檔案規范化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案規范化管理范文

醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫院領導科學決策和醫院管理現代化有著極為重要的意義。

1 提高全員檔案意識是實現檔案規范化的前提

醫院要做到檔案規范化,就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學習與宣傳,使領導與職工認識到檔案的重要性,給予關心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規范化,成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。

2 建立科學的管理體系是檔案規范化的保證

(1)明確職能。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜,部門眾多而又分散,專業性技術性強、檔案保管程度有差異等特點。因此,醫院每個科室都要從檔案服務于全院工作的大局出發,加強檔案意識,積極上交有價值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。

(2)建立檔案工作網絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫院檔案管理網絡組織建設。綜合檔案以機關職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫院檔案工作網絡,使網絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3 完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉

在抓好檔案管理基礎建設的同時,更要努力提高檔案工作的內在質量,在實際工作中應把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規章制度,并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制中,真正做到檔案工作各環節的運行有章可循。同時把好立卷質量關,重點抓好立卷歸檔范圍、卷內文件材料排列順序及保管期限的劃分。

4 做好醫院檔案的開發利用是檔案規范化管理的最終目標

醫院檔案規范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變為走出檔案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫院的建設和發展服務。醫院應重視做好檔案的開發利用工作:醫院組織機構沿革、醫院院志編纂、本地區流行病學、多發病資料匯編等,為醫院的改革發展、科室設置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫院挽回不必要的經濟損失,保證大型建筑物的及時修繕,尤其對大型知用設備的及時維修,確保臨床工作的正常運轉及解決醫療糾紛。

5 加強醫院檔案工作者素質是保障醫院檔案管理規范化的根本

檔案工作是一項專業性很強的工作,尤其是醫院檔案的特殊性。培養檔案人員高度責任感和責任心,成為較高精力素質,較深的專業技能,確保隊伍的穩定性。加強對檔案管理人員業務素質等各項素質培訓,同時各級檔案行政部門和衛生行政部門加強對醫院檔案管理的業務指導,監督和檢查。同時醫院檔案管理人員,要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。

第2篇：檔案規范化管理范文

（一）醫院檔案管理體系和制度不夠完善

在醫院的管理工作中，有些領導干部只重視“行政”“財務”“后勤保障”的管理，而忽視檔案管理工作，造成醫院檔案的管理制度不健全，規范、統一的管理體系無法建立起來[1]。

（二）檔案人員的業務素質欠缺

在很多醫院中，都更加重視醫療技術人員的素質提高和繼續教育，而忽略了檔案管理人員的培訓。而檔案專業出身的人本來就少，所以，醫院里的檔案管理人員往往由技術人員兼任，他們平時進修學習的機會不夠，業務素質較低，缺乏系統的檔案管理知識，水平停留在傳統經驗上，缺乏創新，造成檔案管理的技術化受到阻礙。因此，要進一步加強檔案管理，必須提高檔案人員的業務和素質，使其能適應醫院各部門的協調發展。

二、檔案規范化管理的重要性

檔案管理不僅有助于醫藥經驗的傳承，還對醫院業務水平的發展和提高具有重要作用。醫院業務建設基本包括醫療、教學和科研三個部分，檔案規范化管理對醫院業務水平的作用也體現在這三方面。

（一）人事檔案

醫院的人事檔案，一方面記錄了醫院人才隊伍的現狀，另一方面也是醫院人才隊伍建設的重要依據，是制定醫院人才的培養及引進計劃的基礎，有利于保證醫院的可持續發展。人事檔案是醫院職工學歷、資質的記錄，同職工個人的組織關系、工資待遇緊密相連。

（二）科研檔案

醫院的科研檔案，是醫院寶貴的信息資源。它記載著醫院科研成果的發展，對醫院的發展起著至關重要的作用。規范管理醫院的科研檔案，可以更好的總結名醫的臨床經驗，提高醫院的醫療、教學和科研水平。

（三）病案管理

病案是患者在診療過程中由醫護人員共同完成并及時記錄形成的寶貴資料，是臨床教學科研的重要資料來源。清晰、完整的病案能夠反映整個醫療活動過程，從中可以總結出很多臨床經驗和科研成果，可以促進臨床醫師的培養，對于指導醫療實踐和提高醫療水平具有重要意義。加強病案管理，對整個醫院的發展起著無法估量的重要作用。病案管理的質量不僅反映了醫院醫療管理的水平，也直接影響到病案社會功能的發揮。

三、醫療檔案規范化管理的方式

（一）提高全員檔案意識是實現檔案規范化的前提

醫院要做到檔案規范化，就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學習與宣傳，使領導與職工認識到檔案的重要性，給予關心、支持與理解，將檔案工作提到重要工作議程，并使檔案管理逐步走向規范化，成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。

