檔案室設計要求精選(九篇)

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第1篇：檔案室設計要求范文

醫院綜合檔案室建設是做好醫院檔案管理工作的基礎，如何建設成能夠涵蓋石家莊市第四醫院三個院區文書、基建、設備、科技、榮譽等多方面檔案信息的綜合檔案室，充分發揮檔案管理工作科學化、現代化作用，是新時期石家莊市四院綜合檔案管理工作急需解決的問題。

一、醫院檔案管理現狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產醫院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫療機構之首，是省會最具影響力的品牌醫院之一。但由于醫院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規劃面積較小，發展空間受限。

2.醫院檔案用房不固定。隨著醫院各項業務的發展，特別是二胎政策的放開，醫院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫療業務用房，行政用房全部改造為醫療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務水平受影響。

3.檔案室信息化設備不完善。各院區檔案室分散，檔案室設施較簡陋，雖然醫院很重視此項工作，不斷加大資金投入，持續改進檔案室設備設施，但終因環境受限，科技、設備等檔案不得就近單設檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎環境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產生經濟效益和社會效益，醫院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現象，主要表現：一是在年度目標管理工作中沒有將綜合檔案納入醫院管理體系中；二是醫院投入到綜合檔案管理的資源不足，現代化設備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執行權限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨立的管理狀態，沒有形成共同管理的工作架構，如設立綜合檔案管理領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執行的內容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫院只制定了院內規章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰。其次，沒有規范綜合檔案收集標準和范圍，許多本應納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統一的檔案目錄標準，職能部門只是根據各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫院檔案目錄不統一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標責任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區已完成主體建設，新院區總建筑面積128000平方米，規劃、設計及建設省市一流的科學化、現代化的綜合檔案室已列為醫院重點工作計劃。因此，針對目前醫院綜合檔案建設及檔案管理工作現狀，筆者作了以下幾點思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構。要建立綜合檔案管理辦公室，根據醫院管理架構建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權，明確考核量化標準，逐級逐人落實，確保檔案各項規章制度執行順暢。建議成立“綜合檔案室建設項目攻堅小組”，由院長任組長，由院辦室、設備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點研究綜合檔案室的建設項目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導、督促各部門按時、按質、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項活動提高醫院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫院決策層提供有價值的檔案數據，加深醫院領導對檔案工作重要性的認識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫院要根據自身實際，有針對性的制定一套健全醫院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責、權限和移交流程等；其次，醫院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標準、保管期限，方便職能部門區分檔案資料，保證醫院的歷史能在檔案中得到真實、全面的記錄和延續。

4.強化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學習國內先進檔案室建設與管理經驗，并結合醫院多院區一體化管理的實際情況，研究制定綜合檔案室建設方案，按照《國家二級檔案室建設標準》、《石家莊市單位機關檔案室建設的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設標準，科學合理設計檔案室。同時爭取上級相關部門支持，加大資金投入。按照現代化、科學化、信息化標準優化硬件及軟件設備設施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區檔案保管、檢索、利用，實現三個院區檔案信息資源共享。同時，加強檔案隊伍建設，做好檔案知識培訓及崗位練兵工作，提高檔案人員的業務素質，確保崗位職責清晰。

5.加強綜合檔案電子化建設力度。電子檔案是新時期檔案建設的重要內容，醫院在利用好電子檔案的同時嚴格按照電子檔案管理規定，加強電子檔案建設力度，首先，要按電子檔案歸檔要求，既快制定電子文件歸檔制度和辦法，明確電子檔案管理要求，規范電子檔案移交要素及格式；其次，利用現代化技術達到電子檔案可認證的目標，例如二維碼技術、電子印章等，確保電子檔案唯一性、真實性；最后，按音頻、圖像等區分電子文件存儲載體，并按年份集中備份，確保檔案保管質量。

第2篇：檔案室設計要求范文

南京市住建委以電子政務的全面建設與深入應用為契機，將數字檔案室建設作為一項系統工程，全盤考慮，統一部署，既重系統開發又重檔案信息資源基礎建設，既重建設成果又重利用效果，探索了一條電子政務日益縱深的新形勢下政府部門民生檔案資源管理與利用的新途徑。

建設背景

近年來，隨著南京市城鄉建設的突飛猛進和房地產市場的蓬勃發展，隨著大部制改革和行政職能的優化整合，南京市住建委承擔了統籌城鄉建設、落實住房保障和推進建筑及房產行業發展的重要職責，積累了大量行政文書檔案及城建、住房保障、房產等民生檔案資料，檔案年累積量達20余萬件，住建委檔案管理的工作與任務日益繁重。而隨著信息化技術在南京住建委辦行政辦公及業務審批等領域的不斷滲入，工作人員對檔案信息利用的時間、空間和手段等觀念也發生了根本的轉變，利用者越來越要求不受時間和空間的限制而快速獲取所需要的檔案信息。

