檔案管理的職責精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理的職責主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理的職責范文

關鍵詞：企業檔案管理　規章制度　開發檔案資源

公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內容；公司的董事會、監理會以及股東大會的會議資料；會計、財務等方面的文件報告；人力管理、法律事務等方面的文件資料；生產技術、產品生產、安全生產、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設備，科研，技術引進等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。

首先我們先來了解一下企業檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業的檔案管理內容主要是由兩部分組成，一部分是企業檔案的行政管理工作內容，另一部分便是企業檔案業務監視工作內容。前者一般是指對于企業的檔案工作實施統籌的規劃，統一制度，監督，指導，組織協調等。后者一般是指對于企業文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監督，和指導，以及企業檔案的收集，整理，保管，統計和鑒定以及對于企業檔案信息資源的開發利用等。其實用最簡潔的話概括，企業文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。

1.檔案收集歸檔

企業的檔案從材質上主要分為兩類紙質文檔以及聲像文檔。對于不同材質的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應當區別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應有主管部門的管理人員的簽字作為認證，文件的處理手續必須是完備的，如果發生了遺漏現象應當立即退回主管部門補齊；與本檔案無關的文件或者不應該隨這次的檔案而歸檔的文件，應當立即退回主管部門；貴重的物品應當退回經辦部門，在經過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應當積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當所有的文檔以一定的規則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規則可以按照公司的規定或者管理者自身的習慣來進行。在各個不同的類別之下再根據員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內容。管理檔案的人員應當隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業的公共資源，因此大家在借閱的時候都應該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現，各部門的經辦人因業務的需求要調用檔案的時候，應當填寫“調卷單”，經過該部門的部門經理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現了什么問題也有據可查。同時為了避免責任不清的問題，借閱者不能夠將檔案相互之間私自收受。

另外由于企業的檔案會涉及到商業秘密，因此對于外單位的借閱，應該持有單位的介紹信，經過總經理的批準之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經過總經理的批準之后才能夠將所抄摘的內容帶出。但是當政府的有關部門依法執行公務需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協助，這是作為公民的基本義務。

在企業的檔案管理當中，如何從儲存的檔案當中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數據當中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結判斷能力，能夠對已經發生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導以后的工作。

然而時代在進步，隨著微電子技術，計算機技術，通信技術等現代化的信息技術手段在企業檔案管理中的逐步深入應用，使得傳統的企業檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質檔案徹底的數據化，建立相關的數據庫方便查找，已經不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業檔案信息化就是是指企業依據法律，依靠科學的思想和管理組織方法，借助網絡技術、信息技術等高科技技術，對企業的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發掘，傳輸和應用數字化，網絡化，從而實現了企業內部的資源共享，這樣便提高了企業檔案資源的利用率，為企業和社會提供檔案信息服務。

數據共享是企業檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優點。傳統的檔案管理并不能做到這一點，而實現了數據的共享便使得企業的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業檔案信息化管理的一個發展方向。如何使得生產活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業的信息處理能力，實現檔案信息的無縫交接使我們在進行企業檔案信息化的過程當中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業的其他組織活動聯系在一起才能真正的發揮信息化檔案的魅力。

4.總結

檔案管理工作一方面可以讓企業的高層管理人員及時的了解企業的整體情況，可以為企業的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業經營的成果的認同，為企業與其他有關方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據。在我們國家經濟快速發展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應企業的發展狀況和經營成果，對于實現企業經營戰略，不斷地提高企業管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經濟社會的全面發展，不斷地提高企業的市場經濟力。

參考文獻：

[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)

第2篇：檔案管理的職責范文

隨著社會的發展，現代醫院已步入規范化、標準化、科學化、數字化的管理軌道。檔案工作作為醫院整體工作中的一個重要組成部分，醫院的醫療、教育、管理等工作不斷向高層次跨越，檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去;從現實的角度來看，是現實的寫照，通過檔案可以了解現在;從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集;從內容上看，檔案不僅反映過去和現在，而且也影響著未來。如何搞好檔案管理，為醫院發展提供迅速、準確的信息服務都有重要的現實意義。

一、現行醫院檔案管理中存在的問題

一是檔案管理意識不強。絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式，大多數檔案人員都是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來的，對檔案工作精力投入不足，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。因此會嚴重影響了檔案管理水平。

二是檔案管理人員業務水平不高。 在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

四是檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發，造成檔案保管不符合標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后。

二、加強鄉鎮醫院檔案管理的對策

一是加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔民醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

二是領導重視是檔案目標管理的關鍵。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

三是健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴素的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

