公司檔案管理制度精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理制度范文

1.1文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。

1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產經營活動相關的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。

2.1為保證文件及時傳閱，收文后立即將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

3.1文件的傳閱與催辦； 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3．2 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

3．4文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

3.5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3. 6 按照閱文范圍，一般由有關部門組織學習有關文件，或由辦公室通知閱文。

4． 發文的管理

4．1 發文的規定 ；需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，需要發文時由公司統一發文，辦公室統一承辦，以公司×字×號發文。

4．2 發文的范圍

4．2．1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

4．2．2 公司下發文件主要用于：

① 公布公司規章制度；收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閱單主管領導審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見 簽名收回保管

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；

③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項；

④ 公布公司的經營管理。

⑤ 有關獎懲決定和通報；

⑥ 其他有關公司的重大事項。

4．2．3 公司上行文、外發文主要用于：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯系有關公司經營管理等事宜。

5.收文管理；

5.1收到上級文件需認真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發文單位、發文文號等內容。

5.2收文后按照要求傳達到相應級別人員，有具體承辦內容的要落實具體單位具體承辦人。

5.3文件傳閱后，原件及時交辦公室整理歸檔。

6文件的立卷與歸檔

6．1 文件的歸檔范圍 ；文件統一由辦公室負責歸檔：

① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；

③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材 料等；

④上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；

⑤ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

6．2 立卷要求

6．2.1 文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

6．2．2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）

7． 文件的銷毀

第2篇：公司檔案管理制度范文

關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產企業項目公司檔案管理現狀

1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結

針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界，2006.4.

第3篇：公司檔案管理制度范文

現在結合具體的行政管理培訓有關內容具體講一下，員工禮儀和工作紀律、檔案管理制度、會議管理制度、印鑒管理制度、公文打印管理制度、辦公及勞保用品管理制度、庫房管理制度。

1、員工禮儀和工作紀律

主要包括：員工的著裝、儀表、語言、行為、及商務活動中的禮儀等等。工作紀律主要有上下班管理制度、請銷假制度、休假制度、獎懲制度、離職及辭退制度。對一些行業來講，員工的禮儀和工作紀律是公司行政管理制度中最重要的內容。

2、檔案管理制度

主要制度包括：材料的收集、歸檔范圍、立卷、檔案保管期限、保密級別、檔案的借閱等等。

3、會議管理制度

主要制度包括：會議的分類及召開權限、會議的組織、會議紀律、會議記錄、會議跟進等等。

4、印鑒管理制度

主要制度包括：印鑒的制發、公司印鑒對內對外使用規定、印鑒的權責人及部門、印鑒的保管、印鑒使用登記等等。

5、公文管理制度

主要制度包括：公文格式及行文規范、收文程序、發文程序、公文歸檔、公文清退、公文銷毀等等。

6、辦公及勞保用品管理制度

主要制度包括：購置規定、保管制度、領退制度、登記制度。

第4篇：公司檔案管理制度范文

1 納入企業管理，形成合力，加強核心檔案資源建設

隨著集團公司現代企業管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業基礎管理、專業管理、資產管理和風險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業管理制度和業務流程是必要趨勢。

河南油田的做法是，把加強核心檔案資源建設納入企業管理制度和業務流程。主要體現在：把檔案管理制度的制定納入生產經營的每個環節、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業務和主營業務，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業務范圍和職責，樹立企業員工人人都要管檔案、利用檔案、保護檔案的意識。

在重點建設項目管理中，實現檔案管理與項目管理四同步，檔案專業驗收是項目管理流程的最后一個環節；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設備管理中，明確規定設備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標準；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。

另一方面，檔案工作納入企業考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關鍵。因此，把建設檔案管理制度體系與建設檔案工作考評體系有機結合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結果納入企業的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發展。

2 納入企業信息化建設，整合各類檔案信息資源

要把檔案信息化建設納入企業信息化建設中，一同規劃、一同發展，在建設各專業系統時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設的試點工作，檔案管理系統已在河南油田局機關檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統，建立與其他各專業信息系統在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務接口已部署完成并正常運行。實現了部分專業系統形成的電子文件實時在線歸檔。

