。審計監督在更廣范圍、更高層次上促進科研經費的使用和管理還沒有得到有效、充分的發揮。
四、加強科研經費管理審計的幾點建議
(一)加大科研經費管理和使用的審計監督力度
對二級單位科研項目進行審計監督,開展定期檢查與抽查來監督科研經費的使用管理情況,對科研經費預算執行的嚴肅性、科研經費支出的合法性和合理性、會計核算的規范性、經費使用的效益性、科研設備購置和使用,以及科技成果轉讓等方面,進行重點審計。
(二)加大對科研項目預算編制和執行的管理審計
加強對科研項目預算編制過程和項目實施過程的重視,必要時,開展預算編制情況審計和實施過程的期中審計。項目預算由項目負責人協助項目承擔單位財務部門共同編制。從實際出發,以確保預算的真實性、合法性、合規性。對超過一定額度的跨年科研項目,建議對其實施年度決算審計,以便監督科研專項經費的實時使用效果,及時發現科研專項經費管理中存在的預算不真實、未按預算運行等問題。
(三)提高審計人員的專業素質,完善審計部門人員結構
油田公司科研項目與油田生產經營息息相關,具有類別多,涉及面廣、專業性強的特點,需要配備了解地質、工藝、財務、生產管理、預算等專業素質強、經驗豐富的審計人員。目前因受審計人員知識水平限制,存在部分領域無法更深層次涉足審計,使審計結果受到一定影響。這就需要審計人員不斷完善自身的知識結構,逐步了解和掌握與油田公司生產經營相關的知識、規章、制度等。
關鍵詞:科研檔案;問題與對策
國家檔案局《科學技術研究檔案管理規定》于2020年頒布,科學技術研究檔案管理與工作對標國家科學技術研究檔案管理新規,還存在一定問題。科學技術研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分,同時更是科學研究項目管理重要環節。因此,提高科學技術研究檔案管理的水平,需要增強科研檔案的管理意識,解決科研檔案管理存在的薄弱環節,為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優質的服務和保障。
一、科學技術研究檔案管理工作存在的問題
《科學技術研究檔案管理規定》提出科研檔案是指“在科研項目的規劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”,是科學研究的基礎,是科研實力的重要憑證,也是建設和發展的寶貴財富。總結科研檔案存在問題如下:
1.材料收集方面——重點不明,認識不夠,歸檔材料數量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整,其表現在:(1)科研成果、總結材料比較多,過程技術材料缺乏。判斷科研檔案是否完整,應該看它是否是項目全過程真實、完整的反映,包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結鑒定、科研成果申報以及應用轉化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看,科研成果、技術總結材料較多,研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在,許多核心過程材料保留在科研人員手中,影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。(2)關鍵性技術材料缺乏。關鍵性技術材料是反映科研成果的核心材料,是解決難題,技術創新的資料。這些材料揭示了科研項目的創新點,這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中,關鍵性技術材料缺乏。(3)載體形式單一化。科研項目歸檔材料載體,除紙張外,還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質載體偏多,載體形式比較單一。(4)科學數據歸檔管理幾乎為空白。科學數據是指科研活動產生的,包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數據,傳統記錄通常是記錄在冊,目前科學數據多以電子文件存在,這部分數據往往價值大,歸檔情況不容樂觀,同時歸檔形式與格式有待進一步細化。
2.檔案管理方面——職責不清,條件不足,歸檔材料質量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質量不高。(1)科研檔案的形成主體,即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上,往往忽視項目執行過程中形成的文件材料的收集和積累。科研人員重視科研論文的發表和科研成果的評獎,不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成,只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責,這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態。(2)科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠。科研項目執行中,沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規章制度健全,但是缺乏監督考核機制,使制度流于形式。(3)檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導和監督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢,不能及時掌握科研項目立項情況;不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應的制度和機制保障。