第3篇：檔案管理的職責范文

1.1對檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設項目是一個繁雜的系統工程，很多項目在建設過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認識不足，另一方面對建設項目檔案管理工作約束和要求不嚴，加之煤礦建設項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業素質不夠。而煤礦建設各項工程門類繁多，各參與建設單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責監督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現漏洞，甚至造成銜接脫節，嚴重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設項目檔案資料時，相關檔案管理的規章制度不完善，檔案管理的規范性不夠，操作流程不標準，項目參建單位之間協調溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。

1.2未能構建完整的檔案管理體系

項目的檔案管理機構應當在項目機構建立初期就同步形成，很多煤礦建設工程項目由于地處偏遠地區，在建設初期條件艱苦，設施簡陋，檔案管理機構不能及時建立或者辦公設施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質量和安全，更與項目建設的信息化技術要求不相適應，無法滿足當前現代化礦井建設的需要。近幾年，我國飛速發展的采礦技術已經與世界先進水平接軌，因此構建完整的信息化檔案管理體系是現代化煤礦建設的基礎。

1.3檔案資料基礎工作薄弱

項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，在職責不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現象普遍存在；工程技術人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了煤礦建設項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規范管理。

2做好煤礦建設工程項目檔案管理的四點建議

2.1充分重視煤礦建設工程項目檔案管理工作

在企業投資建設項目中，煤礦建設項目屬于政府核準類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設項目的核準審批在逐漸放寬，但按照國家相關核準項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設計審批，均有嚴格規范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設項目實施的過程中，煤礦監管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監管和監督。作為特殊工程項目的煤礦建設工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎，也是項目順利實施和產生效益的根本保障，因此，煤礦建設項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。對具體的煤礦建設工程項目而言，要求各級領導要高度重視煤礦建設項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負責人就應當指定專人負責圖紙、文件、聲像記錄以及計算數據等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制及考核獎懲辦法。項目負責人在抓好工程質量和安全生產的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當中，調配業務素質好、責任心強的人員負責檔案管理工作，同時要在設施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經濟保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓，為檔案工作的開展創造良好的條件，為企業發展和建設做出應有貢獻。

2.2加強煤礦建設工程項目檔案管理工作的組織領導

煤礦建設項目管理要做到各系統和各單位步調一致、協調統一，項目業主即建設單位是整個過程項目的統領者，因此對項目的檔案管理也要統一歸口在建設單位的檔案管理部門。建設單位的檔案管理人員有責任和義務對參與建設的各部門和各單位的檔案管理工作進行指導和監督，做到上下協調，并與過程施工建設同步。建設單位的檔案管理部門還應當定期組織參建單位有關人員進行檔案業務培訓，統一安排部署檔案整理組卷的規范和標準，對有關人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設方面的信息和專業知識。建設單位應當建立檔案管理人員的信息系統，明確各自的工作職責，加強監督和考核，建立和健全各項規章制度。

2.3加強煤礦建設工程項目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎、最薄弱的環節。切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據標準和規范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設單位；建設單位在項目竣工驗收前，應當組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設單位方可組織項目的竣工總驗收；建設單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責就是在參加驗收的過程中嚴格把關，并審查各項檔案資料是否合格。在監督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質量負責。

2.4規范檔案管理制度建設

第4篇：檔案管理的職責范文

一、企業工程檔案管理的現狀及難點

企業工程檔案為項目投產后正常生產維護、檢修或改造、擴建的重要依據。也是保證建設項目檔案的完整、準確、系統地為建設項目檔案竣工驗收提供依據。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。

1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清

建設項目前期、建設過程到竣工驗收，各級領導非常重視立項、投資、設計、招投標、安全、質量、進度、決算、竣工驗收等各環節的工作，但對辦理過程和形成結果的依據性文件材料只關心是否辦理完畢，不關心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設同步，沒有嚴格執行建設項目檔案“統一領導、統一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設單位，在建設過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質量上達到要求，其內容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。

2.企業檔案管理人才隊伍問題

企業發展沒有充分考慮到檔案管理人員素質建設和能力培訓，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設單位各級管理、工程技術人員檔案管理意識淡薄。

各級管理、工程技術人員是建設項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執行者，是建設項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎和專業知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設項目過程中檔案“統一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關聯時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監督交接“私人財產”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設項目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項目參建單位對項目建設文檔的收集不夠重視。

建設項目檔案管理不僅是建設單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關系。項目檔案管理的質量，關鍵取決于建設單位的組織管理，只有建設單位做好參建單位的組織、協調和管理，使他們明確各自在建設項目檔案工作中應該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。