（二）檔案的規范收集是檔案管理工作賴以存在的基礎

檔案收集是檔案工作的主要手段和起點，收集工作質量的高低，直接影響著檔案管理工作的開展，是衡量檔案室成就的重要標桿。

檔案的規范化收集是檔案室按照相關規定，通過例行的接受制度和專門的征集方法，將分散的檔案有組織有計劃的進行歸檔保存的工作[2]。為保證檔案的齊全、完整，醫院必須建立健全的檔案管理監督機制，對各部門的檔案制度執行前情況進行監督，以便各有關部門和人員能夠在收集檔案時有章可循，減少文件材料的損壞和丟失。

（三）做好醫療檔案的開發利用是檔案規范化管理的最終目標

醫療檔案規范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變為走出檔案柜，具鮮活的有生命的活檔案，直接為醫院的建設和發展服務。醫院應重視做好檔案的開發利用工作：醫院組織機構沿革、醫院院志編纂、本地區流行病學、多發病資料匯編等，為醫院的改革發展、科室設置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫院挽回不必要的經濟損失，保證大型建筑物的及時修繕，尤其對大型知用設備的及時維修，確保臨床工作的正常運轉及解決醫療糾紛。

（四）加強醫療檔案工作者素質是保障醫療檔案管理規范化的根本

檔案工作是一項專業性很強的工作，尤其是醫療檔案的特殊性。培養檔案人員高度責任感和責任心，成為較高精力素質，較深的專業技能，確保隊伍的穩定性。加強對檔案管理人員業務素質等各項素質培訓，同時各級檔案行政部門和衛生行政部門加強對醫療檔案管理的業務指導，監督和檢查。同時醫療檔案管理人員，要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷研究和探索檔案管理工作新思路，提高檔案管理水平。

（五）加大硬件投入，充分發揮計算機在醫療檔案規范化管理中的積極作用

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案規范化管理應具備的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如防火、防潮、防有害氣體、高效滅蟲的檔案庫房，并實現檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”；另一方面要引進計算機管理，按科技、黨群、行政、基建、文書、儀器設備、財務等不同內容分門別類將醫院的各種業務、行政檔案儲存到計算機中，不但具有檢索快捷、方便、高效的特點，而且節省時間，也節省人力、物力和財力，極大地提高工作質量和工作效率?？梢允箼n案信息在現代化建設中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

第3篇：檔案規范化管理范文

1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高

隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。

1.2健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。

1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全

在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2推進事業單位檔案的規范化管理的策略

2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓

事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。

2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責

事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。

2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平

運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。

3.結束語

第4篇：檔案規范化管理范文

一、當前水利勘測檔案規范化管理中存在的問題

1.水利勘測檔案的儲存設備不完善。由于對水利勘測檔案規范化管理的重要性缺乏必要的認識，使得水利勘測檔案的相關管理部門不能夠以國家規定的水利勘測檔案管理標準來執行管理配套設施的購置，造成了現實中水利勘測檔案儲存設備的不到位。

2.水利勘測檔案在歸檔過程中出現檔案立卷不明、分類不詳細、準確的現象。由于水利勘測檔案屬于水利勘測科技檔案范疇，依據《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導，分級管理的工作原則，以維護檔案的安全和穩定，使得社會各方面能夠平等的利用檔案資料。但是在現實的水利勘測檔案管理過程中由于具體的檔案管理人員缺乏必要的水利勘測學科知識和檔案管理知識，使得水利勘測檔案由于人為因索出現了立卷不明、分類不詳細、不準確的現象，影響了檔案的查閱與使用效率。

3.水利勘測檔案在信息采集方面采集手段落后、領域不廣泛。水利勘測檔案在信息采集方面存在著較為嚴重的問題，由于不能夠及時地使用較為先進的技術采集手段，而僅僅是依靠傳統的信息資料抄錄等手段進行信息資料的整編與匯集，導致信息存在著嚴重的滯后性、采集面單一、應用領域不寬泛。

4.水利勘測檔案管理服務工作整體服務質量水平較低。水利勘測檔案的管理是為了給相關的人員提供更好的服務，以滿足使用者工作、研究、學習的需要。但是，在實際的水利勘測檔案管理過程中這一服務理念并沒有被很好的貫徹與實施，相反，水利勘測檔案管理服務工作質量嚴重下降，管理人員的服務意識不足；另外，管理手段也有待提升，當前的水利勘測檔案管理仍然以傳統的手工管理模式為主，管理中現代技術手段未被充分接納和采用。

5.水利勘測檔案管理工作人員責任意識不強。水利勘測檔案管理工作由于尚未充分的采用現代管理理念，導致工作人員對于其所從事的工作責任意識不足，工作缺乏積極主動性，人員的流動性較大。