建立數字檔案室正是改變過去“原始保管，手工檢索，上門利用”的落后局面，使工作人員可以足不出戶就能從網上利用檔案，是實現檔案信息資源高度共享的有效途徑之一，是實現住建委檔案信息資源共享的必然要求?！笆晃濉币詠恚暇┦凶〗ㄎ粩嗉哟笮畔⒒Y金投入，大力開展“數字房產”、“數字城建”建設，建成了全委共享共用的0脅公自動化平臺和電子政務綜合平臺，實現了住建委機關及33家委屬事業單位行政公文、業務流程審批的網上電子化運轉，實現了單位部門及相關業務間的協同辦公，為數字檔案室的建設提供了必要的基礎平臺和數據支撐。

技術路線

南京市住建委數字檔案室基于前端控制的建設理念，秉承文檔一體、館室一體的宗旨，將數字檔案室的建設納入到南京市住建委電子政務規劃及建設的總體格局之中，把數字檔案室作為全委電子政務建設中一個必不可少的數據歸集利用環節，緊密圍繞檔案資源整合與共享、異構檔案數據信息管理、檔案信息規范與安全、檔案信息化技術應用等問題開展，以確保數字檔案室的可持續擴展及應用，同時，數字檔案室全方位考慮南京市住建系統行政及業務檔案管理及利用等多方面需求，借助文檔管理的最新技術和概念，充分發揮住建委自動化辦公的軟硬件優勢，有效整合全委各類散落的檔案信息資源，建成了南京市住建委統一的行政業務檔案管理平臺。

1　技術架構

為便于與OA平臺、各業務應用系統實現無縫集成，充分保護住建委現有信息化建設投資，數字檔案室完全基于B／S模式及業界領先的J2E E架構，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等編程技術，技術模式非常易于系統升級和向今后的先進技術實現遷移。

整個數字檔案室參照MVC進行設計，將存儲層、數據邏輯層、業務層、表現層分離，不僅在功能上容易擴充，在系統實施時也可以根據用戶的實際情況進行靈活部署，技術架構圖示如圖1。

2　應用架構

數字檔案室應用架構通用靈活，可滿足不同層面各類管理及使用人員的需求，圖示如圖2。

3　異構數據整合

數字檔案室通過Web Service標準接口對非結構化檔案信息及來自不同業務系統的異構數據庫檔案資源進行整合，將住建委機關及33家委屬事業單位的各類行政辦公檔案、業務審批檔案、多媒體檔案、實物檔案等全部納入統一管理，實現了各類檔案信息資源整合及異構分布式檔案數據的管理如圖3。

4　插件式開發模式

數字檔案室采用組件插拔式開發模式，可根據用戶要求進行定制掛接，增加或減少功能模塊時只需進行適當的配置即可，不需對系統程序進行任何調整。組件插拔式開發模式使整個數字檔案室成為一個開放平臺，當增加新的業務功能時，只需對新增功能進行測試，新增模塊的運行不會影響到系統其他模塊，使開發周期大大縮短。插件式開發模式示意圖如圖4所示。

5　安全保障體系

為確保數字檔案信息的安全，建立了住建委數字檔案N,g安全保障體系，通過權限控制、加密存儲、網絡控制等實現對檔案數據的使用、存儲及傳輸安全的有效控制，同時，系統可通過日志管理、在線監控、介質預警等技術手段充分保障對檔案調閱人員的有效監管。系統安全保障體系如圖5所示。

6　CA身份認證

根據南京市政府辦公廳2009年《關于加快我市網絡信任體系建設的實施意見的通知》精神，為確保網絡和信息安全，有效避免密碼篡改及惡意攻擊等行為，南京市住建委數字檔案管理平臺于2009年12月正式啟用了CA身份認證，實現了數字檔案管理平臺與江蘇省電子政務CA認證中心的對接，有效加強了檔案室使用人員的安全控制，避免了密碼篡改及惡意攻擊等行為。CA身份認證示意圖如圖6所示。

7　全文檢索引擎

數字檔案室內置全文檢索引擎，以Unicode編碼為索引核心，具有多國語言處理能力，通過信息索引相關算法，將異質信息源進行整合，對非結構化文件、結構與半結構化的信息提供快速檢索服務，全文檢索引擎支持詞索引、同義詞檢索、中英文容錯等特性，支持HTM、HTML、TXT,DOC、PDK PPT,XLS、WPS等格式文件的全文檢索。

成果與成效

數字檔案室自2007年實施上線以來，運行正常，各使用部門反映良好，所取得的各項階段性成果也得到了各級部門領導的認可和肯定：數字檔案室有效整合了原有散落在各單位部門的檔案資料，提供了便捷高效的數字檔案查詢利用平臺，切實提高了查檔效率和檔案管理人員的服務水平與質量；大大降低了檔案信息的維護成本，保證了檔案數據的準確性、有效性和安全性；檔案信息化技術的應用擴大和豐富了檔案管理的范圍與界限，使檔案管理系統逐漸發展成為南京市住建委電子政務綜合平臺的數據存儲中心，使全委的電子政務向全面縱深發展更近了一步。