二、強化工程項目檔案管理的對策

1.人員素質建設與能力培養

人的管理理念依然是企業檔案管理的主要因素，其素質和能力的培養應視為基礎中的重點進行，因此需要引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。

2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結合、同步進行

工程檔案管理工作只有與項目建設緊密結合、融入項目建設同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監管，緊密結合、同步進行，健全管理體制和工作網絡，堅持“統一領導、統一管理”原則，才能逐步實現項目檔案管理同步化、制度化、網絡化。

3.明確建設單位自身檔案管理及職責范圍

檔案管理首先應明確自身檔案管理職責范圍：按照建設項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監理文件由施工單位、監理負責各自范圍內各類文件的收集到歸檔；生產準備和試運行階段的文件由使用單位和建設單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設計及基礎、項目管理、工藝設備、涉外、消防、財務和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設單位的職責范圍。其次是建設單位對監督、指導各參建單位將項目檔案工作與項目建設同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現分工不明的現象

4.充分發揮建設單位在項目檔案管理中監督指導的作用

一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門的條款，明確規定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設計單位、各施工單位以及監理單位提交有關基礎資料和文件的期限、份數、質量要求和對項目文件的監督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據。二是發揮監理單位的重要作用，依照《建設工程監理規范》，監理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統，負有監督、指導、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設項目檔案管理辦法，對項目建設文件材料從形成積累、質量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統一要求，并在項目建設各階段嚴格執行。通過建設單位和各參建單位的共同努力，逐步實現建設項目檔案遵循：施工中把“形成關”，交工驗收時把“歸檔關”，建設、監理單位共同把“質量關”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現遺失，缺失，漏失的現象。

第5篇：檔案管理的職責范文

一、精細化管理的內涵

與其他管理理念相比，精細化管理對于“精”和“細”尤其重視，是一種全新的管理理念。其試圖通過此點將管理質量與效率進行有效提升，也是基于常規管理模式所進行的一種深度管理方式。精細化管理對于以下幾點極為重視，設定明確的管理職責、社會分工必須到位、提供質量精細的服務、管理質量的提升與成本的降低兼顧。隨著社會的發展，精細化管理逐漸被廣泛應用于大量領域，新時期的高速公路檔案管理也不外如是。隨著建設項目的不斷增加，與之相關的檔案資料也越來越多，從而使其管理難度大增。面對檔案資料冗雜、種類繁多的現狀，高速公路檔案管理部門需要明確劃分各項工作，確保各司其職，最終實現檔案資料管理工作的全方位、立體式和無死角。

二、實施精細化管理的各項要求

（一）緊緊圍繞“做什么”，明晰各個崗位的職責。對組織系統而言，崗位職責主要指對其部門和崗位工作任務所進行的定性描述。將崗位職責?M行明確的具體做法是，以任務的屬性為依據，將工作內容按照類別單獨列出來，并根據具體條款要求以一定規則將細分后的工作科學排序。崗位職責定性構建的目的在于解決“做什么”這一問題，將紀律和學習方面的各項要求置于管理制度之中予以解決。比如工作職責劃分不夠合理與科學，部門職責與個人崗位職責分工不細、責任落實不到位以及關聯度不高，等等。

（二）緊緊按照“怎么做”的各項要求，保證業務流程的合規化。業務系統的各項工作流程全面涵蓋了各項規定動作。業務流程是基于資源配置的比較固化的動態式的組合關系，對于確保工作業務以穩定高效的狀態運行、各個崗位的員工以最有效的方式獲得組織預想的產出結果，都能夠發揮極為重要的作用。如此一來，工作流程中的不規范和業務流程粗放化等局面都將被消除，崗位之間與部門之間相互推卸責任的現象將會避免，從而使之實現無縫鏈接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作標準。對業務技能水平、業務操作規范以及工作完成質量與數量進行衡量的主要依據是工作系統中的各項規章制度所構成的崗位工作標準。這也是管理者進行過程與結果評價能夠參考的可測量的客觀依據。不論是管理者，還是執行人員都應當根據定量化的指標數據對業務績效進行公開、公正和公平的評價。