科研檔案重視度明顯不足,投入不足的現象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足,兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質量不高,珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發利用方面——思想保守,服務被動,科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發和利用。科研檔案只有通過利用,才能發揮作用,實現價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣,不能很好地發揮利用價值。(1)利用主體的局限性。一個科研項目的檔案,其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小,人員少,使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。(2)利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整,在科研檔案開發利用過程中,需要的材料在歸檔案卷中并不存在,客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。(3)開發主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強,認為只要守好攤就行,“你查什么,我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業務能力和專業知識的局限性,不能很好地勝任科研檔案資源的開發。
二、提高科研檔案管理質量的應對措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規范化,以適應科技發展需要,立足當前的實際情況,建議應當采取以下的應對措施:
1.增強科學研究檔案工作意識,明確科研材料歸檔范圍與管理職責
加強科學技術研究檔案工作,首先要加強對科研檔案重要性的認識,首先要提高科學研究檔案工作的意識。首先,要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環節,也是國家科學研究項目管理的重要組成,加強認識,從根本上解決當前科學研究檔案工作中存在的薄弱環節。其次,要提高科研工作人員檔案意識。科研人員是科研檔案形成者,檔案意識提高,科學研究檔案工作管理才能真正做到規范化。
2.實施全流程管理,提高科研檔案質量
科研檔案產生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質量,應當加強科研檔案工作的全程管理,要將檔案管理納入科研項目的管理工作中,與科研項目建設同步進行。科研項目從立項到結題涉及科研項目組和科研、財務乃至設備等管理部門,這就要求科研檔案工作應實施全方位和全過程的管理,也就是以項目組的科研人員為核心,以科研檔案歸檔范圍為依據,在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程管理。第一,源頭抓起。科研項目自立項開始,就要將檔案工作納入議事日程,納入領導責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二,過程管理。科學技術研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質量高低。科研項目實施過程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規律,抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報以及應用轉化等階段和科研項目布置、檢查、總結和驗收項目科學研究這四個重要環節,應當做到主動指導、定時檢查和嚴格把關。隨著國家檔案局新規的制定,在科研項目過程中的原始數據、科研過程實驗數據(電子形式)以及其他反映項目過程的重要文件材料,包括重要會議、相關評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大,要求基于科研項目全流程的文件材料管理,從制度上規避科研項目在結項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現象,確保科學技術研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效,從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此,科研項目檔案管理必須建立統一規范,采取有效的管控措施,在科研項目全生命周期的檔案管理基礎上,立足科研項目流程管理的實際情況,歸檔的要求從結果歸檔轉為過程歸檔,立項、中期檢查、年度檢查、結題等,重大節點設立資料節點,科研文件責任主體同時應該歸檔的材料向檔案機構移交。
3.完善管理制度,促進科研檔案依法治檔