3 通過檔案信息化建設，促進檔案標準化管理

通過檔案業務流程分析與優化，使企業檔案關鍵業務和關鍵流程與信息系統相融合；按照標準先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數字化檔案館技術規范標準；利于加快檔案信息化基礎工作和監督檢查細節上設置條款，有效地履行檔案監督、檢查、指導職能。

第5篇：公司檔案管理制度范文

一、建立現代企業檔案管理制度勢在必行

在建立現代企業制度的大背景下，客觀上要求企業檔案管理制度也需要作出與時俱進的創新，以便為現代企業經營管理作為高質、有效的信息服務。

1.現代企業檔案管理制度的建立是推進企業創新的重要內容

現代企業管理制度的建立包含著多方面的內容，是一項宏偉、系統的創新工程，包含著多方面的的內容，其中，檔案管理創新是推進企業創新的有機組成部分。基于企業檔案在企業管理體制中所處的地位和所應發揮的重要功能。客觀上要求企業檔案管理工作需要為企業企業經營管理工作提供細致、全面的信息服務，譬如通過提供企業產品經營的歷史軌跡，可以為企業生產提供必要的市場信息服務。因此，要適應現代企業和新時期社會經濟的發展要求，就必須推進檔案管理工作創新。

2.現代企業競爭的實質客觀上要求加快檔案管理工作創新的步伐

現代企業競爭的實質是科技和人才的競爭。科技、人才、時間共同構成了現代企業競爭的基本要素，企業要在激烈的市場競爭中脫穎而出，就需要以高質、優異的信息服務為保障。而原有的落后的檔案管理工作根本不能適應企業這一發展要求，客觀上需要加強改革。

3.推進企業檔案管理創新同樣是經濟全球化發展的內在要求

經濟全球化是當今世界經濟發展的大潮流，這一歷史潮流要求檔案管理進一步創新。“沒有創新的精神就沒有現代化檔案管理，就不能適應經濟全球化的需要。唯有創新企業檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進程之中，跟上時代的前進步伐。”

二、當前企業檔案管理制度中存在的主要問題

1.思想落后，觀念保守，缺乏現代企業檔案管理的視野和理念

在許多企業檔案管理過程中，雖然大都宣稱秉承和實行了“以科學發展觀推進檔案管理工作”的工作理念，但在實踐中卻不能有效貫徹這一管理理念，形式主義色彩嚴重。從企業檔案管理工作實踐看，許多檔案管理部門在工作過程中片面突出形象過程建設，缺少為企業經營提供優質服務的基本的敬業精神和管理經驗。

2.管理手段單一，管理模式落后

現有企業檔案管理制度大都形成于計劃經濟時代，從檔案儲存的信息媒介、檔案信息傳播的方式方法到檔案保管的規范程序等各個方面的內容都沿襲了計劃經濟時代的工作特點。“傳統的檔案管理模式，基本是計劃經濟時代的產物，清一色的國營、集體企業，使檔案的管理模式過于統一。”[2]這種大一統的管理模式，與現代企業自主經營、自負盈虧的管理理念格格不入。

3.缺乏缺乏復合型的高素質檔案管理人才

現代檔案管理制度的建立需要以懂電腦、懂管理的高素質的復合型人才為前提，而現有人員缺乏現代化的管理理念和管理經驗，導致企業檔案管理工作質量不高，問題層出不窮。“人是推動檔案管理發展的動力、前提和基礎。企業檔案管理要落實科學發展觀，就必須堅持以人為本，樹立人才資源是第一資源的觀念。”

三、建立現代企業檔案管理制度的可行措施

1.現有檔案管理工作者積極轉變

檔案管理工作理念，用現代檔案工作的新思想武裝自己的頭腦，努力提升檔案工作效率，提高信息服務的質量現有檔案管理工作人員需要轉變管理觀念，建立與現代企業制度相一致的管理理念。觀念的更新是實踐創新的先導，工作理念影響著工作過程的開展。作為全球化經濟時代的企業檔案管理工作者應及時補充現代化的管理知識，勇于接受新知識，善于汲取新思想，跟上時代的步伐。為此，企業自身也要從各方面采取各項有力措施，積極鼓勵現有工作人員參加各種形式的培訓學習，以提高他們的管理水平。