三、高速公路檔案精細化管理的措施

（一）基于系統性約束檔案管理的需要，將相關制度予以完善。考察高速公路在檔案管理方面的相關信息之后，發現存在許多問題，又以管理效率不高和質量較低為最。為此，應當將現有檔案管理制度予以系統完善，制定出科學規范的規章制度，嚴格約束管理人員的工作不規范行為，高度重視檔案的收集、分析、歸檔與清點等重要工作，并按照項目的類型或重要程度予以分類。在檔案系統中，其中涉及的都是項目的相關重要資料，如施工合同、設計方案與圖紙、成本協議、人力資源方面的合同與協議等多項內容，其中當屬合同最為重要，在項目啟動與驗收過程中都發揮著重要作用。驗收過程中，需要對工程量的完成情況進行驗收，要與相關的合同材料予以核對，公路企業應出示相關的合同證明材料，以表示施工隊已經完成工程量，其決定著高速公路企業的經濟效益。為此，應成立項目管理的專項小組，對于出現的違規操作或檔案管理不到位等行為，應根據情節的嚴重程度給予相應處理或懲罰。

第6篇：檔案管理的職責范文

關鍵詞：信息化；檔案管理；策略

檔案管理是企事業單位、行政機關正常事務運轉中的重要組成部分，伴隨著信息時代的來臨，網絡技術被廣泛應用，檔案數字化建設也逐漸提上日程。文化局主要負責文化事業、文化產業的籌劃和實施，提高其檔案管理水平，對于公共文化服務體系建設、文化產業規劃發展和文化市場有序規范都具有積極的意義。尤其是信息時代背景下，如何利用計算機技術和網絡技術來更新檔案管理模式和理念，與時俱進，是各單位檔案工作需要重點關注的課題。

1 檔案管理工作中存在的問題及原因分析

1.1 單位對檔案管理工作的重視程度不夠

為了提高企事業單位、行政機關對于檔案管理的重視程度，國家通過頒布一系列的法律法規來實現，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對于國家法律法規的解讀較為片面，沒有切實認識到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現狀，檔案管理方面還沒有一個行之有效的系統方案。大多數還是傳統的文書檔案管理模式，必要的人力、物力和財力都沒有投入，最為基礎的原因還是對于檔案管理的認識不夠，管理意識極為薄弱。比如在文化系統部分單位的管理日程中，因為檔案管理并不能直接產生經濟效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動相關資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時才會查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動服務性能，無法真正體現出對單位的貢獻程度。

1.2 檔案管理人員的專業素質有待提高，職責分工亦不明確

目前來看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業知識和必要的管理技能，對于檔案管理工作的重要性、規范性認識不夠也導致了員工的專業素養缺失。在實際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應該具有相關工作的知識背景，然而現狀是目前很多單位都沒有做到這一點。還有一個問題就是檔案管理人員的調動較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個人的崗位工作很多而且較為重復，這很顯然不利于檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理設備落后，信息化水平不高

信息化時代對于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關于檔案管理局域網和數據庫的建立，這需要一定的計算機水平和硬件設備來支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對于檔案的數字化建設還沒有一個明確的規劃。而檔案實體及信息的安全意識也有待提高。

1.4 信息化檔案管理基礎薄弱

良好的高科技設備是做好信息化管理的基礎，雖然目前傳統的手工管理模式正逐漸被取代，網絡技術和計算機技術的電子化管理模式逐步應用，很多單位的檔案室也配備了硬件設施，但是應該認識到信息化檔案管理是一個復雜的系統工程，簡簡單單的幾臺硬件設備并不能完全解決問題，軟件設施的缺乏同樣導致了信息化檔案管理的薄弱。領導重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現象的主要原因，大多數的信息化檔案管理多是口頭說說，流于形式。

2 信息化環境下檔案管理策略

傳統的檔案管理模式已經無法適應飛速發展的信息化時代，如何利用計算機技術來進行檔案數字化建設，成為普遍關注的課題。筆者結合多年工作實踐經驗，認為檔案管理信息化建設應該主要從人力、物力和財力等方面來加強，特提出以下幾點策略。

2.1 培養專業的檔案管理信息化人才，分工明確

專業的人才隊伍是做好檔案管理信息化建設工作的基礎，各單位應該結合自身實際，在人才培養和選擇的時候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機關檔案管理就應該在領導加強重視的前提下，多進行計算機信息技術和相關機關管理事務的培訓。主要領導要多為檔案管理工作創造條件，配備專業人才，對于傳統檔案管理的員工要加強信息技術的培訓，做好專業技能的培養工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責清晰、調度合理，領導也要以身作則，提高檔案管理重要性的認識。

2.2 加大資金投入

要想做好檔案管理信息化建設，在硬件和軟件設施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統，配備計算機、打印機、掃描儀、數字設備和存儲設備等，要根據數字設備的更新換代來決定資金投入程度，切不可一成不變。