二、做好水利勘測檔案規范化管理的有效對策

1.加大對水利勘測檔案儲存設備的投入，改善水利勘測檔案保管的環境和條件。水利勘測檔案管理部門可以增加對子檔案儲存室的修繕預算，保障足夠的檔案室修整與完善資金。定期對檔案存儲室進行檢查和維修，以及時發現問題，擬定相應的解決對策。對于不適于現代檔案保管的設備進行果斷淘汰，及時增購技術含量高的現代檔案存儲設備，以為更好地保管檔案創造良好的條件。

2.加強對水利勘測檔案管理工作的重視程度，形成良好的檔案分類管理機制。實現水利勘測檔案規范化管理必須以水利勘測檔案管理重要性認識程度的提高為基礎，并加強對檔案分類管理機制的建設與完善工作，制定統一的分類管理標準，嚴格執行《檔案法》的相關管理規定，建立起檔案管理人員崗位責任制，在檔案管理工作中堅持統一管理與分級管理相結合的管理機制。

3.注重原始水利勘測檔案的歸檔管理，保障水利勘測檔案的準確性和有效性。原始水利勘測檔案的完整性和準確有效性是水利勘測檔案管理的基礎和依據，否則，水利勘測檔案管理的價值將不復存在。原始水利勘測檔案的形成貫穿于整個水利勘測勘查工作的全過程，它包括具體的水利勘測勘探立項、設計、實地野外勘探作業及最終的勘探成果報告、審查驗收等環節，這些階段所獲取的水利勘測檔案是第一手的、最原始、最重要的檔案，對于以后的具體的施工建設具有引導和糾偏作用，因此保證原始水利勘測檔案的完整性和準確性是做好水利勘測襠案規范化管理的基礎。

第5篇：檔案規范化管理范文

[關鍵詞]醫院；圖書檔案；管理

醫院圖書檔案工作是醫院管理的重要組成部分，醫院圖書檔案的建立和規范化管理，使這些圖書檔案能夠被充分的利用，發揮這些圖書檔案的作用和價值，對于醫院做好醫療服務，發展我國的醫療衛生事業都有巨大幫助，但是據調查我國的醫院圖書檔案的規范化管理還存在著一定的問題和挑戰。

一、醫院圖書檔案規范化管理面臨的問題

隨著社會的不斷發展和進步，我國醫療衛生體制和社會醫療保險體制的改革，促使醫院圖書檔案管理的改革，一方面現在醫院圖書檔案管理工作中普遍存在的問題是歸檔資料不夠完整，歸檔資料的分門別類不夠系統，連續性差。致使醫院的許多珍貴的資料文件，遭到破壞。醫院圖書檔案的管理機構不健全，這導致了醫院的圖書檔案和文件資料被分散到各個部門，科室，在需要用到時，查閱不便，甚至丟失，給醫院帶來了諸多不利，另一方面醫院的圖書檔案管理比較混亂，沒有明確的職能劃分，通常來說醫院需要設立多個檔案管理部門，如綜合檔案室，用于保存管理文書檔案，科技檔案和音像檔案。而像醫療檔案，病理切片檔案，X線膠片檔案等都應分別保存在各相關部門。還有一點是醫院過于重視病歷檔案而忽視了其他檔案的管理，現在大多數醫院都已建立起病案室用于保存管理病歷檔案，但是其他的的檔案就沒有專門的部門來進行保存管理，最后是由于醫院過于強調檔案的保密性，造成檔案的查詢與借閱困難，有些甚至僅局限于醫院的領導及職能科室，對檔案的管理造成自我封閉，這就使醫院的圖書檔案失去了其教育學習的價值[1]。

二、醫院圖書檔案管理工作的職能

1、搜集與醫院任務有關的各種書刊資料。利用多種手段和渠道采購與醫院有關的相關書籍報刊等資料，充實醫院圖書檔案室，擴大搜索范圍搜集國內外有參考價值的資料，保證醫院圖書檔案室資料的多樣性和全面性，同時去掉那些無參考價值與醫院無關的資料，保證圖書檔案室的結構合理，藏書豐富，適合醫院。2、妥善保存和管理醫院的圖書檔案資料。醫院的圖書檔案管理者需要根據圖書檔案的不同類別，進行整理和分類，保證圖書檔案資料保存完善，分類有序，方便醫院工作者的借閱，查詢，能夠準確的為醫務工作者提供多種文獻資料。3、開展多種形式的文獻情報服務。深入科室、病房，了解臨床，科研和教學的需要，及時主動的提供圖書檔案資料用于查閱，避免被動式服務[2]。