截至目前，數字檔案室已歸檔案資料已達165萬余件，各部門07年以來業務檔案巳及時歸檔并進行了規范整理，機關05年以來行政檔案已歸檔入庫并進行了規范整理，委屬單位08年以來行政檔案已歸檔入庫并基本整理完畢。數字檔案室應用成效如下：

1　實現了“文檔一體，館室一體”

數字檔案室與OA辦公自動化系統及住建委各類業務系統無縫集成，使行政及業務數據可自動歸檔，實現了文檔一體，且可對已歸檔的行政文書及業務檔案資料依照現行檔案管理、著錄、移交規范進行整理并形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交，實現了館室一體。

2　實現了檔案資源的整合與共享

有效整合了原有散落在各單位部門的檔案資料，建立了涵蓋住建委行政辦公、城建、房地產市場、房屋拆遷、物業管理、房屋安全鑒定、住房保障、白蟻防治管理、公房管理、危舊房改造等各類檔案的專題目錄數據庫，并將與住建委有關的各類音頻、影像、實物等檔案資料統一納入數字化管理，實現了行政辦公、業務、實物等各類檔案資源的整合與共享。

3　實現了異構檔案數據信息的管理

數字檔案室通過標準接口的方式對各類非結構化檔案信息和來自不同業務信息系統的異構數據庫檔案信息進行整合，納入統一管理，實現了各單位部門對其所分管各類檔案資料從生成、采集、加工、利用，到歸檔、整理、編目、借閱、鑒定、銷毀等整個生命周期的管理。

4　確保了檔案數據的規范與安全

數字檔案室符合國家檔案局、江蘇省檔案局及南京市檔案局各項規范標準的要求，并通過各種技術手段建立了住建委數字檔案信息安全保障體系，保證了檔案數據的準確性、有效性和安全性，擴大了檔案管理的范圍，實現了對檔案數據的使用、存儲及傳輸安全的有效控制及監管。

5　促進了政府政務信息的公開

數字檔案室實時接收來自辦公平臺及業務系統的大量第一手的新鮮檔案資料，工作人員足不出戶便可調閱相關檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，為及時公開與公布涉及城建及房產等民生信息奠定了堅實的基礎，政府工作人員可隨時調閱相關檔案卷宗，群眾百姓也可依據依申請公開目錄查閱所需檔案資料，切實做到了信息公開、有據可查。

創新點

1　前端控制，全程自動化管理

數字檔案室將系統、協調和前端控制的思想貫穿于檔案系統設計、運行全過程，采用業界主流的技術架構與軟件技術，實現了數字檔案室與OA平臺、電子政務平臺及其他各類業務信息系統的無縫集成，使檔案工作超前介人行政公文及業務信息的形成階段，變被動為主動，實現了電子文件與電子檔案的全程自動化管理。

2　用戶分級，全生命周期管理

數字檔案室分別面向普通用戶、檔案管理人員及系統管理人員提供多層面的、全方位操作平臺，面向普通用戶提供方便的檔案信息檢索利用平臺，面向檔案管理人員提供檔案信息整理編研平臺，面向系統管理人員提供維護監管與權限控制的平臺。數字檔案室靈活便捷，可根據不同用戶的操作習慣定制相應的操作界面，大大減輕了不同層次檔案管理及利用人員的工作量，實現了檔案信息從收集、整理、利用、監管等全生命周期的數字化管理。

3　安全靈活，建立強大保障體系

數字檔案室通過集成全文檢索、加密存儲、cA身份認證、授權控制、文件控制、日志跟蹤、在線監控等先進的信息化技術，使數字檔案的安全性與靈活性提升到一個新的層次，建立了數字檔案信息的強大安全保障體系，充分確保了數字化檔案資料的安全和保密要求，實現了對檔案信息利用、存儲及傳輸的有效安全控制。

4　文檔館室一體，永久真實保存

數字檔案室以電子政務的縱深應用為依托，在確保與傳統檔案管理模式的有機銜接下，充分發揮現代化信息技術的優勢，實現了“文檔一體，館室一體”，檔案目錄與檔案內容可隨時查詢與移交，且移交后原檔案產生部門仍可在數字檔案室中隨時調閱其所有電子檔案資料，突破了傳統檔案管理的模式，實現了海量電子檔案信息的集中管理及電子檔案的永久真實保存，探索了一條新形勢下政府部門民生檔案信息管理與利用的途徑與方法，為檔案信息的深度開發利用及政務公開奠定了良好的基礎。

問題與展望

經過近年來的探索與實踐，南京市住建委的數字檔案室建設雖然取得一定的成績，但在建設及應用過程中仍然遇到諸多問題與困惑，傳統體制的慣性及前瞻性規范制度的缺失都為數字檔案室的進一步深化與擴展帶來了―定阻力。