2.3 數字化檔案網絡建設

要結合單位的實際情況，進行數字化檔案網絡的建設。首先建立局域網用于平常事務處理，然后建立有效的檔案信息數據庫，通過將紙質的文字、圖片和表格等變成數字資源，進行室藏存儲。可以機關檔案室為中心，在每一個科室或部門設立終端，通過遠程監控和信息管理，對于每一個部門中需要及時歸檔的信息進行查看和檢閱，適時辦理集中歸檔。

2.4 確保檔案信息安全

信息化時代網絡呈現開放格局，在進行檔案數字化建設的時候一定要做好網絡安全防范體系的構建，做好局域網和數據庫的安全管理，杜絕非法操作，對于重要的室藏檔案信息加以權限，非檔案管理工作人員不能登錄系統，要對檔案管理信息系統進行定期的升級和維護，確保室藏檔案信息安全。

3 結論

信息化時代的來臨對于企事業單位和行政機關的檔案管理提出了新的要求，傳統的手工管理模式已經不能適應日益發展的數字化大環境，在具體的檔案管理信息化建設中，應該從基礎做起，培養專業人才，保證充足的資金投入，將傳統管理和現代管理相結合，構建信息化時代背景下的新型檔案管理網絡。

參考文獻

[1] 林曉娟.檔案管理的信息化建設[J].信息技術，2012，（7）：197-198.

[2] 邵立雙.淺議檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J].群文天地，2012，（24）：249.

[3] 吳金莉.淺析檔案管理信息化[J].價值工程，2012，31（3）：317

[4] 王桂蓮.關于檔案管理的電子信息化發展分析[J].環球市場信息導報，2012，（12）：21.

[5] 尹淑琴.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J].華章，2012，（28）：302.

第7篇：檔案管理的職責范文

【關鍵詞】事業單位；人事檔案；思路；管理

人事檔案是個人信息的重要載體，同時也是事業單位人才信息整合的重要來源，更是人才調動與使用的重要工具。新時期下，事業單位的人事檔案管理應與事業單位體制改革和事業單位的成長保持一致，隨著我國人事制度改革的不斷完善，事業單位的人事檔案管理所反應的問題日益突出，需要我們對此進行認真的分析了和詳細的研究，以此來推動事業單位人事檔案管理工作的發展和進步。本文從事業單位人事檔案管理存在的問題出發，論述了事業單位人事檔案管理的基本原則，并詳細的分析了事業單位人事檔案管理的創新思路。

1人事檔案管理中存在的問題

1.1主管領導對檔案管理工作意識薄弱

長時間以來，事業單位的人事檔案管理工作相對枯燥和瑣碎，這與事業單位的發展模式有關，因事業單位的運營無法直接帶來相應的經濟效益，日常工作往往是以社會效益和長遠效益為主，造成許多工作人員無法認識到檔案管理工作的重要性，加之領導疏于對人事檔案的管理，引發了一些檔案管理問題。

1.2檔案管理人員素質偏低

事業單位的人事檔案管理具備機密性、雙向性、真實性、可追溯性，因此需要管理人員掌握一定的專業素質，然而現今事業單位編制還不完善，各單位還處于事業單位改革的初始階段，有相當一部分事業單位的檔案管理人員的素質偏低，兼職人員和無專業水平人員居多，引發了事業單位人事檔案管理無法有效的開展。同時，各事業單位也缺乏對專業人才的培養和培訓，導致人事檔案收集困難、檔案整理無從下手、工作人員難以適應檔案管理工作等，這極大的影響到了事業單位檔案的管理水平。

1.3檔案管理設施落后

目前事業單位都以實現了計算機辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調用，所以在硬件配置上人事檔案管理工作落后于事業單位整體的發展，紙質的人事檔案也不利于檔案的調用和保存，因此應加大檔案管理設施的投入，改變陳舊的錄入方法和保存方法，推動檔案管理向信息化發展。

1.4人事檔案信息化程度低

我國事業單位的檔案管理工作還處于發展階段，從檔案管理的信息化來看，人事檔案的信息管理還沒有全面實現計算機管理，檔案信息的建設還不夠完善，雖然部分事業單位實現了信息化管理，但信息建設的方法和策略不足，管理中缺乏系統性和整體性，造成資料收集雜亂，更新不及時，最終引發人事檔案信息管理的混亂。

2事業單位人事檔案管理的基本原則

2.1規范與靈活

事業單位檔案應以國家頒布的檔案管理制度為基礎，并以各事業單位的實際工作情況進行檔案管理制度的建設。因行政事業單位的工作情況不同，各單位在社會所履行的責任和義務也不同，在人事檔案管理制度的建設上，也要依據單位特點進行發掘和總結，建立與實際情況匹配并與單位結構一致的科學化規章制度，以此來保證人事檔案管理工作的有效開展。