三、醫院圖書檔案管理工作的重要性

建立圖書檔案管理最主要的就是能夠發揮醫院圖書檔案的作用，為醫院的醫護人員提供可靠的全面的借閱資料，提升醫護人員的專業素質和道德修養，建立醫院圖書檔案管理也能有效的維護醫院圖書的合法權益，為醫院臨床防病治病提供新的情報，促進各專業技術的發展，還能為科研人員提供寶貴的文獻資料，提高醫院的醫療服務品質，使醫院能夠真正成為一個治病救人的場所，對醫院的建設與發展也有重要作用，醫院圖書檔案管理工作的好壞，直接體現了醫院管理工作的水平，對醫院具有重要意義。所以，做好醫院的管理工作，先要做好醫院圖書檔案的規范化管理，打好基礎，從而進一步推動醫院的發展。

四、醫院圖書檔案的規范化管理

1、建立圖書案檔案管理一體化機制。建立圖書檔案管理一體化，可以集中力量，減少不必要的人力物力的投入和浪費，節約資金，便于圖書管理者的工作。設立專門的情報科室，為圖書檔案管理部門提供更多科學有效的文獻資料。建立圖書檔案管理一體化機制，能夠迅速有效的為醫院的管理服務，因此醫院有必要建立一個結構合理，功能齊全，運轉高效的信息中心，對醫院的圖書檔案等信息資源進行統一的規劃、管理，從而為醫院圖書檔案的現代化、規范化管理打下堅實的基礎。2、強化領導的檔案意識。領導的重視是做好每項工作的前提，強化領導層對于醫院圖書檔案的管理意識，使領導能夠真正重視醫院圖書檔案管理工作，使領導意識到做好醫院圖書檔案管理工作是做好醫院現代化管理工作的基礎，它代表了醫院的管理水平和文明程度，它為醫院的醫療服務，和科研教學提供了有力的依據，從而提升了醫院的醫療服務質量，獲得人民的信任與認可。領導真正重視起來，可以根據醫院圖書檔案提供的資料審時度勢，把握全局，從而提出正確的決策，更好的領導建設醫院，使醫院快速發展。3、加強對醫院圖書檔案建設的投入。加大資金投入加強對于醫院圖書檔案室軟硬件設備的引進，引進先進的軟硬件設施是實現規范化管理的基礎，這直接影響到醫院圖書檔案管理的成效，配備消防報警器、滅火器、自動溫濕度控制設備，建立防火、防盜、防塵、防蟲的現代化圖書檔案庫房。4、建立健全的圖書檔案管理制度。由于醫院接觸的人群廣泛復雜，工作內容復雜多變，部門眾多，技術性很強，所以對于圖書檔案的保密性比較高，醫院應結合現代化管理手段，結合醫院自身實際情況建立一個合理的圖書檔案管理制度，并在實際工作中不斷的發展和完善，完善檔案的搜集、歸檔，保管、借閱等各個環節，明確責任，加強約束，保證圖書檔案的各項工作流程都有據可查，有章可循，按章辦事。建立單獨的監督考核部門，統一管理，統一考察，避免圖書檔案管理工作者，在工作中懶散懈怠，敷衍了事，保證醫院圖書檔案的安全性。建立激勵機制，激發圖書檔案管理工作者的工作熱情，激發管理工作者的積極性和創造性。建立醫院的檔案管理網絡，對圖書檔案資料的收集和整理形成一個系統的網絡，便于借閱，學習。5、提高醫院圖書檔案管理工作者的素質。隨著科技的發展，醫院的圖書檔案管理工作更加的現代化、科技化，提高醫院圖書檔案管理人員的業務水平，素質和專業技術是規范醫院圖書檔案管理的一項重要舉措，加強對于醫院圖書檔案管理工作者的教育和培訓，強化管理工作者的服務意識，引進高水平的專業管理人才，充實醫院圖書檔案管理的工作隊伍。一般來說一家綜合性的醫院，圖書檔案管理工作者的人員編制比例應為醫院工作人員總數的1%，床位數的1.2%以及每萬冊藏書2名人員三者的平均數。另外除了人員的數量和素質外，醫院必須根據圖書檔案管理工作人員的文化層次，年齡結構，專業所長來合理的分配這些管理工作人員，務必使這些工作人員能夠在自己適合的工作崗位上發揮自己專長，這樣才能跳動圖書管理工作者的積極性[3]。

結束語

醫院圖書檔案的規范化管理手段多樣，最主要的是與時俱進，利用現代化科技手段，在實踐工作中不斷發展和完善管理方式，做好醫院圖書檔案管理工作，不斷探索，做到醫院圖書檔案管理工作的規范化，制度化和現代化，為醫院的發展與壯大做好后勤工作，贏得人民的認可與信任，從而為我國現代醫療衛生事業做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]羅瑩.醫院圖書檔案規范化管理建設探討[J].東方企業文化，2012，15：244-245.