1　進一步提升與其他信息系統的集成度

數字檔案室建設及應用水準有賴于O.A辦公系統及其他各類業務系統的信息化程度，數字檔案室的持久的生命力亦源于各類信息系統實時不斷的數據支撐，如何進一步提升數字檔案室與各類信息化應用系統的集成度是今后檔案信息化的重點，在今后的信息化建設過程中，務必要將各類新建信息系統與數字檔案室有機融合確保數字檔案室成為有源之活水。

2　繼續拓展深化民生檔案資源的開發利用

民生檔案信息的采集與管理最終目的是為了更好地服務社會與公眾，雖然南京市住建委數字檔案室建設取得了初步成效，但目前數字檔案信息的使用與利用仍主要集中在單位內部，并沒有真正擴大到社會與公眾，在數字檔案深度綜合開發利用方面尚有較大提升空間，今后的工作中，要不斷拓展深化檔案資源的開發利用，使各類域建及房產民生檔案資源充分發揮其應有的作用。

第3篇：檔案室設計要求范文

[關鍵詞]綜合檔案管理；基礎設施建設素質；現代化管理

隨著社會主義市場經濟的不斷完善和發展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發展，切實做好綜合檔案室的建設工作。

一、加強對綜合檔案室工作的領導

各級行政部門要根據《檔案法》等有關文件，認真貫徹執行中央和國務院關于檔案工作的方針、政策和制度，用戰略的眼光和現代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規，以便統一遵循。各個系統、行業都要遵循檔案集中統一管理的原則，制定適合本行業檔案形成的特點，內容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認識到檔案工作的意義和作用，從中發揮檔案應有的效用。積極支持檔案部門工作，促進和提高綜合檔案室建設工作。各級各類檔案室的工作都離不開領導的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設備和用品，以便順利地開展檔案工作。

二、檔案管理人員應具備的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業理論知識。

首先，要系統學習檔案管理學，掌握檔案專業知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進和提高，檔案學科的知識也在進一步的探索和擴展，同時要掌握相關學科的知識，如電子計算機應用技術，現代化管理離不開計算機，檔案室工作正在朝著現代化管理方向發展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學科相關的專業知識。

其次，要有堅定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質，必須有堅定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責任心，有濃厚的學習與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務思想，甘當默默無聞的奉獻者，任勞任怨、愛崗敬業、埋頭苦干、盡心盡責地做好檔案工作。

最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應增強對其信息性的認識程度，提高辨別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經濟環境下，找準位置，發揮作用，根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，積極開發檔案信息，主動與市場經濟接軌，以直接或間接的方式參與為市場經濟服務。檔案部門只有樹立起良好的社會服務意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價值才有可能最大限度地發揮其作用。

三、加強檔案室的基礎設施建設和現代化管理

綜合檔案室建設工作應有一定物質條件作保證，各個機關、企事業單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設應列入各個單位基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調，檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技。

電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據。因此，檔案工作的檔案資料統計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。當前，在這方面還存在很大差距，計算機管理系統功能實現的目標運行機制還只限于檔案室內部的案卷級和文件級的編制、統計與檢索等基礎性管理上，系統功能結構設計單一，缺乏綜合處理技術能力。隨著歸檔數量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術的現代化進程。逐步運用現代技術，實現檔案的高密存儲，以節省儲存空間、保護原件、方便傳遞和運用。根據各種檔案的特點，采用先進的庫房設備和檔案保護技術以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。

四、要完善檔案管理制度和措施

建立健全檔案管理的規章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據國家檔案局有關文件材料歸檔的要求，結合本部門檔案形成的規律，特別要充分認識科技檔案的重要性，逐步形成嚴格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護科研成果，是各個課題組的研究工作是否有自主的知識產權、是否有專利保護、是否侵犯了他人的權利都可在科技檔案中得以驗證。

科技檔案完整的保存，即在維護本部門的知識產權中發揮了作用，更對科研項目負責人和參加者有重要意義，根據本單位的實際情況，借鑒先進的管理方法，制定檔案工作規范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規章制度，逐步加以完善。這些規章制度將有效地提高檔案管理水平，促進檔案管理工作規范化、科學化、標準化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發展。

五、檔案的收集與歸檔

管理好檔案的重要環節是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎，檔案的收集工作就是按照有關規定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統一到綜合檔案室。

第4篇：檔案室設計要求范文

【關鍵詞】管理；檔案；業務

我國地（州、市）、縣（市、區）級城鄉建設工作機構承擔著城鄉建設任務，在開展城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設中，形成了大量的業務技術檔案。從新疆博爾塔拉蒙古自治州博樂市來看，各級城建部門對這部分本應構成城鄉建設業務檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存檔案館（室）存目錄，有的則分散在科室，或由固定人員管理，或分散在個人手中。

一、城鄉建設業務檔案兩級管理的原則

城鄉建設業務檔案兩級管理是指在城建單位檔案工作管理委員會的統一領導下，將城建單位形成的技術檔案分為館級、科級兩級管理。

（一）將城建單位業務檔案納入館級檔案工作管理體系。同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應接受館級檔案工作管理委員會的統一領導，由館級檔案室負責具體組織實施。