2.創新工作手段，建立多元化的檔案信息服務工作路

企業檔案管理工作要敢于接受新知識，善于引進現代信息技術知識，以拓展檔案管理服務工作的有效路徑，從而切實提高自身的服務質量。除了繼承和發揮傳統檔案管理工作的優勢外，檔案工作人員還要積極開辟包括網上閱讀功能、電子文獻的自動上傳功能等各項內容在內的綜合服務功能。“社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。”檔案工作人員要能夠及時把握到檔案管理工作發展的客觀趨勢，積極引進包括多媒體技術在內的工作手段，提高檔案信息服務的質量。

3.積極引進復合型的高素質檔案管理人才，提高檔案工作的水平和質量，為建立現代檔案管理制度提供必要人力資源保障

第6篇：公司檔案管理制度范文

關鍵詞：企業檔案信息安全風險識別風險控制

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，[1]是企業各方面活動的真實記錄，對企業市場活力提升、制度改革和文化建設等有至關重要作用。企業檔案信息安全管理是企業安全管理的重要組成部分，提前識別企業檔案信息管理存在的安全風險，有利于采取有效控制手段規避風險，促進企業檔案安全管理建設，防患于未然。本文以H企業為例，在調研基礎上探討企業檔案信息存在的安全風險及控制手段。

一、H企業概況

H企業成立于2013年，主要經營金融板塊、產業發展板塊、城市功能性設施板塊和出資人板塊等四大業務板塊，是戰略性投資的融資平臺和產業項目、城市功能性項目的先行戰略投資者。[2]隨著公司的發展壯大，檔案數量呈現指數級增長趨勢。H企業檔案工作實行二級管理制，第一級管理是指由公司綜合部負責統籌管理全公司的文書檔案工作，第二級管理是指各部門負責本部門的檔案資料使用管理工作。綜合部的檔案按文書、科技、財務、人事、聲像、實體6種檔案類別進行分類整理，公司用OA系統對電子文件進行日常管理，將部分重要的紙質檔案進行數字化掃描，加以保存。

二、企業檔案信息安全風險要素識別

企業檔案信息安全風險要素識別是對企業檔案信息安全管理工作中存在的薄弱環節進行確認。[3]在對H企業調研的基礎上，將其所面臨的企業檔案信息安全風險要素劃分為組織風險要素、人員風險要素與技術風險要素。

（一）組織風險要素

一是，企業重視程度低。企業檔案信息效益的產生具有隱蔽性和延遲性，隱蔽性即檔案部門投入清晰性和收益模糊性之間的矛盾，延遲性即檔案工作的效益要在很長一段時間后才可能顯現。[4]企業檔案信息無法快速創造經濟效益的特點使企業對其重視程度較低，檔案信息安全管理投入的資金、人力較少。以H企業為例，文書檔案工作人員僅一人且為兼管人員，檔案管理投入資金少，專門存放檔案的檔案柜和檔案安全管理設備至今尚未配備，檔案信息安全管理專業技術人員、設施設備的缺乏給企業檔案信息安全帶來了巨大風險。

二是，檔案安全管理制度缺失。企業迫切需要的檔案安全開發、利用及電子文件長期保存等相關標準尚未制定，且存在與企業檔案工作實際相脫節的情況。[5]以H企業為例，企業成立至今已4年，但尚未建立健全的檔案安全管理制度體系。面對企業檔案數量劇增與檔案安全管理制度缺失之間的尖銳矛盾，企業檔案工作者在處理文檔工作時無章可循，業務工作缺乏規范性，企業檔案信息安全管理工作缺乏制度的監督約束，檔案信息安全缺口隨之擴大。

（二）人員風險要素

企業檔案管理崗位人員流動性大是造成檔案泄密的主要原因。檔案工作者的信息安全意識和素質水平會直接影響檔案信息的安全。[6]以H企業為例，專職人員自2013年來更換了4人，企業檔案管理崗位人員可直接接觸記錄企業生產經營、戰略發展及科研技術等重要檔案信息，隨著企業人員離職跳槽向其他公司、行業流動，這部分涉及原企業商業機密的檔案信息極可能隨之外泄。