第6篇：檔案規范化管理范文

關鍵詞：企業；人事檔案；規范化；管理

中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：

一 引言

當前，企業的人事檔案管理對于現代企業的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經歷等信息，這樣可以讓企業對于人才培養與選拔有了資料基礎。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長，為企業的發展發揮充分的價值。企業的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規范性，更好地發揮企業員工的才能。因此，企業要加強對人事檔案管理的規范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業對人事檔案管理缺乏規范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對該項工作也沒有較強的管理意識，認為該項工作不能直接創造經濟效益，對其投入的資源和精力也比較少，企業的人事檔案管理信息化建設比較落后，人事檔案的保存、轉遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規范問題。這些都阻礙了企業人事檔案的規范化管理進程，也抑制了人事檔案管理的職能發揮。

二 新時期企業人事檔案管理的特點與新問題

（一）企業人事檔案管理的特點

企業人事檔案管理重點就是要將員工的相關崗位信息資料進行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎，因此，企業人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據企業員工的個人職業經歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業經歷。企業員工的人事檔案的收集整理要依靠相關部門共同協作完成。企業人事檔案管理的工作負擔比較重，要對企業全體員工進行職業信息的長期動態化記錄，這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時，還要對人事檔案的轉接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業人事檔案管理必須進行變革，僅僅依靠手工記錄已經不能滿足人事檔案管理的需要，企業人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。

（二）新時期企業人事檔案管理的新問題

隨著市場經濟的不斷完善，企業作為經濟主體，參與的市場經濟競爭更為充分。這樣帶給企業員工的工作崗位變動和企業人才流動十分頻繁，也給企業人事檔案管理帶來了難度。企業人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優化配置、人才培養規劃以及崗位績效考核等方面，都面臨著挑戰。企業人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。

首先，企業人事檔案管理意識比較淡化，管理制度不健全。在市場經濟環境背景下，企業的人事檔案更多地服務于企業自身的發展和調配人力資源，也幫助企業員工能夠更好地進行流動，使員工能夠在合適的崗位上面發揮自己的價值。但是，一些企業還沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應有的重要地位。對于企業人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據社會和企業的發展進行制度完善，這樣就滯后于企業和員工的發展實際，造成了企業人事檔案管理的粗放化。缺乏現代管理與信息化管理的工作內容與工作方法。

其次，企業人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規范。一些企業為了能夠節約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關部門進行兼職管理，沒有專職人員進行管理，造成了人事檔案管理的非專業化和非規范化。這樣也使得企業的發展遠遠快于相應的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態、沒有專業人員對檔案進行科學管理，相關管理人員缺乏責任意識，不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理，造成了檔案查找困難等問題。

最后，企業人事檔案管理內容不充分，管理模式比較滯后。根據一些企業的管理現狀，這些企業的人事檔案管理成為內向型的，封閉的管理模式。由于一些企業的人事檔案管理內容方面，沿用的是傳統人事檔案管理內容，缺乏與市場經濟相適應的內容，例如：缺乏具有人文關懷的檔案信息，個人健康類檔案、誠信類檔案、動態業績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核，也不利于建立規范化的人事檔案信息管理系統。企業的人事檔案管理模式在實際運用中，還缺乏創新使用人事檔案管理現代化、智能化、數據化的管理。

三 加強企業人事檔案管理的規范化措施

（一）提高企業人事檔案管理制度的規范化

企業人事檔案管理必須健全相關的管理制度，促使其得到規范化管理，才能為企業的發展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性，同時帶動人事檔案管理信息的發展。企業人事檔案管理制度的規范化還應體現在人事檔案材料文體要統一、裝訂整齊、書寫規范、管理規范等方面。企業要不斷對人事檔案管理的規章制度進行完善，學習和創新應用人事檔案管理的規范化理論與方法，為企業的人事檔案管理創新奠定基礎。

（二）提高企業人事檔案管理的信息化

由于社會發展的不斷細化，對于企業的人事檔案管理就應加強現代化、規范化和標準化管理工作。企業要建立人事檔案的數據庫、管理系統等，通過規范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網絡時代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時效性，為企業的相關部門實現了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作，使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發與利用。

（三）完善企業人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業化管理水平

根據市場經濟宏觀發展狀況和企業微觀發展的實際需要，要完善企業人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業化管理水平，這樣才能滿足企業人才流動和人力資源合理優化配置的要求。對于企業急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術材料；業績考核、健康狀況檢查等，這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質。另外，企業應加強對人事檔案管理人員的培養與培訓，提高相關管理人員的檔案管理專業化水平與能力。增強他們的工作職責意識，合理運用先進的管理方法，規范化操作人事檔案業務與流程，確保人事檔案管理的完整、機密和安全。