（二）將業務檔案分為館科兩級。對業務活動中形成的大量城鄉設計、建筑、管網、道路、園林、河渠等工程檔案分別為館級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

（三）館級業務檔案管理。凡劃歸的館級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，定期向館檔案室歸檔，交由館檔案室統一保管和提供利用。

（四）科級業務檔案管理。凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收集、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

二、館科兩級檔案范圍的確定

館級動物防疫業務檔案的劃分及范圍。在確定館級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為館級檔案，以確保館存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平?？傮w來看，館級業務檔案的范圍有以下幾個方面：1.業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、技術報告、編制說明及驗證報告等。2.年度或跨年度的城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設等。3.年度或跨年度的總結城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設分析。4.樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

三、兩級管理的實施

（一）建立健全檔案工作網絡。兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是檔案兩級管理的組織保障。建立檔案工作網絡即在館一級設立由主管館長牽頭、各科主任參加的全館檔案工作管理委員會，負責全館包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。館綜合檔案室則依據館檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理館級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在館檔案室的指導下進行館級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序地管理。

（二）建立切合實際的城鄉建設業務檔案管理制度。對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定動物防疫業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，館檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科館級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同館級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分。第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

（三）加強對兼職檔案員的培訓和指導。各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

（四）推行責任制，加強考核。各級檔案館在推行工作目標責任制時，應將業務檔案的立卷歸檔也明確列入管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與績效獎掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將城鄉設計、建筑、管網、道路、園林、河渠工程等業務材料的歸檔列入全館業務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業務檔案的收集歸檔。

綜上所述，將城鄉建設業務檔案實行兩級管理，是檔案館貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合城鄉建設業務工作的特點和需要，隨著城鄉建設業務檔案管理實踐的發展，它將會更加完善，一定會為各級檔案館業務工作的開展發揮重要作用。

【參考文獻】

第5篇：檔案室設計要求范文

1 領導高度重視，組織機構健全

安陽市農村公路管理處自1990年建處以來，一直臨時租賃辦公處所，未設綜合檔案室。2000年底搬入安陽市開發區交通大廈后，領導把檔案管理工作作為基礎工作納入了重要議事日程，擺在了重要地位，明確一名副處長親自主抓，開展檔案上等級活動。成立了處檔案管理領導小組；上等級后又專門明確一名辦公室副主任為檔案室主任，從事具體的檔案管理工作。隨后，各基層單位也都相應成立了檔案管理機構和組織；并在檔案資料比較集中的科室都確定了一名兼職檔案聯絡員負責本科室檔案資料的收集、整理，保證檔案資料及時、準確、齊全地上交和收集。2001年檔案達標上等級，成立了集文書、會計、科技等多種門類于一體的綜合性檔案室，獲得檔案管理科技事業省級先進單位。目前，河南省安陽市農村公路管理處檔案室面積50平方米，檔案完整率98%，查準率100%。據不完全統計，僅2001年至今，我處檔案室接待檔案查閱人員1800余人次，借閱原始資料3000余件，使檔案資料得到有效的開發利用，有力地配合安陽市農村公路建設。

2 完善檔案制度，提高管理手段

檔案資料門類眾多，紛雜繁瑣，涉及面廣，千頭萬緒，為了對檔案室資料實施科學、有效管理，自2001年起先后制定了《文書檔案管理規定》、《會計檔案管理規定》、《檔案保密制度》、《檔案利用借閱制度》等制度，并編制了《借閱登記》、《檔案目錄》、《保密文件目錄》、《收發文登記》等檢索工具。并將一系列收集、整理、立卷、歸檔制度及借閱辦法，制作成版面上墻，匯編成冊，對各門類、各載體的檔案實行集中統一管理，并納入目標考核，加大管理力度，使檔案管理科學化、制度化、規范化。

3 利用檔案資料，服務公路建設

檔案利用是我們工作中永恒的主題，在安陽市農村公路建、養、管理中，各級領導科學決策和在繁忙的公路工程建設過程中發揮越來越重要的作用。在公路設計、養護計劃制訂、資金劃撥、土地交接等方面提供了數據和依據，避免了失誤和糾紛。

3.1 檔案資料是公路發展的縮影。近年來，安陽市農村公路管理系統堅持“統籌規劃，分級負責；因地制宜，分類指導；建養并重，協調發展”的工作方針，實現了全市農村公路的又好又快發展。截至2013年底，安陽農村公路總里程達到7376.409公里，其中縣道546.457公里，鄉道2250.935公里，村道4573.422公里， 專用公路5.595公里，實現了鄉鄉通二級或三級路，所有行政村通水泥（油）路，全市已形成干支銜接、縱橫交錯、四通八達的農村公路網絡。在安陽市農村公路建、養、管活動中，形成了大量具有保存價值的文字、圖紙、聲像制品等重要資料，真實地反映了安陽市農村公路建設取得的巨大成就。我們編制了農村公路發展概況，并為省公路局和市交通局編史提供了大量翔實的原始資料，受到河南省公路管理局的通報表彰；編研出版了《路之歌――蓬勃發展的安陽農村公路》、《安陽農村公路圖集》等書籍和大量的反映農村公路建設成就的電視專題片，在社會上引起了廣泛的好評。

