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摘要:預算管理是事業單位開展各項工作的基礎,對單位工作的有效運行有著重要的作用。2012年財政部等五部委頒布的《行政事業單位內部控制基本規范(試行)》要求單位應當建立內部控制,并對預算管理相關的內部控制提出了指導性建議。本文在《規范(試行)》基礎上,結合我國事業單位的實際情況,對單位預算管理的內部控制設計進行了初步探討,期望為我國事業單位建立健全預算管理內部控制提供借鑒。
關鍵字:事業單位;預算管理;內部控制制度
一、研究背景
事業單位作為從事社會公益服務的非營利性社會組織,其預算具有自身的特殊性。事業單位預算是指事業單位根據自身發展目標和計劃編制的年度財務收支計劃,事業單位通過編制預算,平衡各項收支,完成自身工作目標。預算管理是單位為了達到已經設定的目標,利用預算編制及批復、預算執行、預算決算及考核等手段進行財務管理工作。2012年五部委的《行政事業單位內部控制基本規范(試行)》對單位建立預算管理內部控制提出了明確要求。
近年來,隨著事業單位預算改革的不斷深入,單位預算取得了一定成績,但不可避免地仍存在預算編制粗糙、預算執行不力、預算監督不到位等諸多問題,嚴重降低了事業單位工作效率和效果。事業單位通過編制預算,平衡各項收支,提高資金運作效率,最終提高事業單位自身的管理能力和為社會服務的能力。預算管理貫穿在事業單位預算編制及批復、執行、決算及考評的各個環節,其質量的優劣對事業單位總體目標的實現有實質影響。
本文以《規范(試行)》為依據,嘗試建立事業單位預算管理的內部控制體系,以期為我國事業單位建立健全預算管理內部控制提供借鑒。
二、文獻綜述
近年來,我國有關事業單位預算管理的研究逐漸增多,主要集中在定性、抽象的問題說明上。比如,當前單位預算管理方面存在的問題、針對問題提出改進建議等。趙春曉、唐鳳英、邢淵媛認為,由于當前預算改革處于起步階段,單位預算存在編制時間晚、項目預算編制粗糙、預算管理缺乏有效監督機制和透明度等問題,并提出應當提高預算編制時間及編制方法的科學性、完善部門預算績效考評制度及預算執行管理健全監督機制。
基于企業與事業單位之間的相通之處,事業單位預算管理內部控制設立可以借鑒企業內部控制相關制度。隋玉明從全面預算管理角度提出建立企業的內部控制,并提出了全員全部門參與、改進預算管理目標、加強預算執行與實施監控等制度。劉光強、李衛東從內部控制與預算管理的密切關系著手,對企業基于內部控制的預算管理關鍵控制點進行研究,并確定了預算管理職責控制、預算編制內容及流程控制等八個關鍵控制點。
三、事業單位預算管理內部控制
(一)預算管理相關部門及職責
事業單位預算管理貫穿單位全部業務活動,需要全部門、全人員共同參與才能保證預算的有效性。所涉及的部門包括各業務部門、歸口管理部門、財務部門、人力資源部、審計部、單位預算管理委員會和財政/上級部門等。其中上級財政部門主要負責對下級單位提交的預算草案進行審核,下達預算控制數,最終作為本財政部門預算草案的一部分。其中屬于事業單位各部門的職責如下:
1.單位預算管理委員會
單位預算管理委員會是單位預算管理的決策機構,主要職責包括:制定單位預算管理體系和預算管理制度;審核單位年度預算草案;審核批準由單位財務部門提交的預算執行分析報告;審批單位預算重大調整及決算;審批人力資源部提交的預算考核報告;審批由單位各部門提出的預算外事項執行申請;批準或授權批準資金額度超過某一數值(由單位根據管理需要設定)的預算內事項執行申請。
2.財務部門
財務部是預算工作的主要管理部門,是管理層與業務層的連接點。主要職責包括:受單位預算管理班子的委托進行預算的組織、協調工作;為單位各部門提供編制預算所需的文檔、表格參考樣本;下達編制要求并督促指導各部門認真編制預算;經常與各預算編制單位進行溝通,確保預算信息上傳下達渠道的暢通;審核、匯總、平衡各部門的預算草案;督促指導各部門認真執行預算;分析預算執行差異并協助各預算單位追蹤差異、查明原因,找出解決問題的方法;按要求匯總各業務部門預算執行分析報告草案,并上報單位預算管理委員會;接收并初審各部門提出的預算調整申請;審核由公司各部門提出的預算外事項執行申請,寫出審核意見。
3.歸口管理部門
歸口管理部門主要負責對某些經費,比如三公經費、資產項目等匯總統一進行處理等執行審核。
4.各業務部門