針對科學技術檔案管理,國家經委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學技術檔案工作條例》(1980年),科技部和國家檔案局了《科學技術研究檔案管理規定》(國家檔案局科技部令15號,2020年),行業標準《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2-1992)于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規定,這為提高科研檔案質量、做好科研檔案工作提供了依據。應結合實際,制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依,有章可循。同時,要保障制度有力的執行,做到有法必依,違法必究。第一,結合實際情況,對科研檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等環節制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則,明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二,對科研檔案工作來說,落實“四同步”工作:下達科研項目計劃任務應與提出科研文件材料的歸檔任務同步;檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步;登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三,在科研項目工作的關鍵環節上,要設置“關卡”,納入制度。對于科研項目來說,項目完成后,在申請結題或獎勵之前,科研人員必須將該項目形成的文件資料按規定立卷歸檔,經檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后,方可進入經費決算、項目結題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質量不合格的,一律不予結題或參與評獎。
4.加大檔案開發力度,提高科研檔案的利用率
加強科研檔案開發,提供科研檔案信息資源,變潛在價值為現實價值,不僅是創新科研檔案管理的現實需要,也是服務科研發展的必然要求。第一,實現館藏科研檔案數字化,從科研檔案信息資源建設著手,形成特色科研數字檔案,通過科研檔案館藏數字化和新增檔案電子化,形成和建設科研檔案信息數據庫,打造科研檔案信息服務品牌。第二,進一步完善科研檔案管理業務流程,深入挖掘檔案資源,有針對性解決科研人員的痛點、難點,實現科研檔案電子化歸檔,完善查詢系統,快速準確地檢索查詢科研檔案信息,最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求,并實現科研檔案信息資源的主動和增值服務。第三,建設面向知識服務創新的科研檔案管理系統。建立系統功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統,實現科研檔案信息資源共享和安全保管,實現科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務平臺建設,實現專題服務、推送服務等。第四,建立科研檔案內容、管理、利用系統,包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數據打包等,實現條件性自助式服務、即時性瀏覽式服務以及研究性推送式服務,提升服務體驗。積極開展科研檔案的編研工作,形成科研重大成果、學科發展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎研究等方面為主題形成系列編研產品重大成果專題檔案等系列電子書編研產品,實現全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是,由于部分科研檔案的保密和知識產權問題,在提供利用和開發科研檔案信息時,一定要嚴格遵守國家有關規定,防止科研成果的流失和擁有自主知識產權檔案管理的失控。既要堅持內外有別,又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時代新背景下,逐步加強數字環境下科研項目檔案的管理
在當今新的信息化背景下,科研項目開展的方式發生了新的變化,逐漸由傳統的線下管理協作向線上協作轉變,新的電子設備、新的網絡信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設施等在科研項目實施過程中正在行業內大范圍地應用和推廣。第一,在新的信息環境下,科學技術研究項目過程中產生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩定等特點的科研文件,尤其某些科學數據依賴于特定的軟件環境,這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次,新時代科研項目檔案管理關注的要點在于實現對海量科研項目檔案和科學數據的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料,如何做好新媒體網絡服務,同時減少各科學的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取,推動新的科學研究進一步開展,成為科學技術研究檔案工作的新任務。最后,科研檔案元數據標準制定、新環境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學技術研究機構知識庫標準設計以及科研大數據庫利用檢索工具的開發,這些順應新的信息時代背景產生的新技術應用,都會在不久的將來成為科研管理機構與檔案部門不斷尋求進步和突破的關鍵點,以更好地為社會經濟發展提供科研創新平臺。
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【關鍵詞】科研項目 績效 對策