3.2 檔案對公路建設起著指導、監督和保證作用。安陽市農村公路檔案資料對安陽市農村公路的規劃、管理以及新、改、擴建工程等都起著非常重要的指導、監督和保證作用。例如，在2007年河南省安陽市3270個行政村全部實現“村村通”過程中，檔案資料為安陽農村公路建設實現大發展，為安陽農村公路贏得“民心工程”、“惠民工程”等贊譽。

第6篇：檔案室設計要求范文

近年來,為了適應我國深化改革的需要,檔案工作一直在探討檔案資料的優化管理問題。衛生事業單位在檔案的管理形式上,采取集中一個單位各個職能部門不同門類,不同載體的檔案為一室的綜合管理方法,是值得提倡與推行的一種比較完善的管理形式,是衛生事業單位檔案優化管理的必然趨勢。衛生事業單位為什么要實行檔案綜合管理?其優越性和必要是什么?一個單位在綜合檔案室的建設過程中會遇到什么問題?怎樣才能盡快實現綜合管理?談一下自己的看法:

1 衛生事業單位實行檔案的綜合管理是檔案工作的原則和性質所決定的,也是為了更好地貫徹《檔案法》的需要

我國機關檔案管理的原則要求是“集中統一管理檔案”,實行綜合管理后,檔案室將各個職能部門各種門類,各種載體的檔案進行集中統一管理,是對我國檔案工作管理原則在具體工作中的貫徹和體現。1987年公布的《中華人民共和國檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷的檔案材料,必須按規定定期向本單位檔按結構和檔案工作人員移交、集中管理,任何人不得拒為己有”。從《檔案法》的規定中可以看出,檔案室管理的不只是文書檔案,它還應包括一個單位的政治、經濟、文化、科研等活動中形成的全部檔案。因此,它的管理形式不應當是孤立的,分散的,而應當是集中的,衛生事業單位的檔案產生于單位的政治經濟,文化科研等活動,如:黨政工團組織在日常工作中形成的文書檔案,財務部門產生的會計檔案,基本建設中的基建檔案,衛生科研工作者產生的科技檔案以及各種活動中形成的錄音,錄象,照片等特殊載體的檔案。這些檔案材料真實地記錄了一個單位政治、經濟、文化、科研活動的歷史真面貌,只有集中起來實行綜合管理,才能維護單位歷史真面貌。

2 實行綜合管理有利于維護檔案資料的完整系統與安全

保證檔案資料的完整,系統與安全是檔案工作的原則要求之一,建立綜合檔案室集中統一管理檔案,能很好地保證一個單位全部檔案的完整性,系統性與安全性。因為,在沒有集中管理的單位里,檔案資料多由各部門管理,管理人員多是兼職,由于業務生疏,特別是對文書檔案以外的其他檔案的保管利用方面,更是認識不清,不夠重視,影響了工作。有的單位基建圖紙,長期堆放在柜頂上,任憑光、塵、氣等對檔案的影響,致使整套圖紙臟破不堪。另有的單位基建圖紙由于沒有專人管理,在向新辦公樓搬遷的過程中,工作人員將這些圖紙當作沒有用的廢紙丟棄,后被懂檔案知識的人發現才將圖紙撿回交辦公室。幾年后這個單位在改建擴建施工中,這些圖紙起到了不可估量的作用。

3 科研檔案不實行集中管理會散落在科技人員個人手中,容易造成因工作調動,退休等原因資料難以收回的現象

如有的專業人員在退休時不愿主動交出自己的資料,甚至將此作為達到個人某些愿望的交換

條件,實行綜合管理后檔案室及時收回應立卷保存的資料,避免了上述弊端。

4 實行綜合管理還可以保證檔案資料在同一項目中的有機聯系

如基本建設中形成的檔案資料除了設計圖紙以外還有計劃任務書,施工合同書,工程預算書等多種文書材料,在沒有綜合檔案室的情況下會因各自規檔范圍不同形成兩個流向,既圖紙歸了科技檔案室,文書資料歸了文書檔案室,導致人為地分割了該工程項目的有機聯系,影響了完整性與系統性。

5 實行綜合管理有利與提高檔案管理人員的業務素質,有利與檔案資料的開發與利用

檔案實行了集中管理后,檔案室集中了一個單位的全部檔案,檔案管理人員由兼職變為專業,可以提高業務素質,資料由單一為多元,館藏豐富了,在檔案的收集,整理,保管,鑒定,統計,利用和編目等方面都會引起深刻變化,檔案管理的內容多了,就迫使工作人員從多方面了解和掌握檔案工作的方針,政策以及科技的管理方法,提高工效率。同時由于明確了服務方向,端正了服務態度,全面熟悉了館藏內容,主動了解客觀需求,編制先進的檢索工具,有效地揭示館藏內容,采取多種形式給單位提供信息,使檔案資料在政治,經濟,科研,文化活動中發揮重要作用。

