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制定年度目標
所有下年度的部門目標需要和公司的戰略目標保持一致。每年公司財務年度開始之前,都要做下一年的計劃,制定財務目標,并從多維度去評價目標的可行性和合理性。業務部門制定目標時間會長一些,因為要考慮宏觀經濟、市場發展、公司總體的戰略目標,對于財務部門來說,在業務部門目標制定后,開始制定下一年度的財務目標和考核機制。一些在中國的外國公司不是采用日歷財務年度,而是和自己的總部保持一致,采用不同的財務年度,比如惠普公司財務年度就是從每年11月1日開始,至第二年10月31日結束,當然報送中國政府主管部門的財務報告和稅務報告還是遵循日歷年度。
具體來講,首先要保證財務部門的目標跟企業的總體戰略目標一致,并且與企業下年度的預算保持高度吻合,使得財務部門的計劃、審計、內控等內容能夠在一個企業的大環境中協調進行;第二個就是變化和調整,外國公司在中國運作得好壞跟中國市場密切相關,特別是IT領域,市場上瞬息萬變的風向都會影響企業整體業務部門的變化,而這些變化會帶來財務后端的調整,包括財務分析報告的分類以及財務人員的配置的調整等,會影響到后期的業績評估指標的調整甚至于重新制定。所以在年度目標的基礎上,各個業務部門還有季度和月度的預算,去評估短期預算與年度目標的偏差和原因,及時反映市場變化和企業運行現狀。作為考核機制,所有的目標必須在財務年度開始的時候和被評估的人進行全面的溝通,取得雙方的認可,才可以正式確立,作為來年的考核指標和依據。同時,前一年確定的指標會和短期預算進行對比,考慮指標的合理性和對考核人的評判的內因和外因。
應用平衡記分卡
在公司整體目標之下,財務部門怎樣考核其自身的業績?平衡記分卡是一個非常好的工具。平衡計分卡(The Balanced ScoreCard,簡稱BSC)的四個維度是:財務指標、顧客、內部經營過程、學習與發展。這意味著我們要去做目標的細化過程。在外國公司中,由于組織結構的復雜和多變,有些部門是垂直領導,比如直接匯報到亞太區或總部。這里先假定所有的財務部門都是匯報給中國區,那么可以用下面的表簡單說明。橫向是組織結構中的每一個部門,比如業務部門的財務部,財務共享服務中心,稅務部,財務管理部等,縱向是平衡記分卡的幾個維度,每個維度考核的指標列出了一些重要的項目,各個企業可以根據自己的特點和重點去設置。
讓公司或業務部門的財務指標比如收入、利潤作為財務經理的考核指標,可以加強財務人員和業務部門的配合,幫助業務部門優化資源配置,更經濟有效地組織運行。比如跟供應商談判一起研究應收應付的策略;又比如賣一個產品利潤率的高低,怎么實現利潤最大化。這些都能幫助業務部門提高整體的績效。從收入來說,可以把年度預算作為一條衡量標準,完成100%或超過達為綠色,在90%~99% 范圍內為黃色,小于90%為紅色。當然如果是衡量預算的準確度,超過15%或低于15%都為紅色,當然這個要參考歷年同期水平和絕對值來考慮。最后所有的結果用紅綠燈的形式展現在后端,綠色為績效優良,黃色為達到一定的可接受的范圍,紅色表示要引起注意和需要改善,一目了然,清晰而明確。
學習與成長和員工的切身利益緊密相關,員工能力、組織合作的積極性,直接影響到企業的生產效益,所以必須把人員和培訓作為一個重要的業績度量指標。我們說以人為中心,只有具備優秀的財務人員,才能發揮最大的效益。
內部經營過程的業績衡量已超越了簡單的財務度量,平衡計分卡闡述了三個指標:創新、經營過程(降低成本或增加生產能力)、售后服務。作為財務部門,要把內部財務流程的梳理,風險管理,會計合規、轉變、資源最優配置,提高業務部門的滿意度等等作為其衡量指標。比如財務流程的簡單化、高效化:如何把原來一個星期才能完成的事情簡化到兩、三天完成,并且保證合規,這也意味著工作量的簡少,成本的降低。
平衡計分卡把指標量化,易于對分級的財務部門進行對比和評估,清晰地比較孰優孰劣。但是如果考核整體財務部門業績,平衡記分卡還有一些局限性。比如財務部門整體的業績,需要全方位的考慮,投資決策,資金運作,稅務籌劃,審計結果,財務運作模式改變,成本節約等等,有些是和公司戰略決策和公司經營的生命周期密切相關的,往往不是一張平衡計分卡能夠概括和衡量的。所以筆者認為,平衡記分卡更適合考核部門業績,并且分解指標,層層往下。
指標分解
對普通的財務人員,需要一步步向下分解平衡記分卡中的指標,列出數據和標準。比如一個最底層的財務人員,他的考核標準可能就包括做賬的準確性和及時性,財務分析報告的質量,有無重大疏漏或錯誤等等。從員工個人角度來看,每年參加培訓的次數,工作幾年后的輪崗次數,是否參加或負責某些項目等等。所有的指標在財年初確定,每月或每季度打分一次,經理和員工溝通,看哪些指標完成得好,哪些需要提高和完善。
【關鍵詞】骨干;經費;管理
2010年教育部、財政部推出了“國家骨干高職院校建設項目”(教高[2010]8號)。標志著自2006年啟動實施了“國家示范性高等職業院校建設計劃”后,國家大力發展高等職業教育的又一重大舉措。面對國家政策的積極扶持和經費的大量投入,如何更加高效、合理的使用建設項目經費,保證國家骨干高職院校建設的效果,將是骨干高職院校建設過程中一項重要的任務。下文就建設項目經費在制度、預算、核算以及績效等方面的管理作了些探索。