各業務部門是單位內部為完成單位工作設置的職務部門,也是預算編制和執行的主體。主要職責包括:按時編制預算,上交到本級預算歸口管理部門或財務部門;若本部門提供的數據是其它部門編制預算的依據,則應在規定的時間內提供給相關部門;宣傳并遵守預算管理的制度和規定;按預算方案開展工作,遵守預算管理的審批程序;認真配合本級預算管理部門進行預算執行差異分析,并找出差異原因。
5. 人力資源部
主要對各業務部門的預算計劃及執行情況進行考評,并納入單位最終績效考核。
6.審計部
主要對各業務主體的預算執行情況進行實時監督,并且定期進行預算審計。
(二)預算編制及批復內部控制預算編制是預算活動的起點。事業單位的預算編制及批復一般采用“二上二下,分級編制,逐級匯總”的方式進行。
1.預算編制及批復流程圖
2.相關內部控制(1)單位應當確定財務部門為預算的主要管理部門,對三公經費、采購事項、資產事項、工程事項等業務應明確對應的歸口管理部門,并合理設置各業務部門預算管理崗、財務部門預算管理崗及預算審批人,明確各崗位的職責內容及權限,確保預算編制、審核審批、監督、績效考核等不相容崗位相互分離。(2)單位預算管理委員會應當全面把握預算編制時間,防止時間過短,預算編制粗糙。預算的周期為一年,每一個預算年度自公歷1月1日開始至12月31日結束。每年的10-11月,單位預算委員會對照上級財政部門的預算規定及單位自身的戰略規劃,確定預算目標。11月初,單位預算委員會召開預算工作會議,制定下一年度總體預算目標的指導意見,在11月第二周前下達財務部門,進行預算部署工作。
(3)單位財務部門根據單位預算管理委員會的預算指導意見,制定預算編制要求,并及時向各業務部門下達預算編制通知,保證各部門之間信息溝通及時。財務部門應當及時掌握預算編制的有關政策,保證預算編制符合相關規定。為提高相應的預算編制能力,保證全面預算工作開展的效率和效果,在預算編制之前,單位財務部門應對單位各業務部門預算人員進行預算編制的相關培訓,明確工作程序。
(4)各業務部門在接到預算編制通知后,在規定時間內完成部門預算的編制工作。一般時間為11月第三周至11月末,各個業務部門初步編制預算建議數,其中需要歸口部門統籌的需要交由歸口部門匯總,其他不要歸口部門匯總的直接提交至單位財務部門。業務部門預算編制完成后,必須提交本業務部負責人審核,未經負責人審核簽字不得上報。
業務部門預算人員應該在歷史數據、標準和相關政策的基礎上,結合履行職能和發展工作的實際需要,編制本業務部門預算計劃,確保預算編制的合理性和正確性。預算編制可采用定額預算、彈性預算和零基預算等方法,各業務部門預算可根據業務特點及目標選擇采用相應的預算編制方法。其中維修費應采用零基預算或根據歷史維修費資料編制;大修項目,根據維修項目計劃、修理內容和維修費價格水平編制;下列預算指標可結合預算期業務發展和歷史費用資料情況,采用定額預算方法編制:管理人員工資、業務招待費、辦公費、差旅費、會議費、低值易耗品、通訊費、車輛費及其他管理費用;對新增大型基建項目需要附加可行性分析;日常經費中數目超過10%的需要附加資料說明經費增加的原因。
(5)對三公經費、資產項目、基建項目、政府采購等特殊項目需要進行歸口審核。歸口部門需明確項目的預算標準及限額,對各業務部門提交的該項目資料進行審核,若無資料,不予通過;未經業務部門負責人審核的,退回原部門重新提交審核。
(6)12月份,財務部匯總各部門提交的預算數,同時根據上級財政部門的撥款及自籌經費計劃,編報本單位的收入預算。在此過程中,要保證預算收支平衡,最終形成單位預算建議數。報經部門負責人審核后將單位預算建議數提交單位預算管理委員會進行初審、協商,通過后報上級財政部門審批。
(7) 上級財政部門下達預算控制數,財務部門根據預算控制數對單位預算進行調整及分解。各業務部門根據新的預算分解情況重新編制預算草案,匯總到單位財務部門形成單位預算草案,提交單位預算管理委員會審批,最終確定為單位預算。
(8)財務部門應在規定的時間內,按照財政部門規定的公開文本格式,草擬本單位部門預算公開方案,經本部門負責人審核后報單位預算管理委員會審批,通過后由財務部門將單位預算文件上傳至單位網站,保證信息公開、透明。
(三)預算執行與監督內部控制預算執行是預算的具體實施過程,最終預算目標實現與否主要取決于預算執行情況。預算監督是預算執行過程中的日常控制職能,包括財務部門的日常監督和審計部門的定期預算審計,通過雙重內部監督保證預算資金的有效運用。
1.預算執行流程圖(圖2、圖3)2. 相關內部控制設計