2.2職責與權益

檔案管理人員的權益應該受到單位和領導和重視，如果不重視則會對人事檔案管理工作帶來消極的影響，因此在制定檔案管理制度過程中，要確保檔案管理工作具備合法性和原則性，同時明確主管領導的權限和職責，確保檔案管理工作可持續的發展。事業單位的檔案管理工作具備雙向性這一特點，職責與權益的保證可以促進檔案管理工作的全面發展。

2.3制定與執行

科學的管理制度是檔案管理有效開展的重要保障，針對事業單位人事檔案管理來說，全方位多角度的探索與挖掘管理方法，并進行系統性的總結是非常必要的，從事業單位性質出發，總結規章制度使之更為合理、系統、科學，以此來完善檔案管理方法。現實中還要注意對檔案管理制度的可行性和實用性進行監督，通過執行管理制度來檢驗其完備性，并結合實踐理論來完善檔案管理制度，達到以人為本、規范合理。

3事業單位人事檔案管理的創新思路

3.1完善事業單位檔案管理監管制度

事業單位的人事檔案管理制度應從內容、質量、形式、方法上進行全面的監管和完善。事業單位領導要根據現實情況和國家規定來完善檔案管理的監管機制，通過監督機制來審查檔案處理的效果，促進檔案整理、分類、存放的規范化和科學化，只有這樣才能夠確保事業單位人事的檔案管理工作走向正軌。

3.2做好人事檔案的保密工作

人事檔案管理是對事業單位重要人才數據和核心技術進行記錄、保存、管理的全過程，如果出現問題會對資料的安全性和人員的安全性帶來危害，因此應做好事業單位人事檔案的保密工作，確保人才信息和數據信息只有內部人員掌握。筆者認為應從事業單位檔案的存放地點出發，確保其存放在安全地點，并有專職人員進行監督和審查，同時人才檔案與信息檔案應分開進行存放，以提高檔案管理的機密性。

3.3利用現代技術開展人事檔案管理

信息技術是人事檔案管理發展的重要方向，從事業單位發展的角度出發，應多利用計算機技術和信息技術進行人事檔案工作的管理。利用計算機來保存和傳遞人事檔案非常方便，如：人員照片、個人情況、專利證書、科學成果等，這些信息內容都可以通過計算機來保存和傳遞，并且避免了丟失和損壞。信息技術也可以使人事檔案的管理變得更為方便，如：利用軟件來查詢單位高級職稱的人員等。所以，事業單位應多利用現代技術進行人事檔案管理，以此促進事業單位的健康發展。

參考文獻：

[1]黃愛華.事業單位人事檔案管理存在的問題及其對策[J].現代營銷(下旬刊),2015(9).

[2]張哲冰.事業單位人事檔案管理創新思路思考[J].才智,2015(32).

第8篇：檔案管理的職責范文

1.對檔案管理工作缺乏足夠重視

做好醫院檔案管理工作對于醫院各項工作的順利開展都具有極為重要的現實意義，順利開展醫院檔案管理工作不僅利于醫院醫療事業獲得巨大的經濟效益和社會效益，而且關系到眾多患者的健康乃至生命安全。然而，當前一些醫院對于檔案管理工作缺乏正確認識，只將檔案管理看成簡單的病歷資料的搜集和保存，認為檔案管理工作的意義不大，不能充分認識檔案管理工作的重要性和必要性，繼而嚴重制約了醫院各項工作的有序開展。

2.檔案管理制度不夠健全和完善

檔案管理對于是否歸檔的材料信息缺乏明確的內容界定，日常監督、檢查與考核很難得到落實，檔案資料信息的收集不全集中于醫院系統中，國家衛生行政部門已經制定了適應醫院發展需要的、較為完善的管理制度及各類人員的職責范疇，而關于檔案管理的制度和相關職責卻未加設定，同時也缺乏相關的監督、檢查及考核措施。在醫院的目標管理考核體系中，也并未將檔案管理納入目標考核的范疇，自上而下整體上存在著無視檔案管理的現象，致使醫院的綜合管理工作呈現較為混亂的狀態，不利于醫院全面工作的正常開展。