近年來,在國家及地方相關政策的推動下,高等學校已經成為我國科技發展的重要力量。而然,因為種種原因,目前眾多高校把科研項目管理工作的重點并未放在加強對科研項目的日常管理,提高科研項目的質量,而是把工作重點放在申報科研項目數量,爭取科研獎勵上。這種觀念對科研人員有極大的負面影響,嚴重影響在研課題的完成質量,不利于高校科研水平的全面提高。
1 高校科研項目管理中存在的問題
1.1 重申請,輕管理
科研項目管理一般包括項目的前期管理、中期管理和后期管理,前期管理的主要內容為科研項目的申請、評審、立項;中期管理包括科研項目的計劃編制、組織實施、檢查督促和階段總結;后期管理為科研項目的結題總結、和專著的出版以及被引用情況的信息收集、統計、分析評價等。各期管理工作在科研管理中所處的作用不同,但同等重要、缺一不可。然而,在實際工作中,重前期項目申請而輕中后期管理過程的現象普遍存在。另一方面,高校科研人員科技成果轉化意識淡薄,在完成課題研究后只關心發表了幾篇文章、能否獲獎,至于成果開發、轉讓,認為那不是科研人員的事,致使大批科技成果轉化流產。如果高校僅將重心偏向于科研項目的立項,而忽視科研實施過程的質量控制,就很難有高質量、創新性的科研成果,更不會有后期的開發轉讓,實際上達不到科學研究的目的。
1.2 重形式,輕績效
高校科研管理部門對科研項目的考核更多地注重形式,而忽視了對項目執行的過程和經費績效的考核。一方面,雖然科研項目的合同或責任書作為最基本的法律文書,詳細地規定了任務下達單位和項目承擔者的責任和義務,以及最終的成果形式,但是,在實際的科研管理工作中沒有進一步完善科研合同或責任書管理,尤其是細化年度目標和最終成果目標,以及明確相關的違約責任,規定違約追究的辦法。因此,結題時很難對科研成果進行實質性的審核,許多項目的驗收和鑒定都流于形式,對于完不成科研計劃者沒有相應的責任追究條款,造成處理起來無據可依,只好不了了之。另一方面,高校科研管理中沒有形成對科研項目進行績效評估的制度。目前,一些獲得資助的研究項目在結題時無成果,或成果水平低,幾萬元,甚至幾十萬元的項目,結題時拿幾篇水平不高的論文充數,一些應用研究的項目,不考慮市場需求,閉門造車,取得的所謂成果不能得到實際應用,成果轉化率低。由于缺乏科研項目績效評估制度,沒有對科研項目的投入和產出進行評估,無法得出有力的數據來說明項目的經費績效,因此也就難以采取相應的措施來提高科研的效益,造成科研經費的效益低下。
1.3 重考核,輕監督
我國不少高校實行的科研量化考核管理,一般以、獲得科研經費的數量多少等指標來評價教師的科研水平,這種做法雖然有利于調動廣大教師的科研積極性,但過度量化、周期很短又助長了高校教師片面追求數量的功利化傾向;同時,經費管理不規范使科研資金流失比較嚴重。一些高校為了鼓勵教師科研,科研經費管理不重視成本核算,對科研資金的籌集與取得、投入和運用、耗費和補償等全過程缺乏綜合管理和必要的財務監督,造成科研人員轉移、套取科研經費等問題普遍存在,使得科研經費的使用效益大打折扣。
2 加強高校科研項目管理應采取的對策
首先,作為學校的科研管理部門應轉變觀念,重視科研項目的中后期管理,保證最大限度的合理利用科研經費,提高績效,并注重科研成果管理。
2.1 建立準確、有效和可行的科研績效評價指標體系
指標體系在結合學校具體情況的前提下,盡可能的與國際接軌。同時,指標體系必須符合科學自身發展規律,不同學科應有不同的評價標準,人文科學與自然科學應有所不同,基礎學科和應用學科應有所不同。
2.2 抓結題,促成果
將項目執行情況,尤其是完成情況直接納入考核內容,作為晉級、晉升標準。使科研人員能認識到執行項目與申報項目同等重要,結項比立項同等重要。另外,還應從制度上保證科研人員按任務書要求實施科研項目,按時、高質完成項目。
2.3 加強科研計劃實施和成果管理工作的相互銜接
為了促進科研項目順利轉化,科研管理部門的計劃和成果管理工作在組織結構上要職責明確,互相配合,工作溝通互補,保證對項目實施全過程的了解和管理。對重大項目或重點課題試行“一條龍”的管理模式,即從立項到實施,從成果鑒定到推廣應用的全過程,都由專人進行系統管理,逐步總結經驗并全面推廣。
其次,完善科研量化考核管理制度,激發并保護教師的創新積極性。
堅持科研工作考核的激勵約束導向,但必須由偏重數量向注重質量轉變,重點是完善科研考核指標體系,根據不同學科、不同教師的實際情況及差異,確定不同的考核指標,不能一刀切。尤其要注意的是要遵循教育教學和科技創新工作的規律與實際,適當拉大考核的時間跨度,允許和寬容教師科學探索的失敗,關鍵看做了什么而不是簡單追求結果和數量,避免急功近利的傾向,引導和保障教師以充分的時間與精力潛心學術、投身創新,努力做出原始性、基礎性、高水平的創新成果。
第三,加強科研經費的籌措與規范管理,充分發揮有限資源的作用。
目前,高校爭取的科研經費數量雖然可觀,但總的來說我國高校科技創新的經費與資源并不充裕,不同地區的高校之間也極不平衡。因而,政府財政在加大投入的同時,高校自身也要開源節流,通過多種途徑多方籌措科研經費。與此同時,高校要切實規范科研經費的管理,將科研經費的使用管理納入學校的審核監督之下,既要尊重課題負責人的經費使用審核的自主權,又要明確規定經費報銷的項目范圍,如設備儀器采購、書報資料訂閱、外出學習調研等,允許合理的勞務報酬等支出,但總體要求必須與科研項目緊密相關,確保將有限的科研經費用在刀刃上。
第四,提高科研管理人員的素質。
科研管理人員既要有崇高的敬業精神與良好的職業道德,又要有較高的信息采集能力與溝通能力,同時還應具備科技創新意識和服務意識以及良好的組織協調能力。高校科研管理部門對科研課題的申報和研究工作起著穿針引線的作用。因此,作為科研管理人員,要有橫向聯系和縱向聯系的能力,既同本單位科研人員保持密切的聯系,對其科研動態和科研成果心里有數,又與上級科研部門保持密切的聯系,對其政策和指示了然于心,并且能夠把二者交流的各個環節協調好,這樣才能促進科研工作的全面有效開展。
參考文獻