(1)單位預算下達后,各業務部門應根據業務特點和時間進度將年度預算合理分解落實成季度、半年度預算,并按預算的規定開展工作。為確保年度預算落實到實處,應按期檢查、監督其完成情況。(2)單位各業務部門應根據批復的預算安排各項收支,資金撥付或費用報銷要經相關領導審批后提交財務部門進行資金領用。重大的資金項目需經集體決策或實行連簽制度。
(3)單位財務部門對業務部門提交的資金撥付申請及費用報銷要嚴格審核其原始憑證的規范性及真實性,保證資金的有效運用。對已批準的資金支付要在規定時間內進行支付,防止因資金不到位影響單位工作進展。
(4) 單位各業務部門應當建立預算執行分析機制,及時發現執行過程中的問題。財務部門應定期通報各部門預算執行情況,研究解決預算執行中存在的問題,提出改進措施,并對預算執行過程中的異常情況加強管理,提高預算執行的有效性。
預算對所有業務部門都有約束力,不得隨意改變,凡預算以外的業務事項,各業務部門應每季度、半年度、年度對本單位的預算執行進行分析檢查,形成預算執行分析情況報告。預算執行情況分析報告應該對預算總體執行情況、重大預算差異(10%)進行分析,并提出改進措施。各業務部門的預算執行情況分析報告由部門負責人審核后提交財務部,財務部預算管理人應當匯總各業務部門的預算執行情況,并向單位的預算委員會提交預算執行情況分析報告。
(5)單位全面預算具有剛性和約束力,各業務單位必須按預算規定開展工作,未經審批,不得隨意突破。預算調整一般應提前進行,可在每年的7月份編制下半年工作計劃時提出預算調整。預算調整程序包括:業務部門向單位財務部提出預算調整申請。申請報告需詳細說明預算調整的原因、調整方案以及調整后的情況預測;單位財務部對預算調整申請報告的完整性及合理性進行初步審核后,在接到申請報告的5個工作日內,提交至預算委員會審議;預算會審核通過后提交上級財政部門進行審批;財務部在上級部門進行預算審批后的3個工作日內,將審批結果回復給預算調整申請單位。
(6)單位應設立監督部門或監督人員,定期或不定期對業務部門及財務部門的預算執行情況進行檢查,保證預算的有效執行。財務部門對預算執行情況履行日常檢查、監督和報告的職能,單位審計部門負責對預算流程中出現的違紀和違法情況的檢查監督,并將其作為審計的重要內容,定期進行預算審計。
(四)預算決算及考評內部控制設計1.預算決算及考評流程圖(圖4)
2.相關內部控制設計
預算決算是對單位當年預算執行情況的總結。《規范(試行)》規定,單位應加強決算管理,確保決算真實、完整、準確、及時,并建立健全單位預算與決算相互反映、相互促進的機制;同時,單位也應當加強預算的績效管理,保證預算的有效運行。其中相關的控制包括:
(1)單位財務部門預算管理負責下達決算編制任務,各業務部門在接到任務后,應根據當年的預算執行相關資料編制決算。在規定時間內報歸口部門或財務部門。單位應當建立預算與決算相互促進的機制,加強決算分析,并作為下年預算編制的參照。
(2)單位財務部門匯總各業務部門提交的決算資料,并核實其真實性和完整性。在當年的賬簿記錄和會計核算資料的基礎上編制單位決算,對本單位決算數據的真實性和準確性負責,報經部門負責人審核后報單位預算管理委員會進行審批。
(3)單位財務部門應當進行決算分析。單位財務部門及審計部門相關人員依據決算結果對各業務部門預算執行情況進行決算分析,得到預算目標與實際執行過程及結果差距,對差異較大的預算事項需分析原因并明確相關責任。
(4)單位實行嚴格、規范的預算考核制度,單位人力資源部門應根據各業務部門的實際情況制定預算考核指標,預算執行情況將作為各預算單位負責人績效考核的重要內容。每年會計年度終了后,單位人力資源部門對各部門的業務計劃和預算執行情況進行評價,績效考評結果要提交各業務部門負責人進行確認,若提出異議,在規定時間內提交人力資源部門,再次進行評審。經過各部門負責人的確認后提交單位領導進行審批。審批后的結果要及時下發到單位內部,保證單位內部信息溝通及時有效。
四、結語
事業單位資金主要來源于財政撥款,如何合理利用資金,提高資金的使用效率,增強社會服務效果,受到社會廣泛關注。預算作為事業單位的重要組成部分,對單位工作具有重要影響。預算管理內部控制通過對預算各環節上可能存在的風險進行制度控制防范,以期從根源上減少漏洞發生的可能性,在一定程度上保證預算的有效實施。本文以《規范(試行)》為依據,結合我國事業單位的實際情況,對單位預算管理的內部控制進行了初步探討,如何更細化制定預算管理內部控制制度是需要進一步探討的問題。
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