一、項目經費管理的目標
加強骨干高職院建設項目經費的管理;保障項目建設的順利實施;合法、合理、嚴謹、規范、有序地使用建設項目經費;提高項目經費的使用效益。
二、項目經費管理原則
根據教高[2010]8號和教高[2007]12號文件要求,項目經費管理采用“集中管理,統一核算;突出重點,兼顧配套;總體規劃,分年實施;項目管理,專款專用、績效考評”的原則。
三、項目經費管理組織結構設計
根據項目經費管理需要和立項建設單位實際情況建立相應的組織機構,可參照(圖一)建立相應的組織機構,設立項目建設領導小組,下設項目建設管理辦公室(以下簡稱建設辦)和項目建設監控辦公室(以下簡稱監控辦)。項目經費管理可以考慮在建設辦下設經費管理組,專門負責項目經費的日常管理,人員可由建設辦、各專業建設組、財務部門、監控辦等部門人員組成。
圖一
四、項目經費管理制度建設
項目經費管理制度是否完善是項目經費管理好壞的重要標志,也是項目是否能順利實施的保證。制定管理制度一方面要按照現行的財經法規和財務管理制度,另一方面要緊扣教育部和財政部教高[2010]8號、教高[2007]12號文件的要求,這樣才能做到制度有針對性,保證制度的適用性。項目經費管理制度在制定過程中要注意以下幾點:
(一)經費要統一管理,歸口負責,逐級控制。
(二)要明確經費使用審批部門,審批的權限和責任的落實;審批權限的設計要與項目建設任務的分解相對應,體現事權和財權相結合;審批權限的設計要注意條塊結合,可采用職能部門和子項目建設組雙重審批程序;審批權限的金額設置要分層級。
(三)經費使用流程:經費使用流程設計既要體現易操作,又要符合內控的要求,防止經費使用失控。
(四)經費使用的內容要嚴格控制,符合教育部、財政部相關文件規定的范圍和比例。
五、項目經費預算管理
(一)預算編制是預算管理的第一步。首先,預算的編制必須以審批通過的項目建設任務書為基準,在項目建設任務書的基礎上進行項目任務的進一步分解,制定明細的子項目預算。預算編制可采用核定指標后,自下而上模式。
(二)預算編制要注意統分結合,不可將所有項目預算都分到各子項目,要分院級統籌部分和子項目部分,因為有些任務是需要在學院的統一布置下完成的。院級統籌部分可由建設辦以及經費管理組共同編制;子項目部分由各子項目組負責編制。經費預算由經費管理組匯總審核后報項目建設領導小組審定,最終匯入學院財務年度預算,上報主管部門批準。
(三)預算的下達要根據各子項目建設任務的完成情況分階段下達,對沒有按照時間要求完成任務的子項目,要停止下達經費,整改完成后繼續下達經費。
(四)定期監控預算執行情況,編制預算執行分析報告,發現存在的問題及時向項目建設領導小組報告。
六、項目經費核算體系的設計
項目經費管理制度和項目預算制定好后,項目經費的財務核算就極為關鍵。根據教育部、財政部建設項目經費核算的要求,要做到“集中管理,統一核算、專款專用”,因此必須設計好項目經費的核算體系。
(一)項目經費屬于學院年度預算經費的一部分,必須納入學院財務核算系統統一核算,統一匯入學院年度預算和決算。
(二)項目經費要體現項目專用性,專款專用,可在財務核算系統中引入項目核算。以下是以“數控維修“專業為例的核算系統設計見(圖二)。
經濟科目
子項目 辦公費 差旅費 培訓費 專用材料費 …… 備注
一、數控維修 根據項目預算金額設置限額控制
(一)人才培養模式改革
1、課程改革
2、資源庫
……
圖二
設計架構為:縱向為項目帳反映子項目支出情況,橫向為科目帳反映子項目支出經濟內容,在核算系統中錄入科目的同時也錄入項目;科目帳按照政府支出經濟分類科目,與學院財務核算使用同一套科目;項目帳為輔助帳,按照建設項目預算方案的明細分類,在核算系統中設置分配限額。項目分類的作用主要在于:1、明確各子項目支出的歸口部門或工作組。2、限定各類子項目的支出經濟內容。3、與項目預算相銜接,實際上項目設置的過程就是項目預算的分配過程。
(三)通過上述核算體系的設置,既可以將項目經費的使用匯入學院總決算,又可以將項目經費使用情況分類統計出來,達到專帳核算的效果,并進行項目預算的執行控制。
七、項目經費審計監督和績效管理
項目經費審計監督和績效管理由項目建設領導小組下設的監控辦負責。
(一)項目經費的審計監督主要采用過程控制法,將事前、事中、事后審計相結合起來,事前參與項目預算的編制工作;事中強化經費支出的審計,達到審計標準的商品和服務的采購,必須審計,達到政府采購標準的,必須實行政府采購;事后聘請中介機構進行專項審計。
(二)項目經費的績效管理,由各子項目根據項目建設任務書的年度建設任務,制定每年度的子項目建設績效指標,由項目建設領導小組根據項目建設任務書審核認定后作為各子項目組年度績效考核的依據。
參考文獻:
[1]教育部 財政部關于國家示范性高等職業院校建設計劃管理暫行辦法的通知 教育部 財政部 教高[2007]12號
[2]教育部、財政部關于進一步推進“國家示范性高等職業院校建設計劃”實施工作的通知 教育部 財政部 教高[2010]8號
[3]淺議國家示范性高職院校建設項目的經費管理《高等職業教育(天津職業大學學報)》2009年第06期 作者:劉春紅
[4]淺議專項經費管理的審計保障 《會計之友》2010年第09期 作者:劉春紅