四 結論

通過對加強企業人事檔案的規范化管理，得出新形勢下企業的人事檔案要實現科學化和信息化管理，這樣才能發揮企業人事檔案管理的功能，開發和利用好檔案資源，為進一步完善企業的人事管理發揮作用，使企業在人才任用上提供服務價值，也使得企業的人事檔案管理能夠動態化地適應企業的發展。企業要加強信息化檔案管理建設，投入更多的資金、設備和資源用于人事檔案管理信息的數字化、網絡化。企業還應重點關注人事檔案管理的安全問題，要提高相關管理人員的網絡安全意識，加強人事檔案管理的審查與管理制度；升級人事檔案信息化管理技術，確保企業人事檔案管理的規范化與安全性。

參考文獻

[1] 邱小玲.企業人事檔案管理體會及設想[J].經營管理者 2013,(16)

[2] 楊宇.加強企業人事檔案管理對策的分析[J].企業技術開發.2013,(16)

[3] 武輝芳.企業人事檔案管理存在的問題及對策——以F公司為例[J].科技創新與應用.2012,(28)

第7篇：檔案規范化管理范文

關鍵詞：檔案；不動產登記；不動產登記檔案

2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動產登記檔案實施集中管理。不動產登記檔案是指在不動產登記工作中形成的具有保存價值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動產登記檔案客觀、全面、真實記錄了工作過程中的各種活動，對于不動產各項工作的開展具有重要的參考價值和指導意義。

1不動產登記檔案的特點

1.1復雜性。不動產登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內容多。從不動產登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產權利來看，《不動產登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產登記的權利，包括集體土地所有權、建設用地使用權、地域權及宅基地使用權，等等?？梢钥闯?，不動產登記工作本身就比較復雜，而從不動產登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內容和數據。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產登記工作十分復雜，相對應檔案管理工作也具有復雜性，管理難度大。1.2動態性。市場經濟快速發展，不動產交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產產權的變化。不動產登記工作是動態發展的一項工作，需要即時更新相關的信息，以確保信息的準確性，從而確保產權人的合法權益?；诖?，不動產檔案同樣需實時更新，真實客觀地反映不動產交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。1.3專業性。從專業性的角度來看，不動產登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業檔案，2016年，《不動產登記暫行條例實施細則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產登記檔案的具體內容：一是不動產登記簿等不動產登記結果；二是不動產登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。［1］可以說，不動產登記檔案存儲了權利人的所有登記信息，能夠為相關職能部門和個體用戶提供不動產登記信息、出具相關證明，相比于一般的文書檔案，不動產登記檔案具有較強的專業性。

2不動產登記檔案管理的問題分析

2.1管理難度比較大。不動產登記檔案管理難度大主要源于三點原因：一是檔案意識薄弱。不動產登記檔案以法律的形式明確了物權所有者的權利，能夠保護物權所有者的合法權益。但在檔案管理的實際工作中仍存在意識不強的問題，部分單位并未出臺符合工作實際的配套管理制度，檔案管理缺乏規范性。二是配套設施不完善?；ヂ摼W+時代，檔案的信息化建設、數字化管理成為發展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎設施和設備不健全的問題，這不利于檔案的規范化管理。三是檔案數量與日俱增。隨著市場經濟的繁榮發展，城市規模不斷擴大，房地產市場十分活躍，不動產管理活動在社會生活中發揮著越來越大的作用，也造成了各種不動產檔案資料的不斷累積。［2］發達省份的市級單位產生的不動產檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個不同的部門，難以實現檔案的統一規范化管理。2.2信息更新不及時。前文已經提到，不動產登記檔案工作具有較強的動態性，隨著我國房地產市場的繁榮發展，不動產交易的數量和頻次與日俱增，房產權屬的變更成為普遍現象，這就要求不動產登記檔案管理工作做到信息的即時更新，以確保信息的準確性和真實性。但從不動產登記工作的實際運行來看，全國范圍內每天的交易次數多，可能存在應發生變更的不動權屬，但不動產檔案尚未緊隨權屬的變更而即時更新數據，這樣就可能造成后期產生法律糾紛問題。此外，隨著經濟和社會發展的需求，國家的土地政策也歷經了多次改變，由于檔案意識薄弱或者專業人員不足等原因，不動產登記檔案信息更新不及時，從而產生系列后續問題。2.3管理格局不成熟。不動產登記檔案涉及的內容十分廣泛，既包括自身各檔苑論壇類業務工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農業部門、林業部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產檔案管理工作主要由自然資源和規劃部門負責，能夠有效解決城鎮化建設中住房拆遷安置補償問題和市場經濟中房地產交易問題。但不動產登記檔案涉及多個部門，部分領域不動產登記檔案工作機制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規范等問題，這就給不動產登記檔案的規范化管理帶來了不良影響。如何進一步完善管理格局，逐步實現不動產登記檔案的統一規范化管理值得探究。2.4數字化管理不健全?！盎ヂ摼W+”時代，信息技術快速發展，“互聯網+不動產登記”大大提升了不動產登記工作的效率，但給不動產登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現為三個方面：一是不動產登記機構更加注重精簡流程，業務部門完成登記后，未即時與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業務工作與歸檔工作脫節。二是“互聯網+不動產登記”，此種工作方式能夠實現“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機構忽視電子文件的歸檔，只是在業務系統中完成信息的相關登記，并未完整保存好業務過程中形成的各類電子文件，導致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯網+不動產登記”形成的檔案資料包括紙質和電子兩種載體，相比于傳統的紙質檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進行調整。［3］