企業員工檔案安全管理意識弱也會帶來安全風險。譬如，各部門檔案收集移交不及時，會對企業檔案信息的完整性帶來風險；各部門在檔案整理、利用中造成檔案載體損毀對企業檔案信息的可用性帶來風險；企業人員出于自身利益篡改檔案信息內容，給企業檔案信息的真實性帶來風險等。

（三）技術風險要素

一是，信息系統及硬件故障。信息系統不穩定會導致檔案信息數據丟失與損壞，硬件設施故障也會給檔案信息安全帶來風險。以H企業為例，公司日常行文均通過OA系統實現，OA系統中流轉大量企業管理信息，H企業的OA系統分別于2015年8月及2016年3月出現異常引起系統崩潰，導致部分企業信息數據丟失且無法恢復。

二是，電子文件安全保障技術不成熟。如何保證企業檔案系統中電子檔案的安全，是現階段企業檔案安全管理的重難點。企業電子文件信息安全保障技術不成熟，會危及電子文件安全和正常運用。一旦系統遭遇病毒、黑客侵擾或信息載體物理損傷、外圍設備技術障礙等，都會給電子文件帶來無可挽回的損失。

三、企業檔案信息安全風險控制對策

（一）從制度層面進行控制

1.企業檔案信息安全管理制度的建立健全。健全的企業檔案信息安全管理制度應包括以下幾個方面：一是，企業檔案日常安全管理制度，如檔案保密制度、檔案安全檢查制度和檔案安全追責制度等，明確企業各部門、人員的職責，建立檔案信息安全管理的長效機制；二是，企業電子文件安全管理制度，確保電子檔案信息存儲、讀取、利用過程的安全可靠；三是，應急響應制度，建立檔案信息安全應急預案，提高企業檔案管理部門應對自然災害及突發事件的能力；四是，應急處理制度，對企業檔案信息安全風險發生后，能在第一時間采取相應措施進行處理，將風險損失降至最低。

2.企業檔案信息安全管理制度的適用。以企業檔案信息安全管理制度的適用來實現對檔案信息安全風險控制，主要從以下兩個方面著手：一方面，不同企業形成的檔案信息各有特點，安全保障要求各有不同，企業應根據本單位檔案信息安全保障的實際需求，制定符合本企業特點與需求的檔案信息安全管理制度。另一方面，企業檔案信息安全風險要素具有動態性，企業檔案信息安全管理制度應隨著新技術、新風險的出現不斷完善和更新，保證檔案信息安全管理制度在多變的信息安全風險環境中的適用性。

3.企業檔案信息安全管理制度的執行。檔案工作者是規章制度的執行者，執行力度的大小關系到檔案安全管理工作水平。[7]首先，企業應嚴格要求檔案工作者照章管理檔案，自上而下確保檔案信息安全管理制度的執行，將制度的執行納入企業管理運行程序，將公司檔案管理納入制度化軌道。其次，企業管理層要監督企業檔案信息安全管理制度的執行情況，將制度的執行與員工績效考核掛鉤，定期對制度的執行情況進行評估并根據評估結果進行相應的獎懲。

（二）從管理層面進行控制

1.分級管理。分級管理即對企業檔案信息和風險控制消減等工作進行安全等級評定，以最少的成本投入獲得最大的檔案信息安全保障效果。企業可根據檔案信息對企業生產發展作用價值大小、涉密與否來劃分重點檔案和普通檔案。企業檔案中涉及企業商業機密，記錄企業核心競爭力信息的這部分檔案是企業發展的重要戰略資源，如企業的項目檔案、科技檔案、客戶資料以及反映企業發展歷程的重大事件相關檔案等，可劃分為重點檔案，其余日常業務工作中形成的文書檔案等可劃分為普通檔案。在對所有檔案進行安全管理的同時，對重點檔案信息的安全進行重點監控，不同重要等級的檔案進行分級管理。