6 實行綜合管理有利于促進檔案事業的發展

一個單位的檔案實行綜合管理與否。在檔案事業的發展上有很大不同,在沒有綜合管理的單位里,由于管理人員多是兼職,檔案數量少,沒有專門的庫房,門類不全,難以為單位的政治,經濟,科研等工作提供有效服務,相反在實行了綜合管理的單位,由于配備了專門的庫房和與檔案管理 相適應的工作人員,會把檔案工作開展得有聲有色,使人們認識到這項工作是單位不可缺少的一部分,從而提高了檔案工作的地位,推動了檔案事業的發展。

第7篇：檔案室設計要求范文

關鍵詞：醫院；基建項目檔案；管理

醫院基建項目檔案是醫院檔案的重要組成部分，是反映醫院基本建設項目進程和醫院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫院建設的投入不斷加大，許多綜合性醫院門診量、住院人數不斷增加，原有的病區規劃不能滿足現有需求，從而制約了醫院的長遠發展。因此，無論是在原址基礎上進行改擴建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關系到醫院整體建設的發展速度、成本投入，甚至建筑物質量安全。如何及時、有效、完整、系統的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務，是現代檔案管理工作人員的重要職責。

1 醫院基建項目檔案管理存在的問題

醫院的建設規模不斷擴大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。

1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關規章制度或缺乏、或陳舊。許多醫院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進行區分。領導對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經不適用于現代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發展建設規劃的基建項目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業知識薄弱，缺少培訓。一個檔案管理員同時負責文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓基本都是針對文書檔案管理的內容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內容不熟知，專業知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫院未來發展建設的需求。

3、基建項目資料存放不統一，資料分散?；椖靠⒐ず?，根據項目的實際情況，所有項目資料應由基建資料室收集、整理后移交醫院檔案室統一保管。但有的醫院基建科不設專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫院早期不設基建科，或者由院辦公室同時承擔基建建設管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫院基建項目檔案管理工作

1、提高意識，加強對基建項目檔案管理重要性的認識。

要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫院領導要高度重視，醫院成立基建項目領導小組，基建科下設基建資料室，指定專人負責基建項目資料的收集、整理工作。醫院工程項目資料由醫院檔案室統一存檔管理，需要向醫院有關部門報送的檔案，由醫院檔案室統一報送，資產管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫院檔案室申領副本或復制。建設、勘察、設計、施工、監理等參建單位都應將工程項目資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，各單位應指定專（兼）職檔案管理人員負責工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負責監督、檢查、指導有關工作，做好對參建單位檔案工作的日常業務跟蹤和業務培訓，并負責驗收和接收歸檔工程項目資料。醫院在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程項目資料的套數、質量、費用、移交時間和整理要求等項內容，設專門條款加以明確。

2、做好工程項目資料的收集整理工作

2.1工程項目建設過程中，主辦單位、施工單位、勘察設計單位、工程監理單位、工程質量監察部門，應在各自的職責范圍內搞好建設項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫院歸檔范圍內的工程項目資料，有關單位應按規定及時整理，經項目部工程部門和醫院運營部門審核通過后，移交醫院檔案室。

2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理?？⒐r由總承包單位向主辦單位提交完整、準確的項目資料。

2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。

2.4項目前期可行性研究、設計基礎資料、工程管理文件及設計單位等提交的設計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設單位有關部門要在接收后的一個月內向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。

2.5凡引進設備和技術的建設項目，要做好有關技術資料的收集、整理工作，有關技術資料均應交由檔案室統一管理。設備的開箱驗收必須有建設單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫院檔案室歸檔。

2.6醫院的工程建設項目均要執行項目資料歸檔質量保證金管理辦法。項目資料歸檔質量保證金與安全保證金一并由醫院財務科按合同金額的3%預留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務部門配合落實，按醫院《工程管理辦法》的有關規定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質量要求

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T/28）和醫院的有關規章、標準的規定，結合醫院實際，制定基建項目檔案歸檔細則，明確歸檔范圍和質量要求。歸檔的文件資料必須完整、準確、系統，保障生產（使用）、管理、維護和改擴建的需要。工程項目資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

4、做好基建項目工程立卷工作

立卷應遵循工程項目資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應按單位工程組卷。勘察、設計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。專業檔案員根據項目內容進行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質分別組卷。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。

5、做好基建項目檔案資源的開發利用

第8篇：檔案室設計要求范文

關鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內檔案工作發展現狀

在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：

3.1 檔案工作組織體系建設

建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。

（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設

制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎設施建設

在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結論

當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻

第9篇：檔案室設計要求范文

一、城建檔案是做好規劃和設計的基礎和依據

基層單位建設的整體規劃是對本單位各種要素、現狀、基本特點和發展趨勢的全面、綜合、科學、長遠的預測和構想，而建設規劃方案的形成又離不開城建檔案的依據和信息支撐。有了城建檔案提供的可靠依據做基礎，才能夠在短時間內順利完成規劃、設計等各項工作。同時，城建檔案也是建設、施工的前提依據。