3不動產登記檔案規范化管理探析

3.1參照相關標準，完善管理制度。完善的管理制度能夠為不動產登記檔案的規范化管理提供執行依據，為實現檔案管理的規范化、科學化、現代化，各省市職能部門均結合自身不動產登記工作實際出臺了相應的管理規范。譬如，2019年，湖南省不動產登記中心制定的《不動產登記檔案管理規范》正式，立足湖南省不動產登記工作實際，明確了不動產登記檔案的分類標準、歸檔范圍及保管期限等相關規范，［4］對于推動省內不動產登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺的相關管理規范在檔案管理方面發揮著重要作用，完善相關管理制度要參照相關的標準，如《中華人民共和國檔案法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記暫行條例實施細則》等，這些是開展不動產檔案管理工作的重要參照標準，在遵循法律法規的前提下，要以上述規定標準為主要指導依據。3.2理順工作機制，實施動態管理。不動產登記檔案具有較強的實時性，需要進行動態管理，保障產權人的合法權益。實施動態管理需關注三點內容：一是實現業務工作與檔案工作的無縫對接。不動產登記工作本身就具有動態性，任何環節的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業務工作的進度適時更新相關信息。二是明確各職能機構的職責。不動產登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應強化交流，對檔案管理工作進行統一規劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強化檔案意識。通過宣傳教育進一步強化產權人、業務辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現各方的良性溝通，有利于做好檔案數據的更新工作。3.3掌握核心技術，推進數字管理。“互聯網+”時代，不動產登記檔案面臨新的機遇與挑戰，檔案管理的模式需要進一步完善以適應不斷變化的形勢。不動產登記檔案管理機構應充分運用大數據、云存儲等先進技術，實現檔案的智能化管理。推進數字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進傳統載體檔案的數字化建設。將以前遺留的紙質載體檔案進行數字化處理，采用OCR識別技術將數字化形成的圖像文件轉化為文字文件，實現檔案的全文檢索。二是建立不動產登記檔案管理系統，實現各業務系統與檔案管理系統的有效對接，用大數據思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現在線辦理。三是注重信息化人才的引進與培養。不動產登記檔案的數字化管理是一項系統工程，是一個持續性發展的工作，需要專業的人才作保障。

在人才引進階段，注重考察人才的專業技能、信息技術及職業素養。此外，注重人才的培養，系統開展專業技能、信息技術、知識結構和服務理念等方面的培訓，以更好地適應不動產登記檔案管理工作出現的新變化和新需求。

參考文獻：

［1］不動產登記暫行條例實施細則［EB/OL］.［2020-08-30］.

［2］王小童.不動產檔案的集約化管理思路和策略分析［J］.蘭臺世界，2019（9）：73—75.

［3］韋宇珉.基于“互聯網+不動產登記”檔案管理探析［J］.城建檔案，2019（6）：54—58.

第8篇：檔案規范化管理范文

［關鍵詞］婚姻登記檔案；規范化；科學化；管理

近年來隨著婚姻當事人購房、出國等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過程中的一些問題也日益凸顯。因此，在新形勢下對婚姻登記檔案進行規范化、科學化的管理，就成為了擺在檔案管理人員面前的重要課題。筆者根據多年檔案管理工作經驗，就如何進行科學化、規范化管理，提出以下幾點建議以供討論。