2.人員管理。通過人員管理來控制企業檔案信息安全風險的方式有：第一，倡導員工終身學習，針對企業檔案信息安全內涵的拓展、風險要素的類型、應對風險的技術等內容定期開展檔案信息安全管理培訓，豐富企業員工檔案信息安全保護理論知識，提高檔案信息安全保護技能水平。第二，注重對企業員工職業道德的培養，使守護企業檔案信息安全，嚴守企業檔案機密信息的崗位職責內化為員工的職業道德。第三，注重企業文化的建設，培養員工對企業的認同感和歸屬感，減少因員工離職或跳槽而造成企業機密檔案信息泄露。

3.動態管理。企業檔案信息安全是企業生產經營安全的重要組成部分，伴隨企業生存發展的始終。[8]檔案安全管理面臨的各類風險要素中，每種要素都處于不斷變化之中，某一要素的變化會引起其他要素的聯動變化。[9]因此企業應對檔案信息安全實施動態管理，即隨著新的風險點的產生，相應的保護方案、制度也應隨之保持動態發展。此外，動態管理還體現在與外界的動態關聯上，企業要與外部社會環境保持良好溝通聯系，及時掌握檔案信息風險變化的新動態。

（三）從技術層面進行控制

1.檔案信息安全技術的應用。信息安全技術指用于保障信息、信息系統和網絡安全的技術。[10]檔案信息安全技術是電子檔案信息安全的有力保障，企業可針對不同安全屬性的檔案信息采用不同的信息安全技術。在數據安全技術、網絡安全技術和檔案管理系統用戶安全技術等方面強化保護措施，運用信息技術提高企業檔案工作效率的同時，也保證企業檔案信息的安全。

2.檔案信息安全技術的更新。檔案信息安全建設是基礎性的長期工作，構建全面、能力可持續增長的安全防御體系才能保證檔案信息系統的長期安全穩定運行。[11]檔案信息安全技術是不斷發展的，企業應及時了解和掌握最新的計算機病毒、黑客技術等檔案信息存在的潛在風險，關注信息技術的更新動態，確保企業應用的檔案信息安全技術與時俱進，為企業檔案信息安全保駕護航。

四、結論

企業檔案信息安全是企業生產經營安全的重要組成部分，伴隨企業生存發展的始終。人員風險要素、組織風險要素與技術風險要素三者綜合構成威脅企業檔案信息安全的風險要素，為保障企業檔案信息安全必須從管理、制度、技術三個層面三管齊下對這些風險要素進行有效控制，深入貫徹“預防為主，防治結合”的方針，保障企業檔案信息安全無虞，讓企業檔案信息更好地服務于企業的發展。

參考文獻： 

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[4]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006：107-108. 

[5]康旭冉.企業檔案安全保障體系建設研究[D].河北大學，2014：6. 

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[8]吳緒成.企業檔案信息安全策略簡論[J].中國檔案， 2012（4）：62. 

[10]聶云霞，張加欣，甘敏.信息生態視域下數字檔案用戶信息安全保障系統構建研究[J].檔案學研究，2017（1）： 66-72. 

第7篇：公司檔案管理制度范文

1.提高對檔案管理重要性的認識

隨著社會分工的不斷細化以及現有工作的不斷擴充，為了適應新的經濟發展形勢和企業現狀，必須要提高對人事檔案管理重要性的認識。因為人事檔案本身是最真實的歷史和最具說服力的佐證，它的內容真實地反映了一個人的經歷、品德及成長過程。企業人事檔案管理工作具有如下價值：第一，起著推動企業發展的作用，在管理企業人事的同時加快了企業發展的步伐；第二，通過企業人事檔案管理的完善能夠提高企業的核心競爭力；第三，是企業人力資源管理的重要手段和重要組成部分。

2.完善人事檔案管理制度

現有人事檔案管理制度存在許多問題，要想提高我國企業人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應該明確進行檔案管理工作的具體部門，避免出現多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開放化，這樣一方面可以加強人們對檔案管理的認識，另一方面可以有效監督檔案管理工作的正常開展。最后，為了適應我國現有的企業人事現狀，應該設立相應的人事檔案分理處，專職進行企業人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優化，應該將人事檔案管理工作與人員使用分離開來，以便于實現最優化管理。