例如，該院為解決百姓手術難、住院難問題。2006年，經過籌劃，決定投資2.6億元籌建一座外科病房樓，占地1950平方米，建筑面積36010平方米，地上22層，地下2層，總高92米，設置床位634張。

但該院地處市中心繁華地帶，發展空間極其有限。在設計初期，設計人員考慮到只能在拆除醫院原有的食堂、職工宿舍樓、地下防空洞（建于50年代，構造特殊，后又改建為地下旅館）等建筑的基礎上才能建設。而這幾座建筑物與新建外科病房樓相臨只有不足16米的距離，要挖掘到地下30多米的地基其難度是可以想象的。施工人員更是發愁，怎樣施工，才能保證四周樓房不受影響，保證地下管線不被損壞，保證相關人員及施工人員的安全。

如何在這樣狹小、復雜的環境中打好工程的基礎，使之能夠承受如此之高的建筑，且四周臨近的樓房又不受影響是設計決策的關鍵。而這就要求必須有原始的建筑物檔案，包括地上、地下的管網圖、結構圖等作為憑證和參考，否則就無法準確設計和施工。如不精心設計、精心施工，極易造成樓垮人傷的惡性事件，造成巨大的經濟損失和不良的政治后果。同時，如施工中不慎使四周建筑物的地下管網受損，則會造成醫院正在進行的醫療診治及手術工作的癱瘓。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦發生停電停水，將會造成重大群體性事故發生，導致病人生命瀕危。再如正在手術的病人（平均每天60例臺）下不了手術臺，將會造成重大醫療責任事故。外加周圍有老干部病房樓、行政樓、家屬樓等樓群建筑，涉及到復雜交錯的地下管網（電纜、上下水管道、暖氣管道、醫用氧氣管道等），必須有上述城建檔案資料作為依據，方可進行可行性論證、設計和施工。為此，院領導責成院檔案室全體人員全力以赴，盡快收集、整理了全院的所有基本建設檔案，并保證在第一時間為外科病房樓的設計、施工提供相關圖紙及資料，使之成為規劃、設計和施工的科學依據、參考和保障。

二、城建檔案是做好建筑物建設、施工、管理和維護的保證和依據

隨著城鄉經濟的飛速發展，建筑物的現代化建設進程也不斷加快。一個建筑物不但有地上地下的建筑結構，更重要的是地下電纜、給排水、天然氣、通訊網絡、人防工程等各項工程管網密集如織。在這種情況下，要對整個建筑設施進行科學有效地施工、管理和維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案為依據。而在面對自然災害、工程事故和一些突發性事件中，城建檔案所提供的保證和可靠依據，一直發揮著不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房樓建設施工方因打樁、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖斷，致使老干部樓和病房樓斷水，也使正在施工的地基大量積水。院檔案室人員立即到崗，迅速將相關的外管網線圖紙查找出來，提供給基建科。施工單位以此為依據，以最快的速度查清了管網的標高、走向和精確位置，及時接通了管線，保障了供水。同時，快速恢復了施工，既節省了時間，又保障了工期。

8月，施工方不慎又將地下電纜挖斷，造成全院各處室用電全部中斷。醫院一方面啟動雙回路電路供電，先解燃眉之急；另一方面，院檔案室立即查找出全部與新建樓相臨的樓宇之間的地下電網分布圖，經過仔細查找、核對、分析，找出了原因，并立即制訂了修復方案并加以實施。以使在以后的施工過程中，不再發生類似情況，以保障施工的進度不受影響。

僅就這一個新建的外科病房樓而言，在歷時四年半的規劃設計、施工建設、安全管理、竣工驗收等過程中，相關人員多次到院檔案室查找、借閱室藏的城建檔案資料，累計達258人次，利用檔案6669張次，節省可計算的建設資金近500萬元，使外科病房樓這一民生工程如期完工并投入使用。

而對這項工程的成功建設起到保障作用的，是該院檔案室人員及時準確地為設計人員、施工單位提供了原始的基建檔案圖紙及相關資料，為工程的設計、施工提供了科學的依據和保障。為工程的建設節省了時間、人力、物力和財力，為該工程打造省內優質安全文明工程、榮獲中國建筑工程“魯班獎”立下了“汗馬功勞”。在此，城建檔案發揮了關鍵性、決定性的重要作用。

由此可見，城建檔案對基層單位基礎建設的作用是依據性的、保障性的。同時，在一些時候也是關鍵性的、決定性的。有了它，會使復雜的、困難的事情變得簡單、容易；有了它，會使長時間久拖未決的事情變得短期內迎刃而解；有了它更會使工作變得高效、快捷。因此，做好城建檔案工作不僅要認識到它的重要作用，還要注重到它的形成特點。從把握作用著眼，把握特點入手，注意平時對本單位城建檔案的收集與整理。因為：