3.檔案管理工作軟、硬件設施資金投入不足

隨著新醫改的進一步深化，各醫院的基礎設施、軟硬件設施已經無法滿足于醫院自身不斷發展的需要，由于資金投入不足，當前門診、急診及住院病房等基礎設施較為薄弱，便出現了醫療用房不足的現象，甚至檔案管理庫房被肆意占用，乃至達到不能正常開展工作的程度。同時，也由于缺乏資金投入，造成檔案管理設備及技術手段相對滯后，一部分檔案得不到合理有效保存，出現年年倒柜的耗費人力、財力的現象，也抑制了檔案管理工作的高效發展。

4.檔案管理人員綜合素質較差

檔案管理人員的綜合素質直接影響到檔案管理工作水平，醫院管理專業人員隊伍中，仍缺乏專業性強的檔案管理人員，檔案管理人員在文化程度、知識水平、業務能力方面都參差不齊。而且，大部分檔案管理人員一直固守傳統的檔案管理模式，管理觀念及管理水平已經無法適應新醫改發展的基本需求，檔案管理缺乏活力和創新機制。

二、強化醫院檔案管理工作的對策

加強醫院檔案管理工作應從提高檔案管理人員的綜合素質、強化檔案管理意識、實現檔案管理的標準化、信息化等方面入手。

1.必須提高對于檔案管理工作的認識

檔案管理工作是一項長期的服務性綜合管理工作，因此，應自上而下提高對檔案工作的認識。必須認真貫徹《檔案法》，調整和更新檔案管理理念。檔案部門也應加強對于檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使全院上下充分認識檔案工作的重要性，杜絕各部門無視或忽視檔案資料的現象，全面提高檔案管理意識。

2.將檔案工作納入醫院綜合管理工作之中

必須將檔案管理工作納入醫院日常管理工作的重要議事日程，建立和完善檔案管理工作的長效機制。力求做到“三納入”和“四同時”，“三納入”是指納入醫院規劃和計劃、納入檔案管理制度、納入相關人員的職責范疇；“四同時”是指在布置、檢查、總結和驗收其他各項工作的同時，必須抓好檔案管理的布置、檢查、總結和驗收工作。必須將檔案管理工作作為醫院發展的核心內容來抓，與醫院建設和各項業務工作同步規劃和同步發展，以便更好推進醫院各項工作的順利、有序開展。

3.建立和完善檔案管理工作制度

要確保檔案管理工作的健康、有序開展，必須建立和完善檔案管理工作制度。醫院檔案管理部門應認真貫徹和執行國家制定的相關檔案工作的法律、法規，并結合醫院實際發展情況制定一系列的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、歸檔制度、借閱登記制度、統計制度、鑒定銷毀制度等，使收集有范圍，整理有標準，借閱有規定，管理有措施。同時，有效構建以院長為第一責任人的檔案管理模式，各部門設立兼職檔案員，依照檔案管理制度做好本部門檔案管理工作，形成完善的系統化檔案管理網絡。

4.加大檔案管理工作資金投入

加大資金投入，有效改善檔案管理的設施及提升技術水平是實現檔案管理信息化的基礎條件。首先，逐漸改善檔案管理的基礎設施及相關保護措施，比如檔案庫房的空調、除濕設備，防火、滅火設備，高效滅蟲、滅鼠設備，全面實現檔案的現代化高效管理。其次，投入資金，全面引入和發揮計算機網絡技術，提高管理效率。第三，對檔案管理人員進行崗位培訓必須有必要的資金支持。

5.建立或完善電子檔案

電子檔案的建立使檔案管理工作變得更為方便、快捷和高效，使以前耗時耗力的檔案管理工作變得異常省時省力，使檔案信息的收集、處理、保存和利用均能獲得事半功倍的積極效果，大大提高了檔案管理的工作效率和管理水平。醫院必須建立或完善電子檔案，利用計算機技術進行醫院檔案信息的收集、傳遞、保存和開發利用，將檔案信息資源做好具體分類，如可分為基建管理、業務管理、行政管理、患者信息等諸方面，錄入計算機軟件系統中，確保檔案完整、準確、真實。

6.全面提高檔案管理人員的綜合素質

首先，應定期或不定期組織檔案管理人員的業務培訓和繼續教育工作，促使檔案管理人員不斷努力學習新知識、新技術，真正掌握檔案現代化管理的綜合技能，逐步形成系統化、全方位、立體化的檔案管理體系，使醫院檔案信息資源為醫院發展提供全面服務。其次，深入了解和掌握臨床一線的醫療情況、科研發展對于檔案信息管理的基本需求，不斷總結和改進檔案管理工作，以最大化推進檔案管理水平的提高。