3.提高檔案管理人員的業務素質

除了完善的管理制度，要想高效地進行企業人事檔案管理工作還需要擁有高素質的檔案管理人員。雖然現在管理工作都有相關技術或系統進行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業素養不夠，勢必會造成人事檔案管理工作出現差錯，影響人事檔案管理工作的質量。在培訓檔案管理人員時應該注意從理論和實際著手，一方面要從理論上加強檔案管理人員對工作性質和工作內容的認識，另一方面應該培養相關人員具體操作的業務能力。

4.加強檔案管理的信息化建設

我國現有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質量，應該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時它還提升了檔案管理的準確性。在將企業人員的信息錄至計算機的同時，需要對不同人員的檔案信息進行分類以方便管理。另外，為了更有效地進行人事檔案管理工作，有關人力資源的電子網絡的建立十分必要。通過計算機強大的存儲功能可以對企業不同人員的錄用、調用及時做出詳細記錄，還能集中管理各個部門的人事檔案，大大提高了管理的效率。

二、結語

第8篇：公司檔案管理制度范文

一、企業制度建設與檔案事業管理重要性

企業制度建設關鍵在于產權明確、權利清晰、有效管理。檔案事業管理是社會主義檔案事業管理的集中體現。有關規定要求，國家檔案行政管理單位在檔案事業管理中，統籌規劃、注重統一性，各區域檔案行政管理單位對所在區域企業檔案工作進行嚴格監管，檔案管理人員主要工作內容為：管理好所在部門檔案，同時對檔案工作進行嚴格監督。檔案事業中的統一性管理、分層管理，在一定程度上推動了企業檔案事業制度的完善，起到促進作用。在這樣的發展要求下，促進市場經濟進步，特別是推動了大中型企業的改革轉型。

在市場經濟改革環境下，該怎樣進行統籌規劃、分層管理，成為企業檔案事業革新的重要內容。從WTO后，一些跨國企業、集團等開始融入社會行業中，推動了民營企業的進步，并在市場競爭中占據較大優勢；國有企業經過不斷的改革創新，混合所有制企業誕生，國有資產分層授權管理，進而造成檔案管理工作的變化。企業檔案事業管理體系，還需要跟上現代企業制度發展，進而完成檔案工作革新。

二、企業制度建設與檔案事業管理存在的問題

基于國有企業發展而言，國有企業融入現代企業發展，遵循公司制，成為國有企業和市場經濟融合的最佳狀態。而根據現階段發展情況看，企業更多的注意力在生產經營中，檔案工作依然停留于傳統管理中，未與生產經營融合，沒有得到較高重視度，檔案管理工作不斷降低、人員裁剪使得管理人員無法專心于工作中。現代企業制度建設中，受管理權利影響而造成檔案單位、編制較為隨意化而影響企業檔案管理制度，無法形成統一管理模式，各自為政。非公有制企業中，多種原因造成檔案管理工作監督不到位，此外，檔案管理人員專業素質、管理水平參差不齊。綜合分析，現代企業制度建設，與現代企業制度建設并行的檔案事業管理制度仍未完善，這也是現階段影響檔案事業革新的核心問題。

基于制度確定方面而言，有關條例法規中規定：檔案工作結合企業資產關系，進而展開統一性、全面制度管理模式，這對企業檔案管理制度完善有著重要的作用。但是市場機制影響下，企業結構規模變化多端，一些大型企業多結構單位、多法人，檔案管理制度與市場檔案管理要求背道而馳。制度的多樣化使得檔案隨之變化不定。在這樣的形式下，若繼續實行單一管理制度，檔案事業管理將會受到沖擊，進而造成檔案管理難以有效開展。所以，應該怎樣革新，構建現代企業制度中的檔案管理制度成為當務之急。

三、企業制度建設與檔案事業管理對策

（一）檔案管理工作因勢利導。現代企業制度建設中，注重政企分離，但這并非代表放棄企業管理，而是更多的凸顯企業主體影響，以及管理能力。21世紀發展狀態下，強調宏觀調控、分層管理，有關單位相互配合。第一，指導企業將檔案工作重新整合、開展；第二，將成功經驗進行宣傳推廣，應用在各企業管理中。各地區檔案管理單位根據結合該種方法做好檔案工作。現代企業制度建設發展中，產生了大量管理科學的企業集團，企業集團中的中心企業叫作集團公司。各集團工作實行統籌規劃，建設現代企業檔案工作，利用這一特點發揮導向作用。

