科室檔案管理全文(5篇)

一、信息時代下醫院檔案管理的現狀

1.醫院管理體制存在問題

信息產生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制,不能很好實現一體化,就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫院恰恰存在這種現象。雖然各個科室都同處于一個醫院內部,但是各個科室之間界限分明,存在明顯的縫隙,在工作中無法實現連接。這直接表現在醫院各個科室的資料各自存檔管理,沒有統一的管理網絡和管理模式,存在檔案材料缺失、混亂,或形成不規范材料的現象,無法實現檔案信息的共享,大大影響了醫院檔案的開發利用。要實現醫院檔案管理的現代化,使醫院檔案部門更好地服務于各個部門,就必須要求消除各個科室之間的界限,改變科室與科室之間獨占信息的局面。

2.信息化的建設意識較為薄弱

傳統的醫院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫院領導層滿足于現狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫院檔案管理信息化的進程產生了一定程度的阻礙。

3.檔案管理人員素質不高

在醫院人才培養中,只重視醫療技術人員素質的培養,并沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化、知識面窄、知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展,缺乏創新和活力,這些情況已嚴重阻礙了檔案事業的發展。

摘要:以恩施某三甲醫院為例，指出了該醫院檔案管理中存在的問題:檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細，檔案管理缺乏監管，管理執行效率較低，檔案管理標準不統一，信息共享困難，檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發展需要，檔案管理人員混雜，專業素養尚待提高。提出了改善建議:應增加醫院檔案管理資金投入，建立健全檔案管理制度，完善檔案管理標準，增強員工檔案管理意識，建立適宜的獎懲制度。

關鍵詞:醫院;檔案管理;制度;對策

1案例醫院檔案管理現狀

案例醫院為恩施某三甲醫院，目前有59個科室，在職員工2000多人。由于醫院檔案管理牽涉人員數量多、分工雜，隨著就診人數的增加，醫院檔案資料維護成本及難度逐漸增加。該醫院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫院開展了創AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952－2010年檔案錄入電腦檔案管理系統，實現整個醫院檔案管理系統的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網絡信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫院再次開展了創AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團隊帶來諸多挑戰。

2案例醫院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細

醫院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫院科室數量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內容，對于檔案管理工作流程及方法則無標準。按規定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規定責任科室，一旦發現問題，實際責任難以明確。醫院各個科室收集的檔案不成系統，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

在社會生活、工作中，國家相關組織、社會組織和個人直接以靜止攝像攝影反映各種活動狀態，且具有一定保存價值的歷史記錄即為照片檔案，主要分為題名、照片和底片，在各部門、單位檔案中占據著重要地位。在檔案管理中，人們主要注重文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案的管理，對照片檔案的管理并不在意，使得照片檔案的收集方法與管理方式比較差。但在醫院檔案中，醫院照片檔案具有重要的地位，應積極采用先進的管理方法對照片檔案進行管理。醫院照片檔案不僅能夠將醫院的歷史、重大變化以及重要人物反映出來，還能夠作為教學材料、宣傳材料、憑證材料進行教學、宣傳等，對醫院具有重要作用。例如：將醫院照片檔案進行整理并編制出畫冊、史冊，能夠直接將醫院的文化進行宣傳，以加深人們對醫院的印象。而隨著科學技術的發展以及數碼相機的廣泛使用，照片檔案中，逐漸出現大量的數碼照片，極大改變了照片檔案的載體。對此，醫院照片檔案應采取怎樣的措施使傳統照片和數碼照片檔案能夠完整歸檔，對醫院照片檔案的管理具有重要意義。

一、醫院照片檔案管理的現狀與存在的不足

（一）沒有嚴格依據制度進行照片檔案管理

當前，多數醫院檔案管理人員忽視照片檔案管理制度，沒有貫徹落實照片檔案管理的相關規范。醫院對于照片檔案歸檔以及管理均有相應的規章制度，但是檔案管理人員收集照片檔案時，沒有按照規章制度的要求進行，相關部門不移交照片檔案，沒有及時處理，使得照片檔案出現缺失，破壞了照片檔案的完整性。

（二）缺乏檔案歸檔意識

檔案管理人員的檔案管理意識不足，照片檔案沒有及時歸檔。部分檔案管理人員容易忽視照片檔案工作，將重心放在相關文書檔案上，沒有認識到照片檔案的重要性，容易忽視整理和收集照片。部分部門的管理人員傾向于本科室自己管理照片檔案，以便后期查閱利用。部分人認為照片并非醫院拍攝，應該由拍攝者自己保管。這些情況均是歸檔意識不足的表現，不利于照片檔案的管理。

（三）缺乏系統性照片檔案管理方法

摘要：高校財務會計檔案管理是高校財務管理中非常重要的環節和內容，財務會計檔案能夠將學校的財務活動狀況反映出來，做好財務會計檔案的管理工作至關重要。為了全面提升高校財務會計檔案管理的效率和質量，就要求相關的工作人員要加強內部制度的建設。本文就高校財務會計檔案管理的內部制度建設進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。

1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。

2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。

一、當前醫院檔案管理存在的問題

（一）科室檔案內容界定不清，管理范圍不明

在醫院管理中，檔案重保管輕利用，檔案的價值沒有得到充分體現，許多珍貴的檔案被束之高閣，大量的檔案材料體現不出利用價值，因此失去了管理的意義。而醫院只注重經濟效益而忽視了職工的思想教育，未將檔案管理意識納入科室人員的考核要求，一些醫務人員缺乏主動建檔意識，對存在的醫療安全隱患視而不見，或留有情面怕得罪人，使各科室人員檔案管理知識結構不合理。

（二）檔案管理信息化程度低，檔案管理手段落后

近年來，隨著我院計算機及網絡技術重新改造，信息化管理在我院管理中的廣泛運用，醫院檔案管理正向著以病人信息為中心的多媒體方向發展，在傳統檔案基礎上發展了電子病歷、X線膠片、病理切片、各種影像檢查圖文、計算機磁盤和數據等檔案資料，逐步實現院內信息集成與整合，科室之間的醫療檔案信息共享，與外院間信息橫向聯系更加緊密，使檔案信息化管理正在受到越來越多的關注。但醫院檔案信息化管理工作停滯在較低的狀態，只用做簡單的數據和電子文件檔案儲存，管理手段落后，檔案整理和歸檔工作仍滯留在手工收集，導致工作量大，信息量小、不利于檔案的利用和開發，制約了檔案事業的發展。

（三）醫療設備檔案不規范

醫療設備檔案從科室申請、招標采購、驗收使用、維修保養、淘汰報廢等全部資料,可為醫療設備的正常運行、維護大修、狀態檢修提供技術依據,但在醫療設備開箱驗收時卻不叫檔案人員參加，向檔案室移交檔案資料不完整，導致醫療設備檔案留存不全。在醫療設備出現小故障，需要維修時才發現缺合格證、中文使用說明書、設備檔案操作手冊及維修保養合同等。