7.開發醫院檔案信息資源，服務社會

由于醫院全面工作運營開展過程中形成的各類文件、決議、方案、合同、協議等重要資料，真實反映了醫院各個時期的發展歷程，具有很重要的查考價值。因此，檔案管理人員必須積極樹立較強的服務意識，明確內容歸檔范疇，多渠道、多途徑開發檔案信息資源，不斷提高檔案管理質量和強化服務意識，力求為醫療服務和醫學科研提供全面服務。組織開展各種編研活動，精心編寫各類專題匯編，并在醫院網站上各類信息，實現檔案信息資源共享，為醫院爭創優秀醫院提供完整、真實、可靠的參考依據，提高檔案信息資源的利用率。

三、結語

第9篇：檔案管理的職責范文

前言

醫院檔案管理對于醫院的發展，醫學事業的科學研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發展傳統的醫院檔案管理形式已經不能滿足日益增長的數據量的需求，所以我們應該進行相應的改革讓醫院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對醫院檔案管理工作中的誤區進行相應的分析，同時探討相應的改進的方法。

1 檔案管理工作中的誤區

1.1 檔案意識不強，檔案利用率低

由于檔案工作不能直接創造經濟效益，所以在一些部門和領導中存在著對檔案管理的重要性認識不足，“重醫療、輕檔案”的意識較為嚴重。由于對檔案重視不夠，檔案信息資源開發不足所以現有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對落后。隨著經濟社會的發展，現代醫療科學技術不斷提高，新的、先進的醫療設備和醫療手段不斷投入使用，而相關的檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修訂，致使有些很有價值的科研成果資料未能及時整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現重復保存，造成物力、人力、和空間的浪費，更有許多應該納入管理的檔案卻沒有納入管理。

1.2 檔案管理制度不健全，管理效率不高

在醫院管理中，涉及檔案管理的制度、職責以及檢查考核制度仍不夠健全。 由于管理制度不嚴、不健全，各科室保管的材料不能及時移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少。由于沒有相關的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實。

1.3 檔案管理人員文化素質低，業務水平不高

我國檔案專業人員隊伍參差不齊主要體現在思想觀念落后、專業素質、理論水平、文化程度等方面。缺乏現代科學知識，外語差，檔案專業畢業的高層次人才較少，己經成為阻礙檔案事業發展的主要原因。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，在醫院人才培養中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的教育培訓卻沒有納入計劃，檔案管理水平停留在經驗上，服務方式和管理水平跟不上時展的要求，缺乏創新和活力。同時，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動較大，檔案管理作為一專業性較強的學科，需要有一定專業知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經驗對檔案管理很重要，但由于一些醫院的檔案管理人員經常變動，不但致使己經培養好的檔案人員發揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。

2 如何改進檔案管理工作中的誤區

2.1 加強領導重視程度

醫院領導的重視是做好檔案管理工作的關鍵所在和重要保證，也是科學管理檔案的前提條件。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，各級醫院要切實加強對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。平日里加強檔案法律法規學習和充分認識檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業務性很強，因為其專業性強、涉及面廣、內容繁雜。若要做好此項工作，沒有領導的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。檔案管理的工作人員要轉變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務，主動為醫學、科研活動提供各種咨詢服務。

2.2 構建檔案管理工作小組，制定相應的考核制度

成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機構按責任應具備組長、副組長，成員為主要科室主任。各科室都要設一名兼職檔案管理員，其主要負責是對本科室的檔案進行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過過檔案管理組織機構的建立，從而保證了整個醫院檔案管理工作的順利進行。醫院應除了要將此內容納入科室管理責任書之中，還應該將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對科室檔案工作的管理責任，為促進了檔案管理的規范提供了制度指標。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院面對醫療市場所進行的各種經營活動，些經營活動要形成各種不同的方案、協議等，應及時收集歸檔。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全醫院檔案管理組織，落實專人收集。

2.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質

目各醫院從事檔案管理專業人員的專業程度明顯不足，很原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉崗過來的，在經過一段時間專業培訓之后，便開始從事檔案管理工作。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫院檔案工作規范管理的關鍵。 各醫院應結合本單位檔案工作的實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。要改變觀念，樹立創新意識，盡快實現服務主體由封閉型向開放型轉變，服務方式由實體型向信息型轉變，服務手段由手工型向技術型轉變。要注重檔案管理人員隊伍建設，提高其思想水平和專業素質，增強科學管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立醫院檔案管理人才梯隊，以便適應醫院檔案管理業務的發展，不斷推動檔案管理水平的提高。通過這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫院的檔案管理工作，完成組織上的安排。