1加強組織領導，思想上高度重視

婚姻登記檔案是登記機關在當事人進行結婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內容繁多，是具有非常重要的現實憑證價值和歷史憑證價值的資料?；橐龅怯洐C關的重要任務和職責之一，便是對這類檔案進行收集、整理、保管和提供利用。民政部門、檔案管理部門應當加強對婚姻登記檔案管理工作的協商與溝通，不斷地提高認識，將該項工作納入重要議事日程，加強組織領導，及時解決檔案管理工作中存在的困難與問題，健全檔案室設備，做好防火、防盜、防潮等措施的硬件建設，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，業務科室和登記處齊抓共管的工作格局，形成規范化建設的良好氛圍。

2完善各項規章制度，確保有章可循

制度的建立與完善是婚姻登記檔案管理工作步入規范化建設的必然要求，是婚姻當事人的登記信息得到有效保護的重要保證。面對信息量龐大的婚姻登記檔案，如果沒有制度約束與辦法的指引，工作人員就會無章可循，工作就會無從開展。同時，婚姻登記檔案也不同于一般檔案，除了具有其他檔案特點外，還具有自身獨特屬性，例如：法定性、更加嚴密的保密性等。因此，婚姻登記機關應當根據《婚姻登記法》等一系列法律法規，結合本單位工作實際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數據等事項的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責》《保密工作制度》《婚姻登記檔案查閱制度》《應急預案》等，使各項工作、流程均能按照統一的規章制度進行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權益得到有效保護。

3采用現代化手段，加強信息化管理

隨著我國經濟高速發展，各項檔案管理工作正在逐步邁入信息化渠道，實現了高效的信息化管理?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》規定，婚姻登記檔案保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。漫長的保管期限，檔案形成過程的動態性等特點，以及群眾對登記檔案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登記檔案管理從傳統的書面檔案轉向電子檔案管理。將現代科學信息技術積極應用到婚姻登記檔案中，加強檔案管理信息化建設，不僅能夠使婚姻登記機構、司法機構、公安機關等相關部門及時獲取相關的檔案信息，防止并且減少一些婚姻方面違法現象的出現，而且能夠做到更加準確、高效地獲取所需的各類信息，極大地提高工作效率。在婚姻檔案管理信息化進程中，同時需要密切注意網絡管理的安全性、隱私性等問題，以確保公民的婚姻自由和個人隱私得到充分保護。

4加強學習，提高婚姻登記檔案管理人員整體素質

婚姻登記檔案管理的具體參與者與主要實施者，是婚姻登記檔案管理人員，該部分人員素質如何，對于婚姻檔案管理工作成效起著非常重要的作用。讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人職業能力有所提高，提高檔案人員專業素養和水平，能夠加速檔案工作的開展，因此，具體主管部門應當將婚姻登記檔案管理人員的培訓與教育，擺在至關重要的位置。對于其業務能力的提高，可以采取多種方式進行，如采取定期組織全體登記員集中學習和自學相結合，通過業務知識、案例分析、互相探討等形式開展學習，鼓勵登記員參加自考、函授等教育學習，不斷提高自身素質，加強計算機技能培訓，提升計算機操作技能。除了提升工作人員的專業技能，由于婚姻登記檔案信息涉及當事人的各項隱私，因此檔案管理人員職業素養的提升同樣至關重要，民政部門應當注意提高工作人員的職業道德素養，保護好婚姻當事人的各項利益。

5對檔案管理人員進行有效激勵，加強職責考核

在堅持“公平、公正、差別激勵、適時激勵”原則的基礎上進行適當激勵，能夠刺激檔案管理人員將積極的正面情緒轉化為具體的行動，從而達到激勵的作用。同時，在堅持公平、公正、公開原則的基礎上，建立健全婚姻登記檔案目標管理責任制度，進一步明確婚姻登記檔案工作所要達到的工作目標與標準，著重從德能勤績等方面考核管理人員的工作表現與工作實績，從而調整檔案人員工作行為，使其始終保持飽滿的工作熱情，促使他們更加積極、主動、規范地去完成各項工作。

主要參考文獻

［1］姜雪,李昕岑,鞏春蘭.我國檔案管理人員職業現狀與繼續教育［J］.繼續教育,2013(1).

第9篇：檔案規范化管理范文

領導重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規范，也沒有引起領導對檔案工作的重視，設施設備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發利用價值也就無法體現；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內都散落在各科室，有時領導因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫院的整體發展。

二、實現醫院檔案工作規范化管理的必要途徑

隨著經濟社會的不斷發展，我院檔案開發利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。

一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。

二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。

三是在業務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規則》實施細則以及《事業單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。

四是在檔案隊伍建設方面。為盡快提高檔案人員業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎上，每季度進行一次檔案業務知識的培訓，邀請市檔案部門的工作人員進行專門輔導，同時我們還組織有關人員參加省、市舉辦的檔案專業知識培訓。多次到省級和市內兄弟單位參觀學習檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經驗、提高業務素質、提升管理水平。