（二）實行信息化檔案管理模式。隨著信息技術的發展，企業可以結合信息技術實現企業檔案管理。信息技術管理能夠確保企業信息的有效利用、儲存、整合，同時有效實現資源共享，打破以往空間、時間限制。所以，實行信息化檔案管理模式成為現代企業檔案事業建設中的重要途徑。受信息管理和知識管理的影響，一些大型企業開始實行一體化信息管理。數據分享與企業信息的融合，構成現代企業檔案管理系統，這也是現代企業信息化管理的重要內容。通過信息中心管理企業全部數據文件，進而確保企業檔案信息資源的有效使用，提升企業管理水平。由此可見，實行信息化檔案管理模式，在一定程度上能夠推動企業檔案管理走向更高管理水平，促進企業生產經營、擴大銷售，推動企業經濟效益的提升。

第9篇：公司檔案管理制度范文

供電企業的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業本身存在人事檔案管理意識淡薄的情況，企業的精力和資金投資過多地投放在生產經營上，長此以往，導致了供電企業人事檔案管理制度的不健全、供電企業的人事檔案管理不規范的問題。其次，是內容不完整、準確性不足的問題。供電企業的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動情況等材料的完整性不足，使得企業的人事檔案未能很好反映當前情況，且有時也可能會給員工帶來不可彌補的損失；目前現代企業人力資源管理推廣使用的EPR系統和人力資源管控系統在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發現存在著部分職工人員的電子信息與紙質檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴格的問題。一些企業的人事檔案管理既缺乏專用的設備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當需要用人事檔案辦理相關手續時，就會造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設滯后的問題。雖然信息化隨著網絡信息技術的迅速發展成為了提高企業檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術手段落后等問題，導致企業的人事檔案管理不能很好地適應現代化的發展。

二、供電企業人事檔案動態管理的完善措施

人事檔案管理工作是企業人事工作中的重要組成部分，企業的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業的發展日趨起著關鍵的作用。供電企業的人事檔案管理工作的存在和發展是企業內在、本質的需要，對企業的生存和發展有著重要的影響。因此，針對供電企業的人事檔案管理，應突破傳統的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現人事檔案的動態管理。對此，可以從以下幾方面入手。

1.完善、創新人事檔案管理制度

在供電企業的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發展的規章制度，消除傳統管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業的人事檔案管理更具規范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業需要依據人事檔案規范化管理的需要、結合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業人事檔案管理各項檔案的管理規章制度，并要根據員工檔案的內容、檔案標準等對企業職工的人事檔案資料進行規范的分類整理以及更新工作，并提高紙質檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現人事檔案管理的標準化、規范化和完整化。

企業也可以建立起專業化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發利用機制，即結合企業的實際發展情況、充分利用計算機網絡建立起適合企業自身實際發展需要的人事檔案管理檢索系統和一個完善的咨詢服務體系，以實現人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現人事檔案管理系統與外部的企業人事檔案管理環境之間的有效地溝通和聯系、實現人事檔案的動態管理。對于供電企業的人事檔案管理，還需要增強企業的創新意識，創新管理模式。要著眼于形勢的發展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關工作人員要積極創新，尋求有效的方法解決管理工作中出現的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。

2.重視加強人事檔案管理的信息化建設

隨著計算機信息技術的發展，在供電企業的生產經營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網絡技術。重視加強計算機網絡技術在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設，是實現供電企業長遠發展的必要選擇。對于企業的人事檔案管理信息化建設，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業要認識到企業人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業核心競爭力的重要手段。要加強供電企業人事檔案管理的信息化建設，企業要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網絡，為實現人事檔案管理的信息化建立基礎；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業人事檔案數據資料的收集管理工作，對此要實現人事檔案管理工作流程的數字化、保證數據資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現供電企業人事檔案信息化的管理。

3.加強人事檔案管理隊伍的建設

對于供電企業的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關人事檔案管理工作人員的素質、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務企業。

三、小結